13 moduri de a menține comunicarea într-un mediu de lucru la distanță

Tendința companiilor care se deplasează la distanță este aici pentru a rămâne.

Lucrarea la distanță nu este tocmai nouă, dar multe companii o adoptă ca o nouă completare la ofertele lor de muncă. De fapt, munca de acasă a crescut cu 173% din 2005, peste 4,7 milioane de angajați lucrând de acasă jumătate din timp – dacă nu mai mult.

În timp ce mai multe companii fac tranziția la lucrul de la distanță pentru beneficii cum ar fi mai puține cheltuieli generale, o disponibilitate mai mare de talente și mai mult echilibru între viața profesională și viața personală pentru angajați, această tranziție vine cu propriul set de provocări. Comunicarea a fost enumerată drept una dintre provocările de top pentru companiile care lucrează de la distanță. De fapt, 83% dintre companii au pierdut un client, au ratat un termen limită major sau au concediat un angajat din cauza unei probleme de comunicare în 2019.

Cum știi la ce lucrează oamenii, cum colaborezi și cum îi menții pe toți aliniați în companie atunci când nu vă vedeți?

4 moduri de a comunica cu echipele de la distanță

Când angajații lucrează în același birou unul cu altul, comunicarea în echipă are loc mai organic decât atunci când lucrează de la distanță. Este ușor să vă faceți o idee despre direcția în care se îndreaptă compania și despre provocările cheie cu care se confruntă atunci când discutați cu colegii din alte departamente la prânz sau vă luați din urmă la răcitoare de apă. Pentru companiile aflate la distanță, menținerea angajaților informați despre direcția companiei și provocările cheie cu care se confruntă necesită efort deliberat și repetare.

1. Țineți întâlniri lunare virtuale pentru toate mâinile

Pentru a ajuta la menținerea comunicării despre direcția companiei, a avea o mână virtuală o dată pe lună poate fi esențială pentru menținerea alinierii. O mână virtuală este oportunitatea perfectă de a reuni pe toți cei din companie și de a repeta viziunea companiei și obiectivele pe termen lung, provocările cheie cu care compania se confruntă să le depășească și modul în care fiecare departament și/sau echipă joacă un rol. în avansarea companiei.

Întâlnirile între mâini sunt de obicei întâlniri de o oră și cel mai bine este să le înregistrați, astfel încât oricine nu poate să vizioneze și să fie informat despre direcția companiei. Toate mâinile sunt, de asemenea, o oportunitate excelentă de a prezenta noi angajați în echipă și de a împărtăși alte actualizări și știri importante legate de HR.

Desigur, pentru a facilita întâlnirile virtuale, va trebui să aveți software-ul adecvat pentru videoconferințe. Există multe opțiuni pentru acest software – unele gratuite și altele plătite. Exemplele de software pentru întâlniri populare includ Skype, Google Hangouts, GoToMeeting și Zoom. Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, se poate reduce la cerințe specifice de funcționalitate și bugetul dvs.

2. Trimiteți buletine informative lunare ale companiei

În timp ce unii oameni învață auditiv și un lucru lunar pentru toate mâinile îi ajută să digere informații despre direcția companiei, alții învață mai bine și își amintesc mai multe informații citind sau văzând vizual progresul. Un buletin informativ lunar al companiei poate ajuta la repetarea și consolidarea direcției companiei, a priorităților cheie și a progresului pe care compania le face în mod colectiv în atingerea acestor obiective.

Acest lucru ajută la menținerea direcției companiei în fruntea minții angajaților în timp ce își desfășoară activitățile de zi cu zi. Buletinele informative ale companiei sunt, de asemenea, o oportunitate excelentă de a repeta și de a evidenția valorile de bază ale companiei, noi oportunități de angajare disponibile în companie, precum și detalii și statistici pentru a împărtăși progresul cu privire la prioritățile cheie.

