¿Qué es un lugar de trabajo híbrido? Cómo organizarlo y administrarlo

Los modelos híbridos son el futuro del lugar de trabajo.

Con las nuevas empresas que se mudan a espacios de trabajo conjunto y trabajo remoto, a empresas más grandes que ofrecen opciones de trabajo híbrido, los modelos de trabajo flexibles se están volviendo más populares. El impulso hacia el trabajo híbrido ha demostrado beneficios significativos para las organizaciones y los empleados individuales, como un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y el ahorro de costos.

Sin embargo, como con cualquier cosa nueva, adaptarse al trabajo híbrido implica experimentar con nuevos procesos. La gestión adecuada del lugar de trabajo híbrido garantiza que su negocio funcione sin problemas y de manera eficiente. Ayuda a superar los desafíos del lugar de trabajo y lo equipa con las herramientas y las estructuras organizativas adecuadas para prepararlo para el éxito.

Vea cómo un enfoque híbrido coordinado puede aumentar sustancialmente la productividad y la moral de los empleados. Pero primero, comencemos por comprender qué es un lugar de trabajo híbrido.

¿Qué es un lugar de trabajo híbrido?

Un lugar de trabajo híbrido es un entorno en el que los empleados trabajan tanto de forma remota como en un entorno de oficina. Los empleados pueden trabajar desde casa, en un espacio de trabajo conjunto o en la oficina en días y horarios específicos.

El trabajo híbrido permite una mayor flexibilidad y beneficia tanto a los empleados como a los empleadores. Tal arreglo de trabajo alivia el estrés y aumenta la productividad, lo que permite a los empleados trabajar en un entorno más cómodo y conveniente.

Para los empleadores, reduce los gastos generales y agrega una fuerza laboral más diversa a su grupo de talentos. Si bien es importante equilibrar el trabajo remoto y en la oficina, los espacios de trabajo híbridos ofrecen a los empleados y empleadores lo mejor de ambos mundos.

Los beneficios de un lugar de trabajo híbrido

Con la pandemia acercándose, los empleados están haciendo una transición rápida al trabajo remoto y experimentan un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, pero pierden la oportunidad de construir relaciones interpersonales en el lugar de trabajo. El enfoque híbrido les brinda lo mejor de ambos mundos.

Mejora la productividad

El trabajo híbrido mejora la productividad y permite a los empleados trabajar donde están más concentrados y cómodos.

Algunas personas son más productivas en sus acogedoras oficinas en el hogar con poca distracción. Otros necesitan el ajetreo y el bullicio de un espacio de trabajo conjunto o una cafetería para sentirse motivados. Sin embargo, otros necesitan un equilibrio de ambos para romper la monotonía. En pocas palabras, el trabajo híbrido coordinado ofrece a su fuerza laboral opciones de trabajo flexibles que mejoran significativamente la productividad.

Ahorra costos

Si bien el trabajo híbrido a menudo se considera centrado en el empleado, beneficia directamente a la organización. La forma más visible de ver el impacto del trabajo híbrido es el ahorro de costos. ¡Una organización puede ahorrar hasta un 30% en costos de oficina con un modelo híbrido!

Con un equipo híbrido, menos personas ingresan a la oficina diariamente y algunas pueden trabajar de forma remota a tiempo completo. Por lo tanto, se requiere menos espacio para las personas que trabajan en persona. Para las organizaciones más pequeñas, los espacios de trabajo conjunto pueden eliminar el 100 % de los costos de arrendamiento, mientras que la reducción de tamaño es una opción para las organizaciones más grandes.

Las empresas también ahorran en costos de energía, como calefacción y electricidad. Si entra menos gente a la oficina o hay días en los que no hay empleados, se puede cortar la electricidad por completo. También se pueden reducir los costos secundarios, como el mantenimiento, el seguro y los gastos de viaje.

Los empleados que pagan la gasolina o el transporte público ahorran dinero al no tener que viajar. También pueden ahorrar en comer en un restaurante o tener una niñera, que ya no se necesita en la oficina en casa.

