Comment choisir une plateforme d'événement virtuel

Choisir une plateforme d'événements virtuels à ajouter à votre pile de technologies marketing n'est pas une tâche facile. Avec l'essor de la main-d'œuvre distribuée, les plateformes d'événements virtuels ont germé de gauche à droite.

Comme tout autre élément technologique que vous ajoutez à votre pile, cela nécessite une réflexion approfondie et une série de décisions importantes doivent être prises.

L'impact de la sélection de la mauvaise plateforme d'événements virtuels pour vos besoins est trop important. Dans cet article, nous passerons en revue les principaux arbres de décision pour vous assurer de trouver la bonne plateforme.

1. Déterminez votre budget

La première et principale considération dans le choix d'une plateforme d'événements virtuels est de déterminer votre budget disponible. Les plates-formes sont de toutes formes et tailles, des options économiques aux solutions d'entreprise.

Nous avons un article détaillé sur les coûts des plates-formes d'événements virtuels et des services supplémentaires proposés par la plupart des fournisseurs.

En bref, les plateformes d'événements virtuels facturent généralement des frais d'abonnement mensuels récurrents qui sont complétés par le nombre prévu de participants annuels.

2. Événements internes ou externes

Les fonctionnalités des plateformes événementielles en ligne sont adaptées à leur public cible idéal. Les deux principales segmentations sont les événements destinés aux publics externes tels que les clients (prospects) et les publics internes tels que les employés.

Lorsqu'il s'agit de choisir une plateforme d'événements virtuels, vous devez décider si vous organiserez des événements pour un public interne ou externe.

Les plateformes événementielles internes sont souvent conçues pour favoriser la collaboration comme les ateliers. Au contraire, les plateformes événementielles externes proposent des fonctionnalités telles que des stands de sponsoring et la billetterie.

3. Comprendre la taille de votre audience

La taille de votre audience est un point clé de détermination lors de la sélection de votre plateforme d'événement virtuel. Lorsque vous vous attendez à un large public, vous aurez besoin de fonctionnalités pour les diviser en tailles plus gérables, telles que la possibilité d'héberger plusieurs sessions en même temps.

Si vous allez organiser un événement avec 3000 participants, vous envisagez des plateformes de niveau entreprise. D'un autre côté, si vous avez un petit événement de 20 participants, une plate-forme de niveau entreprise sera au-dessus.

4. Sélection des caractéristiques cruciales

Avant de commencer le processus de sélection de votre plate-forme d'événements virtuels, il est essentiel de s'asseoir et de créer une liste des principales exigences en matière de fonctionnalités.

Ma recommandation est de jeter un coup d'œil à votre pile MarTech actuelle pour déterminer les types d'intégrations dont vous avez besoin. Vous ne voulez pas que la plate-forme événementielle soit une technologie autonome dans votre pile. Tout doit être intégré pour rationaliser les flux de données.

Vous trouverez ci-dessous une liste de fonctionnalités pour vous aider dans votre liste :

• Vente de parrainages
• Stands virtuels
• billetterie
• Capacités d'événements hybrides
• Automatisation des e-mails
• Intégrations
• Ordres du jour et planification des événements
• Constructeurs de pages de destination
• Capacités de fonctionnement à sec

Chez Markletic, nous passons en revue les plateformes d'événements virtuels sur plus de 80 fonctionnalités. Pour une liste complète des fonctionnalités, vous pouvez consulter l'un de nos avis et faire défiler jusqu'à la section des fonctionnalités.

5. Déterminer les capacités de parrainage

Pour les conférences virtuelles, les organisateurs d'événements ont généralement besoin de capacités de parrainage. Les organisateurs d'événements vendent des parrainages pour améliorer l'expérience du public et générer des flux de revenus.

Lors de la sélection de votre plateforme d'événement virtuel, il est important de déterminer si vous aurez besoin de l'une des fonctionnalités de parrainage ci-dessous.

• Image de marque de la plate-forme d'événements personnalisée pour inclure les actifs des sponsors.
• Stands virtuels et possibilité pour les sponsors de configurer eux-mêmes les stands.
• Fonctionnalités d'engagement du public sur les stands virtuels. En d'autres termes, des fonctionnalités qui permettent aux sponsors d'interagir avec les visiteurs du stand.
• Fonctionnalités pour vendre des packages de parrainage à plusieurs niveaux.
• Séances en petits groupes organisées par le sponsor.
• Rapports sur l'engagement du public dans les kiosques virtuels. Les sponsors visent généralement à générer des prospects lors d'événements virtuels et vous devez leur transférer les prospects après l'événement.

Astuce : Vous trouverez ici notre exemple de prospectus de sponsoring d'événement virtuel.

6. Conditions de billetterie

Les organisateurs d'événements choisissent parfois de vendre des billets pour leurs événements virtuels afin de générer des revenus et de compenser les coûts de la plateforme d'événements virtuels.

