リモートワーク環境でコミュニケーションを維持する13の方法

企業がリモートに移行する傾向は今後も続きます。

リモートワークはまったく新しいものではありませんが、多くの企業が求人に新たに追加するものとして採用しています。 実際、在宅勤務は 2005 年以降 173% 増加し、470 万人以上の従業員が在宅勤務の半分以上の時間で働いています。

より多くの企業が、オーバーヘッドの削減、人材プールの利用可能性の拡大、従業員のワークライフ バランスの向上などのメリットを得るためにリモート ワークに移行していますが、この移行には独自の一連の課題が伴います。 通信は、リモートで作業する企業にとって最大の課題の 1 つとして挙げられています。 実際、83% の企業が、2019 年にコミュニケーションの問題が原因で、顧客を失ったり、主要な締め切りに間に合わなかったり、従業員を解雇したりしました。

他の人が何に取り組んでいるのか、どのようにコラボレーションするのか、お互いに顔を合わせていないときに社内の全員の足並みをそろえるにはどうすればよいでしょうか?

リモートチームと通信する 4 つの方法

従業員が同じオフィスで互いに働いている場合、リモートで作業している場合よりもチームのコミュニケーションがより有機的に行われます。 会社がどこに向かっているのか、他の部門の同僚と昼食をとりながら雑談したり、冷水器で追いついたりしているときは、直面している主要な課題を簡単に把握できます。 リモート企業の場合、会社の方向性と直面している主要な課題について従業員に通知し続けるには、慎重な努力と繰り返しが必要です。

1. 毎月の仮想全社ミーティングを開催する

会社の方向性に関するコミュニケーションを維持するために、月に 1 回の仮想全社会議を開催することは、連携を維持するために重要です。 バーチャルなオールハンズは、会社の全員を集めて、会社のビジョンと長期的な目標、会社が克服しようとしている直面している主要な課題、各部門やチームがどのように役割を果たしているかを繰り返す絶好の機会です。会社を前進させるために。

全員参加型の会議は、通常 1 時間の会議であり、会議を録画して、出席できない人が会社の方向性について知ることができるようにすることをお勧めします。 オールハンズは、新入社員をチームに紹介し、その他の重要な人事関連の最新情報やニュースを共有する絶好の機会でもあります。

もちろん、仮想会議を容易にするためには、適切なビデオ会議ソフトウェアが必要です。 このソフトウェアには多くのオプションがあり、無料のものと有料のものがあります。 人気のある会議ソフトウェアの例には、Skype、Google ハングアウト、GoToMeeting、Zoom などがあります。 どちらのオプションを選択しても、特定の機能要件と予算に依存する場合があります。

2. 毎月の社内ニュースレターを送信する

一部の人々は聴覚学習者であり、毎月のオールハンズは会社の方向性に関する情報を消化するのに役立ちますが、他の人々は読書や視覚的に進行状況を確認することでよりよく学び、より多くの情報を覚えています. 毎月の会社のニュースレターは、会社の方向性、主要な優先事項、および会社がこれらの目標に向かって全体として行っている進歩を繰り返し、強化するのに役立ちます。

これにより、従業員が日々の活動を通じて働く際に、会社の方向性を常に念頭に置いておくことができます。 会社のニュースレターは、会社のコアバリュー、会社で利用可能な新しい雇用機会、主要な優先事項の進捗状況を共有するための詳細と統計を繰り返し強調する絶好の機会でもあります.

3. 仮想コラボレーション ワークスペースを使用する

会社が何を優先し、何を重視するかについての決定は、文書化して会社と共有し、連携を維持する必要があります。 オフィスで働く企業の場合、これは通常、ホワイトボード、ポスター、またはテレビ画面のダッシュボードで行われ、すべての従業員が表示および追跡できます。 リモート企業の場合、これは別の方法で行う必要があるため、どこにいても誰もが見ることができます。

ソリューション？ 仮想コラボレーション スペースまたは Wiki を使用して、従業員ハンドブックや会社のプロセスなどを文書化して共有します。 企業は自社の Wiki にスペースを作成して、企業がその年および四半期に注力している主要な優先事項を、重要な決定事項および優先事項に関連するコンテキストとともに文書化することができます。 このようにして、従業員は質問があるときにこのスペースを確認できます。また、ほとんどの wiki ツールではコメントが許可されているため、従業員は明確化や優先事項に関する懸念について質問することができます。

経営陣は、wiki に投稿されたコメントや質問を、次の全社または会社のニュースレターでさらに説明できる内容についての洞察として使用して、会社全体とのコミュニケーションと調整を維持することができます。 1 人が質問すると、同じことを疑問に思っている人が他にもいる可能性があります。

