Cómo elegir una plataforma de eventos virtuales

Elegir una plataforma de eventos virtuales para agregar a su pila de tecnología de marketing no es una tarea fácil. Con el auge de la fuerza de trabajo distribuida, las plataformas de eventos virtuales han ido surgiendo de la nada a diestro y siniestro.

Al igual que cualquier otra pieza de tecnología que agrega a su pila, requiere una consideración cuidadosa y se deben tomar una serie de decisiones importantes.

El impacto de seleccionar la plataforma de eventos virtuales incorrecta para sus necesidades es demasiado significativo. En este artículo, repasaremos los principales árboles de decisión para asegurarnos de que encuentre la plataforma adecuada.

1. Determina tu presupuesto

La primera y más importante consideración al elegir una plataforma de eventos virtuales es determinar su presupuesto disponible. Las plataformas vienen en todas las formas y tamaños, desde opciones económicas hasta soluciones empresariales.

Tenemos un artículo detallado sobre los costos de las plataformas de eventos virtuales y los servicios adicionales que ofrece la mayoría de los proveedores.

En resumen, las plataformas de eventos virtuales generalmente cobran una tarifa de suscripción mensual recurrente que se complementa con la cantidad esperada de asistentes anuales.

2. Eventos internos o externos

Las características de las plataformas de eventos en línea se adaptan a su público objetivo ideal. Las dos segmentaciones principales son eventos para audiencias externas como clientes (potenciales) y audiencias internas como empleados.

Cuando se trata de elegir una plataforma de eventos virtuales, debe decidir si organizará eventos para audiencias internas o externas.

Las plataformas de eventos internos a menudo están diseñadas para promover la colaboración, como talleres. Por el contrario, las plataformas de eventos externos ofrecen funciones como puestos de patrocinio y venta de entradas.

3. Comprende el tamaño de tu audiencia

El tamaño de su audiencia es un punto clave de determinación al seleccionar su plataforma de eventos virtuales. Cuando espera una gran audiencia, necesitará funciones para dividirlos en tamaños más manejables, como la capacidad de organizar varias sesiones al mismo tiempo.

Si va a organizar un evento con 3000 asistentes, está buscando plataformas de nivel empresarial. Por otro lado, si tiene un evento pequeño de 20 asistentes, entonces una plataforma de nivel empresarial será superior.

4. Selección de características cruciales

Antes de comenzar con el proceso de selección de su plataforma de eventos virtuales, es esencial sentarse y crear una lista de requisitos de funciones clave.

Mi recomendación es echar un vistazo a su MarTech Stack actual para determinar qué tipos de integraciones necesita. No desea que la plataforma de eventos sea una pieza de tecnología independiente en su pila. Todo tiene que estar integrado para agilizar los flujos de datos.

A continuación se muestra una lista de características para ayudarlo con su lista:

• Venta de patrocinios
• Stands virtuales
• Venta de entradas
• Capacidades de eventos híbridos
• Automatización de correo electrónico
• integraciones
• Agendas y programación de eventos
• Constructores de páginas de aterrizaje
• Capacidades de funcionamiento en seco

Aquí en Markletic, revisamos las plataformas de eventos virtuales en más de 80 funciones. Para obtener una lista completa de funciones, puede echar un vistazo a una de nuestras reseñas y desplazarse hacia abajo hasta la sección de funciones.

5. Determinar las capacidades de patrocinio

Para conferencias virtuales, los organizadores de eventos generalmente requieren capacidades de patrocinio. Los organizadores de eventos venden patrocinios para mejorar la experiencia de la audiencia y generar flujos de ingresos.

Al seleccionar su plataforma de eventos virtuales, es importante determinar si necesitará alguna de las siguientes características de patrocinio.

• Personalización de la marca de la plataforma de eventos para incluir los activos de los patrocinadores.
• Stands virtuales y la posibilidad de que los patrocinadores configuren los propios stands.
• Funciones de participación del público en los stands virtuales. En otras palabras, funciones que permiten a los patrocinadores interactuar con los visitantes del stand.
• Funciones para vender paquetes de patrocinio por niveles.
• Sesiones de trabajo organizadas por patrocinadores.
• Informes sobre la participación de la audiencia en los stands virtuales. Los patrocinadores generalmente tienen como objetivo generar clientes potenciales en eventos virtuales y debe transferirles los clientes potenciales después del evento.

Sugerencia: aquí puede encontrar nuestro ejemplo de un folleto de patrocinio de un evento virtual.

