13 façons de maintenir la communication dans un environnement de travail à distance

La tendance des entreprises à se déplacer à distance est là pour rester.

Le travail à distance n'est pas vraiment nouveau, mais de nombreuses entreprises l'adoptent comme un nouvel ajout à leurs offres d'emploi. En fait, le travail à domicile a augmenté de 173 % depuis 2005, avec plus de 4,7 millions d'employés travaillant à domicile la moitié du temps, voire plus.

Alors que de plus en plus d'entreprises font la transition vers le travail à distance pour des avantages tels que moins de frais généraux, une plus grande disponibilité du vivier de talents et un meilleur équilibre travail-vie personnelle pour les employés, cette transition s'accompagne de son propre ensemble de défis. La communication a été répertoriée comme l'un des principaux défis pour les entreprises travaillant à distance. En fait, 83 % des entreprises ont perdu un client, manqué une échéance importante ou licencié un employé en raison d'un problème de communication en 2019.

Comment savez-vous sur quoi les gens travaillent, comment collaborez-vous et comment gardez-vous tout le monde aligné dans l'entreprise lorsque vous ne vous voyez pas ?

4 façons de communiquer avec des équipes distantes

Lorsque les employés travaillent dans le même bureau les uns avec les autres, la communication d'équipe se fait de manière plus organique que lorsqu'ils travaillent à distance. Il est facile de se faire une idée de la direction que prend l'entreprise et des principaux défis à relever lorsque vous discutez avec des collègues d'autres départements pendant le déjeuner ou que vous vous rattrapez à la fontaine à eau. Pour les entreprises distantes, tenir les employés informés de l'orientation de l'entreprise et des principaux défis auxquels ils sont confrontés demande des efforts délibérés et des répétitions.

1. Organisez des réunions virtuelles mensuelles

Pour aider à maintenir la communication sur la direction de l'entreprise, il peut être essentiel d'avoir une réunion virtuelle tous les mois une fois par mois pour maintenir l'alignement. Un all-hands virtuel est l'occasion idéale de rassembler tout le monde dans l'entreprise et de répéter la vision de l'entreprise et les objectifs à long terme, les principaux défis auxquels l'entreprise s'efforce de faire face et comment chaque département et/ou équipe joue un rôle pour faire avancer l'entreprise.

Les réunions de tous sont généralement des réunions d'une heure et il est préférable de les enregistrer afin que toute personne qui n'en est pas capable puisse regarder et être informée de la direction de l'entreprise. Tous les mains sont également une excellente occasion de présenter de nouveaux employés à l'équipe et de partager d'autres mises à jour et nouvelles importantes liées aux RH.

Bien sûr, afin de faciliter les réunions virtuelles, vous devrez disposer du logiciel de visioconférence approprié. Il existe de nombreuses options pour ce logiciel, certaines gratuites et d'autres payantes. Les exemples de logiciels de réunion populaires incluent Skype, Google Hangouts, GoToMeeting et Zoom. Quelle que soit l'option que vous choisissez, cela peut dépendre d'exigences de fonctionnalités spécifiques et de votre budget.

2. Envoyer des newsletters mensuelles de l'entreprise

Alors que certaines personnes sont des apprenants auditifs et qu'un all-hands mensuel les aide à digérer les informations sur la direction de l'entreprise, d'autres personnes apprennent mieux et se souviennent de plus d'informations en lisant ou en voyant visuellement les progrès. Un bulletin d'information mensuel de l'entreprise peut aider à répéter et à renforcer l'orientation de l'entreprise, les priorités clés et les progrès que l'entreprise réalise collectivement vers ces objectifs.

Cela aide à garder la direction de l'entreprise à l'esprit des employés pendant qu'ils travaillent dans leurs activités quotidiennes. Les newsletters de l'entreprise sont également une excellente occasion de répéter et de mettre en évidence les valeurs fondamentales de l'entreprise, les nouvelles opportunités d'emploi disponibles dans l'entreprise, ainsi que des détails et des statistiques pour partager les progrès sur les priorités clés.

3. Utilisez un espace de travail collaboratif virtuel

Les décisions concernant les priorités et les priorités de l'entreprise doivent être documentées et partagées avec l'entreprise pour aider à maintenir l'alignement. Pour les entreprises qui travaillent dans un bureau, cela se fait généralement sur des tableaux blancs, des affiches ou des tableaux de bord sur des écrans de télévision que tous les employés peuvent voir et suivre. Pour les entreprises distantes, cela doit être fait par une autre méthode afin que tout le monde puisse le voir, où qu'il se trouve.

La solution? Utilisez un espace de collaboration virtuel, ou un wiki, où des éléments tels que le manuel de l'employé et les processus de l'entreprise sont documentés et partagés. Les entreprises peuvent créer un espace sur leur wiki pour documenter les principales priorités sur lesquelles l'entreprise se concentre pour l'année et le trimestre, ainsi que les décisions importantes et le contexte entourant les priorités. De cette façon, les employés peuvent consulter cet espace lorsqu'ils ont des questions, et la plupart des outils wiki permettent des commentaires afin que les employés puissent poser des questions pour obtenir des éclaircissements ou des préoccupations concernant les priorités.