4.毎週の仮想チームミーティングを開催する

毎月の全社会議、会社のニュースレター、文書化された優先事項は、従業員に会社の方向性に関するコンテキストを提供するのに役立ちますが、週単位で繰り返すことは、従業員が日常生活を送る中で会社の方向性を常に念頭に置いておくのに役立ちます。

毎週、各部門の会議の開始時に会社の最優先事項を繰り返すことで、マネージャーは会社の優先事項でチームが果たす役割を強化し、チームが最も重要なことに集中し続けるのを助け、自分自身の優先順位をより適切に設定するのに役立ちます。会社の方向性に沿った仕事。 コミュニケーションを維持し、会社の方向性を一致させるには、繰り返しが重要です。

プロジェクトについて伝える 4 つの方法

進捗状況や次の予定についてチャットできるため、同僚と緊密に連携することで、プロジェクトで行われたことの最新情報を入手したり、アイデアについて共同作業したりすることがより簡単になります。 遠隔地の企業でプロジェクトを円滑に進めるには、ミーティングとツールを組み合わせて効果的にコミュニケーションを取り、協力して時間通りに仕事を終わらせる必要があります。

1. バーチャル プロジェクト ミーティングを開催する

プロジェクトが計画どおりに進むことはめったにありません。 ボトルネックが発生し、火災が発生し、多くの場合、問題が発生します。 プロジェクトを時間通りに完了するには、コミュニケーションを維持することが重要です。そのため、リモート チームが各部門と毎週仮想会議を開催し、すべての経営陣と毎週会議を行うことをお勧めします。

この会議は、上記のように会社の方向性を繰り返すだけでなく、プロジェクトが順調に進んでいることを確認するパルス チェックとしても使用できます。プロジェクトは軌道に戻ります。

2. プロジェクトおよびタスク管理ソフトウェアを使用する

プロジェクトおよびタスク管理ソフトウェアは、チームや企業の時間を大幅に節約し、スプレッドシートや電子メールに頼るよりもはるかにスムーズに物事を追跡、委任、更新することができます。 これは、共同作業や作業の委任が必要なリモート チームにとって特に重要です。 さまざまな業界やビジネスに必要な特定の機能に応じて、さまざまな価格のさまざまなタスクおよびプロジェクト管理ソフトウェア オプションが利用可能です。 タスクおよびプロジェクト管理ソフトウェアの例としては、Asana、Monday、Trello、Daylite、Basecamp などがあります。

3. 社内メッセージング ソフトウェアを使用する

プロジェクトおよびタスク管理ソフトウェアを使用すると、プロジェクトやタスクの共同作業や調整が容易になりますが、1 人または複数のグループが関与する可能性のある、話し合うために発生する必要があるコミュニケーションが依然として頻繁に発生します。 迅速な議論、決定、および更新を促進するには、インスタント メッセージング ソフトウェアが重要です。 ビジネス インスタント メッセージング ソフトウェアの例としては、Slack、Microsoft Teams、Telegram、Google Hangouts Chat があります。

4. プロジェクトの事後分析ミーティングを開催する

プロジェクトに関するコミュニケーションとプロセスを改善するために、プロジェクトが完了するたびに事後分析を行うことをお勧めします。 プロジェクト事後分析とは、チームまたは部門として、プロジェクトで何が起こるはずだったのか、何が起こったのか、何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのか、何を改善できるのかについて話し合う会議です。 これにより、従業員は問題やアイデアを提起し、問題に対する創造的な解決策を考え出し、将来のプロジェクトのコミュニケーションが円滑に進むようにするための緊急時対応計画を考える機会を得ることができます。

これらの会議では、何がうまくいったか、何が改善できるかを文書化して、これらの学習が将来のプロジェクトで忘れられないようにすることをお勧めします。 これは、Wiki を使用するか、この情報をキャプチャして将来のプロジェクトに接続する機能が含まれている場合はプロジェクト管理ソフトウェア内で実行できます。

クライアントや見込み客とコミュニケーションを取るための 2 つの方法

誰かがクライアントと最後に話したのはいつか、またはどのような詳細が話し合われたのかを知る必要がある場合、オフィスにいれば、隣に座っている同僚に確認することができます。 これは中断を引き起こすため、最も効果的な方法ではありませんが、それでもオプションです。 リモート企業の場合、クライアントと見込み客についてお互いに最新情報を共有するには、従業員間で共有されるより合理化されたプロセスが必要です。

