13 formas de mantener la comunicación en un entorno de trabajo remoto

La tendencia de las empresas que se vuelven remotas llegó para quedarse.

El trabajo remoto no es exactamente nuevo, pero muchas empresas lo están adoptando como una nueva incorporación a sus ofertas de trabajo. De hecho, trabajar desde casa ha aumentado un 173 % desde 2005, con más de 4,7 millones de empleados trabajando desde casa la mitad del tiempo, si no más.

Si bien más empresas están haciendo la transición al trabajo remoto para obtener beneficios como menos gastos generales, una mayor disponibilidad del grupo de talentos y más equilibrio entre el trabajo y la vida personal para los empleados, esta transición viene con su propio conjunto de desafíos. La comunicación ha sido catalogada como uno de los principales desafíos para las empresas que trabajan de forma remota. De hecho, el 83% de las empresas perdieron un cliente, no cumplieron con una fecha límite importante o despidieron a un empleado debido a un problema de comunicación en 2019.

¿Cómo sabe en qué está trabajando la gente, cómo colabora y cómo mantiene a todos alineados en la empresa cuando no se ven?

4 formas de comunicarse con equipos remotos

Cuando los empleados trabajan en la misma oficina, la comunicación del equipo se produce de forma más orgánica que cuando se trabaja de forma remota. Es fácil tener una idea de hacia dónde se dirige la empresa y los desafíos clave que enfrenta cuando conversa con compañeros de trabajo de otros departamentos durante el almuerzo o se pone al día en el enfriador de agua. Para las empresas remotas, mantener a los empleados informados sobre la dirección de la empresa y los desafíos clave que enfrenta requiere esfuerzo y repetición deliberados.

1. Realice reuniones mensuales virtuales de todos los trabajadores

Para ayudar a mantener la comunicación sobre la dirección de la empresa, tener un asistente virtual una vez al mes puede ser fundamental para mantener la alineación. Un taller virtual es la oportunidad perfecta para reunir a todos en la empresa y repetir la visión de la empresa y los objetivos a largo plazo, los desafíos clave que la empresa está tratando de superar y cómo cada departamento y/o equipo desempeña un papel. en el avance de la empresa.

Las reuniones de todos los trabajadores suelen ser reuniones de una hora de duración y es mejor grabarlas para que cualquier persona que no pueda pueda verlas y estar informada sobre la dirección de la empresa. All-hands también es una gran oportunidad para presentar nuevos empleados al equipo y compartir otras actualizaciones y noticias importantes relacionadas con recursos humanos.

Por supuesto, para facilitar las reuniones virtuales, deberá tener el software de videoconferencia adecuado. Hay muchas opciones para este software, algunas gratuitas y otras de pago. Los ejemplos populares de software para reuniones incluyen Skype, Google Hangouts, GoToMeeting y Zoom. Cualquiera que sea la opción que elija, puede depender de requisitos de funcionalidad específicos y de su presupuesto.

2. Enviar boletines mensuales de la empresa

Mientras que algunas personas son aprendices auditivos y un resumen mensual les ayuda a digerir la información sobre la dirección de la empresa, otras personas aprenden mejor y recuerdan más información leyendo o viendo visualmente el progreso. Un boletín informativo mensual de la empresa puede ayudar a repetir y reforzar la dirección de la empresa, las prioridades clave y el progreso que la empresa está logrando colectivamente hacia esos objetivos.

Esto ayuda a mantener la dirección de la empresa en la mente de los empleados mientras trabajan en sus actividades diarias. Los boletines de la empresa también son una gran oportunidad para repetir y resaltar los valores fundamentales de la empresa, las nuevas oportunidades laborales que están disponibles en la empresa, así como detalles y estadísticas para compartir el progreso de las prioridades clave.

3. Utilice un espacio de trabajo de colaboración virtual

Las decisiones sobre lo que la empresa elige priorizar y enfocar deben documentarse y compartirse con la empresa para ayudar a mantener la alineación. Para las empresas que trabajan en una oficina, esto se hace comúnmente en pizarras, carteles o tableros en pantallas de TV para que todos los empleados los vean y realicen un seguimiento. Para las empresas remotas, esto debe hacerse a través de otro método para que todos puedan verlo sin importar dónde se encuentren.

¿La solución? Use un espacio de colaboración virtual, o un wiki, donde se documenten y compartan elementos como el manual del empleado y los procesos de la empresa. Las empresas pueden crear un espacio en su wiki para documentar las prioridades clave en las que se centra la empresa para el año y el trimestre junto con las decisiones importantes y el contexto que rodea a las prioridades. De esta forma, los empleados pueden revisar este espacio cuando tengan preguntas, y la mayoría de las herramientas wiki permiten comentarios para que los empleados puedan hacer preguntas para aclaraciones o inquietudes sobre las prioridades.

