Co to jest hybrydowe miejsce pracy? Jak to zorganizować i zarządzać

Modele hybrydowe to przyszłość miejsca pracy.

Ponieważ startupy przenoszą się do przestrzeni coworkingowych i pracy zdalnej, do większych firm oferujących hybrydowe opcje pracy, elastyczne modele pracy stają się coraz bardziej popularne. Nacisk na pracę hybrydową przyniósł organizacjom i indywidualnym pracownikom znaczne korzyści, takie jak lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym oraz oszczędności kosztów.

Jednak, podobnie jak w przypadku wszystkiego nowego, przystosowanie się do pracy hybrydowej wymaga eksperymentowania z nowymi procesami. Właściwe hybrydowe zarządzanie miejscem pracy zapewnia sprawne i wydajne działanie firmy. Pomaga przezwyciężyć wyzwania w miejscu pracy i wyposaża Cię w odpowiednie narzędzia i struktury organizacyjne, które przygotują Cię na sukces.

Zobacz, jak skoordynowane podejście hybrydowe może znacznie zwiększyć produktywność i morale pracowników. Ale najpierw zacznijmy od zrozumienia, czym jest hybrydowe miejsce pracy.

Czym jest hybrydowe miejsce pracy?

Hybrydowe miejsce pracy to środowisko, w którym pracownicy pracują zarówno zdalnie, jak iw środowisku biurowym. Pracownicy mogą pracować z domu, w przestrzeni co-workingowej lub w biurze w określonych dniach i godzinach.

Praca hybrydowa pozwala na większą elastyczność i przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Taki układ pracy łagodzi stres i zwiększa produktywność, umożliwiając pracownikom pracę w bardziej komfortowym i dogodnym środowisku.

Dla pracodawców zmniejsza to koszty ogólne i dodaje bardziej zróżnicowaną siłę roboczą do ich puli talentów. Chociaż ważne jest, aby zachować równowagę między pracą zdalną a pracą w biurze, hybrydowe przestrzenie robocze oferują pracownikom i pracodawcom to, co najlepsze z obu światów.

Korzyści z hybrydowego miejsca pracy

Wraz z unoszącą się pandemią pracownicy szybko przechodzą na pracę zdalną i doświadczają lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, ale tracą możliwość budowania relacji międzyludzkich w miejscu pracy. Podejście hybrydowe daje im to, co najlepsze z obu światów.

Poprawia produktywność

Praca hybrydowa poprawia produktywność i pozwala pracownikom pracować tam, gdzie są najbardziej skoncentrowani i najwygodniejsi.

Niektórzy ludzie są bardziej produktywni w swoich przytulnych domowych biurach z niewielkim rozproszeniem uwagi. Inni potrzebują zgiełku przestrzeni coworkingowej lub kawiarni, aby czuć się zmotywowani. Jeszcze inni potrzebują równowagi obu, aby przełamać monotonię. Mówiąc prościej, skoordynowana praca hybrydowa oferuje Twoim pracownikom elastyczne opcje pracy, które znacznie poprawiają produktywność.

Oszczędność kosztów

Chociaż praca hybrydowa jest często uważana za skoncentrowaną na pracownikach, przynosi ona bezpośrednie korzyści organizacji. Najbardziej widocznym sposobem na zobaczenie wpływu pracy hybrydowej jest oszczędność kosztów. Organizacja może zaoszczędzić do 30% na kosztach biura dzięki modelowi hybrydowemu!

Dzięki zespołowi hybrydowemu mniej osób przychodzi codziennie do biura, a niektórzy mogą pracować zdalnie w pełnym wymiarze godzin. W związku z tym mniej miejsca jest wymagane dla osób pracujących osobiście. W przypadku mniejszych organizacji przestrzenie coworkingowe mogą wyeliminować 100% kosztów wynajmu, podczas gdy redukcja jest opcją dla większych organizacji.

Firmy oszczędzają również na kosztach energii, takich jak ogrzewanie i prąd. Jeśli do biura przychodzi mniej osób lub są dni, kiedy nie ma pracowników, prąd można całkowicie wyłączyć. Koszty dodatkowe, takie jak utrzymanie, ubezpieczenie i zwrot kosztów podróży, również mogą zostać obniżone.

Pracownicy, którzy płacą za paliwo lub transport publiczny, oszczędzają pieniądze, ponieważ nie muszą dojeżdżać do pracy. Mogą też zaoszczędzić na jedzeniu w restauracji czy opiekunce, która nie jest już potrzebna w domowym biurze.

