Was ist ein hybrider Arbeitsplatz? Wie man es organisiert und verwaltet

Hybridmodelle sind die Zukunft des Arbeitsplatzes.

Mit der Umstellung von Startups auf Co-Working-Spaces und Remote-Work hin zu größeren Unternehmen, die hybride Arbeitsmöglichkeiten anbieten, werden flexible Arbeitsmodelle immer beliebter. Der Trend zu hybrider Arbeit hat erhebliche Vorteile für Unternehmen und einzelne Mitarbeiter gezeigt, wie z. B. eine bessere Work-Life-Balance und Kosteneinsparungen.

Wie bei allem Neuen erfordert die Anpassung an hybride Arbeit jedoch das Experimentieren mit neuen Prozessen. Das richtige hybride Arbeitsplatzmanagement sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos und effizient läuft. Es hilft bei der Bewältigung von Herausforderungen am Arbeitsplatz und stattet Sie mit den richtigen Tools und Organisationsstrukturen aus, um Sie auf Erfolgskurs zu bringen.

Erfahren Sie, wie ein koordinierter hybrider Ansatz die Produktivität und Arbeitsmoral der Mitarbeiter erheblich steigern kann. Beginnen wir jedoch zunächst damit, zu verstehen, was ein hybrider Arbeitsplatz ist.

Was ist ein hybrider Arbeitsplatz?

Ein hybrider Arbeitsplatz ist eine Umgebung, in der Mitarbeiter sowohl remote als auch in einer Büroumgebung arbeiten. Mitarbeiter können an bestimmten Tagen und Zeiten von zu Hause aus, in einem Co-Working-Space oder im Büro arbeiten.

Hybride Arbeit ermöglicht eine größere Flexibilität und kommt sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern zugute. Ein solches Arbeitsarrangement baut Stress ab und erhöht die Produktivität, sodass die Mitarbeiter in einer komfortableren und bequemeren Umgebung arbeiten können.

Für Arbeitgeber reduziert es den Overhead und fügt ihrem Talentpool eine vielfältigere Belegschaft hinzu. Während es wichtig ist, Remote- und In-Office-Arbeit in Einklang zu bringen, bieten hybride Arbeitsbereiche Arbeitnehmern und Arbeitgebern das Beste aus beiden Welten.

Die Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes

Während die Pandemie vorbei ist, wechseln die Mitarbeiter schnell zur Telearbeit und erleben eine bessere Work-Life-Balance, verpassen aber die Gelegenheit, zwischenmenschliche Beziehungen am Arbeitsplatz aufzubauen. Der hybride Ansatz bietet ihnen das Beste aus beiden Welten.

Verbessert die Produktivität

Hybride Arbeit verbessert die Produktivität und ermöglicht es den Mitarbeitern, dort zu arbeiten, wo sie am konzentriertesten und bequemsten sind.

Manche Menschen sind in ihren gemütlichen Heimbüros mit wenig Ablenkung produktiver. Andere brauchen den Trubel eines Coworking Spaces oder Cafés, um sich motiviert zu fühlen. Wieder andere brauchen ein Gleichgewicht aus beidem, um die Monotonie zu durchbrechen. Vereinfacht gesagt bietet koordinierte Hybridarbeit Ihrer Belegschaft flexible Arbeitsmöglichkeiten, die die Produktivität deutlich steigern.

Spart Kosten

Obwohl hybride Arbeit oft als mitarbeiterzentriert angesehen wird, kommt sie der Organisation direkt zugute. Die sichtbarste Möglichkeit, die Auswirkungen hybrider Arbeit zu erkennen, sind Kosteneinsparungen. Mit einem Hybridmodell kann eine Organisation bis zu 30 % der Bürokosten einsparen!

Mit einem hybriden Team kommen täglich weniger Leute ins Büro, und einige arbeiten möglicherweise ganztägig aus der Ferne. Daher wird für Personen, die persönlich arbeiten, weniger Platz benötigt. Für kleinere Organisationen können durch Co-Working Spaces 100 % der Leasingkosten entfallen, während für größere Organisationen eine Verkleinerung eine Option ist.

