13 способов поддерживать связь в среде удаленной работы

Тенденция перехода компаний на удаленную работу сохранится.

Удаленная работа не совсем нова, но многие компании принимают ее как новое дополнение к своим предложениям о работе. Фактически, с 2005 года количество работающих из дома увеличилось на 173%, при этом более 4,7 миллиона сотрудников работают дома половину времени, если не больше.

В то время как все больше компаний переходят на удаленную работу из-за таких преимуществ, как меньшие накладные расходы, более широкий кадровый резерв и лучший баланс между работой и личной жизнью для сотрудников, этот переход сопряжен с собственным набором проблем. Коммуникация была названа одной из главных проблем для компаний, работающих удаленно. Фактически, 83% компаний потеряли клиента, пропустили важный срок или уволили сотрудника из-за проблем со связью в 2019 году.

Откуда вы знаете, над чем работают люди, как вы сотрудничаете и как вы поддерживаете согласованность всех в компании, когда вы не видите друг друга?

4 способа общения с удаленными командами

Когда сотрудники работают в одном офисе друг с другом, общение в команде происходит более органично, чем при удаленной работе. Легко получить представление о том, куда движется компания и с какими ключевыми проблемами она сталкивается, когда вы болтаете с коллегами из других отделов за обедом или общаетесь у кулера с водой. Для удаленных компаний информирование сотрудников о направлении компании и основных проблемах, с которыми они сталкиваются, требует преднамеренных усилий и повторения.

1. Проводите ежемесячные виртуальные общие собрания

Чтобы поддерживать связь о направлении компании, виртуальное собрание раз в месяц может иметь решающее значение для поддержания согласованности. Виртуальный общий сбор — это прекрасная возможность собрать вместе всех в компании и повторить видение компании и ее долгосрочные цели, основные проблемы, с которыми сталкивается компания, над решением которых она работает, и роль каждого отдела и/или команды. в продвижении компании вперед.

Общие собрания обычно длятся один час, и лучше всего записывать их, чтобы любой, кто не может, мог посмотреть и получить информацию о направлении компании. All-hands также является отличной возможностью представить новых сотрудников команде и поделиться другими важными обновлениями и новостями, связанными с HR.

Конечно, для проведения виртуальных встреч вам потребуется соответствующее программное обеспечение для видеоконференций. Есть много вариантов этого программного обеспечения — некоторые бесплатные и некоторые платные. Популярные примеры программного обеспечения для совещаний включают Skype, Google Hangouts, GoToMeeting и Zoom. Какой бы вариант вы ни выбрали, он может зависеть от конкретных требований к функциональности и вашего бюджета.

2. Отправляйте ежемесячные информационные бюллетени компании

В то время как некоторые люди учатся на слух, и ежемесячный сбор всех рук помогает им усваивать информацию о направлении компании, другие люди лучше учатся и запоминают больше информации, читая или визуально видя прогресс. Ежемесячный информационный бюллетень компании может помочь повторить и укрепить направление компании, ключевые приоритеты и прогресс, который компания коллективно делает для достижения этих целей.

Это помогает держать сотрудников в поле зрения компании, когда они работают в своей повседневной деятельности. Информационные бюллетени компании также являются прекрасной возможностью повторить и выделить основные ценности компании, новые вакансии, доступные в компании, а также детали и статистику, чтобы поделиться прогрессом в ключевых приоритетах.

3. Используйте виртуальное рабочее пространство для совместной работы

Решения о том, что компания выбирает для расстановки приоритетов и на чем следует сосредоточиться, должны быть задокументированы и переданы компании, чтобы помочь поддерживать согласованность. Для компаний, которые работают в офисе, это обычно делается на досках, плакатах или информационных панелях на экранах телевизоров, чтобы все сотрудники могли видеть и отслеживать. Для удаленных компаний это необходимо сделать другим способом, чтобы все могли видеть его, независимо от того, где они находятся.

Решение? Используйте виртуальное пространство для совместной работы или вики, где такие вещи, как руководство для сотрудников и процессы компании, задокументированы и опубликованы. Компании могут создать на своей вики-странице место для документирования ключевых приоритетов, на которых компания сосредоточена в течение года и квартала, а также важных решений и контекста, связанного с приоритетами. Таким образом, сотрудники могут просматривать это пространство, когда у них есть вопросы, а большинство вики-инструментов позволяют оставлять комментарии, чтобы сотрудники могли задавать вопросы для уточнения или беспокойства по поводу приоритетов.