Pour la direction, les commentaires et les questions publiés sur le wiki peuvent être utilisés comme un aperçu de ce qui pourrait être expliqué plus en détail dans le bulletin d'information général ou d'entreprise suivant pour maintenir la communication et l'alignement avec l'ensemble de l'entreprise. Si une personne pose une question, il est probable que d'autres se posent la même question.

4. Organisez des réunions d'équipe virtuelles hebdomadaires

Alors que les bulletins d'information mensuels, les bulletins d'information de l'entreprise et les priorités documentées aident à donner aux employés un contexte sur l'orientation de l'entreprise, la répétition hebdomadaire peut aider à garder l'orientation de l'entreprise à l'esprit des employés au cours de leur quotidien.

En répétant la priorité absolue de l'entreprise chaque semaine au début de chaque réunion de service, les responsables sont en mesure de faire respecter le rôle que joue leur équipe dans la priorité de l'entreprise et aident à garder leur équipe concentrée sur ce qui est le plus important, et les aide à mieux hiérarchiser les leurs. tâches à aligner sur la direction de l'entreprise. Pour maintenir la communication et s'aligner sur la direction de l'entreprise, la répétition est essentielle.

4 façons de communiquer sur les projets

Être informé de ce qui a été fait sur un projet et collaborer sur des idées est plus facile lorsque vous travaillez en étroite collaboration avec vos collègues, car vous pouvez discuter de vos progrès et de la suite. Pour que les projets se déroulent sans heurts dans les entreprises distantes, il faut une combinaison de réunions et d'outils pour communiquer et collaborer efficacement afin de faire le travail à temps.

1. Organisez des réunions de projet virtuelles

Les projets se déroulent rarement exactement comme prévu. Des goulots d'étranglement apparaissent, des incendies apparaissent et des clés sont souvent jetées dans le mélange. Pour terminer les projets à temps, le maintien de la communication est essentiel, c'est pourquoi c'est une excellente idée pour les équipes distantes d'avoir une réunion virtuelle hebdomadaire avec chaque département, ainsi qu'une réunion hebdomadaire avec toute la direction.

Cette réunion non seulement réitère la direction de l'entreprise comme mentionné ci-dessus, mais elle peut également être utilisée comme un pouls pour s'assurer que les projets sont sur la bonne voie, et si ce n'est pas le cas, donne l'occasion de collaborer, de prendre des décisions et de déléguer des éléments d'action afin d'obtenir le projet remis sur les rails.

2. Utiliser un logiciel de gestion de projets et de tâches

Les logiciels de gestion de projets et de tâches peuvent faire gagner beaucoup de temps aux équipes et aux entreprises et rendre le suivi, la délégation et la mise à jour beaucoup plus fluides que de s'appuyer sur des feuilles de calcul et des e-mails. Ceci est particulièrement important pour les équipes distantes qui doivent collaborer et déléguer le travail. Il existe de nombreuses options de logiciels de gestion de tâches et de projets disponibles dont le prix varie en fonction des fonctionnalités spécifiques requises pour diverses industries et entreprises. Quelques exemples de logiciels de gestion de tâches et de projets sont Asana, Monday, Trello, Daylite et Basecamp.

3. Utilisez un logiciel de messagerie interne

Bien que les logiciels de gestion de projets et de tâches puissent faciliter la collaboration et la coordination de projets et de tâches, il y a encore souvent une communication nécessaire pour discuter qui peut impliquer une personne ou des groupes de personnes. Pour faciliter les discussions, les décisions et les mises à jour rapides, le logiciel de messagerie instantanée est essentiel. Slack, Microsoft Teams, Telegram et Google Hangouts Chat sont des exemples de logiciels de messagerie instantanée professionnels.

4. Tenir des réunions post-mortem du projet

Pour améliorer la communication et les processus autour des projets, c'est une bonne idée de faire un post-mortem après chaque projet terminé. Un post-mortem de projet est une réunion où vous discutez en équipe ou en département de ce qui devait se passer sur le projet, de ce qui s'est passé, de ce qui s'est bien passé et de ce qui ne s'est pas bien passé/de ce qui peut être amélioré. Cela donne aux employés l'occasion de soulever des problèmes et des idées et de proposer des solutions créatives aux problèmes et des plans d'urgence pour les projets futurs afin que la communication se déroule sans heurts.

Pour ces réunions, c'est une bonne idée de documenter ce qui s'est bien passé et ce qui peut être amélioré afin que ces apprentissages ne soient pas oubliés pour les projets futurs. Cela peut être fait en utilisant un wiki ou dans votre logiciel de gestion de projet s'il inclut des fonctionnalités pour capturer ces informations et les connecter à de futurs projets.