6. Requisitos de emisión de billetes

Los organizadores de eventos a veces optan por vender entradas para sus eventos virtuales para generar ingresos y compensar los costos de la plataforma de eventos virtuales.

Al elegir su plataforma de eventos virtuales, es importante determinar qué funciones de venta de entradas necesita. A continuación se muestra una lista de funciones comunes de emisión de boletos.

• Entradas escalonadas
• Códigos de descuento
• Integraciones de pasarelas de pago
• Restricciones de acceso a la sesión según el tipo de entrada vendida
• Informes de ingresos
• Integración CRM

7. Determinar la importancia del networking

Según nuestra investigación, la segunda razón más importante por la que las personas asisten a eventos virtuales es para establecer contactos.

Al organizar cualquier evento virtual, es probable que esté buscando características que mejoren la interacción entre la audiencia y los oradores.

Especialmente cuando se trata de conferencias virtuales, las funciones de red juegan un papel cada vez más importante. Las características de la plataforma de eventos en línea juegan un papel integral en la satisfacción de la audiencia. Sus asistentes estarán satisfechos cuando hayan podido crear nuevas relaciones y aprender de sus compañeros.

Al seleccionar su plataforma de eventos en línea, tenga en cuenta si necesita las siguientes funciones de red.

• Emparejamiento 1 a 1
• Gamificación
• Chat en vivo con oradores
• Perfiles de usuario
• Chat de audiencia privada
• Integraciones de videoconferencia como Zoom

8. Determinar la formalidad del evento virtual

Las plataformas de eventos virtuales vienen en todas las formas y tamaños. Algunas plataformas de eventos han diseñado su producto para que parezca que estás en un videojuego. Por el contrario, algunas plataformas son más tradicionales y se adaptan mejor a una audiencia formal.

El nivel de formalidad de su evento virtual está determinado principalmente por su audiencia. Por ejemplo, si sus usuarios finales son desarrolladores, les encantará una plataforma de eventos virtuales que parezca un videojuego. Esas plataformas ofrecen funciones divertidas, como caminar por el lugar con un personaje y subirse a un auto de carrera para competir con otros asistentes.

Por otro lado, el ejemplo mencionado anteriormente podría no ser adecuado para un evento de nivel C.

Debe comprender completamente a su audiencia y buscar una plataforma de eventos virtuales que cumpla con su intención principal de asistir y los mantenga interesados ​​​​durante todo el evento.

9. Determine sus usuarios finales internos

Una consideración importante al seleccionar una plataforma de eventos virtuales son los usuarios finales. ¿Quién en su organización creará eventos?

Los criterios de selección de la plataforma de eventos virtuales para los empleados de su departamento de recursos humanos diferirán de los criterios de su equipo de Field Marketing.

Es probable que las personas de su equipo de marketing de campo tengan alguna experiencia previa con plataformas de eventos en línea. Por el contrario, su equipo de recursos humanos puede ser nuevo en este mundo de eventos virtuales.

El nivel de madurez de sus empleados con las plataformas de eventos afectará su elección de plataformas de eventos virtuales y los paquetes de habilitación que ofrece el proveedor. Para las personas sin experiencia con plataformas de eventos, necesitará un plan de habilitación sólido.

Además, las características requeridas dependerán de sus usuarios finales internos. Para seguir con el ejemplo anterior, es probable que los empleados de recursos humanos organicen eventos virtuales con fines de colaboración. Los especialistas en marketing de campo organizarán eventos que aceleren la generación de demanda. Estos diferentes requisitos afectarán su lista de finalistas de la plataforma de eventos virtuales.

10. Capacidades de eventos híbridos

La mayoría de las plataformas de eventos virtuales que están diseñadas para albergar conferencias virtuales ofrecen capacidades de eventos híbridos como:

• Gestión presencial de asistentes.
• Capacidades de transmisión en vivo.
• Aplicación de eventos para sus asistentes.

El objetivo de la gestión híbrida de eventos es integrar a la perfección la audiencia virtual y presencial.

Durante su proceso de selección, deberá determinar si organizará un evento virtual explícito o si desea expandirse a eventos híbridos.

Conclusión

Con todo, el proceso de selección de eventos virtuales requiere muchas decisiones. Debe decidir sobre su presupuesto, selección de características, capacidades de patrocinio, usuarios finales y capacidades de eventos híbridos, por nombrar algunos.

Al elegir una plataforma de eventos virtuales, la decisión descrita en este artículo lo guiará hacia la creación de una lista de plataformas.