Poprawia równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Wszyscy tam byliście, utknęliście w rutynie pracy i tak zajęci, że nie macie czasu na lunch lub trening, nie mówiąc już o spędzeniu czasu z rodziną lub przyjaciółmi. Ale mając możliwość pracy w dowolnym miejscu, pracownicy mogą priorytetowo traktować różne aspekty swojego życia osobistego, takie jak obowiązki rodzinne i zdrowie.

Czas, który normalnie spędza się na dojazdach do pracy bez fizycznej obecności w biurze, zostaje wykorzystany na odwiezienie dzieci do szkoły lub poranny trening. Przy tradycyjnym modelu pracy biurowej od 9 do 17 rzadko masz okazję poświęcić się temu, co kochasz i czego potrzebujesz dla swojego zdrowia fizycznego i psychicznego.

Ale dzięki opcji pracy hybrydowej, jeśli potrzebna jest południowa sesja jogi w celu złagodzenia stresu, pracownicy mogą zdecydować się na pracę i znaleźć czas na szybką medytację.

Zmniejsza rotację pracowników

Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym przekłada się również na wyższą satysfakcję pracowników. Robienie tego, co kochasz podczas pracy i poczucie wartości sprawia, że ​​czujesz się spełniony. Wyobraź sobie, że widzisz świat, wykonując swoją pracę, żyjąc swoją miłością do podróży bez narażania stabilności finansowej.

Elastyczność prowadzi do większej satysfakcji z wielu powodów. Pozwala pracownikom pracować w środowiskach, w których czują się najbardziej komfortowo. Dodatkowo w modelu hybrydowym praca jest często oceniana pod względem jakości, a nie ilości, co zmniejsza niepotrzebną presję długich godzin. To motywuje pracowników do lepszej pracy i zwiększa lojalność.

Elastyczne godziny pracy i praca niezależna od lokalizacji to dla wielu osób, zwłaszcza młodszych pracowników, decydujące parametry przy wyborze firmy. Kiedy pracownicy są szczęśliwi, decydują się zostać. Zmniejsza to rotację pracowników i przyciąga nowych pracowników.

Tworzy zróżnicowany zespół

Organizacje hybrydowe mogą rozwijać się globalnie bez ograniczeń geograficznych, które dyktują lokalizację ich zespołów. Możesz uzyskać dostęp do najlepszych kandydatów na całym świecie, ponieważ pula pracowników jest otwarta na całym świecie.

Wprowadza również różne perspektywy do rozmowy, stymulując innowacyjność i kreatywność. Elastyczny model otwiera również możliwości dla osób niepełnosprawnych, które nie mogą być fizycznie obecne w biurze. Ci, którzy nie mogli pracować w fizycznych biurach, teraz mogą to zrobić.

Praca hybrydowa przyczynia się do większej różnorodności, umożliwiając większej liczbie kobiet wejście na rynek pracy. Wiele kobiet ma obowiązki rodzinne, które uniemożliwiają im karierę zawodową, takie jak opieka nad dziećmi.

Ale praca z dowolnego miejsca pozwala kobietom na tym stanowisku zająć się rodziną (przy jednoczesnym kontynuowaniu pracy). Na przykład pracująca matka, która nie musi już dojeżdżać do biura, ma więcej czasu na odprowadzenie dziecka do szkoły.

Hybrydowe wyzwania w miejscu pracy

Chociaż hybrydowe miejsca pracy oferują wiele korzyści, nie są pozbawione pewnych wyzwań, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie. Kierowanie zespołem, którego nie widzisz na co dzień w różnych strefach czasowych i lokalizacjach, może być wyzwaniem nawet dla najlepszych liderów i menedżerów.

Błąd produktywności

Często mówimy: „Co z oczu, to z głowy”. Niestety, tak nie jest w przypadku hybrydowych miejsc pracy. Ze względu na „błąd produktywności”, kiedy menedżerowie nie widzą fizycznie swojego zespołu, uważają, że praca nie jest wykonywana.

Chociaż często jest to błędne, w przypadku tradycyjnych menedżerów to nastawienie prowadzi do nieufności wobec pracowników zdalnych. Jeśli chodzi o pracę hybrydową, produktywności nie można mierzyć liczbą godzin spędzonych w biurze. Kwantyfikowanie wydajności szkodzi kulturze firmy i szansom na pomyślne wdrożenie hybrydowego miejsca pracy.

Zarządzanie przestrzenią

Podstawową ideą pracy hybrydowej jest to, że pracownicy przychodzą do biura tylko w określone dni. Stanowi to jednak wyzwanie, gdy zespoły muszą pracować razem osobiście lub gdy przestrzeń biurowa może pomieścić jednocześnie tylko połowę zespołu.

