Qu'est-ce qu'un lieu de travail hybride ? Comment l'organiser et le gérer

Les modèles hybrides sont l'avenir du lieu de travail.

Alors que les startups se tournent vers les espaces de coworking et le travail à distance, vers de plus grandes entreprises offrant des options de travail hybrides, les modèles de travail flexibles deviennent de plus en plus populaires. La poussée vers le travail hybride a démontré des avantages significatifs pour les organisations et les employés individuels, tels qu'un meilleur équilibre travail-vie personnelle et des économies de coûts.

Cependant, comme pour toute nouveauté, s'adapter au travail hybride implique d'expérimenter de nouveaux processus. La bonne gestion du lieu de travail hybride garantit le bon fonctionnement et l'efficacité de votre entreprise. Il vous aide à surmonter les défis du milieu de travail et vous fournit les bons outils et structures organisationnelles pour vous préparer au succès.

Découvrez comment une approche hybride coordonnée peut considérablement augmenter la productivité et le moral des employés. Mais d'abord, commençons par comprendre ce qu'est un lieu de travail hybride.

Qu'est-ce qu'un lieu de travail hybride ?

Un lieu de travail hybride est un environnement où les employés travaillent à la fois à distance et dans un environnement de bureau. Les employés peuvent travailler à domicile, dans un espace de coworking ou au bureau à des jours et à des heures spécifiques.

Le travail hybride permet une plus grande flexibilité et profite à la fois aux employés et aux employeurs. Une telle organisation du travail soulage le stress et augmente la productivité, permettant aux employés de travailler dans un environnement plus confortable et pratique.

Pour les employeurs, cela réduit les frais généraux et ajoute une main-d'œuvre plus diversifiée à leur bassin de talents. Bien qu'il soit important d'équilibrer le travail à distance et au bureau, les espaces de travail hybrides offrent aux employés et aux employeurs le meilleur des deux mondes.

Les avantages d'un lieu de travail hybride

Avec la pandémie qui plane, les employés passent rapidement au travail à distance et connaissent un meilleur équilibre travail-vie personnelle, mais manquent l'occasion d'établir des relations interpersonnelles sur le lieu de travail. L'approche hybride leur donne le meilleur des deux mondes.

Améliore la productivité

Le travail hybride améliore la productivité et permet aux employés de travailler là où ils sont le plus concentrés et à l'aise.

Certaines personnes sont plus productives dans leur confortable bureau à domicile avec peu de distraction. D'autres ont besoin de l'agitation d'un espace de coworking ou d'un café pour se sentir motivés. Pourtant, d'autres ont besoin d'un équilibre entre les deux pour rompre la monotonie. En termes simples, le travail hybride coordonné offre à votre personnel des options de travail flexibles qui améliorent considérablement la productivité.

Économise des coûts

Alors que le travail hybride est souvent considéré comme centré sur l'employé, il profite directement à l'organisation. La manière la plus visible de voir l'impact du travail hybride réside dans les économies de coûts. Une organisation peut économiser jusqu'à 30 % sur les frais de bureau avec un modèle hybride !

Avec une équipe hybride, moins de personnes viennent au bureau quotidiennement, et certaines peuvent travailler à distance à temps plein. Par conséquent, moins d'espace est requis pour les personnes qui travaillent en personne. Pour les petites organisations, les espaces de coworking peuvent éliminer 100 % des coûts de location, tandis que la réduction des effectifs est une option pour les grandes organisations.

Les entreprises économisent également sur les coûts énergétiques tels que le chauffage et l'électricité. Si moins de personnes viennent au bureau ou s'il y a des jours où il n'y a pas d'employés, l'électricité peut être complètement coupée. Les frais accessoires tels que l'entretien, l'assurance et les indemnités de déplacement peuvent également être réduits.

Les employés qui paient leur essence ou leurs transports en commun économisent de l'argent en n'ayant pas à se déplacer. Ils peuvent également économiser en mangeant au restaurant ou en ayant une baby-sitter, qui n'est plus nécessaire au bureau à domicile.

