Как выбрать площадку для виртуальных мероприятий

Выбор платформы для виртуальных мероприятий для добавления в ваш стек маркетинговых технологий — непростая задача. С появлением распределенной рабочей силы виртуальные платформы для проведения мероприятий вырастали из земли направо и налево.

Как и любая другая технология, которую вы добавляете в свой стек, она требует тщательного рассмотрения и принятия ряда важных решений.

Влияние выбора неправильной платформы виртуальных мероприятий для ваших нужд слишком велико. В этой статье мы рассмотрим основные деревья решений, чтобы убедиться, что вы найдете правильную платформу.

1. Определите свой бюджет

Первое и главное соображение при выборе платформы для виртуальных мероприятий — это определение доступного бюджета. Платформы бывают всех форм и размеров, от бюджетных вариантов до корпоративных решений.

У нас есть подробная статья о стоимости виртуальных платформ для проведения мероприятий и дополнительных услугах, которые предлагает большинство поставщиков.

Короче говоря, платформы виртуальных мероприятий обычно взимают ежемесячную регулярную абонентскую плату, которая дополняется ожидаемым количеством посетителей в год.

2. Внутренние или внешние события

Возможности платформ онлайн-мероприятий адаптированы к их идеальной целевой аудитории. Две основные сегментации — это события для внешней аудитории, такой как (потенциальные) клиенты, и внутренней аудитории, такой как сотрудники.

Когда дело доходит до выбора виртуальной платформы для проведения мероприятий, вам необходимо решить, будете ли вы проводить мероприятия для внутренней или внешней аудитории.

Платформы внутренних событий часто предназначены для продвижения сотрудничества, например, семинаров. Напротив, внешние платформы для проведения мероприятий предлагают такие функции, как спонсорские стенды и продажа билетов.

3. Определите размер своей аудитории

Размер вашей аудитории является ключевым моментом при выборе платформы для виртуальных мероприятий. Когда вы ожидаете большую аудиторию, вам понадобятся функции, чтобы разбить их на более управляемые размеры, такие как возможность проводить несколько сеансов одновременно.

Если вы собираетесь провести мероприятие с участием 3000 человек, вам нужны платформы корпоративного уровня. С другой стороны, если у вас небольшое мероприятие с участием 20 человек, то платформа корпоративного уровня будет лишней.

4. Выбор важнейших функций

Прежде чем приступить к процессу выбора платформы для виртуальных мероприятий, важно сесть и составить список основных требований к функциям.

Я рекомендую взглянуть на ваш текущий стек MarTech, чтобы определить, какие типы интеграции вам нужны. Вы не хотите, чтобы платформа для проведения мероприятий была отдельной частью технологии в вашем стеке. Все это должно быть интегрировано для оптимизации потоков данных.

Ниже приведен список функций, которые помогут вам с вашим списком:

• Продажа спонсорства
• Виртуальные стенды
• Начисление оплаты
• Возможности гибридных событий
• Автоматизация электронной почты
• Интеграции
• Повестка дня и расписание мероприятий
• Конструкторы целевых страниц
• Возможности сухого хода

Здесь, в Markletic, мы рассматриваем платформы для виртуальных мероприятий с более чем 80 функциями. Полный список функций можно найти в одном из наших обзоров и прокрутить вниз до раздела функций.

5. Определите возможности спонсорства

Для виртуальных конференций организаторам мероприятий обычно требуются возможности спонсорства. Организаторы мероприятий продают спонсорство, чтобы улучшить впечатления аудитории и получить потоки доходов.

При выборе платформы для виртуальных мероприятий важно определить, понадобятся ли вам какие-либо из перечисленных ниже функций спонсорства.

• Брендирование платформы пользовательских мероприятий для включения активов спонсоров.
• Виртуальные стенды и возможность для спонсоров самостоятельно настраивать стенды.
• Функции взаимодействия с аудиторией на виртуальных стендах. Другими словами, функции, которые позволяют спонсорам взаимодействовать с посетителями стенда.
• Особенности продажи многоуровневых спонсорских пакетов.
• Секционные заседания, проводимые спонсорами.
• Отчетность по вовлеченности аудитории на виртуальных стендах. Спонсоры обычно стремятся генерировать лиды на виртуальных мероприятиях, и вам нужно передать им лиды после мероприятия.

Совет: здесь вы можете найти наш пример проспекта спонсорства виртуального мероприятия.

