SMBに適した会計ソフトウェアを選択する方法は？

経理と財務のタスクが紙ベースの総勘定元帳のエントリに限定されていた時代は終わりました。 最近のすべての会計専門家とビジネスオーナーは、より多くのクライアントを獲得し、ビジネスを拡大し、単純なデータ入力タスクを減らし、エラーを減らし、データへのより深い洞察を得ることに焦点を合わせています。 デジタル時代にこれらすべてを行う最良の方法は、会計ソフトウェアを使用することです。 会計ソフトウェアソリューションは、次の四半期の売上予測を生成し、最も収益性の高いサービスと最も収益性の低いサービスを決定するなどして、チームのビジネス効率と生産性を向上させるのに役立ちます。

会計ソフトウェアの重要性：

1. 作業速度の加速：会計ソフトウェアを使用すると、チームの事務処理がはるかに少なくなるため、全体的なビジネスの生産性を向上させることができます。 自動生成されたビジネスレポートと請求書は、新しいクライアントを獲得するために費やすことができる時間を節約します。
2. 時間の節約：会計タスクはすべて正確な計算に関するものです。 優れた会計ソフトウェアを使用すると、面倒な作業を自動化することで簿記プロセスをスピードアップできます。 それは時間を節約するだけでなく、古いスタイルのペンと紙の簿記技術を使用した場合に発生する可能性のある潜在的なエラーを減らします。
3. 分析を提供：優れた会計ソフトウェアを使用すると、四半期ごとの予測とキャッシュフロー計算書を提供することにより、数年後にビジネスがどのようになるかを分析できます。 会計ソフトウェアは、ビジネスの利益を促進している分野に投資することで、より良い財務上の決定を下すのに役立ちます。
4. データのセキュリティ：重要な情報のセキュリティは、企業の最優先事項である必要があります。 サイバー犯罪が増加している世界では、適切な会計ソフトウェアに投資することで、財務データを保護するためのセキュリティ層を追加できます。 このソフトウェアは、多要素認証、情報への制限されたユーザーアクセス、情報を安全に保つためのウイルス対策保護などの機能を提供します。
5. 一元管理：会計ソフトウェアのもう1つの機能は、一元化されたダッシュボードを提供することです。 請求書、給与、税金、在庫、販売注文など、財務プロセスのすべての側面を1つの場所で簡単に表示できるため、時間を節約して迅速な意思決定を行うことができます。

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適切な会計ソフトウェアを選択するためのヒント：

しかし、市場で最高であると宣言している会計ソフトウェアソリューションはたくさんあります。 では、ビジネス要件に適したソフトウェアをどのように選択しますか？

あなたのビジネスのための会計ソフトウェアを選ぶ際にこれらのヒントを考慮することは役立つかもしれません：

1.あなたのビジネスを理解する

会計ソフトウェアを選択する前の最も重要なステップは、ビジネス要件を理解することです。 ビジネスに業界固有の機能が必要かどうかを特定し、それを提供するソフトウェアを選択します。

また、必要なアドオンアプリケーションと、それらが会計ソリューションと統合されているかどうかを確認してください。

ほとんどの中小企業は、請求、経費追跡、レポート生成などの基本的な機能を提供する会計ソフトウェアで行うことができます。 ただし、在庫追跡や販売予測などの高度な機能が必要な場合は、それに応じてソフトウェアを選択する必要があります。

2.オンラインまたはオフライン

近年市場を引き継いだクラウドベースの会計ツールを利用している企業もありますが、財務要件としてデスクトップソフトウェアを好む組織もあります。

さらに、デスクトップソフトウェアの機能とクラウド機能の両方を必要とする企業は、クラウドホスティングサービスを選択します。 たとえば、ホスティングソフトウェアを備えたクラウドベースのQuickBooks Enterpriseは、デスクトップソフトウェアと同じ機能とユーザーインターフェイスを提供するだけでなく、QuickBooks Online（QuickBooksのSaaSバージョン）と同様のリモートアクセスも提供します。

ビジネスに最適なモデルを選択する際には、適切な分析を行う必要があります。 ビジネスの管理上のニーズと財務上のニーズの両方を念頭に置いて、すべてのオプションを検討するのが最善です。

さらに言えば、金融の専門家や会計士の助けを借りることもできます。

3.ユーザーインターフェイス

ほとんどの事業主は経理の経歴を持っていないので、ソフトウェアは使いやすいはずです。 ログインして機能を参照するための適切な手順を備えたクリーンなインターフェイスにより、チームのアカウンティングプロセスが容易になります。

結局のところ、それはすべて、トレーニングコストにあまりお金をかけずに、ソフトウェアのインターフェイスがあなたとあなたのチームメートにとってどれほど快適であるかにかかっているからです。

さらに、会計ソフトウェアの高度な機能を学ぶために利用できる無料のオンラインチュートリアルがあれば、本の管理は簡単なことです。

4.予算を計画する

会計ソフトウェアソリューションは、それらが提供する機能と価格プランによって異なります。 年間サブスクリプションプラン、複数年のパッケージを購入するか、利用可能な場合はソフトウェアの無料バ​​ージョンを使用するか、会社の予算に基づいて会計ソフトウェアをリースすることができます。

