13 Möglichkeiten, die Kommunikation in einer Remote-Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten

Der Trend, dass Unternehmen in die Ferne gehen, wird anhalten.

Fernarbeit ist nicht gerade neu, aber viele Unternehmen nehmen sie als neue Ergänzung ihres Stellenangebots auf. Tatsächlich hat die Arbeit von zu Hause aus seit 2005 um 173 % zugenommen, wobei über 4,7 Millionen Arbeitnehmer die Hälfte der Zeit von zu Hause aus arbeiten – wenn nicht noch mehr.

Während immer mehr Unternehmen den Übergang zur Fernarbeit vollziehen, um Vorteile wie weniger Gemeinkosten, eine breitere Verfügbarkeit von Talentpools und eine bessere Work-Life-Balance für die Mitarbeiter zu erzielen, bringt dieser Übergang seine eigenen Herausforderungen mit sich. Kommunikation wurde als eine der größten Herausforderungen für Unternehmen aufgeführt, die remote arbeiten. Tatsächlich haben 83 % der Unternehmen im Jahr 2019 einen Kunden verloren, eine wichtige Frist verpasst oder einem Mitarbeiter aufgrund eines Kommunikationsproblems gekündigt.

Woher wissen Sie, woran die Leute arbeiten, wie arbeiten Sie zusammen und wie halten Sie alle im Unternehmen auf Kurs, wenn Sie sich nicht sehen?

4 Möglichkeiten, mit entfernten Teams zu kommunizieren

Wenn Mitarbeiter im selben Büro miteinander arbeiten, erfolgt die Teamkommunikation organischer als bei der Fernarbeit. Wenn Sie beim Mittagessen mit Kollegen aus anderen Abteilungen plaudern oder sich am Wasserspender austauschen, können Sie sich leicht ein Bild davon machen, wohin die Reise des Unternehmens geht und vor welchen großen Herausforderungen Sie stehen. Für Remote-Unternehmen erfordert es bewusste Anstrengungen und Wiederholungen, die Mitarbeiter über die Ausrichtung des Unternehmens und die wichtigsten Herausforderungen auf dem Laufenden zu halten.

1. Halten Sie monatliche virtuelle All-Hands-Meetings ab

Um die Kommunikation über die Ausrichtung des Unternehmens aufrechtzuerhalten, kann es entscheidend sein, einmal im Monat eine virtuelle All-Hand zu haben, um die Ausrichtung aufrechtzuerhalten. Eine virtuelle All-Hand ist die perfekte Gelegenheit, alle im Unternehmen zusammenzubringen und die Unternehmensvision und die langfristigen Ziele, die wichtigsten Herausforderungen, an deren Bewältigung das Unternehmen arbeitet, und die Rolle der einzelnen Abteilungen und/oder Teams zu wiederholen dabei, das Unternehmen voranzubringen.

All-Hands-Meetings sind in der Regel einstündige Meetings und es ist am besten, diese aufzuzeichnen, damit jeder, der nicht dabei ist, zuschauen und über die Richtung des Unternehmens informiert werden kann. All-Hands sind auch eine großartige Gelegenheit, neue Mitarbeiter dem Team vorzustellen und andere wichtige HR-bezogene Updates und Neuigkeiten auszutauschen.

Um virtuelle Meetings zu ermöglichen, benötigen Sie natürlich die richtige Videokonferenzsoftware. Es gibt viele Optionen für diese Software – einige kostenlos und einige kostenpflichtig. Beliebte Beispiele für Meeting-Software sind Skype, Google Hangouts, GoToMeeting und Zoom. Welche Option Sie wählen, hängt möglicherweise von bestimmten Funktionsanforderungen und Ihrem Budget ab.

2. Versenden Sie monatliche Unternehmens-Newsletter

Während einige Menschen auditive Lerner sind und ein monatlicher All-Hand ihnen hilft, Informationen über die Richtung des Unternehmens zu verdauen, lernen andere Menschen besser und erinnern sich an mehr Informationen, indem sie den Fortschritt lesen oder visuell sehen. Ein monatlicher Unternehmens-Newsletter kann dazu beitragen, die Ausrichtung des Unternehmens, die wichtigsten Prioritäten und den Fortschritt, den das Unternehmen gemeinsam in Richtung dieser Ziele macht, zu wiederholen und zu verstärken.

Dies trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aktivitäten stets die Richtung des Unternehmens im Auge behalten. Unternehmens-Newsletter sind auch eine großartige Gelegenheit, die Kernwerte des Unternehmens, neue Stellenangebote, die im Unternehmen verfügbar sind, sowie Details und Statistiken zu wiederholen und hervorzuheben, um Fortschritte bei wichtigen Prioritäten zu teilen.