Zarządzanie przestrzeniami może być trudne, gdy prowadzisz organizację hybrydową. Każdy pracownik, który przychodzi do biura, potrzebuje wygodnego miejsca pracy, a zespół potrzebuje przestrzeni do współpracy.

Koordynacja pracy stacjonarnej (i zdalnej).

W hybrydowym miejscu pracy trzeba zarządzać nie tylko przestrzenią, ale także czasem. Menedżerowie muszą wiedzieć, kto i kiedy pracuje z domu. Organizacje hybrydowe często stosują „elastyczny czas pracy”, który pozwala pracownikom pracować wtedy, gdy są najbardziej produktywni w ciągu dnia.

Koordynacja godzin pracy nie jest jednak łatwa. Kiedy każdy członek zespołu będzie na zegarze? Kiedy będą pracować z domu? Kiedy mogą swobodnie dojeżdżać do biura? Musisz wziąć pod uwagę wiele czynników.

Utrzymywanie więzi i kultury w miejscu pracy

Łączenie i tworzenie kultury wspólnoty może być trudne, gdy zespoły są rozproszone w różnych regionach geograficznych i strefach czasowych. Ludzie w naturalny sposób tworzą relacje i więzi z bliskimi im osobami. Praca zdalna może sprawić, że poczujesz się odłączony od zespołu lub organizacji.

Artykuł opublikowany w Harvard Business Review wyjaśnia, w jaki sposób posiadanie przyjaciół w pracy poprawia wyniki biznesowe, więc priorytetowe traktowanie połączeń ma realny wpływ na biznes. Podobnie kulturę buduje się poprzez wspólne doświadczenia. I chociaż może się to zdarzyć wirtualnie, trudno jest je stworzyć i utrzymać.

Jak przezwyciężyć wyzwania związane z hybrydowym miejscem pracy

Cele technologiczne i organizacyjne pomagają zespołom rozwijać się w hybrydowym miejscu pracy. Niezależnie od tego, czy chodzi o podnoszenie kwalifikacji menedżerów, czy wdrażanie oprogramowania do zarządzania hybrydowymi miejscami pracy, te wskazówki pomogą płynnie działać Twojej hybrydowej firmie.

Przeszkol menedżerów w zakresie hybrydowego miejsca pracy

Kierowanie zespołem hybrydowym to dla wielu menedżerów nowe doświadczenie. W szczególności ci, którzy są z organizacją od dłuższego czasu, mogą być zakorzenieni w tradycyjnych sposobach i muszą nauczyć się przewodzić zespołom w tym nowym kontekście. Tak jak pomagasz nowym pracownikom w zdobywaniu umiejętności, które przyniosą korzyści Twojej firmie, tak szkolisz menedżerów do działania w hybrydowych miejscach pracy.

Raport HSM Advisory sugeruje, że menedżerowie muszą łagodzić napięcia pojawiające się w hybrydowym miejscu pracy, takie jak „prezenteizm kontra wydajność”. Aby uniknąć stronniczości, menedżerowie powinni oceniać członków swojego zespołu na podstawie rzeczywistych wyników, a nie czasu spędzonego w biurze, który nie jest już miarą produktywności.

Raport sugeruje również wiele umiejętności, które powinni nabyć dobrzy menedżerowie, takich jak „umiejętności interpersonalne” i „umiejętności przywódcze zorientowane na wyniki”. Dowiedz się więcej o tym, jak stworzyć udaną hybrydową kulturę pracy.

Korzystaj z oprogramowania do planowania pracowników

Dzięki innowacjom w technologii pracy hybrydowej możesz pokonać każdą przeszkodę podczas przechodzenia do bardziej elastycznego przedsiębiorstwa przy użyciu różnych platform oprogramowania.

Popraw komunikację synchroniczną

Zanim świat przestawił się na pracę zdalną, wiele platform komunikacyjnych pomagało usprawnić komunikację synchroniczną – kiedy nie wszyscy byli obecni w tym samym miejscu i czasie. Wideokonferencje umożliwiły zespołom łączenie się w różnych krajach lub na całym świecie, a platformy czatowe umożliwiały przesyłanie wiadomości błyskawicznych bez czekania na odpowiedź e-mail na proste pytanie lub prośbę.

Skoncentruj się na harmonogramach hybrydowych

Oprogramowanie do planowania pracowników umożliwia pracownikom dokonywanie rezerwacji, kiedy są w biurze, pracują zdalnie lub w innej strefie czasowej. Menedżerowie mogą wtedy szybko określić, które dni są najlepsze na spotkania osobiste. Dzięki temu menedżerowie nie muszą przeglądać harmonogramu każdej osoby z osobna i konsolidować informacji o harmonogramie.

