Come organizzatore di eventi, ti sei mai chiesto quale impatto hanno i tuoi eventi sull'ambiente e sulla comunità in generale?

Sapete se sono veramente sostenibili? Se non hai una risposta, diamo una panoramica di alcuni fatti rapidi sul perché dovresti praticare la gestione sostenibile degli eventi.

Il partecipante medio alla conferenza produce ogni giorno oltre quattro libbre di rifiuti nelle sedi degli eventi. Più del 40% di questi rifiuti finisce nelle discariche. Per quanto riguarda l'impronta di carbonio dell'evento, il 70% delle emissioni di CO2 proviene dai viaggi in aereo, il 15% dall'alloggio, il 10% da cibo e bevande e il 5% dal fabbisogno energetico.

Per tutti questi motivi, è innegabile che l'industria degli eventi abbia avuto un'impronta negativa nell'ecosistema negli ultimi anni. Ecco perché non sorprende vedere i professionisti coinvolti maggiormente nell'attuazione di sforzi sostenibili nelle loro conferenze o eventi. Tuttavia, c'è ancora un timore comune intorno all'idea che rendere sostenibile un evento aggiungerà ulteriori spese e tempo alle aziende.

Come creare un evento sostenibile

Ti starai chiedendo ormai, un evento sostenibile mi costerà di più? La verità è che con la tecnologia attuale, non è impossibile ospitare un evento straordinario riducendo l'impatto sull'ambiente. In questo articolo, ti mostrerò istruzioni dettagliate su come creare politiche ecologiche per promuovere la tua portata sostenibile. Una volta che inizi a implementare questo processo, ti renderai conto di quanto possa essere gratificante.

Passaggio 1: analizza il tuo impatto attuale

Il primo passo che devi fare prima di provare a migliorare le cose è analizzare l'impatto che i tuoi eventi hanno sull'ambiente. Un modo efficace per farlo è valutare ogni area del tuo evento e cercare modi in cui puoi renderlo più rispettoso dell'ambiente. Affinché ciò sia efficace, il cambiamento deve comprendere l'intera cultura del team, del personale, dei fornitori e degli sponsor.

Puoi iniziare con aree come:

Tra queste aree, quale ti preoccupa di più? Per avere un impatto più significativo, spesso è bene iniziare con l'area più grande. Ad esempio, se vuoi rinunciare alla carta ed eliminare tutti i materiali stampati, devi essere consapevole che avrai bisogno di qualcosa che sostituisca il loro posto, come un'app per eventi mobili o un fornitore di soluzioni in loco per garantire che i partecipanti dispongano di tutte le informazioni necessarie.

Passaggio 2: fai un piano

Ora che sai quale area affronterai per prima, puoi iniziare a costruire un piano. Questo ti aiuterà a dare la priorità agli aspetti che hanno la massima importanza. Tieni presente che il budget del tuo evento potrebbe non consentirti di concentrarti su più aree contemporaneamente, ma non permettere che questo ti fermi. Apportando anche solo una modifica, stai già avviando i livelli di sostenibilità della tua attività. Per non parlare del fatto che la creazione di eventi sostenibili dà anche un valore aggiunto al tuo marchio.

Una volta che hai costruito il tuo piano, assicurati di fissare alcuni obiettivi realistici che puoi migliorare ogni anno. Inoltre, devi impostare alcune scadenze di quando farai tutto. Questo è importante se vuoi davvero raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato.

Allo stesso modo, devi decidere gli indicatori chiave di prestazione (KPI) che misurerai per verificare se i tuoi piani hanno funzionato o meno. I KPI potrebbero essere qualsiasi cosa, dal numero di articoli di plastica che hai sostituito con opzioni biodegradabili o dalla quantità di rifiuti che hai riciclato durante l'evento.

Passaggio 3: coinvolgi i tuoi partner e fornitori

Se vuoi che i tuoi partecipanti siano consapevoli dei tuoi sforzi per la sostenibilità, devi fornire un'esperienza coerente e praticare il marketing verde. Coinvolgendo i tuoi partner e fornitori nel tuo approccio ecologico, sarai in grado di creare una pratica coesa, con risultati migliori e più rapidi. Assicurati di coinvolgerli presto, in modo che possano avere il tempo di prepararsi.

Con i tuoi partner, si consiglia di stabilire un approccio pratico, in cui entrambe le parti possono apportare nuove conoscenze, comprensione, intuizioni e motivazione per ridurre gli impatti ambientali negativi degli eventi. Questo approccio aiuterà a raggiungere e misurare i risultati del riciclaggio e della gestione dei rifiuti, dell'utilizzo dell'energia e dei vantaggi economici, tra gli altri. Per raggiungere con successo un obiettivo sostenibile, è importante che tu e i tuoi partner condividate gli stessi valori e la volontà di partecipare attivamente ai vostri sforzi di sostenibilità.

