Cos'è un luogo di lavoro ibrido? Come organizzarlo e gestirlo

I modelli ibridi sono il futuro del posto di lavoro.

Con le startup che si spostano verso spazi di co-working e lavoro a distanza, verso aziende più grandi che offrono opzioni di lavoro ibride, i modelli di lavoro flessibili stanno diventando sempre più popolari. La spinta verso il lavoro ibrido ha dimostrato vantaggi significativi per le organizzazioni e i singoli dipendenti, come un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e risparmi sui costi.

Tuttavia, come per qualsiasi cosa nuova, l'adattamento al lavoro ibrido comporta la sperimentazione di nuovi processi. La giusta gestione ibrida del posto di lavoro garantisce che la tua attività funzioni in modo fluido ed efficiente. Aiuta a superare le sfide sul posto di lavoro e ti fornisce gli strumenti e le strutture organizzative giusti per prepararti al successo.

Scopri come un approccio ibrido coordinato può aumentare notevolmente la produttività e il morale dei dipendenti. Ma prima, iniziamo col capire cos'è un posto di lavoro ibrido.

Cos'è un posto di lavoro ibrido?

Un ambiente di lavoro ibrido è un ambiente in cui i dipendenti lavorano sia in remoto che in ufficio. I dipendenti possono lavorare da casa, in uno spazio di co-working o in ufficio in giorni e orari specifici.

Il lavoro ibrido consente una maggiore flessibilità e avvantaggia sia i dipendenti che i datori di lavoro. Una tale disposizione lavorativa allevia lo stress e aumenta la produttività, consentendo ai dipendenti di lavorare in un ambiente più confortevole e conveniente.

Per i datori di lavoro, riduce le spese generali e aggiunge una forza lavoro più diversificata al loro pool di talenti. Sebbene sia importante bilanciare il lavoro remoto e in ufficio, gli spazi di lavoro ibridi offrono a dipendenti e datori di lavoro il meglio di entrambi i mondi.

I vantaggi di un ambiente di lavoro ibrido

Con la pandemia incombente, i dipendenti stanno rapidamente passando al lavoro a distanza e stanno sperimentando un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, ma perdono l'opportunità di costruire relazioni interpersonali sul posto di lavoro. L'approccio ibrido offre loro il meglio di entrambi i mondi.

Migliora la produttività

Il lavoro ibrido migliora la produttività e consente ai dipendenti di lavorare dove sono più concentrati e comodi.

Alcune persone sono più produttive nei loro accoglienti uffici domestici con poca distrazione. Altri hanno bisogno del trambusto di uno spazio di co-working o di un bar per sentirsi motivati. Altri ancora hanno bisogno di un equilibrio di entrambi per rompere la monotonia. In parole povere, il lavoro ibrido coordinato offre alla tua forza lavoro opzioni di lavoro flessibili che migliorano significativamente la produttività.

Risparmia sui costi

Sebbene il lavoro ibrido sia spesso considerato incentrato sui dipendenti, avvantaggia direttamente l'organizzazione. Il modo più visibile per vedere l'impatto del lavoro ibrido è il risparmio sui costi. Un'organizzazione può risparmiare fino al 30% sui costi dell'ufficio con un modello ibrido!

Con un team ibrido, meno persone entrano in ufficio ogni giorno e alcune potrebbero lavorare da remoto a tempo pieno. Pertanto, è necessario meno spazio per le persone che lavorano di persona. Per le organizzazioni più piccole, gli spazi di co-working possono eliminare il 100% dei costi di leasing, mentre il ridimensionamento è un'opzione per le organizzazioni più grandi.

Le aziende risparmiano anche sui costi energetici come il riscaldamento e l'elettricità. Se in ufficio entrano meno persone o ci sono giorni in cui non ci sono dipendenti, l'elettricità può essere interrotta completamente. Anche i costi accessori come manutenzione, assicurazione e indennità di viaggio possono essere ridotti.

I dipendenti che pagano il gas o il trasporto pubblico risparmiano denaro non dovendo fare il pendolare. Possono anche risparmiare mangiando fuori in un ristorante o avendo una baby sitter, non più necessaria nell'home office.