Mejora el equilibrio trabajo-vida

Todos ustedes han estado allí, atrapados en la rutina del trabajo y tan ocupados que no tienen tiempo para almorzar o hacer ejercicio, y mucho menos para pasar tiempo con la familia o los amigos. Pero con la capacidad de trabajar en cualquier lugar, los empleados pueden priorizar diferentes aspectos de su vida personal, como las responsabilidades familiares y la salud.

El tiempo que normalmente se pasa viajando sin estar físicamente presente en la oficina se libera para llevar a los niños a la escuela o hacer ejercicio temprano en la mañana. Con el modelo de trabajo de oficina tradicional de 9 a 5, rara vez tienen la oportunidad de dedicarse a lo que aman y necesitan para su salud física y mental.

Pero con una opción de trabajo híbrido, si se necesita una sesión de yoga al mediodía para aliviar el estrés, los empleados pueden optar por trabajar y hacer tiempo para una meditación rápida.

Reduce la rotación de empleados

Un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida también se traduce en una mayor satisfacción de los empleados. Hacer lo que amas mientras trabajas y te sientes valorado te hace sentir realizado. Imagina ver el mundo mientras haces tu trabajo, viviendo tu amor por viajar sin poner en peligro la estabilidad financiera.

La flexibilidad conduce a una mayor satisfacción por muchas razones. Permite a los empleados trabajar en entornos donde se sienten más cómodos. Además, en un modelo híbrido, el trabajo a menudo se juzga por la calidad en lugar de la cantidad, lo que reduce la presión innecesaria de las largas horas. Esto motiva a los empleados a hacerlo mejor e impulsa la lealtad.

El horario de trabajo flexible y el trabajo independiente de la ubicación son parámetros decisivos para muchas personas, especialmente los empleados más jóvenes, a la hora de elegir una empresa. Cuando los empleados están contentos, eligen quedarse. Esto reduce la rotación de empleados y atrae a nuevos empleados.

Crea un equipo diverso

Las organizaciones híbridas pueden expandirse globalmente sin que las fronteras geográficas dicten la ubicación de sus equipos. Puede acceder a los mejores candidatos en todo el mundo ya que el grupo de contratación está abierto en todo el mundo.

También trae diferentes perspectivas a la conversación, estimulando la innovación y la creatividad. Un modelo flexible también abre oportunidades para las personas con discapacidad que no pueden estar físicamente presentes en la oficina. Quienes no podían trabajar en oficinas físicas ahora pueden hacerlo.

El trabajo híbrido contribuye a una mayor diversidad al permitir que más mujeres ingresen a la fuerza laboral. Muchas mujeres tienen responsabilidades familiares que les impiden seguir una carrera, como el cuidado de los niños.

Pero trabajar desde cualquier lugar permite a las mujeres en este puesto cuidar de sus familias (mientras continúan trabajando). Por ejemplo, una madre trabajadora que ya no tiene que viajar a la oficina tiene más tiempo para llevar a su hijo a la escuela.

Desafíos del lugar de trabajo híbrido

Si bien los lugares de trabajo híbridos ofrecen muchos beneficios, no están exentos de algunos desafíos, especialmente en lo que respecta a la gestión. Dirigir un equipo que no ve todos los días en diferentes zonas horarias y ubicaciones puede ser un desafío incluso para los mejores líderes y gerentes.

Sesgo de productividad

A menudo decimos: "Fuera de la vista, fuera de la mente". Desafortunadamente, ese no es el caso de los lugares de trabajo híbridos. Debido al "sesgo de productividad", cuando los gerentes no ven físicamente a su equipo, creen que el trabajo no se está haciendo.

Si bien esto suele ser incorrecto, para los gerentes tradicionales, este sesgo lleva a desconfiar de los trabajadores remotos. Cuando se trata de trabajo híbrido, la productividad no se puede medir por cuántas horas se pasan en la oficina. Cuantificar la productividad daña la cultura de la empresa y las posibilidades de implementar con éxito un lugar de trabajo híbrido.

