Anforderungen an die digitale Berichterstattung, Einzelheiten zur e-Berichterstattungspflicht der EU

Erst vor wenigen Monaten veröffentlichte die Europäische Kommission ein vorgeschlagenes Änderungspaket, das darauf abzielt, die aktuelle Mehrwertsteuer- und E-Invoicing-Gesetzgebung zu aktualisieren. Der Vorschlag, bekannt als ViDA – VAT in the Digital Age, wartet auf die Genehmigung durch den Rat der Europäischen Union, ein Schritt, der in den kommenden Monaten erwartet wird. Sie können weiterhin Feedback an die Kommission senden: Die ursprünglich auf Anfang Februar festgelegte Frist für die Einreichung von Kommentaren wurde bis April verlängert, eine weitere Verlängerung kann jedoch nicht ausgeschlossen werden.

Unter den verschiedenen Änderungen und Neuerungen, die durch die neue Version der Regel angedeutet werden, beabsichtigen wir heute, uns auf die neuen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Ausstellung elektronischer Rechnungen und das Mandat im Zusammenhang mit der elektronischen Berichterstattung zu konzentrieren, das die elektronische und strukturierte Übermittlung von Informationen über Intra -Gemeinschaftstransaktionen. Diese Verpflichtungen sollen 2028 in Kraft treten.

Werfen wir also einen Blick auf diese neuen Prozesse, um zu verstehen, woraus sie bestehen, was sie für Unternehmen bedeuten und wie sie operativ funktionieren werden, basierend auf den bisher von der Kommission bereitgestellten Informationen.

Der Kontext des EU-Vorschlags – Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter

Der Vorschlag ergibt sich aus der Notwendigkeit, eine Reihe von Situationen zu beheben, die in den letzten Jahren aufgetreten sind und deutlich gemacht haben, dass die derzeitige europäische Mehrwertsteuer- und Rechnungsstellungsgesetzgebung veraltet und nicht mehr für das aktuelle wirtschaftliche Umfeld geeignet ist.

Tatsächlich ist die aktuelle MwSt-Richtlinie mittlerweile rund 30 Jahre alt und hält mit den neuen Wirtschaftsmodellen, die in den letzten Jahren dank unzähliger Möglichkeiten durch neue Technologien entstanden sind, nicht mehr Schritt: E-Commerce, Plattformökonomie, Gig-Economy eben um ein paar zu nennen.

Darüber hinaus führt das Vorhandensein eines fragmentierten Rechtsrahmens und äußerst unterschiedlicher elektronischer Rechnungsstellungs- und elektronischer Berichtssysteme in verschiedenen europäischen Ländern zu hohen Befolgungs- und Verwaltungskosten für Unternehmen.

Nach Schätzungen der Europäischen Kommission wurdenim Jahr 2020 rund 93 Milliarden Euro an nicht erhobener Mehrwertsteuer , hauptsächlich im Zusammenhang mit sogenanntem Karussellbetrug (Missing Trader Intra-Community Fraud), im Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Umsätzen verzeichnet.Tatsächlich erlauben die aktuellen europäischen Bestimmungen keine zeitnahe Überwachung solcher Transaktionen, was einen Nährboden für diese Art von Steuerdelikten fördert.

Die von der Kommission entwickelte Strategie zur Bewältigung dieser kritischen Probleme umfasst unter anderem Folgendes:

• Aktualisierung der Rechnungsstellungsvorschriften, um die möglichst harmonisierteEinführung elektronischer Rechnungen in allen Mitgliedstaaten durch die Einführung bestimmter Mandate zu fördern;
• die Einführung einer Pflicht zur Erklärung von Informationen über innergemeinschaftliche Transaktionen , die digital und damit in Form von E-Meldungen zu erfolgen hat.