3. Utilizați un spațiu de lucru virtual de colaborare

Deciziile despre ceea ce compania alege să prioritizeze și pe care se concentrează ar trebui să fie documentate și împărtășite cu compania pentru a ajuta la menținerea alinierii. Pentru companiile care lucrează într-un birou, acest lucru se face în mod obișnuit pe table albe, postere sau tablouri de bord de pe ecranele televizorului, pentru ca toți angajații să le vadă și să urmărească. Pentru companiile aflate la distanță, acest lucru trebuie făcut printr-o altă metodă, astfel încât toată lumea să o poată vedea indiferent de locul în care se află.

Soluția? Utilizați un spațiu virtual de colaborare sau un wiki, unde lucruri precum manualul angajaților și procesele companiei sunt documentate și partajate. Companiile pot crea un spațiu pe wiki pentru a documenta prioritățile cheie asupra cărora compania se concentrează pentru anul și trimestrul, împreună cu deciziile importante și contextul în jurul priorităților. În acest fel, angajații pot revizui acest spațiu atunci când au întrebări, iar majoritatea instrumentelor wiki permit comentarii, astfel încât angajații să poată pune întrebări pentru clarificare sau preocupări cu privire la priorități.

Pentru management, comentariile și întrebările postate pe wiki pot fi folosite ca informații despre ceea ce ar putea fi explicat în continuare în următorul buletin informativ pentru toate mâinile sau compania pentru a menține comunicarea și alinierea cu întreaga companie. Dacă o persoană pune o întrebare, este posibil să mai fie și alții să se întrebe același lucru.

4. Țineți săptămânal întâlniri virtuale ale echipei

În timp ce toate mâinile lunare, buletinele informative ale companiei și prioritățile documentate le ajută să le ofere angajaților un context în jurul direcției companiei, repetarea săptămânală poate ajuta să mențină direcția companiei în fruntea minții angajaților în timp ce își trec prin zi cu zi.

Repetând prioritatea principală pentru companie în fiecare săptămână, la începutul fiecărei întâlniri de departament, managerii sunt capabili să impună rolul pe care îl joacă echipa lor în prioritatea companiei și îi ajută să-și mențină echipa concentrată pe ceea ce este cel mai important și îi ajută să-și prioritizeze mai bine propria lor prioritate. sarcini pentru a se alinia cu direcția companiei. Pentru a menține comunicarea și a alinia direcția companiei, repetarea este cheia.

4 moduri de a comunica despre proiecte

Să fii la curent cu ceea ce s-a realizat într-un proiect și să colaborezi la idei este mai ușor atunci când lucrezi îndeaproape cu colegii tăi, deoarece poți discuta despre progresul tău și despre ce urmează. Pentru ca proiectele să se desfășoare fără probleme în companiile aflate la distanță, este nevoie de o combinație de întâlniri și instrumente pentru a comunica și a colabora eficient pentru a finaliza treaba la timp.

1. Țineți întâlniri virtuale de proiect

Proiectele decurg rareori exact așa cum au fost planificate. Apar blocaje, incendiile apar și cheile sunt adesea aruncate în amestec. Pentru a finaliza proiectele la timp, menținerea comunicării este esențială, motiv pentru care este o idee grozavă ca echipele de la distanță să aibă o întâlnire virtuală săptămânală cu fiecare departament, precum și o întâlnire săptămânală cu toată conducerea.

Această întâlnire nu numai că reiterează direcția companiei, așa cum sa menționat mai sus, dar poate fi folosită și ca o verificare a pulsului pentru a se asigura că proiectele sunt pe drumul cel bun și, dacă nu, oferă posibilitatea de a colabora, de a lua decizii și de a delega elemente de acțiune pentru a obține proiectul din nou pe drumul cel bun.

