Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie księgowe dla małych i średnich firm?

Dawno minęły czasy, kiedy zadania księgowe i finansowe ograniczały się do zapisów księgi głównej w formie papierowej. W dzisiejszych czasach każdy specjalista ds. księgowości i właściciel firmy koncentruje się na pozyskiwaniu większej liczby klientów, rozwijaniu swojej działalności, ograniczaniu pomniejszych zadań związanych z wprowadzaniem danych, ograniczaniu błędów i uzyskiwaniu głębszego wglądu w swoje dane. Najlepszym sposobem na zrobienie tego wszystkiego w erze cyfrowej jest korzystanie z oprogramowania księgowego. Oprogramowanie księgowe pomaga zwiększyć efektywność biznesową i produktywność Twojego zespołu, generując prognozy sprzedaży na następny kwartał, określając najbardziej i najmniej rentowne usługi i nie tylko.

Znaczenie oprogramowania księgowego:

1. Przyspiesza Twoją pracę: Korzystanie z oprogramowania księgowego może zwiększyć ogólną wydajność Twojej firmy, ponieważ Twój zespół będzie miał znacznie mniej papierkowej roboty. Automatycznie generowane raporty biznesowe i faktury oszczędzają czas, który możesz poświęcić na pozyskanie nowych klientów.
2. Oszczędność czasu: Zadania księgowe polegają na dokładnych obliczeniach. Posiadanie dobrego oprogramowania księgowego może przyspieszyć proces księgowości poprzez automatyzację służebnych zadań. Nie tylko oszczędza to czas, ale także zmniejsza potencjalne błędy, które mogłyby wystąpić, jeśli używałeś starych technik księgowania długopisem i papierem.
3. Zapewnia analizę: Posiadanie dobrego oprogramowania księgowego zapewnia analizę tego, jak Twoja firma będzie wyglądać za kilka lat, zapewniając kwartalne prognozy i sprawozdania z przepływów pieniężnych. Oprogramowanie księgowe może pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji finansowych, inwestując w obszary, które przynoszą zyski Twojej firmie.
4. Bezpieczeństwo danych: Bezpieczeństwo krytycznych informacji powinno być najwyższym priorytetem firmy. W świecie, w którym rośnie cyberprzestępczość, inwestowanie w odpowiednie oprogramowanie księgowe może dodać dodatkowe warstwy zabezpieczeń, aby chronić dane finansowe. Oprogramowanie oferuje takie funkcje, jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe, ograniczony dostęp użytkowników do informacji oraz ochrona antywirusowa, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji.
5. Scentralizowane zarządzanie: Inną cechą oprogramowania księgowego jest to, że oferuje scentralizowany pulpit nawigacyjny. Możesz łatwo przeglądać w jednym miejscu wszystkie aspekty swoich procesów finansowych, w tym faktury, listy płac, podatki, zapasy, zamówienia sprzedaży i nie tylko, co pozwala oszczędzić czas i podejmować szybkie decyzje.

Zalecane dla Ciebie: oprogramowanie do edycji wideo 10 do użytku od początkujących do profesjonalistów.

Wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego oprogramowania księgowego:

Istnieje jednak wiele rozwiązań oprogramowania księgowego, które ogłaszają się najlepszymi na rynku. Jak więc wybrać odpowiednie oprogramowanie do wymagań Twojej firmy?

Uwzględnienie tych wskazówek podczas wybierania oprogramowania księgowego dla Twojej firmy może pomóc:

1. Zrozum swój biznes

Najważniejszym krokiem przed wyborem oprogramowania księgowego jest zrozumienie wymagań biznesowych. Określ, czy będziesz potrzebować jakiejś funkcji branżowej dla swojej firmy i wybierz oprogramowanie, które oferuje to samo.

Sprawdź również, jakich aplikacji dodatkowych potrzebujesz i czy integrują się z Twoim rozwiązaniem księgowym.

Większość małych firm może korzystać z oprogramowania księgowego, które oferuje podstawowe funkcje, takie jak fakturowanie, śledzenie wydatków, generowanie raportów i nie tylko. Jeśli jednak potrzebujesz zaawansowanych funkcji, takich jak śledzenie zapasów i prognozowanie sprzedaży, będziesz musiał odpowiednio dobrać oprogramowanie.

2. Online lub offline

Podczas gdy niektóre firmy korzystają z narzędzi księgowych opartych na chmurze, które przejęły rynek w ostatnich latach, niektóre organizacje nadal preferują oprogramowanie komputerowe ze względu na swoje wymagania finansowe.

Co więcej, firmy, które chcą zarówno funkcjonalności oprogramowania komputerowego, jak i funkcji chmury, wybierają usługi hostingu w chmurze. Na przykład oparty na chmurze QuickBooks Enterprise z oprogramowaniem hostingowym oferuje nie tylko te same funkcje i interfejs użytkownika, co oprogramowanie komputerowe, ale także zdalny dostęp podobny do QuickBooks Online (QuickBooks w wersji SaaS).