6. Требования к билетам

Организаторы мероприятий иногда предпочитают продавать билеты на свои виртуальные мероприятия, чтобы получить доход и компенсировать затраты на платформу виртуальных мероприятий.

При выборе платформы для виртуальных мероприятий важно определить, какие функции продажи билетов вам нужны. Ниже приведен список общих функций продажи билетов.

• Многоуровневые билеты
• Коды скидок
• Интеграция платежного шлюза
• Ограничения доступа к сеансу в зависимости от типа проданного билета
• Отчет о доходах
• CRM-интеграция

7. Определите важность нетворкинга

Согласно нашему исследованию, второй по значимости причиной, по которой люди посещают виртуальные мероприятия, является нетворкинг.

При проведении любого виртуального мероприятия вы, вероятно, ищете функции, улучшающие взаимодействие между аудиторией и спикерами.

Особенно когда речь идет о виртуальных конференциях, сетевые функции играют все более важную роль. Возможности платформы онлайн-мероприятий играют неотъемлемую роль в обеспечении удовлетворенности аудитории. Ваши посетители будут удовлетворены, когда смогут создать новые отношения и поучиться у своих сверстников.

При выборе платформы для онлайн-мероприятий учитывайте, нужны ли вам следующие сетевые функции.

• сватовство 1 на 1
• Геймификация
• Живой чат со спикерами
• Профили пользователей
• Приватный чат с аудиторией
• Интеграция с видеоконференциями, например Zoom

8. Определите формальность виртуального мероприятия

Платформы для виртуальных мероприятий бывают разных форм и размеров. Некоторые платформы для проведения мероприятий разработали свой продукт таким образом, чтобы вы чувствовали себя как в видеоигре. Напротив, некоторые платформы более традиционны и больше подходят для формальной аудитории.

Уровень формальности вашего виртуального мероприятия в первую очередь определяется вашей аудиторией. Например, если вашими конечными пользователями являются разработчики, им понравится виртуальная платформа для проведения мероприятий, похожая на видеоигру. Эти платформы предлагают забавные функции, такие как прогулка по площадке с персонажем и вход в гоночный автомобиль, чтобы соревноваться с другими посетителями.

С другой стороны, вышеупомянутый пример может не подходить для события уровня C.

Вам необходимо полностью понять свою аудиторию и найти виртуальную платформу для проведения мероприятий, которая соответствует их основной цели посещения и поддерживает их интерес на протяжении всего мероприятия.

9. Определите своих внутренних конечных пользователей

Важным фактором при выборе платформы для виртуальных мероприятий являются конечные пользователи. Кто в вашей организации будет создавать события?

Критерии выбора платформы виртуальных мероприятий для сотрудников вашего отдела кадров будут отличаться от критериев вашей команды выездного маркетинга.

Люди из вашей маркетинговой команды, скорее всего, уже имеют некоторый опыт работы с платформами онлайн-мероприятий. Напротив, ваша команда HR может быть новичком в этом мире виртуальных мероприятий.

Уровень зрелости ваших сотрудников с платформами для проведения мероприятий повлияет на ваш выбор виртуальных платформ для проведения мероприятий и пакетов поддержки, предлагаемых поставщиком. Для людей, не имеющих опыта работы с платформами для проведения мероприятий, вам понадобится надежный план включения.

Кроме того, необходимые функции будут зависеть от ваших внутренних конечных пользователей. Чтобы придерживаться приведенного выше примера, сотрудники отдела кадров, скорее всего, будут проводить виртуальные мероприятия для совместных целей. Полевые маркетологи будут проводить мероприятия, которые ускорят формирование спроса. Эти различные требования повлияют на ваш окончательный список платформ виртуальных мероприятий.

10. Возможности гибридных событий

Большинство платформ виртуальных мероприятий, предназначенных для проведения виртуальных конференций, предлагают такие возможности гибридных мероприятий, как:

• Личное управление посетителями.
• Возможности прямой трансляции.
• Приложение Event для ваших посетителей.

Цель гибридного управления событиями — беспрепятственно интегрировать виртуальную и личную аудиторию.

В процессе выбора вам нужно будет определить, будете ли вы проводить явное виртуальное мероприятие или хотите перейти к гибридным мероприятиям.

Вывод

В целом, процесс выбора виртуального события требует многих решений. Вам нужно определиться со своим бюджетом, выбором функций, возможностями спонсорства, конечными пользователями и возможностями гибридных мероприятий, и это лишь некоторые из них.

При выборе платформы для виртуальных мероприятий решение, изложенное в этой статье, поможет вам составить короткий список платформ.