Jak faksować z komputera, Gmaila i Google Voice za pomocą CocoFax?

Faks to więcej niż coś, czego potrzebujesz od czasu do czasu. Chociaż kilkadziesiąt lat temu była to jedyna metoda oficjalnej komunikacji, wciąż co roku wysyłane są miliardy faksów. W rzeczywistości zalety faksu sięgają daleko i daleko w porównaniu z innymi alternatywami dla oficjalnej komunikacji.

Kiedy ludzie myślą o sprzęcie, który jest potrzebny do faksowania, zniechęcają ich do tego. Jednak czy wiesz, że możesz faksować bez faksu lub innego nieporęcznego sprzętu, który zajmuje połowę powierzchni biurka w Twoim biurze?

Jest to nie tylko wykonalne, ale w rzeczywistości staje się coraz bardziej powszechne. Opiszę tutaj sposoby faksowania z komputera, Gmaila i Google Voice.

1. Jak faksować z komputera?

Nie musisz już biegać do kogoś innego, aby wysłać pilny faks. Nie ma również potrzeby inwestowania w faks. Jeśli chcesz wysłać lub odebrać faks, wystarczy komputer.

W rzeczywistości, dzięki metodzie, której nauczysz się w następnych rozdziałach, możesz zmienić swój komputer w ładowany funkcjami faks. Oto tak dużo mówi się o rozwiązaniu faksowym, które firmy adaptują na całym świecie:

Zalecane dla Ciebie: przejście na faksowanie online dla małych firm.

1.1. CocoFax: Faksowanie stało się proste

CocoFax to dostawca usług faksowych online, który sprawia, że ​​wysyłanie faksów jest tak proste, jak wysyłanie wiadomości e-mail, nie odbierając żadnych korzyści związanych z wysyłaniem i odbieraniem faksów.

Tradycyjne faksowanie było kłopotliwe i wymagało inwestycji w dodatkowy sprzęt. Trzeba było kupić faks, papier, toner i nie zapominać o regularnej konserwacji każdego z nich (które rzadko są tanie).

Co więcej, potrzebne było połączenie telefoniczne wyłącznie do faksowania, z kablem telefonicznym podłączonym do faksu. Nikt tego nie chce w dzisiejszych czasach, w których wszystko staje się kompaktowe i bezprzewodowe.

Dlatego CocoFax oferuje intuicyjny sposób na faksowanie bez faksu lub kabla telefonicznego, zaskakując świat biznesu.

Korzyści z usługi faksowania CocoFax

Korzystanie z CocoFax do obsługi faksów zapewnia wiele korzyści w porównaniu z jakimkolwiek innym medium faksowym. Korzyści te mają zastosowanie bez względu na to, czy jesteś freelancerem, profesjonalistą, czy właścicielem firmy. Oto kilka z tych korzyści:

• Możesz faksować bez połączenia stacjonarnego lub linii telefonicznej ustawionej w Twojej siedzibie.
• Nie jest wymagany żaden dodatkowy sprzęt inny niż urządzenie z dostępem do Internetu, takie jak komputer, tablet lub smartfon.
• Jeśli korzystasz z CocoFax, możesz wybrać własny numer faksu z listy dostępnych opcji.
• CocoFax zapewnia skalowalne rozwiązania faksowe, dostosowane do Twoich konkretnych potrzeb. Możesz je zastosować w swojej firmie niezależnie od jej wielkości.
• Funkcje usługi faksowania CocoFax są większe i lepsze niż w większości wysokiej klasy faksów, jakie można znaleźć na rynku.
• Faksy mogą być sporą inwestycją, zwłaszcza jeśli nie masz pewności, czy z nich korzystać. CocoFax pozwala na pełne wykorzystanie komunikacji faksowej, bez ryzyka dużej inwestycji w faks.
• CocoFax oferuje bezpłatny 30-dniowy okres próbny. Podczas tego okresu próbnego możesz korzystać ze wszystkich funkcji CocoFax. Jeśli nie jesteś zadowolony z CocoFax (co jest mało prawdopodobne), możesz anulować okres próbny bez płacenia ani grosza.

