Come scegliere una piattaforma per eventi virtuali

Scegliere una piattaforma per eventi virtuali da aggiungere al tuo stack tecnologico di marketing non è un compito facile. Con l'aumento della forza lavoro distribuita, le piattaforme di eventi virtuali sono spuntate da terra a sinistra ea destra.

Proprio come qualsiasi altra tecnologia che aggiungi al tuo stack, richiede un'attenta considerazione e una serie di decisioni importanti devono essere prese.

L'impatto della selezione della piattaforma di eventi virtuali sbagliata per le tue esigenze è troppo significativo. In questo articolo, esamineremo i principali alberi decisionali per assicurarci di trovare la piattaforma giusta.

1. Determina il tuo budget

La prima e più importante considerazione nella scelta di una piattaforma per eventi virtuali è determinare il budget disponibile. Le piattaforme sono disponibili in tutte le forme e dimensioni, dalle opzioni economiche alle soluzioni aziendali.

Abbiamo un articolo dettagliato sui costi delle piattaforme di eventi virtuali e sui servizi aggiuntivi offerti dalla maggior parte dei fornitori.

In breve, le piattaforme di eventi virtuali in genere addebitano una quota di abbonamento mensile ricorrente che viene integrata dal numero previsto di partecipanti annuali.

2. Eventi interni o esterni

Le caratteristiche delle piattaforme di eventi online sono personalizzate in base al pubblico di destinazione ideale. Le due segmentazioni principali sono eventi per il pubblico esterno come i (potenziali) clienti e il pubblico interno come i dipendenti.

Quando si tratta di scegliere una piattaforma per eventi virtuali, è necessario decidere se ospiterà eventi per un pubblico interno o esterno.

Le piattaforme di eventi interni sono spesso progettate per promuovere la collaborazione come i workshop. Al contrario, le piattaforme di eventi esterni offrono funzionalità come cabine di sponsorizzazione e biglietteria.

3. Comprendi la dimensione del tuo pubblico

La dimensione del tuo pubblico è un punto chiave di determinazione nella scelta della piattaforma per eventi virtuali. Quando ti aspetti un pubblico ampio, avrai bisogno di funzionalità per suddividerlo in dimensioni più gestibili come la possibilità di ospitare più sessioni contemporaneamente.

Se hai intenzione di ospitare un evento con 3000 partecipanti, stai guardando piattaforme di livello aziendale. D'altra parte, se hai un piccolo evento di 20 partecipanti, una piattaforma di livello aziendale sarà sopra le righe.

4. Selezione delle caratteristiche cruciali

Prima di iniziare con il processo di selezione della piattaforma per eventi virtuali, è essenziale sedersi e creare un elenco di requisiti delle funzionalità chiave.

La mia raccomandazione è di dare un'occhiata al tuo attuale stack MarTech per determinare quali tipi di integrazioni sono necessari. Non vuoi che la piattaforma dell'evento sia un pezzo tecnologico autonomo nel tuo stack. Tutto deve essere integrato per ottimizzare i flussi di dati.

Di seguito è riportato un elenco di funzionalità per aiutarti con il tuo elenco:

• Vendita di sponsorizzazioni
• Cabine virtuali
• biglietteria
• Funzionalità di eventi ibridi
• Automazione della posta elettronica
• Integrazioni
• Agenda e programmazione eventi
• Costruttori di pagine di destinazione
• Capacità di funzionamento a secco

Qui a Markletic, esaminiamo le piattaforme di eventi virtuali su oltre 80 funzionalità. Per un elenco completo delle funzionalità, puoi dare un'occhiata a una delle nostre recensioni e scorrere fino alla sezione delle funzionalità.

5. Determinare le capacità di sponsorizzazione

Per le conferenze virtuali, gli organizzatori di eventi in genere richiedono funzionalità di sponsorizzazione. Gli organizzatori di eventi vendono sponsorizzazioni per migliorare l'esperienza del pubblico e generare flussi di entrate.

Quando selezioni la tua piattaforma per eventi virtuali, è importante determinare se avrai bisogno di una delle seguenti funzionalità di sponsorizzazione.

• Branding personalizzato della piattaforma di eventi per includere le risorse degli sponsor.
• Cabine virtuali e possibilità per gli sponsor di configurare le cabine stesse.
• Funzionalità di coinvolgimento del pubblico negli stand virtuali. In altre parole, funzionalità che consentono agli sponsor di interagire con i visitatori dello stand.
• Funzionalità per vendere pacchetti di sponsorizzazione a più livelli.
• Sessioni di gruppo ospitate dagli sponsor.
• Reportistica sul coinvolgimento del pubblico negli stand virtuali. Gli sponsor in genere mirano a generare lead in occasione di eventi virtuali e devi trasferirli a loro dopo l'evento.

Suggerimento: qui puoi trovare il nostro esempio di prospetto di sponsorizzazione di eventi virtuali.