3. Verwenden Sie einen virtuellen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit

Entscheidungen darüber, welche Prioritäten und Schwerpunkte das Unternehmen setzt, sollten dokumentiert und mit dem Unternehmen geteilt werden, um die Ausrichtung aufrechtzuerhalten. Für Unternehmen, die in einem Büro arbeiten, erfolgt dies üblicherweise auf Whiteboards, Postern oder Dashboards auf Fernsehbildschirmen, damit alle Mitarbeiter sie sehen und verfolgen können. Für Remote-Unternehmen muss dies über eine andere Methode erfolgen, damit jeder es sehen kann, unabhängig davon, wo er sich befindet.

Die Lösung? Verwenden Sie einen virtuellen Raum für die Zusammenarbeit oder ein Wiki, in dem Dinge wie das Mitarbeiterhandbuch und Unternehmensprozesse dokumentiert und geteilt werden. Unternehmen können in ihrem Wiki einen Bereich erstellen, um wichtige Prioritäten zu dokumentieren, auf die sich das Unternehmen für das Jahr und das Quartal konzentriert, zusammen mit wichtigen Entscheidungen und dem Kontext rund um die Prioritäten. Auf diese Weise können Mitarbeiter diesen Bereich überprüfen, wenn sie Fragen haben, und die meisten Wiki-Tools ermöglichen Kommentare, damit Mitarbeiter Fragen zur Klärung oder Bedenken zu Prioritäten stellen können.

Für das Management können die im Wiki geposteten Kommentare und Fragen als Erkenntnisse dazu verwendet werden, was im folgenden All-Hands- oder Unternehmens-Newsletter näher erläutert werden könnte, um die Kommunikation und Abstimmung mit dem gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten. Wenn eine Person eine Frage stellt, ist es wahrscheinlich, dass sich andere dasselbe fragen.

4. Halten Sie wöchentliche virtuelle Teammeetings ab

Während monatliche All-Hands, Unternehmens-Newsletter und dokumentierte Prioritäten dazu beitragen, den Mitarbeitern einen Kontext rund um die Unternehmensausrichtung zu geben, kann eine wöchentliche Wiederholung dazu beitragen, dass die Mitarbeiter die Unternehmensausrichtung im Alltag im Gedächtnis behalten.

Durch die wöchentliche Wiederholung der obersten Priorität für das Unternehmen zu Beginn jeder Abteilungsbesprechung können Manager die Rolle ihres Teams in der Unternehmenspriorität durchsetzen und ihr Team dabei unterstützen, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren und ihre eigenen Prioritäten besser zu setzen Aufgaben an der Unternehmensausrichtung auszurichten. Um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und sich an der Unternehmensrichtung auszurichten, ist Wiederholung der Schlüssel.

4 Wege, um über Projekte zu kommunizieren

Es ist einfacher, sich über den Stand eines Projekts auf dem Laufenden zu halten und gemeinsam an Ideen zu arbeiten, wenn Sie eng mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten, da Sie über Ihren Fortschritt und die nächsten Schritte sprechen können. Damit Projekte in entfernten Unternehmen reibungslos ablaufen, ist eine Kombination aus Meetings und Tools erforderlich, um effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, um die Arbeit pünktlich zu erledigen.

1. Führen Sie virtuelle Projektmeetings durch

Projekte verlaufen selten genau wie geplant. Es kommt zu Engpässen, Bränden und oft werden Schraubenschlüssel ins Spiel gebracht. Um Projekte rechtzeitig abzuschließen, ist die Aufrechterhaltung der Kommunikation entscheidend, weshalb es für Remote-Teams eine großartige Idee ist, ein wöchentliches virtuelles Meeting mit jeder Abteilung sowie ein wöchentliches Meeting mit dem gesamten Management abzuhalten.

Dieses Treffen wiederholt nicht nur die oben erwähnte Richtung des Unternehmens, sondern kann auch als Impulskontrolle verwendet werden, um sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs sind, und wenn nicht, gibt es die Möglichkeit, zusammenzuarbeiten, Entscheidungen zu treffen und Aktionspunkte zu delegieren, um sie zu bekommen das Projekt wieder auf Kurs.