2. Utilizați software de management al proiectelor și sarcinilor

Software-ul de gestionare a proiectelor și a sarcinilor poate economisi mult timp echipelor și companiilor și poate face urmărirea, delegarea și actualizarea cu privire la lucruri mult mai ușoare decât bazarea pe foi de calcul și e-mail. Acest lucru este important în special pentru echipele de la distanță care trebuie să colaboreze și să delege munca. Există multe opțiuni de software de gestionare a sarcinilor și a proiectelor disponibile, care variază în preț în funcție de caracteristicile specifice necesare pentru diverse industrii și afaceri. Câteva exemple de software de management al sarcinilor și proiectelor sunt Asana, Monday, Trello, Daylite și Basecamp.

3. Folosiți un software intern de mesagerie

În timp ce software-ul de management al proiectelor și al sarcinilor poate facilita colaborarea și coordonarea proiectelor și sarcinilor, există totuși adesea comunicare care trebuie să aibă loc pentru a discuta, care poate implica o persoană sau grupuri de oameni. Pentru a facilita discuțiile, deciziile și actualizările rapide, software-ul de mesagerie instantanee este esențial. Exemple de software de mesagerie instantanee pentru afaceri sunt Slack, Microsoft Teams, Telegram și Google Hangouts Chat.

4. Țineți întâlniri post-mortem ale proiectului

Pentru a îmbunătăți comunicarea și procesele din jurul proiectelor, este o idee bună să faceți o autopsie după fiecare proiect finalizat. Un proiect post-mortem este o întâlnire în care discutați ca o echipă sau departament ce ar fi trebuit să se întâmple în cadrul proiectului, ce s-a întâmplat, ce a mers bine și ce nu a mers bine/ce poate fi îmbunătățit. Acest lucru oferă angajaților posibilitatea de a ridica probleme și idei și de a veni cu soluții creative la probleme și planuri de urgență pentru proiectele viitoare pentru ca comunicarea să se desfășoare fără probleme.

Pentru aceste întâlniri, este o idee bună să documentați ce a mers bine și ce poate fi îmbunătățit, astfel încât aceste învățăminte să nu fie uitate pentru proiectele viitoare. Acest lucru se poate face folosind un wiki sau în cadrul software-ului dvs. de gestionare a proiectelor, dacă include funcții pentru a capta aceste informații și a le conecta la proiecte viitoare.

2 moduri de a comunica cu clienții și potențialii

Când trebuie să știi când cineva a vorbit ultima dată cu un client sau despre ce detalii s-au discutat, a fi la birou îți oferă opțiunea de a verifica cu colegul tău de lucru care stă lângă tine. Deși aceasta nu este cea mai eficientă metodă, deoarece provoacă întreruperi, este totuși o opțiune. Pentru companiile aflate la distanță, menținerea reciprocă la curent cu clienții și potențialii necesită un proces mai eficient, care este împărțit între angajați.

1. Utilizați software CRM

Gestionarea comunicării și a detaliilor despre clienți prin e-mail și foi de calcul poate deveni greoaie și haotică, ceea ce duce la pierderi de timp, ineficiențe și erori. Software-ul CRM poate îmbunătăți comunicarea despre clienți și potențiali atunci când echipele trebuie să colaboreze și să lucreze împreună pentru a încheia tranzacții sau a executa proiecte ale clienților. Există multe opțiuni diferite de software CRM care variază în preț și sunt orientate către diferite industrii, platforme și dimensiuni de afaceri.

2. Organizați actualizări virtuale și întâlniri de check-in

Întâlniri virtuale săptămânale pentru câștig din nou! Pentru a menține comunicarea despre clienți și potențiali, întâlnirea săptămânală poate fi utilă pentru a repeta tendințele comune în feedback-ul clienților, blocajele care îi împiedică pe oameni să încheie tranzacții și problemele ridicate de clienți care trebuie discutate. Pentru a profita cel mai bine de întâlnirea săptămânală a departamentului, începeți cu repetarea priorităților principale ale companiei, a statisticilor acestora și a oricăror blocaje, discutați feedback-ul clienților și încheiați prin a captura elemente de acțiune împreună cu cine este responsabil și când.