Для руководства комментарии и вопросы, размещенные на вики, могут быть использованы в качестве информации о том, что можно было бы дополнительно объяснить в следующем информационном бюллетене для всех рук или компании, чтобы поддерживать связь и согласование со всей компанией. Если один человек задает вопрос, вполне вероятно, что другие задаются тем же вопросом.

4. Проводите еженедельные виртуальные встречи команды

В то время как ежемесячные сводки, информационные бюллетени компании и задокументированные приоритеты помогают дать сотрудникам представление о направлении компании, повторение на еженедельной основе может помочь держать направление компании в центре внимания сотрудников в их повседневной жизни.

Повторяя главный приоритет для компании каждую неделю в начале собрания каждого отдела, менеджеры могут усилить роль своей команды в приоритете компании и помочь им сосредоточиться на том, что является наиболее важным, и помогает им лучше расставить приоритеты для своих собственных целей. задачи в соответствии с направлением компании. Для поддержания связи и согласования направления компании повторение является ключевым.

4 способа рассказать о проектах

Получать новости о том, что было сделано в проекте, и совместно работать над идеями легче, когда вы работаете в тесном контакте со своими коллегами, поскольку вы можете общаться о своем прогрессе и о том, что будет дальше. Для бесперебойной работы проектов в удаленных компаниях требуется сочетание встреч и инструментов для эффективного общения и совместной работы, чтобы выполнить работу вовремя.

1. Проводите виртуальные встречи по проекту

Проекты редко идут точно по плану. Возникают узкие места, возникают пожары, и в дело часто вмешиваются гаечные ключи. Для своевременного завершения проектов важно поддерживать связь, поэтому удаленным командам рекомендуется проводить еженедельные виртуальные встречи с каждым отделом, а также еженедельные встречи со всем руководством.

Эта встреча не только повторяет направление компании, как указано выше, но также может использоваться в качестве пульсовой проверки, чтобы убедиться, что проекты выполняются, а если нет, то дает возможность сотрудничать, принимать решения и делегировать действия, чтобы получить проект снова в строю.

2. Используйте программное обеспечение для управления проектами и задачами

Программное обеспечение для управления проектами и задачами может сэкономить командам и компаниям массу времени и сделать отслеживание, делегирование и отслеживание событий намного проще, чем использование электронных таблиц и электронной почты. Это особенно важно для удаленных команд, которым необходимо сотрудничать и делегировать работу. Существует множество вариантов программного обеспечения для управления задачами и проектами, стоимость которых варьируется в зависимости от конкретных функций, необходимых для различных отраслей и предприятий. Некоторыми примерами программного обеспечения для управления задачами и проектами являются Asana, Monday, Trello, Daylite и Basecamp.

3. Используйте внутреннее программное обеспечение для обмена сообщениями

Хотя программное обеспечение для управления проектами и задачами может упростить совместную работу и координацию проектов и задач, по-прежнему часто требуется общение для обсуждения, в котором может участвовать один человек или группы людей. Программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями имеет ключевое значение для обеспечения быстрых обсуждений, принятия решений и обновлений. Примерами программного обеспечения для обмена мгновенными сообщениями для бизнеса являются Slack, Microsoft Teams, Telegram и Google Hangouts Chat.

4. Проводите встречи по итогам проекта

Чтобы улучшить коммуникацию и процессы вокруг проектов, рекомендуется проводить вскрытие после каждого завершенного проекта. Вскрытие проекта — это собрание, на котором вы обсуждаете в команде или отделе, что должно было произойти в проекте, что произошло, что прошло хорошо, а что не очень/что можно улучшить. Это дает сотрудникам возможность поднимать вопросы и идеи и придумывать творческие решения проблем и планы на случай непредвиденных обстоятельств для будущих проектов, чтобы общение проходило гладко.

Для этих встреч хорошей идеей будет задокументировать, что прошло хорошо, а что можно улучшить, чтобы эти знания не были забыты для будущих проектов. Это можно сделать с помощью вики или программного обеспечения для управления проектами, если оно включает в себя функции для сбора этой информации и подключения ее к будущим проектам.

2 способа общения с клиентами и потенциальными клиентами

Когда вам нужно узнать, когда кто-то в последний раз разговаривал с клиентом или какие детали обсуждались, находясь в офисе, вы можете проверить это у своего коллеги, сидящего рядом с вами. Хотя это не самый эффективный метод, поскольку он вызывает прерывания, он все же возможен. Для удаленных компаний, чтобы держать друг друга в курсе клиентов и потенциальных клиентов, требуется более оптимизированный процесс, который используется всеми сотрудниками.