Unternehmen sparen auch Energiekosten wie Heizung und Strom. Wenn weniger Leute ins Büro kommen oder es Tage gibt, an denen keine Mitarbeiter sind, kann der Strom komplett abgeschaltet werden. Auch Nebenkosten wie Wartung, Versicherung und Reisekostenpauschale können reduziert werden.

Mitarbeiter, die für ihr Benzin oder öffentliche Verkehrsmittel bezahlen, sparen Geld, da sie nicht pendeln müssen. Auch das Essen im Restaurant oder einen Babysitter, der im Homeoffice nicht mehr benötigt wird, können sie sich sparen.

Verbessert die Work-Life-Balance

Sie alle waren schon einmal dort, steckten im Trott der Arbeit fest und waren so beschäftigt, dass Sie keine Zeit für das Mittagessen oder ein Training haben, geschweige denn Zeit mit Familie oder Freunden verbringen. Aber mit der Möglichkeit, überall zu arbeiten, können Mitarbeiter verschiedene Aspekte ihres Privatlebens, wie familiäre Verpflichtungen und Gesundheit, priorisieren.

Die Zeit, die normalerweise mit dem Pendeln verbracht wird, ohne physisch im Büro anwesend zu sein, wird frei, um die Kinder zur Schule zu bringen oder ein frühmorgendliches Training zu absolvieren. Beim traditionellen 9-to-5-Büroarbeitsmodell hat man selten die Möglichkeit, sich dem zu widmen, was man liebt und für seine körperliche und geistige Gesundheit braucht.

Aber mit einer hybriden Arbeitsoption können die Mitarbeiter, wenn eine Mittags-Yoga-Sitzung benötigt wird, um Stress abzubauen, wählen, ob sie arbeiten möchten und sich Zeit für eine kurze Meditation nehmen.

Reduziert die Mitarbeiterfluktuation

Eine bessere Work-Life-Balance führt auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Sie bei der Arbeit das tun, was Sie lieben, und sich wertgeschätzt fühlen, fühlen Sie sich erfüllt. Stellen Sie sich vor, Sie sehen die Welt, während Sie Ihrer Arbeit nachgehen, und leben Ihre Liebe zum Reisen, ohne die finanzielle Stabilität zu gefährden.

Flexibilität führt aus vielen Gründen zu mehr Zufriedenheit. Es ermöglicht Mitarbeitern, in Umgebungen zu arbeiten, in denen sie sich am wohlsten fühlen. Darüber hinaus wird die Arbeit in einem Hybridmodell oft nach Qualität und nicht nach Quantität beurteilt, wodurch der unnötige Druck langer Arbeitszeiten reduziert wird. Dies motiviert die Mitarbeiter, bessere Leistungen zu erbringen, und fördert die Loyalität.

Flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten sind für viele Menschen, insbesondere jüngere Arbeitnehmer, entscheidende Parameter bei der Unternehmenswahl. Wenn Mitarbeiter zufrieden sind, entscheiden sie sich zu bleiben. Das reduziert die Mitarbeiterfluktuation und zieht neue Mitarbeiter an.

Schafft ein vielfältiges Team

Hybride Organisationen können global expandieren, ohne dass geografische Grenzen den Standort ihrer Teams bestimmen. Sie können auf die besten Kandidaten weltweit zugreifen, da der Einstellungspool weltweit offen ist.

Es bringt auch unterschiedliche Perspektiven in das Gespräch ein und stimuliert Innovation und Kreativität. Ein flexibles Modell eröffnet auch Möglichkeiten für Menschen mit Behinderungen, die nicht physisch im Büro anwesend sein können. Diejenigen, die nicht in physischen Büros arbeiten konnten, können dies jetzt tun.

