30 domande da porre a un fornitore di piattaforme per eventi digitali

Se hai deciso che una piattaforma per eventi digitali ha senso per la tua azienda, dedica del tempo alla ricerca dei singoli fornitori e delle loro capacità procedendo come segue:

• Fai un elenco di tutte le capacità DEP che hai attualmente, quelle che vorresti avere e quelle senza le quali non puoi vivere. Quest'ultima categoria è fondamentale e ti aiuterà a evitare di commettere un errore costoso. Se scopri che un fornitore non offre questa funzionalità "indispensabile", ovviamente non è adatto.
• Prendi la tua lista di capacità e poi fai qualche ricerca. Parla con i tuoi colleghi di marketing per scoprire chi sta usando quale DEP e perché.
• Restringi il tuo elenco a quei fornitori che soddisfano i tuoi criteri. Invia l'elenco delle funzionalità DEP che hai identificato e imposta un periodo di tempo per la risposta.
• Decidi se devi o meno impegnarti in un processo formale di RFI/RFP. Questa è una preferenza individuale. Tuttavia, assicurati di fornire lo stesso elenco di funzionalità a ciascun fornitore per facilitare il confronto.

Le richieste di offerta più efficaci richiedono solo informazioni pertinenti e forniscono ampie informazioni sul tuo marchio e sulle sue esigenze di DEP. Dovrebbe riflettere obiettivi strategici e KPI di alto livello. Menziona i KPI più importanti della tua azienda e spiega come valuterai il successo dei tuoi sforzi DEP. Includi dettagli sulle tempistiche e sui sistemi martech esistenti che hai implementato.

Scava più a fondo: come estrarre dati da eventi digitali

Dalle risposte RFP, dovresti essere in grado di restringere il tuo elenco a tre o quattro soluzioni che vorresti dimostrare.

Crea demo con quei fornitori in un arco di tempo relativamente breve dopo aver ricevuto le risposte RFP per aiutare a fare confronti pertinenti. Assicurati che tutti i potenziali utenti interni siano coinvolti nella chiamata demo e presta attenzione a quanto segue:

• Quanto è facile utilizzare lo strumento?
• Il venditore sembra capire la nostra attività e le nostre esigenze?
• Ci stanno mostrando le nostre caratteristiche "must-have"?

Altre domande da porre a ciascun fornitore di piattaforme di eventi digitali, a seconda del modello di business, includono:

Creazione, gestione e registrazione agenda:

• Come funziona il processo di creazione dell'agenda e quanto è flessibile? Ci consentirà di creare e gestire i tipi di eventi che facciamo ora?
• Che tipo di apprendimento automatico e/o intelligenza artificiale utilizza lo strumento per suggerire contenuti agli utenti e come lo faciliteremmo?
• Lo strumento può abbinare i partecipanti all'evento ai loro ruoli in un gruppo di acquisto e ai loro account corretti nel nostro CRM?
• Lo strumento mostra da dove provengono gli iscritti (canale o campagna) e come interagiscono con la preregistrazione dell'agenda?
• Il DEP può mantenere un unico account per un individuo in più eventi, in modo da poter continuare ad accumulare dati sulle intenzioni nel tempo?
• Lo strumento consente a sponsor, espositori e relatori di accedere e gestire i propri contenuti (biografia e headshot per i relatori, contenuti del portale degli sponsor per gli espositori)?

Scarica il MarTech Intelligence Report: Enterprise Digital Events Platforms: A Marketer's Guide

Funzionalità di creazione, modifica e coinvolgimento dei contenuti:

• Quanti partecipanti simultanei possono partecipare a un evento senza compromettere la qualità del video? In che modo qualcosa in diretta rispetto a una pre-registrata influisce su questa equazione?
• Possiamo eseguire l'editing e l'aumento dei video all'interno della piattaforma stessa o dobbiamo utilizzare uno o più strumenti diversi?
• Quali funzionalità aggiuntive di coinvolgimento (gamification, quiz, sondaggi, ecc.) vengono offerte nel contesto di una sessione?
• Quali tipi di contenuti (PDF, video live, video registrati, audio o video interattivi) possono essere offerti all'interno degli stand degli espositori virtuali per massimizzare il coinvolgimento in quell'ambiente?
• In che modo la piattaforma facilita il networking tra partecipanti, relatori e sponsor?

Analisi, reportistica e integrazione:

• Lo strumento fornisce analisi in tempo reale?
• Lo strumento fornisce viste riassuntive e/o dettagliate di diverse persone e approfondimenti?
• Quali metriche vengono raccolte per misurare il coinvolgimento e l'intento degli utenti? Quanto sono dettagliati questi rapporti? (Ad esempio, posso vedere se una persona ha guardato una sessione fino alla fine o se si è interrotta dopo i primi due minuti?)
• Lo strumento ci aiuta a raccogliere dati rilevanti per noi stessi e per i nostri partner nel rispetto delle normative sulla privacy pertinenti?
• Sono disponibili integrazioni native con la nostra piattaforma CRM e/o di automazione del marketing, in modo da poter utilizzare i dati storici?
• In caso negativo, è disponibile un'API per integrazioni di sistema personalizzate?

Formazione e assistenza clienti:

• Di quanta formazione avremo bisogno per utilizzare il software e che tipo di formazione è disponibile?
• Quale livello di assistenza clienti viene offerto e quando è disponibile (ad esempio, 24 ore su 24, 7 giorni su 7 contro 8 ore su 8)?
• Qual è il tempo di risposta per richieste di supporto/ticket?
• Sono disponibili servizi o supporto professionali per la nostra transizione al DEP?
• Quali nuove funzionalità sono allo studio?
• Qual è la tabella di marcia del prodotto a lungo termine e le date di lancio?

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