Para la gerencia, los comentarios y las preguntas publicados en el wiki se pueden usar como información sobre lo que podría explicarse con más detalle en el siguiente boletín general o de la empresa para mantener la comunicación y la alineación con toda la empresa. Si una persona hace una pregunta, es probable que haya otras que se pregunten lo mismo.

4. Realiza reuniones de equipo virtuales semanales

Si bien los boletines informativos mensuales de la empresa y las prioridades documentadas ayudan a brindar a los empleados un contexto en torno a la dirección de la empresa, la repetición semanal puede ayudar a mantener la dirección de la empresa en la mente de los empleados a medida que avanzan en su día a día.

Al repetir la principal prioridad para la empresa cada semana al comienzo de cada reunión del departamento, los gerentes pueden hacer cumplir el papel que juega su equipo en la prioridad de la empresa y ayuda a mantener a su equipo enfocado en lo que es más importante, y los ayuda a priorizar mejor su propio tareas para alinearse con la dirección de la empresa. Para mantener la comunicación y alinearse con la dirección de la empresa, la repetición es clave.

4 formas de comunicar sobre proyectos

Actualizarse sobre lo que se ha hecho en un proyecto y colaborar en ideas es más fácil cuando trabaja en estrecha colaboración con sus compañeros de trabajo, ya que puede conversar sobre su progreso y lo que sigue. Para que los proyectos funcionen sin problemas en empresas remotas, se necesita una combinación de reuniones y herramientas para comunicarse y colaborar de manera efectiva para hacer el trabajo a tiempo.

1. Realizar reuniones virtuales de proyectos

Los proyectos rara vez salen exactamente como se planearon. Surgen cuellos de botella, surgen incendios y, a menudo, se lanzan llaves inglesas a la mezcla. Para completar los proyectos a tiempo, mantener la comunicación es clave, por lo que es una gran idea que los equipos remotos tengan una reunión virtual semanal con cada departamento, así como una reunión semanal con toda la gerencia.

Esta reunión no solo reitera la dirección de la empresa como se mencionó anteriormente, sino que también se puede usar como una prueba de pulso para garantizar que los proyectos estén encaminados y, de no ser así, brinda la oportunidad de colaborar, tomar decisiones y delegar elementos de acción para obtener el proyecto de nuevo en marcha.

2. Utilizar software de gestión de proyectos y tareas

El software de gestión de proyectos y tareas puede ahorrar mucho tiempo a los equipos y las empresas y hacer que el seguimiento, la delegación y el mantenimiento de las actualizaciones sean mucho más sencillos que confiar en las hojas de cálculo y el correo electrónico. Esto es especialmente importante para los equipos remotos que necesitan colaborar y delegar trabajo. Hay muchas opciones de software de gestión de tareas y proyectos disponibles que varían en precio según las características específicas necesarias para diversas industrias y negocios. Algunos ejemplos de software de gestión de tareas y proyectos son Asana, Monday, Trello, Daylite y Basecamp.

3. Usa software de mensajería interna

Si bien el software de gestión de proyectos y tareas puede facilitar la colaboración y la coordinación de proyectos y tareas, a menudo todavía hay comunicación que debe ocurrir para discutir que puede involucrar a una persona o grupos de personas. Para facilitar discusiones, decisiones y actualizaciones rápidas, el software de mensajería instantánea es clave. Ejemplos de software de mensajería instantánea empresarial son Slack, Microsoft Teams, Telegram y Google Hangouts Chat.

4. Realizar reuniones post-mortem del proyecto

Para mejorar la comunicación y los procesos en torno a los proyectos, es una buena idea hacer una autopsia después de cada proyecto completado. La autopsia de un proyecto es una reunión en la que se analiza como equipo o departamento lo que se suponía que debía suceder en el proyecto, lo que sucedió, lo que salió bien y lo que no salió bien/lo que se puede mejorar. Esto brinda a los empleados la oportunidad de plantear problemas e ideas y proponer soluciones creativas a los problemas y planes de contingencia para proyectos futuros para que la comunicación funcione sin problemas.

Para estas reuniones, es una buena idea documentar lo que salió bien y lo que se puede mejorar para que estos aprendizajes no se olviden para proyectos futuros. Esto se puede hacer usando un wiki o dentro de su software de gestión de proyectos si incluye funciones para capturar esta información y conectarla a proyectos futuros.

2 formas de comunicarse con clientes y prospectos

Cuando necesite saber cuándo alguien habló por última vez con un cliente o qué detalles se discutieron, estar en la oficina le brinda la opción de consultar con su compañero de trabajo sentado a su lado. Si bien este no es el método más eficaz, ya que provoca interrupciones, sigue siendo una opción. Para las empresas remotas, mantenerse al tanto de los clientes actuales y potenciales requiere un proceso más simplificado que se comparte entre los empleados.

