Como escolher uma plataforma de eventos virtuais

Escolher uma plataforma de evento virtual para adicionar à sua pilha de tecnologia de marketing não é tarefa fácil. Com o aumento da força de trabalho distribuída, as plataformas de eventos virtuais estão surgindo do chão à esquerda e à direita.

Assim como qualquer outra tecnologia que você adiciona à sua pilha, ela requer uma consideração cuidadosa e uma série de decisões importantes precisam ser tomadas.

O impacto de selecionar a plataforma de evento virtual errada para suas necessidades é muito significativo. Neste artigo, examinaremos as principais árvores de decisão para garantir que você encontre a plataforma certa.

1. Determine seu orçamento

A primeira e principal consideração na escolha de uma plataforma de evento virtual é determinar seu orçamento disponível. As plataformas vêm em todas as formas e tamanhos, desde opções econômicas até soluções corporativas.

Temos um artigo detalhado sobre os custos das plataformas de eventos virtuais e serviços adicionais que a maioria dos fornecedores oferece.

Em resumo, as plataformas de eventos virtuais normalmente cobram uma taxa de assinatura mensal recorrente que é complementada pelo número esperado de participantes anuais.

2. Eventos internos ou externos

As funcionalidades das plataformas de eventos online são adaptadas ao seu público-alvo ideal. As duas principais segmentações são eventos para públicos externos, como clientes (potenciais), e públicos internos, como funcionários.

Na hora de escolher uma plataforma de eventos virtuais, você precisa decidir se vai realizar eventos para o público interno ou externo.

As plataformas de eventos internos geralmente são projetadas para promover a colaboração, como workshops. Pelo contrário, as plataformas de eventos externos oferecem recursos como estandes de patrocínio e bilheteria.

3. Entenda o tamanho do seu público

O tamanho do seu público é um ponto-chave de determinação ao selecionar sua plataforma de eventos virtuais. Quando você espera um grande público, precisará de recursos para dividi-los em tamanhos mais gerenciáveis, como a capacidade de hospedar várias sessões ao mesmo tempo.

Se você vai sediar um evento com 3.000 participantes, você está olhando para plataformas de nível empresarial. Por outro lado, se você tiver um pequeno evento de 20 participantes, uma plataforma de nível empresarial será exagerada.

4. Seleção de recursos cruciais

Antes de iniciar o processo de seleção da plataforma de eventos virtuais, é essencial sentar e criar uma lista dos principais requisitos de recursos.

Minha recomendação é dar uma olhada em seu MarTech Stack atual para determinar quais tipos de integrações você precisa. Você não quer que a plataforma de eventos seja uma peça de tecnologia autônoma em sua pilha. Tudo tem que ser integrado para agilizar os fluxos de dados.

Abaixo está uma lista de recursos para ajudá-lo com sua lista:

• Venda de patrocínios
• Cabines virtuais
• Ticketing
• Recursos de eventos híbridos
• Automação de e-mail
• Integrações
• Agendas e agendamentos de eventos
• Construtores de páginas de destino
• Capacidades de funcionamento a seco

Aqui na Markletic, analisamos as plataformas de eventos virtuais em mais de 80 recursos. Para obter uma lista completa de recursos, você pode dar uma olhada em uma de nossas análises e rolar para baixo até a seção de recursos.

5. Determine as capacidades de patrocínio

Para conferências virtuais, os organizadores de eventos normalmente exigem recursos de patrocínio. Os organizadores de eventos vendem patrocínios para aprimorar a experiência do público e gerar fluxos de receita.

Ao selecionar sua plataforma de evento virtual, é importante determinar se você precisará de algum dos recursos de patrocínio abaixo.

• Marca de plataforma de eventos personalizada para incluir ativos de patrocinadores.
• Estandes virtuais e a possibilidade de os próprios patrocinadores configurarem os estandes.
• Recursos de engajamento do público em estandes virtuais. Ou seja, funcionalidades que permitem aos patrocinadores interagir com os visitantes do estande.
• Recursos para vender pacotes de patrocínio em camadas.
• Sessões temáticas hospedadas pelo patrocinador.
• Relatórios sobre o engajamento do público em estandes virtuais. Os patrocinadores geralmente visam gerar leads em eventos virtuais e você precisa transferir os leads para eles após o evento.

Dica: Aqui você encontra nosso exemplo de prospecto de patrocínio de evento virtual.