Inoltre, i fornitori con cui scegli di lavorare avranno anche un impatto sulla sostenibilità del tuo evento. Ecco perché incorporare la sostenibilità nel processo decisionale sarà essenziale nella scelta di un servizio. Dovresti chiedere a ciascun fornitore delle loro pratiche per vedere se possono offrire soluzioni in linea con i tuoi obiettivi.

Passaggio 4: semplifica la gestione dei rifiuti durante i tuoi eventi

Per ridurre la quantità di rifiuti che finisce in discarica, puoi iniziare fornendo contenitori per il riciclaggio ai tuoi partecipanti. Al giorno d'oggi questo è un must perché la maggior parte dei frequentatori di eventi visita un bidone durante uno spettacolo almeno una o due volte. Quindi, approfitta dell'opportunità per mostrare loro che stai lavorando per creare un ambiente sostenibile durante gli eventi aggiungendo contenitori per il riciclaggio oltre ai contenitori per i rifiuti.

Quando si utilizzano i contenitori per il riciclaggio, è necessario tenere in considerazione che scegliere quello giusto è importante: se si utilizzano semplicemente contenitori standard senza alcun segno che indichi esattamente cosa deve entrare, le persone li riempiranno di qualsiasi cosa. La segnaletica dovrebbe essere chiara e in grassetto, in modo che i partecipanti possano capire immediatamente cosa deve essere inserito in ogni cestino. Cerca di evitare di aggiungere un lungo elenco di cose da fare e da non fare, che confonderà solo le persone.

Un'altra azione che puoi intraprendere è riciclare o riutilizzare tutti gli oggetti di plastica utilizzati durante l'evento. Pensa solo a tutti i sacchetti di plastica erranti che vengono lasciati indietro: assicurati di raccoglierli in modo che non danneggino l'ambiente. Hai anche la possibilità di vietare l'uso generale della plastica durante l'evento e di fornire solo opzioni biodegradabili o riciclate ai tuoi partecipanti.

Inoltre, puoi semplificare la gestione dei rifiuti durante i tuoi eventi contattando organizzazioni non profit o programmi comunitari che accettano donazioni di eventuali materiali di conferenza avanzati. Un'altra cosa che puoi fare è incoraggiare gli espositori a ridurre gli scarti in loco, poiché spesso finiscono nella spazzatura. Se fai uno sforzo costante per tenere traccia di ciò che rimane alla fine dei tuoi eventi, puoi eventualmente ridurre i materiali stampati, i badge, i cordini, ecc. Ricorda, se riduci la quantità che produci, risparmi denaro e spazio nella discarica .

Passaggio 5: inizia in modo semplice

Tieni presente che cambiare l'approccio di un intero evento non avverrà dall'oggi al domani, ecco perché devi essere paziente e iniziare in modo semplice. La verità è che la creazione di un evento sostenibile richiederà tempo e lavoro di squadra, ma non è impossibile da realizzare. Se inizi con compiti più semplici, sarai in grado di implementare soluzioni più ecologiche e avere un impatto positivo significativo sull'ambiente in pochissimo tempo.

Un ottimo modo per farlo è attuare politiche verdi. Possono aiutare a portare tutti gli stakeholder sulla stessa pagina e garantire che tutti funzionino come un'unica unità in modo che l'intero team conosca lo standard ambientale a cui aderire. Alla fine, questo può offrire molti vantaggi e risparmiare sui costi.

Qualunque cosa tu faccia, assicurati di impegnarti veramente a fare un cambiamento. Basta una sola persona per iniziare ad avere un impatto positivo, quindi sii quello che propone l'idea di creare eventi sostenibili per la tua azienda. Dopo aver iniziato a implementare queste modifiche, diventerai sempre più consapevole dell'impatto delle tue azioni.

Il verde è buono

Le decisioni che prendiamo oggi avranno un impatto sul mondo per i decenni a venire, quindi assicuriamoci di iniziare a fare questi cambiamenti prima piuttosto che dopo. Ognuno dei nostri sforzi aiuterà a sostenere il pianeta in cui viviamo e, in definitiva, contribuirà a ridurre l'impronta del settore. Si spera che tu possa utilizzare questo articolo come guida per iniziare a creare eventi sostenibili rendendo i tuoi sforzi di pianificazione degli eventi più incentrati sull'ambiente.