Migliora l'equilibrio tra lavoro e vita privata

Siete stati tutti lì, bloccati nel solco del lavoro e così occupati da non avere tempo per il pranzo o un allenamento, figuriamoci per trascorrere del tempo con la famiglia o gli amici. Ma con la possibilità di lavorare ovunque, i dipendenti possono dare la priorità a diversi aspetti della loro vita personale, come le responsabilità familiari e la salute.

Il tempo normalmente trascorso in viaggio senza essere fisicamente presenti in ufficio viene liberato per portare i bambini a scuola o per un allenamento mattutino. Con il tradizionale modello di lavoro d'ufficio dalle 9 alle 5, raramente hai l'opportunità di dedicarti a ciò che ami e di cui hai bisogno per la tua salute fisica e mentale.

Ma con un'opzione di lavoro ibrido, se è necessaria una sessione di yoga di mezzogiorno per alleviare lo stress, i dipendenti possono scegliere di lavorare e trovare il tempo per una rapida meditazione.

Riduce il turnover dei dipendenti

Un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata si traduce anche in una maggiore soddisfazione dei dipendenti. Fare ciò che ami mentre lavori e sentirti apprezzato ti fa sentire realizzato. Immagina di vedere il mondo mentre fai il tuo lavoro, vivendo il tuo amore per i viaggi senza mettere a repentaglio la stabilità finanziaria.

La flessibilità porta a una maggiore soddisfazione per molte ragioni. Consente ai dipendenti di lavorare in ambienti in cui si sentono più a loro agio. Inoltre, in un modello ibrido, il lavoro viene spesso giudicato in base alla qualità piuttosto che alla quantità, riducendo l'inutile pressione delle lunghe ore. Questo motiva i dipendenti a fare meglio e promuove la fidelizzazione.

Orari di lavoro flessibili e lavoro indipendente dalla sede sono parametri decisivi per molte persone, in particolare per i dipendenti più giovani, nella scelta di un'azienda. Quando i dipendenti sono felici, scelgono di restare. Ciò riduce il turnover dei dipendenti e attrae nuovi dipendenti.

Crea una squadra diversificata

Le organizzazioni ibride possono espandersi a livello globale senza che i confini geografici impongano la posizione dei loro team. Puoi accedere ai migliori candidati in tutto il mondo poiché il pool di assunzioni è aperto in tutto il mondo.

Porta anche diverse prospettive nella conversazione, stimolando l'innovazione e la creatività. Un modello flessibile apre anche opportunità per le persone con disabilità che non possono essere fisicamente presenti in ufficio. Chi non poteva lavorare negli uffici fisici ora può farlo.

Il lavoro ibrido contribuisce a una maggiore diversità consentendo a più donne di entrare nel mondo del lavoro. Molte donne hanno responsabilità familiari che impediscono loro di perseguire una carriera, come prendersi cura dei bambini.

Ma lavorare da qualsiasi luogo consente alle donne in questa posizione di prendersi cura delle proprie famiglie (pur continuando a lavorare). Ad esempio, una madre lavoratrice che non deve più recarsi in ufficio ha più tempo per portare il figlio a scuola.

Sfide sul posto di lavoro ibrido

Sebbene i luoghi di lavoro ibridi offrano molti vantaggi, non sono privi di alcune sfide, in particolare quando si tratta di gestione. Guidare un team che non vedi tutti i giorni in luoghi e fusi orari diversi può essere una sfida anche per i migliori leader e manager.

Bias di produttività

Spesso diciamo: "Lontano dagli occhi, lontano dal cuore". Sfortunatamente, questo non è il caso dei luoghi di lavoro ibridi. A causa del "pregiudizio della produttività", quando i manager non vedono fisicamente la loro squadra, credono che il lavoro non venga svolto.

Sebbene questo sia spesso sbagliato, per i manager tradizionali, questo pregiudizio porta alla sfiducia nei confronti dei lavoratori remoti. Quando si tratta di lavoro ibrido, la produttività non può essere misurata dal numero di ore trascorse in ufficio. Quantificare la produttività danneggia la cultura aziendale e le possibilità di implementare con successo un ambiente di lavoro ibrido.