6. Requisitos de emissão de bilhetes

Os organizadores de eventos às vezes optam por vender ingressos para seus eventos virtuais para gerar receita e compensar os custos da plataforma de eventos virtuais.

Ao escolher sua plataforma de evento virtual, é importante determinar quais recursos de emissão de ingressos você precisa. Abaixo está uma lista de recursos comuns de emissão de bilhetes.

• Ingressos em camadas
• Códigos de desconto
• Integrações de gateway de pagamento
• Restrições de acesso à sessão de acordo com o tipo de ingresso vendido
• Relatório de receita
• Integração CRM

7. Determine a importância do networking

De acordo com nossa pesquisa, a segunda maior razão pela qual as pessoas participam de eventos virtuais é para fins de networking.

Ao hospedar qualquer evento virtual, você provavelmente procura recursos que melhorem a interação entre o público e os palestrantes.

Especialmente quando se trata de conferências virtuais, os recursos de rede desempenham um papel cada vez mais importante. Os recursos da plataforma de eventos online desempenham um papel fundamental na satisfação do público. Seus participantes ficarão satisfeitos quando puderem criar novos relacionamentos e aprender com seus colegas.

Ao selecionar sua plataforma de eventos online, leve em consideração se você precisa dos seguintes recursos de rede.

• Matchmaking 1 contra 1
• Gamificação
• Bate-papo ao vivo com palestrantes
• Perfis de usuário
• Bate-papo privado
• Integrações de videoconferência, como Zoom

8. Determinar a formalidade do evento virtual

As plataformas de eventos virtuais vêm em todas as formas e tamanhos. Algumas plataformas de eventos projetaram seu produto para que pareça que você está em um videogame. Pelo contrário, algumas plataformas são mais tradicionais e mais adequadas para um público formal.

O nível de formalidade do seu evento virtual é determinado principalmente pelo seu público. Por exemplo, se seus usuários finais são desenvolvedores, eles vão adorar uma plataforma de evento virtual que parece um videogame. Essas plataformas oferecem recursos divertidos, como caminhar pelo local com um personagem e entrar em um carro de corrida para competir com outros participantes.

Por outro lado, o exemplo mencionado acima pode não ser adequado para um evento de nível C.

Você precisa entender completamente o seu público e procurar uma plataforma de eventos virtuais que atenda à sua intenção principal de participar e os mantenha interessados ​​durante todo o evento.

9. Determine seus usuários finais internos

Uma consideração importante na seleção de uma plataforma de evento virtual são os usuários finais. Quem na sua organização criará eventos?

Os critérios de seleção da plataforma de eventos virtuais para funcionários em seu departamento de RH serão diferentes dos critérios de sua equipe de marketing de campo.

As pessoas em sua equipe de marketing de campo provavelmente terão alguma experiência anterior com plataformas de eventos online. Pelo contrário, sua equipe de RH pode ser nova nesse mundo de eventos virtuais.

O nível de maturidade de seus funcionários com plataformas de eventos afetará sua escolha de plataformas de eventos virtuais e os pacotes de capacitação que o fornecedor oferece. Para pessoas sem experiência com plataformas de eventos, você precisará de um plano de capacitação sólido.

Além disso, os recursos necessários dependerão de seus usuários finais internos. Para ficar com o exemplo acima, os funcionários de RH provavelmente hospedarão eventos virtuais para fins colaborativos. Os profissionais de marketing de campo realizarão eventos que aceleram a geração de demanda. Esses diferentes requisitos afetarão sua lista restrita de plataformas de eventos virtuais.

10. Recursos de eventos híbridos

A maioria das plataformas de eventos virtuais projetadas para hospedar conferências virtuais oferece recursos de eventos híbridos, como:

• Gestão presencial de participantes.
• Recursos de transmissão ao vivo.
• Aplicativo de eventos para seus participantes.

O objetivo do gerenciamento de eventos híbridos é integrar perfeitamente o público virtual e presencial.

Durante o processo de seleção, você precisará determinar se hospedará um evento virtual explícito ou se deseja ramificar para eventos híbridos.

Conclusão

Em suma, o processo de seleção de eventos virtuais requer muitas decisões. Você precisa decidir sobre seu orçamento, seleção de recursos, recursos de patrocínio, usuários finais e recursos de eventos híbridos, para citar alguns.

Ao escolher uma plataforma de evento virtual, a decisão descrita neste artigo o orientará na criação de uma lista restrita de plataformas.