2 façons de communiquer avec vos clients et prospects

Lorsque vous avez besoin de savoir quand quelqu'un a parlé pour la dernière fois à un client ou quels détails ont été discutés, être au bureau vous donne la possibilité de vérifier auprès de votre collègue assis à côté de vous. Bien que ce ne soit pas la méthode la plus efficace car elle provoque des interruptions, c'est toujours une option. Pour les entreprises distantes, se tenir mutuellement au courant des clients et des prospects nécessite un processus plus rationalisé partagé entre les employés.

1. Utilisez un logiciel CRM

La gestion de la communication et des détails sur les clients par e-mail et feuilles de calcul peut devenir fastidieuse et chaotique, ce qui entraîne une perte de temps, des inefficacités et des erreurs. Le logiciel CRM peut améliorer la communication sur les clients et les prospects lorsque les équipes doivent collaborer et travailler ensemble pour conclure des affaires ou exécuter des projets clients. Il existe de nombreuses options différentes de logiciels CRM qui varient en prix et sont adaptées à différentes industries, plates-formes et tailles d'entreprise.

2. Organisez des mises à jour virtuelles et des réunions d'enregistrement

Des rendez-vous virtuels hebdomadaires à gagner encore ! Pour maintenir la communication sur les clients et les prospects, la réunion hebdomadaire peut être utile pour répéter les tendances courantes dans les commentaires des clients, les goulots d'étranglement empêchant les gens de conclure des affaires et les problèmes soulevés par les clients qui doivent être discutés. Pour tirer le meilleur parti de la réunion hebdomadaire du service, commencez par répéter les principales priorités de l'entreprise, les statistiques de celles-ci et les éventuels goulots d'étranglement, discutez des commentaires des clients et terminez en saisissant les éléments d'action ainsi que qui est responsable et à quel moment.

3 façons de communiquer sur la performance des employés

Un obstacle commun que les entreprises doivent surmonter lorsqu'elles travaillent à distance est de faire confiance aux employés pour passer leur temps à bon escient. Il est facile d'identifier les employés qui arrivent en retard ou qui se relâchent pendant les heures de travail lorsque cela est visible au bureau. Pour les entreprises distantes, il est particulièrement important d'avoir des processus et des outils en place pour s'assurer que les employés répondent aux attentes de performance et ont des opportunités de coaching avec les exécutants.

1. Expliquer les KPI et les compétences pour chaque rôle

Une mauvaise communication sur les attentes se produit souvent entre un employé et son responsable lorsque les attentes et les résultats ne sont pas clairement définis. Pour maintenir l'alignement sur les attentes, préparer les employés au succès et éviter les mauvaises interprétations inutiles du succès, il est essentiel d'avoir des indicateurs de performance clés (KPI) clairement définis et des compétences de base pour chaque rôle.

Souvent appelé tableau de bord des tâches ou tableau de bord des performances, ce document des KPI attendus et des compétences de base aide à éliminer toute idée fausse sur les attentes. Une carte de pointage est très différente d'une description de poste. Lorsqu'une description de poste décrit les activités et les ensembles de compétences, une carte de pointage décrit les résultats attendus qui doivent être atteints pour un rôle spécifique. Les tableaux de bord sont un outil permettant à la fois aux managers de coacher les employés et aux employés d'avoir une idée claire de ce qu'on attend d'eux.

2. Tenir des revues de performance mensuelles

Une fois que les employés ont une carte de pointage, le maintien de la communication sur leur performance se résume à la planification et à la discipline d'utiliser la carte de pointage pour évaluer la performance de l'employé. Cela peut se faire via des bilans mensuels facilités par un logiciel de visioconférence, ou une fois par trimestre, selon les métiers.

Le but de ces réunions de performance virtuelles est de s'aligner sur l'état actuel des KPI de l'employé, de le féliciter pour ce qu'il fait bien et de discuter des opportunités d'amélioration. Faire cela de manière cohérente permet d'améliorer la qualité de la communication autour des performances des employés, ce qui est particulièrement important pour les entreprises distantes qui ne savent pas toujours ce que font leurs employés pendant la journée. Un tableau de bord et un processus d'examens réguliers aident à renforcer l'autonomie et la confiance dans un environnement de travail à distance.

3. Organisez des réunions hebdomadaires 1: 1 et des vérifications

Avoir des entretiens individuels virtuels hebdomadaires ou bihebdomadaires pour chaque employé avec son responsable est une bonne idée pour maintenir la communication sur les performances des employés et revenir sur les engagements de responsabiliser les employés. Plutôt que d'attendre l'examen mensuel ou trimestriel suivant, une vérification hebdomadaire ou bihebdomadaire qui prend 15 à 30 minutes crée une occasion supplémentaire de s'assurer que les employés se concentrent sur ce qui est le plus important pour que l'entreprise atteigne ses objectifs.

Dernières pensées

Pour les entreprises distantes, maintenir la communication revient à avoir les bons outils et processus en place, ce qui permet de s'assurer que l'information circule dans l'organisation et que tout le monde sait où l'entreprise se dirige et peut collaborer pour résoudre les problèmes. En établissant les bons rythmes de réunion et les bons outils, vous pouvez vous assurer que vous faites un effort délibéré pour maintenir la communication et l'alignement dans votre entreprise distante.

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