Gestire lo spazio

L'idea centrale del lavoro ibrido è che i dipendenti entrano in ufficio solo in determinati giorni. Tuttavia, ciò rappresenta una sfida quando i team devono lavorare insieme di persona o quando lo spazio dell'ufficio può ospitare solo metà del team alla volta.

La gestione degli spazi può essere difficile quando gestisci un'organizzazione ibrida. Ogni dipendente che viene in ufficio ha bisogno di una postazione di lavoro confortevole e il team ha bisogno di spazi per la collaborazione.

Coordinare il lavoro di persona (e da remoto).

In un ambiente di lavoro ibrido, non solo lo spazio deve essere gestito, ma anche il tempo. I manager devono sapere chi lavora da casa e quando. Le organizzazioni ibride spesso impiegano "orario flessibile", che consente ai dipendenti di lavorare quando sono più produttivi durante il giorno.

Tuttavia, coordinare l'orario di lavoro non è facile. Quando sarà attivo ogni membro del team? Quando lavoreranno da casa? Quando sono liberi di recarsi in ufficio? Devi tenere conto di molti fattori.

Mantenere la connessione e la cultura sul posto di lavoro

Può essere difficile connettersi e creare una cultura di solidarietà quando i team sono distribuiti in aree geografiche e fusi orari diversi. Gli esseri umani formano naturalmente relazioni e connessioni con le persone a loro vicine. Il lavoro a distanza può farti sentire disconnesso dal team o dall'organizzazione.

Un articolo dell'Harvard Business Review spiega come avere amici al lavoro migliora i risultati aziendali, quindi dare priorità alla connessione ha un impatto reale sul business. Allo stesso modo, la cultura si costruisce attraverso esperienze condivise. E mentre questo può accadere virtualmente, è difficile da creare e mantenere.

Come superare le sfide del posto di lavoro ibrido

La tecnologia e gli obiettivi organizzativi aiutano i team a prosperare in un ambiente di lavoro ibrido. Che si tratti di migliorare le competenze dei manager o implementare un software di gestione del posto di lavoro ibrido, questi suggerimenti aiuteranno la tua attività ibrida a funzionare senza problemi.

Formare i manager per un posto di lavoro ibrido

Guidare un team ibrido è una nuova esperienza per molti manager. In particolare, quelli con l'organizzazione da molto tempo possono essere radicati in modi tradizionali e hanno bisogno di imparare a guidare i team in questo nuovo contesto. Proprio come aiuteresti i nuovi assunti ad acquisire competenze che andranno a vantaggio della tua azienda, formi i manager a operare in luoghi di lavoro ibridi.

Un rapporto HSM Advisory suggerisce che i manager devono mitigare le tensioni che sorgono in un ambiente di lavoro ibrido, come "presenteismo contro prestazioni". Per evitare pregiudizi, i manager dovrebbero valutare i membri del proprio team in base alle prestazioni effettive piuttosto che al tempo trascorso in ufficio, che non è più una misura della produttività.

Il rapporto suggerisce anche molte abilità che i buoni manager dovrebbero acquisire, come le "competenze personali" e le "capacità di leadership incentrate sulle prestazioni". Ulteriori informazioni su come creare una cultura del lavoro ibrida di successo.

Utilizzare il software di pianificazione dei dipendenti

Con l'innovazione nella tecnologia di lavoro ibrida, puoi superare ogni ostacolo quando passi a un'impresa più agile utilizzando una varietà di piattaforme software.

Migliora la comunicazione sincrona

Prima che il mondo passasse al lavoro a distanza, molte piattaforme di comunicazione hanno contribuito a migliorare la comunicazione sincrona, quando non tutti erano presenti nello stesso posto nello stesso momento. Le videoconferenze hanno consentito ai team di connettersi tra paesi o in tutto il mondo e le piattaforme di chat hanno abilitato la messaggistica istantanea senza attendere una risposta via e-mail a una semplice domanda o richiesta.

Concentrati sugli orari ibridi

Il software di pianificazione dei dipendenti consente ai dipendenti di prenotare quando sono in ufficio, lavorano da remoto o in un fuso orario diverso. I manager possono quindi determinare rapidamente quali sono i giorni migliori per le riunioni di persona. Ciò evita ai manager di rivedere individualmente la pianificazione di ogni persona e di consolidare le informazioni sulla pianificazione.