Hybride Arbeit trägt zu mehr Diversität bei, indem sie mehr Frauen den Einstieg ins Erwerbsleben ermöglicht. Viele Frauen haben familiäre Verpflichtungen, die sie daran hindern, eine Karriere zu verfolgen, wie zum Beispiel die Betreuung von Kindern.

Aber das Arbeiten von überall ermöglicht es Frauen in dieser Position, sich um ihre Familien zu kümmern (während sie weiter arbeiten). So hat zum Beispiel eine berufstätige Mutter, die nicht mehr ins Büro pendeln muss, mehr Zeit, ihr Kind zur Schule zu bringen.

Herausforderungen am hybriden Arbeitsplatz

Während hybride Arbeitsplätze viele Vorteile bieten, sind sie nicht ohne einige Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf das Management. Ein Team zu führen, das man nicht jeden Tag über verschiedene Zeitzonen und Standorte hinweg sieht, kann selbst für die besten Führungskräfte und Manager eine Herausforderung darstellen.

Produktivitätsverzerrung

Wir sagen oft: "Aus den Augen, aus dem Sinn." Bei hybriden Arbeitsplätzen ist das leider nicht der Fall. Aufgrund der „Produktivitätsverzerrung“ glauben Manager, dass die Arbeit nicht erledigt wird, wenn sie ihr Team nicht physisch sehen.

Während dies oft falsch ist, führt diese Voreingenommenheit bei traditionellen Managern zu Misstrauen gegenüber Remote-Mitarbeitern. Bei hybrider Arbeit lässt sich die Produktivität nicht daran messen, wie viele Stunden im Büro verbracht werden. Die Quantifizierung der Produktivität schadet der Unternehmenskultur und den Chancen, einen hybriden Arbeitsplatz erfolgreich umzusetzen.

Platz verwalten

Die Kernidee der hybriden Arbeit ist, dass Mitarbeiter nur an bestimmten Tagen ins Büro kommen. Dies stellt jedoch eine Herausforderung dar, wenn Teams persönlich zusammenarbeiten müssen oder wenn die Büroräume nur die Hälfte des Teams gleichzeitig aufnehmen können.

Die Verwaltung von Bereichen kann schwierig sein, wenn Sie eine hybride Organisation führen. Jeder Mitarbeiter, der ins Büro kommt, braucht einen komfortablen Arbeitsplatz, und das Team braucht Räume für die Zusammenarbeit.

Koordination der persönlichen (und Remote-) Arbeit

In einem hybriden Arbeitsplatz muss nicht nur Platz verwaltet werden, sondern auch Zeit. Manager müssen wissen, wer wann von zu Hause aus arbeitet. Hybride Organisationen setzen häufig „Gleitzeit“ ein, die es den Mitarbeitern ermöglicht, zu arbeiten, wenn sie tagsüber am produktivsten sind.

Allerdings ist die Koordination der Arbeitszeiten nicht einfach. Wann wird jedes Teammitglied auf der Uhr sein? Wann werden sie von zu Hause aus arbeiten? Wann können sie frei ins Büro pendeln? Sie müssen viele Faktoren berücksichtigen.

Aufrechterhaltung der Verbindung und Kultur am Arbeitsplatz

Es kann schwierig sein, Kontakte zu knüpfen und eine Kultur der Zusammengehörigkeit zu schaffen, wenn Teams über verschiedene Regionen und Zeitzonen verteilt sind. Menschen bilden auf natürliche Weise Beziehungen und Verbindungen zu Menschen, die ihnen nahe stehen. Fernarbeit kann dazu führen, dass Sie sich vom Team oder der Organisation getrennt fühlen.

In einem Artikel der Harvard Business Review wird erläutert, wie sich die geschäftlichen Ergebnisse verbessern, wenn man Freunde bei der Arbeit hat, sodass die Priorisierung von Verbindungen einen echten Einfluss auf das Geschäft hat. Ebenso wird Kultur durch gemeinsame Erfahrungen aufgebaut. Und obwohl dies virtuell geschehen kann, ist es schwierig zu erstellen und zu verwalten.