Istnieje wiele innych korzyści z używania CocoFax, które odkryjesz czytając ten artykuł.

Czego potrzebuję do faksowania przez CocoFax?

Aby wysyłać i odbierać faksy za pośrednictwem CocoFax, wymagania nie są trudne do spełnienia. W rzeczywistości możesz to zrobić już teraz, nawet bez ruszania się z krzesła. Oto, czego będziesz potrzebować:

• Komputer z połączeniem internetowym (nawet smartfon).
• Konto CocoFax (poniżej znajdziesz kroki, aby je założyć).
• Własny numer faksu (podany bezpłatnie przez CocoFax).

Pierwsza to coś, z czym już jesteś dobry. Spełnienie pozostałych wymagań jest dość łatwe, jak zobaczysz w poniższych krokach.

1.2. Jak wysłać faks z komputera?

Możesz wysyłać faksy bezpośrednio z przeglądarki internetowej komputera lub nawet klienta poczty e-mail na swoim komputerze. Jednak kroki prowadzące do tego ostatniego zostaną omówione w części 2.

Wykonaj poniższe czynności, aby wysłać faks z komputera bez faksu:

Krok 1: Skorzystaj z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego CocoFax. Jest wyposażony w bezpłatny numer faksu, który możesz wybrać samodzielnie.

Gdy masz konto CocoFax, zostaniesz przeniesiony do pulpitu CocoFax. Alternatywnie możesz uzyskać dostęp do pulpitu nawigacyjnego, logując się na swoje konto CocoFax.

Krok 2: Aby wysłać faks, kliknij przycisk „Nowy faks” po lewej stronie. Pojawi się okno Nowy faks. Tutaj możesz sporządzić swój faks, wypełniając odpowiednie pola.

• Wprowadź numer faksu odbiorcy w polu „Do”. Możesz również wprowadzić więcej niż jeden numer faksu, oddzielając je przecinkami.
• Jeśli chcesz dodać notatkę do faksu, możesz wpisać ją w polu „Temat”. Ta notatka pojawi się na górze faksu odbiorcy.
• CocoFax daje Ci również możliwość dodania strony tytułowej. To jest pierwsza strona faksu dla odbiorcy.
• Teraz przychodzi do załączenia dokumentu, który chcesz przefaksować. Kliknij ikonę „załącz” i wybierz plik ze swojego komputera. Możesz również podać łącze do chmury dla dokumentu, a CocoFax pobierze plik za Ciebie. Możesz faksować wiele formatów dokumentów, w tym DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG i PNG. Tak, CocoFax obsługuje również faksowanie obrazów.

Krok 3: Po sporządzeniu wersji roboczej faksu możesz kliknąć opcję „Wyślij”. Powinieneś dokładnie sprawdzić pola, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku, zwłaszcza wprowadzony numer faksu.

CocoFax wyśle ​​faks na numer faksu odbiorcy. Po pomyślnym przesłaniu faksu otrzymasz powiadomienie o doręczeniu na swoją skrzynkę e-mail.

Nawet jeśli z jakiegoś powodu faks nie zostanie przesłany, CocoFax również poinformuje Cię o tym samym.

1.3. Jak odebrać faks z komputera?

Jeśli chodzi o odbieranie faksów na komputerze, proces jest jeszcze prostszy niż wysyłanie faksów. Wymagania dotyczące odbierania faksów są takie same, jak ich wysyłania.

Jak wspomniano wcześniej, CocoFax umożliwia wybranie numeru faksu podczas tworzenia konta CocoFax. Możesz udostępnić ten numer faksu innym osobom, a każdy, kto ma ten numer faksu, może wysyłać Ci faksy na ten numer.