Die elektronische Rechnungsstellung startet 2028

Natürlich ist die Situation in Europa in Sachen elektronischer Rechnungsstellung noch sehr unterschiedlich. Einerseits gibt es kein weit verbreitetes Mandat, sodass die elektronische Rechnungsstellung für einige Länder nur für B2G-Transaktionen obligatorisch ist. In einigen Ländern ist die E-Rechnung für den B2B-Bereich kurzfristig geplant, während in anderen Ländern überhaupt keine Verpflichtungen bestehen. Wir haben darüber in einem ausführlichen Artikel gesprochen, der den ab 2023 geplanten Verpflichtungen gewidmet ist .

Hinzu kommt, dass die derzeit eingesetzten E-Invoicing-Systeme sehr unterschiedlich sind und sich hinsichtlich Formaten, Prozessen und Infrastruktur voneinander unterscheiden. Heutzutage muss ein Unternehmen, das in mehreren europäischen Ländern tätig ist, die Einhaltung unterschiedlicher Vorschriften und Systeme für die elektronische Rechnungsstellung verwalten, was erhebliche wirtschaftliche und fachliche Auswirkungen erfordert.

Dies soll sich in naher Zukunft durch folgende Schritte teilweise ändern:

• Bereits ab 2024 müssen die Mitgliedsstaaten keine Ausnahmegenehmigung mehr bei der Europäischen Union beantragen, um das E-Invoicing-Mandat auf ihrem Hoheitsgebieteinzuführen . Dadurch wird ein bürokratisches Hindernis für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung beseitigt, das die EU-Länder, beginnend mit Italien, bisher überwinden mussten;
• ebenfalls ab 2024ist es nicht mehr erforderlich, die vorherige Zustimmung des Käufers einzuholen , um Rechnungen in elektronischer Form zu erhalten;
• ab 2028 hingegen werden elektronische Rechnungen zum Standardmodus,während die Ausstellung von Papierrechnungen nur noch in länderspezifisch zu definierenden Sonderfällen möglich sein wird.

Die Reform hat auch das Verdienst, ein für alle Mal klarzustellen, dass „elektronische Rechnung“ nur Rechnungen bedeutet, die in strukturierten Formaten, wie z. B. XML-basierten Formaten, verarbeitet werden. (Erneuerter Artikel 217 der vorgeschlagenen Reform der Richtlinie 2006/112/EG)

Darüber hinaus wird auch festgelegt, dass bei der Implementierung von E-Invoicing-Systemen auf Formate zurückgegriffen werden muss, die dereuropäischen Norm EN16391 entsprechen , wie z. B. UBL 2.1 und CII, oder zumindest auf solche Formate, die die Interoperabilität gewährleisten.

Schließlich wird die Implementierung neuer Rechnungsstellungssysteme durch die Mitgliedstaaten auf der Grundlage des Pre-Clearance-Modells, die eine vorherige Kontrolle elektronischer Rechnungen durch die Steuerbehörde vorsehen, nicht gestattet.

Diese Maßnahmen zielen nicht nur darauf ab, die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung durch die EU-Staaten zu fördern, sondern vor allem sicherzustellen, dass der Prozess so abläuft, dass möglichst interoperable und einheitliche Systeme geschaffen werden, um unnötige Belastungen für Unternehmen zu vermeiden .

Obligatorisches e-Reporting für Intra-EU-Transaktionen: Worum es geht

Das Jahr 2028 ist auch das Jahr, in dem die Meldepflicht für Informationsdaten zu Intra-EU-Transaktionen verpflichtend wird (Business-to-Consumer-Transaktionen bleiben jedoch weiterhin ausgenommen). Diese Verpflichtung erfolgt in Form einer Erklärung in elektronischer Form, so dass es sich faktisch um eine digitale Meldepflicht oder E-Meldung handelt.

Um die Auswirkungen dieser Änderung zu verstehen, ist es erwähnenswert, dass die Meldung von Daten zu diesen Transaktionen derzeit nur von Lieferanten und mit sehr verzögerten Zeitrahmen erfolgt, sowohl für die Ausstellung von Rechnungen als auch für die Übermittlung der Erklärung. Darüber hinaus ist diese Erklärung bisher summarisch, dh sie enthält Verweise auf mehrere Transaktionen, die sich auf denselben Monat beziehen.