Améliore l'équilibre travail-vie

Vous êtes tous passés par là, coincés dans l'ornière du travail et tellement occupés que vous n'avez pas le temps de déjeuner ou de faire de l'exercice, et encore moins de passer du temps avec votre famille ou vos amis. Mais avec la possibilité de travailler n'importe où, les employés peuvent donner la priorité à différents aspects de leur vie personnelle, comme les responsabilités familiales et la santé.

Le temps normalement passé à faire la navette sans être physiquement présent au bureau est libéré pour emmener les enfants à l'école ou pour une séance d'entraînement tôt le matin. Avec le modèle de travail de bureau traditionnel de 9 à 5, vous avez rarement l'occasion de vous consacrer à ce que vous aimez et dont vous avez besoin pour votre santé physique et mentale.

Mais avec une option de travail hybride, si une séance de yoga à midi est nécessaire pour soulager le stress, les employés peuvent choisir de travailler et prendre le temps d'une méditation rapide.

Réduit le roulement du personnel

Un meilleur équilibre travail-vie se traduit également par une plus grande satisfaction des employés. Faire ce que vous aimez tout en travaillant et en vous sentant valorisé vous fait vous sentir épanoui. Imaginez voir le monde tout en faisant votre travail, vivre votre amour du voyage sans compromettre la stabilité financière.

La flexibilité conduit à une plus grande satisfaction pour de nombreuses raisons. Il permet aux employés de travailler dans des environnements où ils se sentent le plus à l'aise. De plus, dans un modèle hybride, le travail est souvent jugé sur la qualité plutôt que sur la quantité, ce qui réduit la pression inutile des longues heures. Cela motive les employés à faire mieux et les fidélise.

Les horaires de travail flexibles et le travail indépendant du lieu sont des paramètres décisifs pour de nombreuses personnes, en particulier les jeunes employés, lors du choix d'une entreprise. Lorsque les employés sont heureux, ils choisissent de rester. Cela réduit le roulement du personnel et attire de nouveaux employés.

Crée une équipe diversifiée

Les organisations hybrides peuvent se développer à l'échelle mondiale sans frontières géographiques dictant l'emplacement de leurs équipes. Vous pouvez accéder aux meilleurs candidats du monde entier car le bassin de recrutement est ouvert dans le monde entier.

Il apporte également différentes perspectives dans la conversation, stimulant l'innovation et la créativité. Un modèle flexible ouvre également des opportunités aux personnes handicapées qui ne peuvent pas être physiquement présentes au bureau. Ceux qui ne pouvaient pas travailler dans des bureaux physiques peuvent désormais le faire.

Le travail hybride contribue à une plus grande diversité en permettant à davantage de femmes d'entrer sur le marché du travail. De nombreuses femmes ont des responsabilités familiales qui les empêchent de poursuivre une carrière, comme s'occuper des enfants.

Mais travailler de n'importe où permet aux femmes occupant ce poste de s'occuper de leur famille (tout en continuant à travailler). Par exemple, une mère qui travaille et qui n'a plus à se déplacer pour se rendre au bureau a plus de temps pour emmener son enfant à l'école.

Défis du lieu de travail hybride

Bien que les lieux de travail hybrides offrent de nombreux avantages, ils ne sont pas sans défis, notamment en matière de gestion. Diriger une équipe que vous ne voyez pas tous les jours dans différents fuseaux horaires et lieux peut être un défi, même pour les meilleurs dirigeants et managers.

Biais de productivité

Nous disons souvent : « Loin des yeux, loin du cœur ». Malheureusement, ce n'est pas le cas des lieux de travail hybrides. En raison du "biais de productivité", lorsque les managers ne voient pas physiquement leur équipe, ils pensent que le travail n'est pas fait.

Bien que cela soit souvent faux, pour les managers traditionnels, ce biais conduit à la méfiance vis-à-vis des télétravailleurs. En matière de travail hybride, la productivité ne peut pas être mesurée par le nombre d'heures passées au bureau. La quantification de la productivité nuit à la culture d'entreprise et aux chances de réussir la mise en place d'un lieu de travail hybride.