Wie Sie Herausforderungen am hybriden Arbeitsplatz meistern

Technologie und organisatorische Ziele helfen Teams, an einem hybriden Arbeitsplatz erfolgreich zu sein. Ob es darum geht, Manager weiterzubilden oder Hybrid-Workplace-Management-Software zu implementieren, diese Tipps tragen dazu bei, dass Ihr Hybrid-Geschäft reibungslos läuft.

Schulen Sie Manager für einen hybriden Arbeitsplatz

Ein hybrides Team zu führen, ist für viele Manager eine neue Erfahrung. Insbesondere diejenigen, die seit langem in der Organisation tätig sind, sind möglicherweise in traditionellen Wegen verwurzelt und müssen lernen, Teams in diesem neuen Kontext zu führen. So wie Sie neuen Mitarbeitern helfen würden, Fähigkeiten zu erwerben, die Ihrem Unternehmen zugute kommen, schulen Sie die Manager darin, an hybriden Arbeitsplätzen zu arbeiten.

Ein HSM-Beratungsbericht schlägt vor, dass Manager Spannungen abmildern müssen, die an einem hybriden Arbeitsplatz entstehen, wie z. B. „Präsentismus versus Leistung“. Um Voreingenommenheit zu vermeiden, sollten Manager ihre Teammitglieder auf der Grundlage der tatsächlichen Leistung und nicht der im Büro verbrachten Zeit bewerten, die kein Maß für die Produktivität mehr ist.

Der Bericht schlägt auch viele Fähigkeiten vor, die gute Manager erwerben sollten, wie z. B. „menschliche Fähigkeiten“ und „leistungsorientierte Führungsqualitäten“. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine erfolgreiche hybride Arbeitskultur schaffen.

Verwenden Sie eine Mitarbeiterplanungssoftware

Mit der Innovation in der hybriden Arbeitstechnologie können Sie jede Hürde beim Übergang zu einem agileren Unternehmen mit einer Vielzahl von Softwareplattformen überwinden.

Verbessern Sie die synchrone Kommunikation

Bevor die Welt zur Fernarbeit überging, trugen viele Kommunikationsplattformen zur Verbesserung der synchronen Kommunikation bei – als nicht alle zur gleichen Zeit am selben Ort anwesend waren. Videokonferenzen ermöglichten es Teams, sich über Länder oder die ganze Welt hinweg zu vernetzen, und Chat-Plattformen ermöglichten Instant Messaging, ohne auf eine E-Mail-Antwort auf eine einfache Frage oder Anfrage warten zu müssen.

Konzentrieren Sie sich auf hybride Zeitpläne

Mit einer Mitarbeiterplanungssoftware können Mitarbeiter buchen, wenn sie im Büro sind, aus der Ferne arbeiten oder sich in einer anderen Zeitzone befinden. Manager können dann schnell feststellen, welche Tage für persönliche Besprechungen am besten geeignet sind. Dies erspart Managern, den Zeitplan jeder Person einzeln zu überprüfen und Zeitplaninformationen zu konsolidieren.

Speicherplatz verwalten

Steigende Immobilien- und Energiepreise erfordern eine Optimierung oder Reduzierung von Büroflächen. Space-Management-Software hilft dabei, Informationen über die Nutzung von Büroräumen zu sammeln, z. B. wie viele Personen täglich kommen und an welchen Tagen mehr Personen zu sehen sind.

Diese Daten zeigen, dass Sie möglicherweise nicht so viel Platz benötigen, wie Sie bisher dachten, was Ihnen hilft, Ihr Unternehmen zu verkleinern. Es könnte auch darauf hindeuten, dass an bestimmten Tagen nur wenige Leute ins Büro kommen, sodass Sie abschalten und Energiekosten sparen können. Darüber hinaus können Büroleiter sicherstellen, dass jeder an den Tagen, an denen er kommen möchte, den Platz bekommt, den er benötigt.