Dieser Ansatz bedeutet, dass es nicht möglich ist, solche Transaktionen und die damit verbundene Umsatzsteuer-Compliance seitens der Steuerzahler umfassend zu überwachen.

Was sind Anforderungen an die digitale Berichterstattung?

Die Einführung des E-Meldeauftrags hingegen stellt eine Reihe von Anforderungen – Digital Reporting Requirements (DRR) – auf, die Folgendes festlegen:

• die Informationen sollten in einem strukturierten Format übermittelt werden, das der Norm EN 16391 entspricht, obwohl die Kommission hierzu weitere Einzelheiten vorlegen muss;
• Die Berichterstattung muss nahezu in Echtzeit erfolgen , d. h. innerhalb von 2 Tagen nach Ausstellung der betreffenden Rechnungen.Dieser strenge Zeitrahmen soll potenzielle Betrugs- oder Steuervergehenssituationen schnell erkennen;
• Zusammenfassende Meldungen sind nicht mehr möglich, die Meldung muss vorgangsweise erfolgen;
• die zu meldenden Daten, bei denen es sich um eine Teilmenge der bereits auf der Rechnung enthaltenen Informationen handelt, werden auf Unionsebene festgelegt, und die Mitgliedstaaten dürfen keine zusätzlichen Informationen anfordern;
• Schließlich gilt die elektronische Meldepflicht sowohl für Lieferanten als auch für Käufer: Dies wird Gegenkontrollen mit den erhaltenen Daten ermöglichen, um zeitnahere Kontrollen zu gewährleisten und Betrug zu minimieren.

Neues zentralisiertes MIAS, wie es funktionieren wird

Wir werden den letzten Teil dieses Artikels dem System und der Infrastruktur widmen, die zur Verwaltung dieses neuen E-Reporting-Mandats erforderlich sind.

Konkret fordert der Vorschlag die Schaffung eines zentralisierten Systems, VIES (VAT Information Exchange System), ab der aktuellen Version.

Jedes EU-Land muss ein nationales System einrichten, das in der Lage ist, Daten in einem strukturierten Format von Steuerzahlern zu sammeln und diese dann an MIAS zu übermitteln. Die Mitgliedstaaten sind natürlich auch für die Richtigkeit und Genauigkeit der übermittelten Daten verantwortlich.

VIES wird daher die folgenden Funktionen haben:

• Sammeln Sie die erfassten Daten in Übereinstimmung mit den Anforderungen für die digitale Berichterstattung;
• die Daten verarbeiten und mit anderen Daten anreichern , einschließlich der Daten, die anderen Systemen zugeordnet sind, die im Rahmen der Interoperabilität mit MIAS kommunizieren können;
• Daten werden 5 Jahre im System gespeichert und dann gelöscht;
• MIAS wird autorisierten Beamten aus einzelnen Mitgliedsstaaten oder supranationalen Überwachungsgremien wie Eurofisc Zugang gewähren, um die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften zu überwachen und Steuerbetrug zu verhindern.

Die technischen und betrieblichen Details des neuen Systems müssen in Kürze geklärt werden. Darüber hinaus müssen die einzelnen Mitgliedstaaten auch die Infrastruktur für die Abwicklung der Anforderungen an die elektronische Berichterstattung einrichten und diese mit Steuerzahlern und Anbietern teilen, um sich auf die Frist 2028 vorzubereiten.

Die Europäische Kommission schätzt, dass die mit dem Vorschlag für die Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter eingeführten Maßnahmen im Zeitraum 2023-2032 zusätzliche Einnahmen in Höhe von 111 Mrd. EUR in Bezug auf die erhobene Mehrwertsteuer bringen werden. Ein Großteil dieser Einnahmen wird voraussichtlich aus der Einführung von Digital Reporting Requirements und der damit verbundenen Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Rechnungsstellung stammen.