Administrando el espacio

La idea central del trabajo híbrido es que los empleados solo vengan a la oficina en ciertos días. Sin embargo, esto plantea un desafío cuando los equipos necesitan trabajar juntos en persona o cuando el espacio de la oficina solo puede acomodar a la mitad del equipo a la vez.

Administrar espacios puede ser difícil cuando ejecuta una organización híbrida. Cada empleado que llega a la oficina necesita un lugar de trabajo cómodo y el equipo necesita espacios para la colaboración.

Coordinación del trabajo presencial (y remoto)

En un lugar de trabajo híbrido, no solo se debe administrar el espacio, sino también el tiempo. Los gerentes necesitan saber quién trabaja desde casa y cuándo. Las organizaciones híbridas a menudo emplean "horario flexible", lo que permite a los empleados trabajar cuando son más productivos durante el día.

Sin embargo, coordinar las horas de trabajo no es fácil. ¿Cuándo estará cada miembro del equipo en el reloj? ¿Cuándo trabajarán desde casa? ¿Cuándo están libres para viajar a la oficina? Hay que tener en cuenta muchos factores.

Mantener la conexión y la cultura en el lugar de trabajo

Puede ser difícil conectarse y crear una cultura de unión cuando los equipos están repartidos entre geografías y zonas horarias. Los humanos naturalmente forman relaciones y conexiones con personas cercanas a ellos. El trabajo remoto puede hacer que te sientas desconectado del equipo o de la organización.

Un artículo de Harvard Business Review explica cómo tener amigos en el trabajo mejora los resultados comerciales, por lo que priorizar la conexión tiene un impacto comercial real. Del mismo modo, la cultura se construye a través de experiencias compartidas. Y si bien esto puede suceder virtualmente, es difícil de crear y mantener.

Cómo superar los desafíos del lugar de trabajo híbrido

La tecnología y los objetivos organizacionales ayudan a los equipos a prosperar en un lugar de trabajo híbrido. Ya sea mejorando las habilidades de los gerentes o implementando un software de gestión del lugar de trabajo híbrido, estos consejos ayudarán a que su negocio híbrido funcione sin problemas.

Capacitar a los gerentes para un lugar de trabajo híbrido

Liderar un equipo híbrido es una experiencia nueva para muchos gerentes. En particular, aquellos con la organización durante mucho tiempo pueden estar arraigados en formas tradicionales y necesitan aprender a liderar equipos en este nuevo contexto. Así como ayudaría a los nuevos empleados a adquirir habilidades que beneficiarán a su empresa, capacita a los gerentes para operar en lugares de trabajo híbridos.

Un informe de HSM Advisory sugiere que los gerentes deben mitigar las tensiones que surgen en un lugar de trabajo híbrido, como "presentismo versus desempeño". Para evitar sesgos, los gerentes deben evaluar a los miembros de su equipo en función del desempeño real en lugar del tiempo que pasan en la oficina, que ya no es una medida de productividad.

El informe también sugiere muchas habilidades que los buenos gerentes deben adquirir, como "habilidades de trato con las personas" y "habilidades de liderazgo centradas en el desempeño". Obtenga más información sobre cómo crear una cultura de trabajo híbrida exitosa.

Usar software de programación de empleados

Con la innovación en la tecnología de trabajo híbrido, puede superar todos los obstáculos al realizar la transición a una empresa más ágil utilizando una variedad de plataformas de software.

Mejorar la comunicación sincrónica

Antes de que el mundo pasara al trabajo remoto, muchas plataformas de comunicación ayudaron a mejorar la comunicación sincrónica, cuando no todos estaban presentes en el mismo lugar al mismo tiempo. Las videoconferencias permitieron que los equipos se conectaran entre países o el mundo, y las plataformas de chat permitieron la mensajería instantánea sin esperar una respuesta por correo electrónico a una simple pregunta o solicitud.