Gestisci lo spazio

L'aumento dei prezzi degli immobili e dell'energia richiede l'ottimizzazione o la riduzione degli spazi per uffici. Il software di gestione dello spazio aiuta a raccogliere informazioni sull'utilizzo dello spazio in ufficio, ad esempio quante persone vengono ogni giorno e in quali giorni è possibile vedere più persone.

Questi dati mostrano che potresti non aver bisogno di tutto lo spazio che pensavi in ​​precedenza, aiutandoti a ridimensionare la tua attività. Potrebbe anche indicare che poche persone entrano in ufficio in determinati giorni, permettendoti di staccare la spina e risparmiare sulla bolletta energetica. Inoltre, i responsabili degli uffici possono garantire a tutti lo spazio di cui hanno bisogno nei giorni che desiderano.

Sì alla fiducia, no alla microgestione

Una delle principali sfide gestionali nei luoghi di lavoro ibridi è creare fiducia tra leader, dipendenti e colleghi, anche se non si sono mai incontrati di persona.

Per essere in grado di stabilire quella fiducia, evita la microgestione. Come accennato in precedenza, i manager possono vedere vacillare la produttività quando non vedono il carico di lavoro del proprio team. Ma fidati di loro per portare a termine il lavoro invece di cercare di riprendere il controllo passando il mouse sopra ogni dipendente.

Misurare il successo in un ambiente di lavoro ibrido non riguarda tanto quanto tempo si impiega a svolgere il lavoro quanto piuttosto i risultati effettivi. E spesso, quando i dipendenti possono esplorare, pensare e creare senza la pressione della microgestione, ottengono risultati ancora migliori.

Abbraccia la centralità delle persone

Per eliminare la mancanza di connessione tra i dipendenti remoti, è necessario abbracciare la centralità delle persone. Ma cosa significa? Significa dare priorità alle tue persone e al loro benessere in tutti gli aspetti della tua organizzazione. La centralità delle persone può assumere molte forme, ma parliamone di alcune.

Ad esempio, offri ai colleghi l'opportunità di incontrarsi di persona. A seconda del modello di lavoro della tua azienda, questo potrebbe essere più o meno necessario. Supponi di guidare un team globale altamente distribuito. In questo caso, sovvenzionare riunioni con i membri del team o organizzare meetup a livello aziendale è essenziale per creare comunità e connessione.

Essere incentrati sull'uomo può anche significare coinvolgere maggiormente il team nel processo decisionale. Che sia semplice come scegliere il giorno in cui incontrarsi di persona o complicato come elaborare una strategia per il prossimo anno, consentire a tutti di partecipare crea una cultura dell'inclusività che a volte può andare persa quando alcuni membri del team lavorano da remoto.

Il lavoro ibrido aumenta la produttività e la soddisfazione dei dipendenti, quindi la tua azienda ne trarrà vantaggio se cogli l'opportunità di provarlo. Ricorda che l'organizzazione e il coordinamento in un ambiente di lavoro ibrido con gli strumenti e la gestione giusti sono fondamentali per ottenere il massimo da esso.

Che il coordinamento significhi adottare software o impegnarsi in un approccio incentrato sulle persone, questi passaggi sono necessari per garantire il successo.

Investi nel benessere dei tuoi dipendenti

I dipendenti che lavorano in un ambiente ibrido sono più coinvolti, produttivi e più felici delle loro controparti in un posto di lavoro tradizionale.

Offrire la flessibilità di lavorare da casa può garantire che i dipendenti trovino un migliore equilibrio tra carriera e vita personale, portando a un morale migliore e a una maggiore soddisfazione sul lavoro. Non sorprende che molte aziende stiano passando a luoghi di lavoro ibridi: ha sicuramente senso investire nel benessere dei propri dipendenti.

I dipendenti coinvolti si sentono meglio e fanno meglio sul posto di lavoro. Ecco la tua guida alle migliori pratiche per il coinvolgimento dei dipendenti e come procedere strategicamente.