Zarządzaj przestrzenią

Rosnące ceny nieruchomości i energii wymagają optymalizacji lub redukcji przestrzeni biurowej. Oprogramowanie do zarządzania przestrzenią pomaga zbierać informacje o wykorzystaniu przestrzeni biurowej, np. o tym, ile osób przychodzi dziennie iw jakie dni można widywać więcej osób.

Te dane pokazują, że możesz nie potrzebować tak dużo miejsca, jak wcześniej sądziłeś, co pomoże Ci zmniejszyć rozmiar firmy. Może to również oznaczać, że w niektóre dni do biura przychodzi niewiele osób, co pozwala się wyłączyć i zaoszczędzić na rachunkach za energię. Ponadto kierownicy biur mogą zapewnić każdemu odpowiednią przestrzeń w dni, w których chce przyjść.

Tak dla zaufania, nie dla mikrozarządzania

Jednym z kluczowych wyzwań zarządzania w hybrydowych miejscach pracy jest budowanie zaufania między liderami, pracownikami i współpracownikami, nawet jeśli nigdy nie spotkali się osobiście.

Aby móc zbudować to zaufanie, unikaj mikrozarządzania. Jak wspomniano wcześniej, menedżerowie mogą zaobserwować spadek wydajności, gdy nie widzą obciążenia swojego zespołu pracą. Ale zaufaj im, że wykonają zadanie, zamiast próbować odzyskać kontrolę, najeżdżając kursorem na każdego pracownika.

Mierzenie sukcesu w hybrydowym miejscu pracy polega w mniejszym stopniu na tym, ile czasu poświęca się na wykonanie pracy, a bardziej na rzeczywistych wynikach. I często, kiedy pracownicy mogą odkrywać, myśleć i tworzyć bez presji mikrozarządzania, osiągają jeszcze lepsze wyniki.

Postaw na ludzi

Aby usunąć brak połączenia między zdalnymi pracownikami, musisz skupić się na ludziach. Ale co to oznacza? Oznacza to nadanie priorytetu swoim ludziom i ich dobremu samopoczuciu we wszystkich aspektach organizacji. Skupienie się na ludziach może przybierać różne formy, ale porozmawiajmy o kilku.

Na przykład zaoferuj współpracownikom możliwość osobistego spotkania. W zależności od modelu pracy Twojej firmy może to być mniej lub bardziej konieczne. Załóżmy, że kierujesz wysoce rozproszonym globalnym zespołem. W takim przypadku dotowanie spotkań z członkami zespołu lub organizowanie spotkań w całej firmie jest niezbędne do zbudowania społeczności i połączenia.

Skoncentrowanie się na człowieku może również oznaczać większe zaangażowanie zespołu w podejmowanie decyzji. Niezależnie od tego, czy jest to tak proste, jak wybranie dnia osobistego spotkania, czy tak skomplikowane, jak opracowanie strategii na następny rok, umożliwienie wszystkim uczestnictwa tworzy kulturę integracji, którą czasami można utracić, gdy niektórzy członkowie zespołu pracują zdalnie.

Praca hybrydowa zwiększa produktywność i zadowolenie pracowników, więc Twoja firma odniesie korzyści, jeśli skorzystasz z okazji, aby ją wypróbować. Pamiętaj, że organizacja i koordynacja w hybrydowym miejscu pracy z odpowiednimi narzędziami i zarządzaniem jest kluczem do maksymalnego wykorzystania go.

Niezależnie od tego, czy koordynacja oznacza przyjęcie oprogramowania, czy zaangażowanie się w podejście skoncentrowane na ludziach, kroki te są niezbędne do zapewnienia sukcesu.

Zainwestuj w dobre samopoczucie swoich pracowników

Pracownicy pracujący w środowisku hybrydowym są bardziej zaangażowani, produktywni i szczęśliwsi niż ich koledzy w tradycyjnym miejscu pracy.

Oferowanie elastyczności pracy z domu może zapewnić pracownikom lepszą równowagę między karierą a życiem osobistym, co prowadzi do poprawy morale i większej satysfakcji z pracy. Nic dziwnego, że wiele firm przechodzi na hybrydowe miejsca pracy — z pewnością warto inwestować w dobre samopoczucie pracowników.

Zaangażowani pracownicy czują się lepiej i lepiej radzą sobie w miejscu pracy. Oto przewodnik po najlepszych praktykach dotyczących zaangażowania pracowników i tego, jak strategicznie się do tego zabrać.