1. Используйте программное обеспечение CRM

Управление общением и информацией о клиентах с помощью электронной почты и электронных таблиц может стать громоздким и хаотичным, что приводит к потере времени, неэффективности и ошибкам. Программное обеспечение CRM может улучшить общение с клиентами и потенциальными клиентами, когда командам необходимо сотрудничать и работать вместе, чтобы заключать сделки или выполнять клиентские проекты. Существует множество различных вариантов программного обеспечения CRM, которые различаются по цене и ориентированы на разные отрасли, платформы и размеры бизнеса.

2. Проводите виртуальные обновления и встречи для регистрации

Еженедельные виртуальные встречи для победы снова! Чтобы поддерживать общение о клиентах и ​​потенциальных клиентах, еженедельные встречи могут быть полезны для повторения общих тенденций в отзывах клиентов, узких мест, мешающих людям заключать сделки, и проблем, поднятых клиентами, которые необходимо обсудить. Чтобы наилучшим образом использовать еженедельное собрание отдела, начните с повторения основных приоритетов компании, статистики по ним и любым узким местам, обсудите отзывы клиентов и закончите записью действий вместе с тем, кто несет ответственность и к какому сроку.

3 способа сообщить об эффективности сотрудников

Общим препятствием, которое компаниям приходится преодолевать при удаленной работе, является доверие сотрудников к разумному расходованию своего времени. Легко определить, когда сотрудники опаздывают или бездельничают в рабочее время, когда это видно в офисе. Для удаленных компаний особенно важно иметь процессы и инструменты, чтобы гарантировать, что сотрудники соответствуют ожиданиям по производительности и имеют возможности для обучения исполнителей.

1. Объясните ключевые показатели эффективности и компетенции для каждой роли

Непонимание ожиданий часто происходит между сотрудником и его руководителем, когда ожидания и результаты четко не очерчены. Чтобы поддерживать соответствие ожиданиям, настраивать сотрудников на успех и избегать ненужных неверных интерпретаций успеха, ключевое значение имеет наличие четко определенных ключевых показателей эффективности (KPI) и основных компетенций для каждой роли.

Часто называемый оценочной картой работы или оценочной картой производительности, этот документ с изложенными ожидаемыми ключевыми показателями эффективности и основными компетенциями помогает устранить любые неправильные представления об ожиданиях. Система показателей сильно отличается от должностной инструкции. В то время как описание работы описывает виды деятельности и наборы навыков, оценочная карта описывает ожидаемые результаты, которые необходимо достичь для конкретной роли. Оценочные листы — это инструмент, с помощью которого менеджеры могут обучать сотрудников, а сотрудники должны понимать, чего от них ожидают.

2. Проводите ежемесячные обзоры эффективности

После того, как у сотрудников есть оценочная карта, поддержание связи с их производительностью сводится к составлению расписания и дисциплине использования оценочной карты для оценки производительности сотрудника. Это можно сделать с помощью ежемесячных обзоров с помощью программного обеспечения для видеоконференций или раз в квартал, в зависимости от бизнеса.

Цель этих виртуальных совещаний по эффективности — согласовать текущее состояние ключевых показателей эффективности сотрудников, похвалить их за то, что они делают хорошо, и обсудить возможности того, что они могут улучшить. Постоянное выполнение этой задачи помогает улучшить качество коммуникации по вопросам производительности сотрудников, что особенно важно для удаленных компаний, которые не всегда знают, чем занимаются их сотрудники в течение дня. Система показателей и процесс регулярных проверок помогают повысить автономность и доверие в среде удаленной работы.

3. Проводите еженедельные встречи и встречи один на один

Проводить еженедельные или раз в две недели виртуальные встречи один на один для каждого сотрудника с его руководителем — хорошая идея, чтобы поддерживать связь о производительности сотрудников и возвращаться к обязательствам по привлечению сотрудников к ответственности. Вместо того, чтобы ждать следующей ежемесячной или ежеквартальной проверки, еженедельная или раз в две недели проверка, которая занимает от 15 до 30 минут, создает дополнительную возможность убедиться, что сотрудники сосредоточены на том, что наиболее важно для достижения компанией своих целей.

Последние мысли

Для удаленных компаний поддержание связи сводится к наличию правильных инструментов и процессов, которые помогают гарантировать, что информация проходит через организацию, и все знают, куда движется компания, и могут сотрудничать для решения проблем. Установив правильный ритм встреч и подходящие инструменты, вы можете быть уверены, что прилагаете целенаправленные усилия для поддержания связи и согласованности в вашей удаленной компании.

Если вам понравилась эта статья и вы хотите больше контента для удаленной работы, ознакомьтесь с нашим полным центром работы из дома с более чем дюжиной ресурсов.