Gestion de l'espace

L'idée centrale du travail hybride est que les employés ne viennent au bureau que certains jours. Cependant, cela pose un défi lorsque les équipes doivent travailler ensemble en personne ou lorsque l'espace de bureau ne peut accueillir que la moitié de l'équipe à la fois.

La gestion des espaces peut être difficile lorsque vous dirigez une organisation hybride. Chaque employé qui vient au bureau a besoin d'un lieu de travail confortable et l'équipe a besoin d'espaces de collaboration.

Coordonner le travail en personne (et à distance)

Dans un lieu de travail hybride, non seulement l'espace doit être géré, mais aussi le temps. Les managers doivent savoir qui travaille à domicile et quand. Les organisations hybrides emploient souvent des "horaires flexibles", qui permettent aux employés de travailler lorsqu'ils sont le plus productifs pendant la journée.

Cependant, coordonner les heures de travail n'est pas facile. Quand chaque membre de l'équipe sera-t-il au chronomètre ? Quand travailleront-ils à domicile ? Quand sont-ils libres de se rendre au bureau ? Vous devez tenir compte de nombreux facteurs.

Maintenir le lien et la culture au travail

Il peut être difficile de se connecter et de créer une culture d'unité lorsque les équipes sont réparties sur plusieurs zones géographiques et fuseaux horaires. Les humains établissent naturellement des relations et des liens avec des personnes proches d'eux. Le travail à distance peut vous faire vous sentir déconnecté de l'équipe ou de l'organisation.

Un article de la Harvard Business Review explique comment le fait d'avoir des amis au travail améliore les résultats commerciaux, de sorte que la priorisation de la connexion a un réel impact commercial. De même, la culture se construit à travers des expériences partagées. Et bien que cela puisse se produire virtuellement, il est difficile à créer et à maintenir.

Comment surmonter les défis du lieu de travail hybride

La technologie et les objectifs organisationnels aident les équipes à prospérer dans un lieu de travail hybride. Qu'il s'agisse de perfectionner les gestionnaires ou de mettre en œuvre un logiciel hybride de gestion de l'espace de travail, ces conseils aideront votre entreprise hybride à fonctionner sans heurts.

Former les managers pour un lieu de travail hybride

Diriger une équipe hybride est une nouvelle expérience pour de nombreux managers. En particulier, ceux qui font partie de l'organisation depuis longtemps peuvent être enracinés dans des méthodes traditionnelles et doivent apprendre à diriger des équipes dans ce nouveau contexte. Tout comme vous aidez les nouvelles recrues à acquérir des compétences qui profiteront à votre entreprise, vous formez les managers à opérer dans des lieux de travail hybrides.

Un rapport consultatif HSM suggère que les managers doivent atténuer les tensions qui surviennent dans un lieu de travail hybride, telles que « le présentéisme par rapport à la performance ». Pour éviter les biais, les managers doivent évaluer les membres de leur équipe en fonction de leurs performances réelles plutôt que du temps passé au bureau, qui n'est plus une mesure de la productivité.

Le rapport suggère également de nombreuses compétences que les bons managers devraient acquérir, telles que les "compétences interpersonnelles" et les "compétences de leadership axées sur la performance". En savoir plus sur la façon de créer une culture de travail hybride réussie.

Utiliser un logiciel de planification du personnel

Grâce à l'innovation dans la technologie de travail hybride, vous pouvez surmonter tous les obstacles lors de la transition vers une entreprise plus agile en utilisant une variété de plates-formes logicielles.

Améliorer la communication synchrone

Avant que le monde ne passe au travail à distance, de nombreuses plateformes de communication contribuaient à améliorer la communication synchrone - lorsque tout le monde n'était pas présent au même endroit au même moment. La visioconférence a permis aux équipes de se connecter à travers les pays ou le monde, et les plateformes de chat ont permis la messagerie instantanée sans attendre une réponse par e-mail à une simple question ou demande.

Focus sur les horaires hybrides

Un logiciel de planification des employés permet aux employés de réserver lorsqu'ils sont au bureau, qu'ils travaillent à distance ou dans un fuseau horaire différent. Les responsables peuvent alors déterminer rapidement quels jours conviennent le mieux aux réunions en personne. Cela évite aux responsables de revoir l'emploi du temps de chaque personne individuellement et de consolider les informations de planification.