2. Verwenden Sie Projekt- und Aufgabenverwaltungssoftware

Projekt- und Aufgabenmanagement-Software kann Teams und Unternehmen viel Zeit sparen und das Nachverfolgen, Delegieren und Bleiben über Dinge viel reibungsloser machen, als sich auf Tabellenkalkulationen und E-Mails zu verlassen. Dies ist besonders wichtig für Remote-Teams, die zusammenarbeiten und Arbeit delegieren müssen. Es gibt viele Optionen für Aufgaben- und Projektmanagement-Software, deren Preis je nach spezifischen Funktionen variiert, die für verschiedene Branchen und Unternehmen benötigt werden. Einige Beispiele für Aufgaben- und Projektmanagement-Software sind Asana, Monday, Trello, Daylite und Basecamp.

3. Verwenden Sie interne Messaging-Software

Während Projekt- und Aufgabenmanagement-Software die Zusammenarbeit und Koordination von Projekten und Aufgaben erleichtern kann, muss immer noch häufig kommuniziert werden, um zu besprechen, dass eine Person oder Gruppen von Personen beteiligt sein können. Um schnelle Diskussionen, Entscheidungen und Aktualisierungen zu erleichtern, ist Instant Messaging-Software der Schlüssel. Beispiele für Instant-Messaging-Software für Unternehmen sind Slack, Microsoft Teams, Telegram und Google Hangouts Chat.

4. Post-Mortem-Meetings zum Projekt abhalten

Um die Kommunikation und Prozesse rund um Projekte zu verbessern, ist es eine gute Idee, nach jedem abgeschlossenen Projekt eine Post-Mortem durchzuführen. Ein Post-Mortem-Projekt ist ein Meeting, bei dem Sie als Team oder Abteilung besprechen, was in dem Projekt passieren sollte, was passiert ist, was gut gelaufen ist und was nicht gut gelaufen ist/was verbessert werden kann. Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, Probleme und Ideen anzusprechen und kreative Lösungen für Probleme und Notfallpläne für zukünftige Projekte zu entwickeln, damit die Kommunikation reibungslos läuft.

Für diese Meetings ist es eine gute Idee zu dokumentieren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann, damit diese Erkenntnisse für zukünftige Projekte nicht vergessen werden. Dies kann mithilfe eines Wikis oder innerhalb Ihrer Projektmanagement-Software erfolgen, wenn diese Funktionen enthält, um diese Informationen zu erfassen und mit zukünftigen Projekten zu verbinden.

2 Möglichkeiten, mit Kunden und Interessenten zu kommunizieren

Wenn Sie wissen möchten, wann jemand das letzte Mal mit einem Kunden gesprochen hat oder welche Details besprochen wurden, haben Sie im Büro die Möglichkeit, sich bei Ihrem Kollegen, der neben Ihnen sitzt, zu erkundigen. Obwohl dies nicht die effektivste Methode ist, da es Unterbrechungen verursacht, ist es dennoch eine Option. Um sich gegenseitig über Kunden und Interessenten auf dem Laufenden zu halten, ist für Remote-Unternehmen ein strafferer Prozess erforderlich, der von allen Mitarbeitern gemeinsam genutzt wird.

1. CRM-Software verwenden

Die Verwaltung von Kommunikation und Details über Kunden per E-Mail und Tabellenkalkulationen kann umständlich und chaotisch werden, was zu Zeitverschwendung, Ineffizienz und Fehlern führt. CRM-Software kann die Kommunikation über Kunden und Interessenten verbessern, wenn Teams zusammenarbeiten und zusammenarbeiten müssen, um Geschäfte abzuschließen oder Kundenprojekte durchzuführen. Es gibt viele verschiedene Optionen für CRM-Software, die sich im Preis unterscheiden und auf verschiedene Branchen, Plattformen und Unternehmensgrößen ausgerichtet sind.

2. Halten Sie virtuelle Updates ab und checken Sie Meetings ein

Wöchentliche virtuelle Meetings um wieder zu gewinnen! Um die Kommunikation über Kunden und Interessenten aufrechtzuerhalten, kann das wöchentliche Meeting nützlich sein, um allgemeine Trends im Kundenfeedback, Engpässe, die Mitarbeiter am Abschluss von Geschäften hindern, und von Kunden angesprochene Probleme, die besprochen werden müssen, zu wiederholen. Um das wöchentliche Abteilungsmeeting optimal zu nutzen, beginnen Sie damit, die obersten Prioritäten des Unternehmens, Statistiken zu diesen und alle Engpässe zu wiederholen, Kundenfeedback zu besprechen und abschließend Aktionspunkte zusammen mit den Verantwortlichen und bis wann zu erfassen.