Gdy ktoś wyśle ​​Ci faks na ten numer faksu, CocoFax odbierze go natychmiast. Następnie wysyła powiadomienie w zarejestrowanej wiadomości e-mail wraz z otrzymanym faksem.

Wszystkie otrzymane faksy są również dostępne w skrzynce odbiorczej CocoFax na pulpicie CocoFax. Te faksy są przechowywane na stałe, chyba że chcesz je usunąć.

Otrzymany faks zawiera dane nadawcy oraz dziennik transmisji. Wybór drukowania faksów zależy wyłącznie od Ciebie, co zwiększa korzyści z używania CocoFax w porównaniu ze starym faksem załadowanym papierem.

Możesz chcieć: Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail za pomocą HTML i CSS?

2. Jak faksować z Gmaila?

Nie zawsze możesz być blisko swojego komputera. Jednak zawsze będziesz mieć dostęp do swojego konta e-mail za pośrednictwem smartfona, które ludzie zwykle noszą przy sobie.

CocoFax jest wyposażony w funkcję e-mail do faksu, która umożliwia wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z konta Gmail.

Wiele osób życzyło sobie tej funkcji, a CocoFax spełniło to życzenie. Funkcja poczty e-mail do faksu zapewnia bezpieczeństwo i poufność faksowania w połączeniu z przenośnością i łatwością obsługi Gmaila.

Wysyłanie faksów przez Gmaila gwarantuje, że nigdy nie przegapisz ważnych faksów, nawet jeśli nie ma Cię w biurze. Co więcej, po otrzymaniu faksu możesz nawet odpowiedzieć na niego za pośrednictwem swojego konta Gmail.

Możesz korzystać z tej funkcji na telefonie, tablecie, komputerze stacjonarnym, laptopie lub dowolnym innym urządzeniu obsługującym funkcję poczty e-mail. Oto jak to działa:

2.1. Jak wysłać faks z Gmaila?

Wysyłanie faksu za pośrednictwem konta Gmail jest podobne do wysyłania go z pulpitu CocoFax. Wszyscy są zaznajomieni z wysyłaniem i odbieraniem wiadomości e-mail za pośrednictwem Gmaila, co sprawia, że ​​faksowanie z Gmaila jest jeszcze łatwiejsze.

Poniższe kroki pokażą Ci, jak wysłać faks z Gmaila za pomocą CocoFax:

Krok 1: Zarejestruj się, aby otrzymać konto CocoFax. Otrzymasz 30-dniowy bezpłatny okres próbny. Będziesz mógł nawet wybrać własny numer faksu. Ważne jest, aby zarejestrować prawidłowy adres Gmail, z którego regularnie korzystasz.

Krok 2: Otwórz Gmaila za pomocą aplikacji lub przeglądarki internetowej. Wybierz przycisk „Utwórz”, który umożliwia utworzenie nowego e-maila. Tutaj zostanie sporządzony nowy faks.

W polu odbiorcy, w którym wpisujesz adres e-mail odbiorcy, zamiast tego wprowadź jego numer faksu wraz z „ @cocofax.net ”. Na przykład, jeśli numer faksu odbiorcy to 123456789, pole „Do” powinno zawierać „ [email protected] ”.

W wiadomości e-mail „Temat” wszystko, co wprowadzisz, będzie wyświetlane jako notatka do faksu na górze dokumentu po stronie odbiorcy.

W treści wiadomości e-mail, w której zwykle wpisujesz swój adres e-mail, możesz wpisać stronę tytułową faksu. To jest pierwsza strona, która pojawi się na końcu odbiorcy.

Załącz dokument, który ma zostać przefaksowany, korzystając z opcji dołączania w Gmailu (ikona spinacza do papieru). Możesz również dołączyć wiele dokumentów, CocoFax automatycznie połączy je w jeden. Obsługiwane przez CocoFax formaty dokumentów to PDF, DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG, PNG.