Gérer l'espace

La hausse des prix de l'immobilier et de l'énergie nécessite d'optimiser ou de réduire les surfaces de bureaux. Un logiciel de gestion de l'espace permet de collecter des informations sur l'utilisation de l'espace de bureau, telles que le nombre de personnes qui viennent chaque jour et les jours où plus de personnes peuvent être vues.

Ces données montrent que vous n'avez peut-être pas besoin d'autant d'espace que vous le pensiez auparavant, ce qui vous aide à réduire la taille de votre entreprise. Cela pourrait également indiquer que peu de personnes viennent au bureau certains jours, ce qui vous permet de vous déconnecter et d'économiser sur vos factures d'énergie. De plus, les gestionnaires de bureau peuvent s'assurer que chacun dispose de l'espace dont il a besoin les jours où il souhaite venir.

Oui à la confiance, non à la microgestion

L'un des principaux défis de gestion dans les lieux de travail hybrides consiste à établir la confiance entre les dirigeants, les employés et les pairs, même s'ils ne se sont jamais rencontrés en personne.

Pour pouvoir établir cette confiance, évitez la microgestion. Comme mentionné précédemment, les managers peuvent voir la productivité faiblir lorsqu'ils ne voient pas la charge de travail de leur équipe. Mais faites-leur confiance pour faire le travail au lieu d'essayer de reprendre le contrôle en planant sur chaque employé.

La mesure du succès dans un lieu de travail hybride dépend moins du temps passé à faire le travail que des résultats réels. Et souvent, lorsque les employés peuvent explorer, réfléchir et créer sans la pression de la microgestion, ils obtiennent des résultats encore meilleurs.

Adopter une approche centrée sur les personnes

Pour supprimer le manque de connexion entre les employés distants, vous devez adopter une approche centrée sur les personnes. Mais qu'est-ce que ça veut dire? Cela signifie donner la priorité à vos employés et à leur bien-être dans tous les aspects de votre organisation. L'approche centrée sur les personnes peut prendre plusieurs formes, mais parlons-en de quelques-unes.

Par exemple, offrez à vos collègues la possibilité de se rencontrer en personne. Selon le modèle de travail de votre entreprise, cela peut être plus ou moins nécessaire. Supposons que vous dirigez une équipe mondiale hautement distribuée. Dans ce cas, il est essentiel de subventionner des réunions avec les membres de l'équipe ou d'organiser des rencontres à l'échelle de l'entreprise pour créer une communauté et créer des liens.

Être centré sur l'humain peut également signifier impliquer davantage l'équipe dans la prise de décision. Que ce soit aussi simple que de choisir le jour pour se rencontrer en personne ou aussi compliqué que d'élaborer une stratégie pour l'année prochaine, permettre à chacun de participer crée une culture d'inclusivité qui peut parfois être perdue lorsque certains membres de l'équipe travaillent à distance.

Le travail hybride augmente la productivité et la satisfaction des employés, de sorte que votre entreprise en bénéficiera si vous saisissez l'occasion de l'essayer. N'oubliez pas que l'organisation et la coordination dans un lieu de travail hybride avec les bons outils et la bonne gestion sont essentielles pour en tirer le meilleur parti.

Que la coordination signifie l'adoption d'un logiciel ou l'engagement dans une approche centrée sur les personnes, ces étapes sont nécessaires pour assurer le succès.

Investissez dans le bien-être de vos employés

Les employés qui travaillent dans un environnement hybride sont plus engagés, productifs et plus heureux que leurs homologues dans un lieu de travail traditionnel.

Offrir la flexibilité de travailler à domicile peut permettre aux employés de trouver un meilleur équilibre entre leur carrière et leur vie personnelle, ce qui améliore leur moral et leur satisfaction au travail. Il n'est pas surprenant que de nombreuses entreprises passent à des lieux de travail hybrides - il est certainement logique d'investir dans le bien-être de leurs employés.

Les employés engagés se sentent mieux et réussissent mieux au travail. Voici votre guide des meilleures pratiques en matière d'engagement des employés et comment s'y prendre stratégiquement.