3 moduri de a comunica despre performanța angajaților

Un obstacol comun pe care trebuie să-l depășească companiile atunci când lucrează de la distanță este să aibă încredere în angajați să-și petreacă timpul cu înțelepciune. Este ușor să identifici când angajații vin întârziat sau se slăbesc în timpul orelor de lucru, când este vizibil la birou. Pentru companiile aflate la distanță, este deosebit de important să existe procese și instrumente pentru a se asigura că angajații îndeplinesc așteptările de performanță și au oportunități de coaching sub performanții.

1. Explicați KPI-urile și competențele pentru fiecare rol

Comunicarea greșită cu privire la așteptări se întâmplă adesea între un angajat și managerul său atunci când așteptările și rezultatele nu sunt clar conturate. Pentru a menține alinierea la așteptări, a pregăti angajații pentru succes și pentru a evita interpretările greșite inutile ale succesului, este esențial să ai indicatori cheie de performanță (KPI) și competențe de bază pentru fiecare rol definiți clar.

Adesea denumit tablou de punctaj al locurilor de muncă sau tablou de punctaj al performanței, acest document cu KPI-urile așteptate și competențele de bază subliniate ajută la eliminarea oricăror concepții greșite despre așteptări. O fișă de punctaj este foarte diferită de o fișă a postului. În cazul în care o descriere a postului conturează activități și seturi de abilități, o fișă de punctaj subliniază rezultatele așteptate care trebuie atinse pentru un anumit rol. Tabelele de punctaj sunt un instrument atât pentru manageri pentru a instrui angajații, cât și pentru ca angajații să aibă claritate cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei.

2. Faceți recenzii lunare ale performanței

Odată ce angajații au un tabel de punctaj, menținerea comunicării despre performanța lor se reduce la programare și a fi disciplinați să folosească tabelul de punctaj pentru a evalua performanța angajatului. Acest lucru se poate face prin recenzii lunare facilitate de software-ul de videoconferință sau o dată pe trimestru, în funcție de afacere.

Scopul acestor întâlniri virtuale de performanță este de a se alinia la starea actuală a KPI-urilor angajaților, de a-i lăuda pentru ceea ce fac bine și de a discuta despre oportunitățile în care se pot îmbunătăți. A face acest lucru în mod constant ajută la îmbunătățirea calității comunicării în jurul performanței angajaților, ceea ce este deosebit de important pentru companiile aflate la distanță care nu știu întotdeauna ce fac angajații lor în timpul zilei. Un tabel de punctaj și un proces pentru revizuiri regulate ajută la construirea autonomiei și a încrederii într-un mediu de lucru la distanță.

3. Țineți întâlniri săptămânale 1:1 și check-in-uri

Săptămânal sau bisăptămânal, săptămânal sau bisăptămânal, fiecare angajat cu managerul său este o idee bună pentru a menține comunicarea despre performanța angajaților și a reveni la angajamentele de a trage angajații la răspundere. În loc să așteptați până la următoarea revizuire lunară sau trimestrială, un check-in săptămânal sau bisăptămânal care durează 15 până la 30 de minute creează o oportunitate suplimentară de a se asigura că angajații sunt concentrați pe ceea ce este cel mai important, astfel încât compania să-și atingă obiectivele.

Gânduri finale

Pentru companiile aflate la distanță, menținerea comunicării se rezumă la existența instrumentelor și proceselor potrivite pentru a se asigura că informațiile circulă prin organizație și toată lumea știe încotro se îndreaptă compania și poate colabora pentru a rezolva problemele. Prin stabilirea ritmurilor potrivite de întâlnire și a instrumentelor adecvate, vă puteți asigura că faceți un efort deliberat pentru a menține comunicarea și alinierea în compania dvs. de la distanță.

Dacă v-a plăcut acest articol și doriți mai mult conținut de lucru la distanță, consultați centrul nostru complet de lucru de acasă, cu mai mult de o duzină de resurse.