Vertrauen ja, Mikromanagement nein

Eine der wichtigsten Managementherausforderungen an hybriden Arbeitsplätzen ist der Aufbau von Vertrauen zwischen Führungskräften, Mitarbeitern und Kollegen, selbst wenn sie sich nie persönlich getroffen haben.

Um dieses Vertrauen aufbauen zu können, vermeiden Sie Mikromanagement. Wie bereits erwähnt, können Manager feststellen, dass die Produktivität nachlässt, wenn sie die Arbeitsbelastung ihres Teams nicht sehen. Aber vertrauen Sie darauf, dass sie die Arbeit erledigen, anstatt zu versuchen, die Kontrolle zurückzugewinnen, indem Sie den Mauszeiger über jeden Mitarbeiter halten.

Bei der Erfolgsmessung an einem hybriden Arbeitsplatz geht es weniger darum, wie viel Zeit für die Arbeit aufgewendet wird, als vielmehr um die tatsächlichen Ergebnisse. Und oft erzielen Mitarbeiter noch bessere Ergebnisse, wenn sie ohne den Druck des Mikromanagements erforschen, nachdenken und erstellen können.

Umfassen Sie die Menschenzentriertheit

Um die fehlende Verbindung zwischen Remote-Mitarbeitern zu beseitigen, müssen Sie die Menschenzentrierung annehmen. Aber was bedeutet es? Es bedeutet, Ihre Mitarbeiter und ihr Wohlergehen in allen Aspekten Ihrer Organisation zu priorisieren. People Centricity kann viele Formen annehmen, aber lassen Sie uns über einige sprechen.

Bieten Sie beispielsweise Kollegen die Möglichkeit, sich persönlich zu treffen. Je nach Arbeitsmodell Ihres Unternehmens kann dies mehr oder weniger notwendig sein. Angenommen, Sie leiten ein stark verteiltes globales Team. In diesem Fall ist es wichtig, Meetings mit Teammitgliedern zu subventionieren oder unternehmensweite Treffen zu organisieren, um Gemeinschaft und Verbindung aufzubauen.

Menschenzentriert zu sein kann auch bedeuten, das Team stärker in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Ganz gleich, ob es so einfach ist, den Tag für ein persönliches Treffen auszuwählen, oder so kompliziert, wie eine Strategie für das nächste Jahr zu entwickeln, allen die Teilnahme zu ermöglichen, schafft eine Kultur der Inklusivität, die manchmal verloren gehen kann, wenn einige Teammitglieder remote arbeiten.

Hybride Arbeit steigert die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit, sodass Ihr Unternehmen davon profitieren wird, wenn Sie die Gelegenheit nutzen, es auszuprobieren. Denken Sie daran, dass Organisation und Koordination an einem hybriden Arbeitsplatz mit den richtigen Tools und Management der Schlüssel sind, um das Beste daraus zu machen.

Unabhängig davon, ob Koordination die Einführung von Software oder die Verpflichtung zu einem auf den Menschen ausgerichteten Ansatz bedeutet, diese Schritte sind notwendig, um den Erfolg sicherzustellen.

Investieren Sie in das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter

Mitarbeiter, die in einer hybriden Umgebung arbeiten, sind engagierter, produktiver und glücklicher als ihre Kollegen an einem traditionellen Arbeitsplatz.

Das Angebot der Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten, kann sicherstellen, dass die Mitarbeiter eine bessere Balance zwischen ihrer Karriere und ihrem Privatleben finden, was zu einer verbesserten Moral und einer höheren Arbeitszufriedenheit führt. Kein Wunder, dass viele Unternehmen auf hybride Arbeitsplätze umstellen – es macht durchaus Sinn, in das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu investieren.

Engagierte Mitarbeiter fühlen sich wohler und leisten bessere Arbeit am Arbeitsplatz. Hier ist Ihr Best-Practice-Leitfaden für Mitarbeiterengagement und wie Sie es strategisch angehen können.