1. CRM ソフトウェアを使用する

メールやスプレッドシートを使用してクライアントに関するコミュニケーションや詳細を管理することは、煩雑で無秩序になり、時間の浪費、非効率性、エラーにつながる可能性があります。 CRM ソフトウェアは、チームが協力して協力して商談を成立させたり、顧客のプロジェクトを実行したりする必要がある場合に、顧客と見込み客に関するコミュニケーションを改善できます。 CRM ソフトウェアにはさまざまなオプションがあり、さまざまな業界、プラットフォーム、規模のビジネスに対応したさまざまな価格が用意されています。

2. 仮想更新とチェックイン会議を開催する

再び勝つための毎週の仮想会議！ クライアントと見込み客についてのコミュニケーションを維持するために、毎週のミーティングは、顧客からのフィードバックの一般的な傾向、人々が取引を成立させるのを妨げているボトルネック、および議論する必要があるクライアントによって提起された問題を繰り返すのに役立ちます. 毎週の部門会議を最大限に活用するには、会社の最優先事項、それらの統計、およびボトルネックを繰り返すことから始め、顧客からのフィードバックについて話し合い、最後に、誰がいつまでに責任を負うかとともに、アクション アイテムを把握します。

従業員のパフォーマンスについて伝える 3 つの方法

企業がリモートで作業する際に克服しなければならない一般的なハードルは、従業員が時間を賢明に費やすことを信頼することです。 勤務時間中に従業員が遅刻やサボりをしているときは、オフィスに表示されると簡単に特定できます。 リモート企業の場合、従業員がパフォーマンスの期待に応え、パフォーマーの下でコーチングする機会を確保するためのプロセスとツールを用意することが特に重要です。

1. 各役割の KPI とコンピテンシーを説明する

期待と結果が明確に概説されていない場合、従業員とそのマネージャーの間で期待に関する誤解が生じることがよくあります。 期待に沿うように調整し、従業員を成功に向けて準備し、成功の不必要な誤解を避けるには、重要業績評価指標 (KPI) と各役割のコア コンピテンシーを明確に定義することが重要です。

多くの場合、ジョブ スコアカードまたはパフォーマンス スコアカードと呼ばれる、期待される KPI とコア コンピテンシーの概要が記載されたこのドキュメントは、期待に関する誤解を取り除くのに役立ちます。 スコアカードは職務記述書とは大きく異なります。 職務記述書がアクティビティとスキルセットの概要を説明するのに対し、スコアカードは特定の役割で達成する必要がある期待される結果の概要を示します。 スコアカードは、マネージャーが従業員を指導するためのツールであり、従業員が自分に期待されていることを明確にするためのツールでもあります。

2. 毎月の業績評価を実施する

従業員がスコアカードを取得したら、パフォーマンスに関するコミュニケーションを維持するには、スケジューリングを行い、スコアカードを使用して従業員のパフォーマンスを評価するように訓練する必要があります。 これは、ビジネスに応じて、ビデオ会議ソフトウェアによって促進される月次レビュー、または四半期に 1 回のレビューを通じて行うことができます。

これらのバーチャル パフォーマンス ミーティングの目的は、従業員の KPI の現在のステータスを調整し、彼らがうまく行っていることを称賛し、どこを改善できるかについて話し合うことです。 これを一貫して行うことは、従業員のパフォーマンスに関するコミュニケーションの質を向上させるのに役立ちます。これは、従業員が日中に何をしているかを常に把握しているわけではないリモート企業にとって特に重要です。 スコアカードと定期的なレビューのプロセスは、リモート作業環境で自律性と信頼を構築するのに役立ちます。

3. 毎週 1 対 1 のミーティングとチェックインを行う

毎週または隔週で各従業員とマネージャーとの仮想マンツーマンを行うことは、従業員のパフォーマンスに関するコミュニケーションを維持し、従業員に説明責任を持たせるというコミットメントに戻ることをお勧めします。 次の月次または四半期ごとのレビューまで待つのではなく、15 ～ 30 分かかる週次または隔週のチェックインにより、会社が目標を達成するために従業員が最も重要なことに集中できるようにする追加の機会が生まれます。

最終的な考え

リモート企業の場合、コミュニケーションを維持するには、適切なツールとプロセスを導入する必要があります。これにより、情報が組織全体に流れ、全員が会社の方向性を把握し、問題を解決するために協力できるようになります。 適切な会議のリズムと適切なツールを確立することで、遠隔地の会社でのコミュニケーションと調整を維持するための意図的な努力を確実に行うことができます。

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