Krok 3: Sprawdź dokładnie szczegóły i kliknij przycisk „Wyślij”. Następnie CocoFax odbierze faks i prześle go do odbiorcy. Odbiorca odbierze dokument faksowy w taki sam sposób, jak w przypadku wysłania go za pomocą faksu.

Twój numer faksu pojawi się na faksie odbiorcy na wypadek, gdyby chciał Ci odpowiedzieć.

CocoFax wyśle ​​raport doręczenia w skrzynce odbiorczej Gmaila dla właśnie wysłanego faksu. Dzięki temu możesz wiedzieć, czy faks został przesłany, czy nie.

2.2. Jak odebrać faks do Gmaila?

Po zarejestrowaniu konta CocoFax z adresem e-mail, możesz udostępnić swój numer faksu każdemu. Gdy ludzie wyślą Ci faksy na numer faksu przydzielony przez CocoFax, możesz przeglądać te faksy bezpośrednio w skrzynce odbiorczej Gmaila.

CocoFax przesyła każdy odebrany faks do Twojego Gmaila. Otrzymany faks będzie w formacie PDF dołączony do wiadomości e-mail z powiadomieniem, którą wyśle ​​Ci CocoFax.

Możesz także wyświetlić numer faksu nadawcy, stronę tytułową oraz szczegóły transmisji wraz z faksem.

3. Jak faksować przez Google Voice?

Google Voice to usługa telefonii stacjonarnej, z której korzysta wielu użytkowników biznesowych i domowych. Ponieważ konwencjonalnie faks jest skonfigurowany na numer stacjonarny, ludzie zastanawiają się, „czy można faksować przez Google Voice?”.

Chociaż możesz skonfigurować faks na swoim numerze Google Voice, nie jest to naprawdę zalecana opcja.

Platforma Google Voice różni się od tradycyjnych usług telefonii stacjonarnej. Sygnały Google Voice są przesyłane cyfrowo zamiast transmisji elektronicznej w tradycyjnych konfiguracjach telefonii stacjonarnej.

Dlatego konfiguracja usługi faksu przez Google Voice może być bardzo niespójna. Co więcej, chociaż czasami możesz wysyłać faksy za pomocą faksu Google, w ogóle nie obsługuje on odbierania faksów.

Dlatego dostawca usług faksu online, taki jak CocoFax, jest znacznie lepszą opcją niż korzystanie z usługi faksu Google Voice.

4. Jak faksować przez Dysk Google?

Usługi związane z dokumentami na dyskach Google, takie jak Google Docs i Google Sheets, mogą być używane do bezpośredniego faksowania za pośrednictwem CocoFax.

CocoFax dodał obsługę dysku Google do swoich usług, co sprawia, że ​​bezpośrednie wysyłanie faksów przez dysk Google jest dość łatwe i wygodne dla klientów biznesowych.

Aby przefaksować dokument znajdujący się na Twoim Dysku Google, możesz podać łącze do Dysku Google (nazywane również łączem do chmury) dokumentu podczas wysyłania faksu za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego CocoFax. Pulpit nawigacyjny CocoFax został zaprojektowany tak, aby bardzo dobrze współpracował z łączami w chmurze.

Ponadto możesz również pobrać plik Dysku Google jako dokument lub arkusz i przefaksować go za pomocą faksu z komputera lub faksu z metod Gmaila omówionych powyżej.

Aby pobrać dokument Google Doc lub Arkusz Google, możesz wybrać opcję dokumentu, kliknąć opcję „Plik” na pasku menu i kliknąć przycisk pobierania.

Możesz także polubić: 10 najlepiej sprzedających się faksów do biura/firmy.

Przypisy końcowe

Teraz wiesz już wszystko o faksowaniu z komputera, Gmaila, Google Voice i dysku Google. Chociaż proces jest dość łatwy, kroki można łatwo zapomnieć później, jeśli nie wypróbujesz ich teraz. Dlatego od razu spróbuj wysłać faks ze swojego komputera.