Lors du choix de votre plateforme d'événement virtuel, il est important de déterminer les fonctionnalités de billetterie dont vous avez besoin. Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités courantes de billetterie.

• Billets à plusieurs niveaux
• Codes de réduction
• Intégrations de passerelle de paiement
• Restrictions d'accès aux sessions selon le type de billet vendu
• Rapports sur les revenus
• Intégration GRC

7. Déterminer l'importance du réseautage

Selon nos recherches, la deuxième raison en importance pour laquelle les gens assistent à des événements virtuels est à des fins de réseautage.

Lorsque vous organisez un événement virtuel, vous recherchez probablement des fonctionnalités qui améliorent l'interaction entre le public et les intervenants.

Surtout en ce qui concerne les conférences virtuelles, les fonctionnalités de mise en réseau jouent un rôle de plus en plus important. Les fonctionnalités de la plateforme d'événements en ligne jouent un rôle essentiel dans la satisfaction du public. Vos participants seront satisfaits lorsqu'ils auront pu créer de nouvelles relations et apprendre de leurs pairs.

Lors de la sélection de votre plateforme d'événements en ligne, déterminez si vous avez besoin des fonctionnalités de mise en réseau suivantes.

• Matchmaking 1 contre 1
• Gamification
• Chat en direct avec les intervenants
• Des profils d'utilisateurs
• Chat public privé
• Intégrations de visioconférence telles que Zoom

8. Déterminer la formalité de l'événement virtuel

Les plateformes d'événements virtuels sont de toutes formes et tailles. Certaines plateformes événementielles ont conçu leur produit pour qu'on ait l'impression d'être dans un jeu vidéo. Au contraire, certaines plateformes sont plus traditionnelles et conviennent mieux à un public formel.

Le niveau de formalité de votre événement virtuel est principalement déterminé par votre public. Par exemple, si vos utilisateurs finaux sont des développeurs, ils adoreront une plateforme d'événements virtuels qui ressemble à un jeu vidéo. Ces plates-formes offrent des fonctionnalités amusantes telles que se promener dans la salle avec un personnage et entrer dans une voiture de course pour rivaliser avec d'autres participants.

D'autre part, l'exemple mentionné ci-dessus peut ne pas convenir à un événement de niveau C.

Vous devez bien comprendre votre public et rechercher une plate-forme d'événement virtuel qui réponde à son intention première d'assister et le maintienne intéressé tout au long de l'événement.

9. Déterminez vos utilisateurs finaux internes

Les utilisateurs finaux sont une considération importante dans le choix d'une plate-forme d'événements virtuels. Qui dans votre organisation créera des événements ?

Les critères de sélection de la plate-forme d'événements virtuels pour les employés de votre service RH seront différents des critères de votre équipe Field Marketing.

Les membres de votre équipe de marketing sur le terrain auront probablement une expérience préalable des plateformes d'événements en ligne. Au contraire, votre équipe RH est peut-être nouvelle dans ce monde d'événements virtuels.

Le niveau de maturité de vos employés avec des plates-formes d'événements aura un impact sur votre choix de plates-formes d'événements virtuels et sur les packages d'activation proposés par le fournisseur. Pour les personnes sans expérience avec les plateformes événementielles, vous aurez besoin d'un plan d'activation solide.

De plus, les fonctionnalités requises dépendront de vos utilisateurs finaux internes. Pour rester dans l'exemple ci-dessus, les employés des RH organiseront probablement des événements virtuels à des fins de collaboration. Les spécialistes du marketing sur le terrain organiseront des événements qui accéléreront la génération de la demande. Ces différentes exigences auront un impact sur votre liste restreinte de plateformes d'événements virtuels.

10. Capacités d'événements hybrides

La plupart des plates-formes d'événements virtuels conçues pour héberger des conférences virtuelles offrent des fonctionnalités d'événements hybrides telles que :

• Gestion des participants en personne.
• Capacités de diffusion en direct.
• Demande d'événement pour vos participants.

L'objectif de la gestion d'événements hybrides est d'intégrer de manière transparente le public virtuel et en personne.

Au cours de votre processus de sélection, vous devrez déterminer si vous hébergerez un événement virtuel explicite ou si vous souhaitez vous diversifier vers des événements hybrides.

Conclusion

Dans l'ensemble, le processus de sélection d'un événement virtuel nécessite de nombreuses décisions. Vous devez décider de votre budget, de la sélection des fonctionnalités, des capacités de parrainage, des utilisateurs finaux et des capacités d'événements hybrides, pour n'en nommer que quelques-uns.

Lors du choix d'une plateforme d'événements virtuels, la décision décrite dans cet article vous guidera vers la création d'une liste restreinte de plateformes.