Centrarse en los horarios híbridos

El software de programación de empleados les permite reservar cuando están en la oficina, trabajando de forma remota o en una zona horaria diferente. Luego, los gerentes pueden determinar rápidamente qué días son mejores para las reuniones en persona. Esto evita que los gerentes revisen el horario de cada persona individualmente y consoliden la información de programación.

Administrar el espacio

El aumento de los precios inmobiliarios y de la energía requiere que se optimice o reduzca el espacio de oficinas. El software de gestión del espacio ayuda a recopilar información sobre el uso del espacio de la oficina, como cuántas personas vienen diariamente y en qué días se puede ver a más personas.

Estos datos muestran que es posible que no necesite tanto espacio como pensaba anteriormente, lo que lo ayuda a reducir el tamaño de su negocio. También podría indicar que pocas personas vienen a la oficina en ciertos días, lo que le permite desconectarse y ahorrar en las facturas de energía. Además, los gerentes de oficina pueden asegurarse de que todos obtengan el espacio que necesitan en los días que quieren venir.

Sí a la confianza, no a la microgestión

Uno de los desafíos de gestión clave en los lugares de trabajo híbridos es generar confianza entre líderes, empleados y compañeros, incluso si nunca se han conocido en persona.

Para poder establecer esa confianza, evita la microgestión. Como se mencionó anteriormente, los gerentes pueden ver que la productividad falla cuando no ven la carga de trabajo de su equipo. Pero confíe en ellos para hacer el trabajo en lugar de tratar de recuperar el control pasando el cursor sobre cada empleado.

Medir el éxito en un lugar de trabajo híbrido se trata menos de cuánto tiempo se dedica a hacer el trabajo y más de los resultados reales. Y a menudo, cuando los empleados pueden explorar, pensar y crear sin la presión de la microgestión, logran resultados aún mejores.

Adoptar la centralidad de las personas

Para eliminar la falta de conexión entre los empleados remotos, debe adoptar el enfoque centrado en las personas. Pero, ¿qué significa? Significa priorizar a su gente y su bienestar en todos los aspectos de su organización. Centrarse en las personas puede tomar muchas formas, pero hablemos de algunas.

Por ejemplo, ofrezca a sus colegas la oportunidad de reunirse en persona. Dependiendo del modelo de trabajo de tu empresa, esto puede ser más o menos necesario. Suponga que lidera un equipo global altamente distribuido. En este caso, subsidiar reuniones con miembros del equipo u organizar reuniones de toda la empresa es esencial para construir comunidad y conexión.

Estar centrado en el ser humano también puede significar involucrar más al equipo en la toma de decisiones. Ya sea tan simple como elegir el día para reunirse en persona o tan complicado como crear una estrategia para el próximo año, permitir que todos participen crea una cultura de inclusión que a veces puede perderse cuando algunos miembros del equipo trabajan de forma remota.

El trabajo híbrido aumenta la productividad y la satisfacción de los empleados, por lo que su empresa se beneficiará si aprovecha la oportunidad de probarlo. Recuerda que la organización y coordinación en un lugar de trabajo híbrido con las herramientas y la gestión adecuadas es clave para sacarle el máximo partido.

Ya sea que la coordinación signifique adoptar un software o comprometerse con un enfoque centrado en las personas, estos pasos son necesarios para garantizar el éxito.

Invierte en el bienestar de tus empleados

Los empleados que trabajan en un entorno híbrido están más comprometidos, son más productivos y felices que sus contrapartes en un lugar de trabajo tradicional.

Ofrecer la flexibilidad de trabajar desde casa puede garantizar que los empleados encuentren un mejor equilibrio entre su carrera y su vida personal, lo que lleva a una mejor moral y una mayor satisfacción laboral. No sorprende que muchas empresas estén haciendo la transición a lugares de trabajo híbridos; ciertamente tiene sentido invertir en el bienestar de sus empleados.

Los empleados comprometidos se sienten mejor y les va mejor en el lugar de trabajo. Aquí está su guía de mejores prácticas para el compromiso de los empleados y cómo abordarlo estratégicamente.