高価な会計ソフトウェアが高度な機能を提供することがよく見られます。 これには、プロジェクトレポート、経費追跡、補助給与、CRMコネクタなどが含まれます。

会計ソフトウェアを購入するときは、必要のない追加機能にお金を払っていないことを確認してください。

5.ソフトウェアの使いやすさ

会計ソフトウェアを購入する前に考慮すべきもう1つの要素は、アプリケーションで作業するために必要なユーザー数をサポートしているかどうかです。 それとも、外出先でも、どのデバイスでも作業できるかどうか。

クラウドベースのソフトウェアを選択すると、インターネットを介して、いつでも、どこからでも、どのデバイスでも効率的に作業できるようになります。

市場には、シングルユーザーから最大40ユーザーまで対応する多数のソフトウェアがあります。 エンタープライズビジネスの場合、最大ユーザーをサポートするソフトウェアを選択することは有益です。 しかし、新興企業は1ユーザーバージョンで会計の旅を始めることができます。

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6.チームに相談する

ビジネスはそれぞれ異なり、会計士は組織のニーズに応じて、会計ソフトウェアについて最も知識のある意見を提供できる場合があります。 彼らはほとんどすべての種類の会計ソフトウェアに取り組んできました。 彼らはあなたが持っているビジネスの種類とあなたが必要とするソフトウェアを正確に知っています。

それ以外は、会計ソフトウェアに必要なハードウェア仕様を理解し、IT部門に相談してください。 最適なビジネス運用を確保するには、ストレージスペース、サーバーリソース、およびその他のコンポーネントを確認することが不可欠です。

7.すべてのオプションを調べる

市場には多数の会計ソフトウェアがあり、会計組織に最適なソフトウェアに投資する前に、すべてのオプションを参照することが不可欠です。

市場で最も人気のあるソフトウェアには、Intuit QuickBooks、Xero、FreshBooks、Kashoo、Sage、Wave、GoDaddy Bookkeeping、Accounting Seed、ZohoBooksなどがあります。

それらのいくつかは、その正確さ、速度、および利便性のために需要があります。 その他は、費用対効果が高く、使いやすいです。

8.試用する

会計ソフトウェアを購入する前に、会計アプリケーションを試してみてください。 ダミーのトランザクションを入力し、請求書を作成し、レポートを生成し、必要になる可能性のあるすべての機能をテストできます。

また、トライアル中にカスタマーサポートに連絡して、ビジネスに関連するすべてのクエリをクリアすることができます。 すべてがビジネスに合っている場合は、ソフトウェアの購入に進むことができます。

9.アドオン統合

すべての会計ソフトウェアは、それがどれほど強力であっても、すべてのビジネスプロセスをスムーズに実行し続けるために、いくつかのアドオン統合が必要になります。 したがって、会計ソフトウェアは、ERP、CRM、請求、HRなどのコア機能を統合して、会計と連携して機能する必要があります。

たとえば、TSheetsやBill.comなどのアプリは、QuickBooksなどの一般的な会計ソフトウェアと統合されています。 ただし、すべてのソフトウェアがアドオンを組み込む機能を提供しているわけではありません。 したがって、ソフトウェアを完成させる前に、これらの要素を念頭に置くことをお勧めします。

10.カスタマーサポート

会計ソフトウェアを初めて使用する場合は、財務プロセスをより適切に最適化するために理解したい機能がたくさんあるかもしれません。

したがって、優れた会計ソフトウェアは、ソフトウェアに関連するすべてのクエリであなたとあなたのチームメイトを支援するために常に専門家のサポートを提供する必要があります。

一方、ビジネスが拡大し、データがより複雑になった場合は、記録を正確に保つための外部ガイダンスが必要になります。 したがって、電話、チャット、または電子メールを介して24時間カスタマーサポートを提供するソフトウェアを探してください。

11.カスタマーレビュー

テクノロジー主導の世界では、オンラインで入手できるソフトウェアの推奨事項は、適切なソフトウェアを選択するのに役立ちます。 したがって、組織に適していると思われるソフトウェアを候補に挙げたら、さまざまなフォーラムやWebサイトでカスタマーレビューを探してください。

カスタマーサポート、価格設定、セキュリティ、機能などのさまざまなパラメータに応じて、会計ソフトウェアについてより適切な決定を下すことができます。

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まとめ

適切なツールとソフトウェアがないと、従業員のストレスやバーンアウトのリスクが高まります。 あなたの労働力がよりストレスを感じるほど、あなたのビジネスはより苦しむでしょう。

会計ソフトウェアは、企業が非常に長い間本を管理するのを支援してきました。 ブランドの認知度を高めることを目的とするものもあれば、顧客体験を向上させることを約束するものもあります。

これらすべての要素を念頭に置いて会計ソフトウェアを選択するのは大変なことかもしれませんが。 ただし、これはビジネスにとって1回限りの投資になるため、決断を下す前に、頭をすっきりさせて時間をかける必要があります。

適切なソフトウェアを選択することで、従業員がより知識を深め、より感謝されていると感じるため、すべてのストレスを軽減できます。 これはあなたのビジネスの絶え間ない成長につながり、会社の収益を増やします。

だから、賢く選んでください！

 この記事はSharadAcharyaによって書かれました。 Sharadは、AceCloudHostingのテクニカルライターです。 彼は最新のテクノロジーを研究するのが大好きで、クラウド、仮想化、セキュリティに関する記事を書いています。 Facebook、Twitter、LinkedInで彼をフォローできます。