1. Utilice el software CRM

Administrar la comunicación y los detalles sobre los clientes a través del correo electrónico y las hojas de cálculo puede volverse engorroso y caótico, lo que genera pérdida de tiempo, ineficiencias y errores. El software CRM puede mejorar la comunicación sobre clientes y prospectos cuando los equipos necesitan colaborar y trabajar juntos para cerrar negocios o ejecutar proyectos de clientes. Existen muchas opciones diferentes de software de CRM que varían en precio y están orientadas a diferentes industrias, plataformas y tamaños de empresas.

2. Realice actualizaciones virtuales y reuniones de registro

¡Reuniones virtuales semanales por la victoria otra vez! Para mantener la comunicación sobre clientes y prospectos, la reunión semanal puede ser útil para repetir tendencias comunes en los comentarios de los clientes, cuellos de botella que impiden que las personas cierren tratos y problemas planteados por los clientes que necesitan ser discutidos. Para aprovechar mejor la reunión semanal del departamento, comience repitiendo las principales prioridades de la empresa, las estadísticas de esos y los cuellos de botella, discuta los comentarios de los clientes y termine capturando elementos de acción junto con quién es responsable y cuándo.

3 formas de comunicar sobre el desempeño de los empleados

Un obstáculo común que las empresas deben superar cuando trabajan de forma remota es confiar en que los empleados inviertan su tiempo de manera inteligente. Es fácil identificar cuándo los empleados llegan tarde o holgazanean durante las horas de trabajo cuando es visible en la oficina. Para las empresas remotas, es especialmente importante contar con procesos y herramientas para garantizar que los empleados cumplan con las expectativas de rendimiento y tengan oportunidades para capacitar a los empleados.

1. Explicar los KPI y las competencias para cada rol

La mala comunicación sobre las expectativas a menudo ocurre entre un empleado y su gerente cuando las expectativas y los resultados no están claramente definidos. Para mantener la alineación con las expectativas, preparar a los empleados para el éxito y evitar malas interpretaciones innecesarias del éxito, es fundamental tener indicadores clave de rendimiento (KPI) claramente definidos y competencias básicas para cada función.

Conocido a menudo como un cuadro de mando de trabajo o un cuadro de mando de rendimiento, este documento de KPI esperados y competencias básicas ayuda a eliminar cualquier concepto erróneo sobre las expectativas. Un cuadro de mando es muy diferente de una descripción del trabajo. Mientras que una descripción de trabajo describe actividades y conjuntos de habilidades, un cuadro de mando describe los resultados esperados que deben lograrse para un rol específico. Los cuadros de mando son una herramienta tanto para que los gerentes capaciten a los empleados como para que los empleados tengan claridad sobre lo que se espera de ellos.

2. Realice revisiones de rendimiento mensuales

Una vez que los empleados tienen un cuadro de mando, mantener la comunicación sobre su desempeño se reduce a programar y ser disciplinado para usar el cuadro de mando para calificar el desempeño del empleado. Esto se puede hacer a través de revisiones mensuales facilitadas por un software de videoconferencia, o una vez al trimestre, según el negocio.

El propósito de estas reuniones virtuales de desempeño es alinearse con el estado actual de los KPI de los empleados, elogiarlos por lo que están haciendo bien y analizar las oportunidades en las que pueden mejorar. Hacer esto constantemente ayuda a mejorar la calidad de la comunicación sobre el desempeño de los empleados, lo cual es especialmente importante para las empresas remotas que no siempre saben qué hacen sus empleados durante el día. Un cuadro de mando y un proceso para revisiones periódicas ayudan a generar autonomía y confianza en un entorno de trabajo remoto.

3. Realice reuniones y controles semanales 1:1

Tener reuniones virtuales semanales o quincenales para cada empleado con su gerente es una buena idea para mantener la comunicación sobre el desempeño de los empleados y volver a los compromisos para responsabilizar a los empleados. En lugar de esperar hasta la siguiente revisión mensual o trimestral, un control semanal o quincenal que toma de 15 a 30 minutos crea una oportunidad adicional para garantizar que los empleados se concentren en lo que es más importante para que la empresa logre sus objetivos.

Pensamientos finales

Para las empresas remotas, mantener la comunicación se reduce a tener las herramientas y los procesos adecuados para garantizar que la información fluya a través de la organización y que todos sepan hacia dónde se dirige la empresa y puedan colaborar para resolver problemas. Al establecer los ritmos de reunión correctos y las herramientas adecuadas, puede asegurarse de que está haciendo un esfuerzo deliberado para mantener la comunicación y la alineación en su empresa remota.

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