3 Wege, um über die Leistung der Mitarbeiter zu kommunizieren

Eine häufige Hürde, die Unternehmen überwinden müssen, wenn sie aus der Ferne arbeiten, besteht darin, darauf zu vertrauen, dass ihre Mitarbeiter ihre Zeit sinnvoll verbringen. Es ist leicht zu erkennen, wenn Mitarbeiter zu spät kommen oder während der Arbeitszeit nachlassen, wenn es im Büro sichtbar ist. Für Remote-Unternehmen ist es besonders wichtig, über Prozesse und Tools zu verfügen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Leistungserwartungen erfüllen und Möglichkeiten zum Coaching unter Leistungsträgern haben.

1. Erklären Sie KPIs und Kompetenzen für jede Rolle

Zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten kommt es häufig zu Missverständnissen über Erwartungen, wenn Erwartungen und Ergebnisse nicht klar umrissen sind. Um die Ausrichtung auf die Erwartungen aufrechtzuerhalten, Mitarbeiter auf Erfolg vorzubereiten und unnötige Fehlinterpretationen des Erfolgs zu vermeiden, ist es entscheidend, klar definierte Leistungskennzahlen (KPIs) und Kernkompetenzen für jede Rolle zu haben.

Dieses Dokument mit umrissenen erwarteten KPIs und Kernkompetenzen, das oft als Job-Scorecard oder Leistungs-Scorecard bezeichnet wird, hilft dabei, falsche Vorstellungen über Erwartungen zu beseitigen. Eine Scorecard unterscheidet sich stark von einer Stellenbeschreibung. Während eine Stellenbeschreibung Aktivitäten und Fähigkeiten umreißt, skizziert eine Scorecard die erwarteten Ergebnisse, die für eine bestimmte Rolle erreicht werden müssen. Scorecards sind ein Werkzeug sowohl für Manager, um Mitarbeiter zu coachen, als auch für Mitarbeiter, um Klarheit darüber zu bekommen, was von ihnen erwartet wird.

2. Führen Sie monatliche Leistungsbeurteilungen durch

Sobald die Mitarbeiter eine Scorecard haben, kommt es darauf an, die Kommunikation über ihre Leistung aufrechtzuerhalten, indem sie planen und diszipliniert sind, die Scorecard zu verwenden, um die Leistung des Mitarbeiters zu bewerten. Dies kann je nach Unternehmen über monatliche Überprüfungen erfolgen, die durch Videokonferenzsoftware oder einmal im Quartal unterstützt werden.

Der Zweck dieser virtuellen Leistungsbesprechungen besteht darin, den aktuellen Status der KPIs der Mitarbeiter abzugleichen, sie für ihre guten Leistungen zu loben und Verbesserungsmöglichkeiten zu erörtern. Dies konsequent zu tun, trägt dazu bei, die Qualität der Kommunikation rund um die Mitarbeiterleistung zu verbessern, was besonders wichtig für Remote-Unternehmen ist, die nicht immer wissen, was ihre Mitarbeiter tagsüber vorhaben. Eine Scorecard und ein Prozess für regelmäßige Überprüfungen tragen dazu bei, Autonomie und Vertrauen in einer Remote-Arbeitsumgebung aufzubauen.

3. Halten Sie wöchentliche 1:1-Meetings und Check-Ins ab

Wöchentliche oder zweiwöchentliche virtuelle Einzelgespräche für jeden Mitarbeiter mit seinem Vorgesetzten sind eine gute Idee, um die Kommunikation über die Leistung der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und auf Verpflichtungen zurückzugreifen, um die Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen. Anstatt bis zur nächsten monatlichen oder vierteljährlichen Überprüfung zu warten, schafft ein wöchentlicher oder zweiwöchentlicher Check-in, der 15 bis 30 Minuten dauert, eine zusätzliche Gelegenheit, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter auf das Wichtigste konzentrieren, damit das Unternehmen seine Ziele erreicht.

Abschließende Gedanken

Für Remote-Unternehmen kommt es darauf an, die Kommunikation aufrechtzuerhalten, indem die richtigen Tools und Prozesse vorhanden sind, um sicherzustellen, dass Informationen durch die Organisation fließen und jeder weiß, wohin die Reise des Unternehmens geht, und an der Lösung von Problemen zusammenarbeiten kann. Indem Sie die richtigen Besprechungsrhythmen und die richtigen Tools festlegen, können Sie sicherstellen, dass Sie sich bewusst bemühen, die Kommunikation und Ausrichtung in Ihrem Remote-Unternehmen aufrechtzuerhalten.

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