6. Requisiti di biglietteria

Gli organizzatori di eventi a volte scelgono di vendere i biglietti per i loro eventi virtuali per generare entrate e compensare i costi della piattaforma di eventi virtuali.

Quando scegli la tua piattaforma per eventi virtuali, è importante determinare quali funzionalità di biglietteria sono necessarie. Di seguito è riportato un elenco delle funzionalità di ticketing comuni.

• Biglietti a più livelli
• Codici Sconto
• Integrazioni gateway di pagamento
• Restrizioni di accesso alle sessioni in base al tipo di biglietto venduto
• Reportistica sulle entrate
• Integrazione CRM

7. Determinare l'importanza del networking

Secondo la nostra ricerca, il secondo motivo per cui le persone partecipano a eventi virtuali è per scopi di networking.

Quando ospiti un evento virtuale, probabilmente stai cercando funzionalità che migliorino l'interazione tra il pubblico e gli oratori.

Soprattutto quando si tratta di conferenze virtuali, le funzionalità di rete svolgono un ruolo sempre più importante. Le caratteristiche della piattaforma di eventi online svolgono un ruolo fondamentale nella soddisfazione del pubblico. I tuoi partecipanti saranno soddisfatti quando saranno stati in grado di creare nuove relazioni e imparare dai loro coetanei.

Quando selezioni la tua piattaforma per eventi online, prendi in considerazione se hai bisogno delle seguenti funzionalità di rete.

• Matchmaking 1 contro 1
• Gamificazione
• Chat dal vivo con gli altoparlanti
• Profili utente
• Chat del pubblico privato
• Integrazioni di videoconferenza come Zoom

8. Determinare la formalità dell'evento virtuale

Le piattaforme per eventi virtuali sono disponibili in tutte le forme e dimensioni. Alcune piattaforme di eventi hanno progettato il loro prodotto in modo che ti sembri in un videogioco. Al contrario, alcune piattaforme sono più tradizionali e più adatte a un pubblico formale.

Il livello di formalità del tuo evento virtuale è determinato principalmente dal tuo pubblico. Ad esempio, se i tuoi utenti finali sono sviluppatori, adoreranno una piattaforma di eventi virtuali che sembra un videogioco. Queste piattaforme offrono funzioni divertenti come passeggiare per la sede con un personaggio ed entrare in un'auto da corsa per competere con gli altri partecipanti.

D'altra parte, l'esempio sopra menzionato potrebbe non essere adatto per un evento di livello C.

Devi comprendere appieno il tuo pubblico e cercare una piattaforma per eventi virtuali che soddisfi il loro intento principale di partecipare e li mantenga interessati durante l'evento.

9. Determina i tuoi utenti finali interni

Una considerazione importante nella scelta di una piattaforma di eventi virtuali sono gli utenti finali. Chi nella tua organizzazione creerà eventi?

I criteri di selezione della piattaforma per eventi virtuali per i dipendenti nel tuo dipartimento delle risorse umane differiranno dai criteri del tuo team di marketing sul campo.

Le persone nel tuo team di marketing sul campo probabilmente avranno una precedente esperienza con le piattaforme di eventi online. Al contrario, il tuo team delle risorse umane potrebbe essere nuovo in questo mondo di eventi virtuali.

Il livello di maturità dei tuoi dipendenti con le piattaforme di eventi influirà sulla tua scelta di piattaforme di eventi virtuali e sui pacchetti di abilitazione offerti dal fornitore. Per le persone senza esperienza con le piattaforme di eventi, avrai bisogno di un solido piano di abilitazione.

Inoltre, le funzionalità richieste dipenderanno dai tuoi utenti finali interni. Per attenersi all'esempio sopra, i dipendenti delle risorse umane ospiteranno probabilmente eventi virtuali per scopi di collaborazione. I marketer sul campo ospiteranno eventi che accelereranno la generazione della domanda. Questi diversi requisiti avranno un impatto sulla lista dei preferiti della piattaforma per eventi virtuali.

10. Capacità di eventi ibridi

La maggior parte delle piattaforme di eventi virtuali progettate per ospitare conferenze virtuali offre funzionalità di eventi ibridi come:

• Gestione di persona dei partecipanti.
• Funzionalità di streaming live.
• Applicazione per eventi per i tuoi partecipanti.

L'obiettivo della gestione ibrida degli eventi è integrare perfettamente il pubblico virtuale e di persona.

Durante il processo di selezione, dovrai determinare se ospiterai un evento virtuale esplicito o se desideri espanderti in eventi ibridi.

Conclusione

Tutto sommato, il processo di selezione dell'evento virtuale richiede molte decisioni. Devi decidere il tuo budget, la selezione delle funzionalità, le capacità di sponsorizzazione, gli utenti finali e le capacità di eventi ibridi per citarne alcuni.

Quando scegli una piattaforma per eventi virtuali, la decisione delineata in questo articolo ti guiderà verso la creazione di una rosa di piattaforme.