Wybierając najbardziej odpowiedni model dla Twojego biznesu, musisz przeprowadzić odpowiednią analizę. Najlepiej byłoby, gdybyś zbadał wszystkie opcje, pamiętając zarówno o potrzebach zarządczych, jak i finansowych Twojej firmy.

W tej kwestii możesz również skorzystać z pomocy eksperta finansowego lub księgowego.

3. Interfejs użytkownika

Ponieważ większość właścicieli firm nie ma wykształcenia księgowego, oprogramowanie powinno być łatwe w użyciu. Przejrzysty interfejs z odpowiednimi instrukcjami dotyczącymi logowania i przeglądania funkcji może ułatwić procesy księgowe Twojego zespołu.

Ponieważ ostatecznie wszystko zależy od tego, jak wygodny jest interfejs oprogramowania, nad którym Ty i Twoi koledzy z zespołu będziecie pracować, nie wydając dużo na koszty szkolenia.

Co więcej, zarządzanie księgami będzie bułką z masłem, jeśli dostępne są bezpłatne samouczki online, aby poznać zaawansowane funkcje oprogramowania księgowego.

4. Zaplanuj swój budżet

Rozwiązania w zakresie oprogramowania księgowego różnią się w zależności od oferowanych funkcji i planów cenowych. Możesz kupić roczne plany subskrypcji, pakiet na wiele lat, korzystać z bezpłatnej wersji oprogramowania, jeśli jest dostępna, lub wydzierżawić oprogramowanie księgowe w oparciu o budżet Twojej firmy.

Często widać, że drogie oprogramowanie księgowe oferuje zaawansowaną funkcjonalność. Obejmuje raportowanie projektów, śledzenie wydatków, wspomaganą listę płac, CRM Connector i wiele więcej.

Kupując oprogramowanie księgowe, upewnij się, że nie płacisz za dodatkowe funkcje, których nie potrzebujesz.

5. Użyteczność Oprogramowania

Innym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przed zakupem oprogramowania księgowego, jest to, czy obsługuje ono liczbę użytkowników potrzebną do pracy z aplikacją. A może jeśli pozwala na pracę w biegu i na dowolnym urządzeniu?

Jeśli wybierzesz oprogramowanie w chmurze, pomoże Ci ono wydajnie pracować z dowolnego miejsca, o każdej porze i na dowolnym urządzeniu przez Internet.

Na rynku dostępnych jest wiele programów obsługujących od jednego użytkownika do nawet 40 użytkowników. W przypadku firm korporacyjnych korzystny byłby wybór oprogramowania, które obsługuje maksymalną liczbę użytkowników. Jednak start-up może rozpocząć swoją podróż księgową od wersji dla jednego użytkownika.

Możesz polubić: Recenzja oprogramowania Bitdefender Small Office Security dla małych firm.

6. Skonsultuj się ze swoim zespołem

Każda firma jest inna, a Twój księgowy może zaoferować Ci najbardziej wykształconą opinię na temat oprogramowania księgowego zgodnie z Twoimi potrzebami organizacyjnymi. Pracowali nad prawie wszystkimi rodzajami oprogramowania księgowego. Wiedzą dokładnie, jaki rodzaj działalności prowadzisz i jakiego oprogramowania potrzebujesz.

Poza tym zapoznaj się ze specyfikacjami sprzętowymi wymaganymi przez oprogramowanie księgowe i skonsultuj się z działem IT. Niezbędne jest sprawdzenie przestrzeni dyskowej, zasobów serwera i innych komponentów w celu zapewnienia optymalnych operacji biznesowych.

7. Poznaj wszystkie opcje

Dzięki licznym programom księgowym dostępnym na rynku, konieczne jest przejrzenie wszystkich opcji przed zainwestowaniem w oprogramowanie, które będzie najlepiej pasować do Twojej organizacji księgowej.

Wśród najpopularniejszych programów na rynku znajdują się Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed i Zoho Books.

Niektóre z nich są poszukiwane ze względu na ich dokładność, szybkość i wygodę. Inne są ekonomiczne i łatwe w użyciu.

8. Weź próbę

Przed zakupem oprogramowania księgowego przetestuj aplikację księgową. Możesz wprowadzać fałszywe transakcje, tworzyć faktury, generować raporty i testować wszystkie funkcje, których możesz potrzebować.

Możesz również skontaktować się z obsługą klienta i usunąć wszystkie pytania związane z Twoją firmą podczas okresu próbnego. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z Twoją działalnością, możesz przystąpić do zakupu oprogramowania.

9. Integracje dodatków

Każde oprogramowanie księgowe, bez względu na jego moc, będzie wymagało dodatkowych integracji, aby zapewnić płynne działanie wszystkich procesów biznesowych. Dlatego oprogramowanie księgowe musi integrować podstawowe funkcje, takie jak ERP, CRM, rozliczenia, HR i inne, aby współpracować z księgowością.

Na przykład aplikacje takie jak TSheets i Bill.com integrują się z popularnym oprogramowaniem księgowym, takim jak QuickBooks. Jednak nie każde oprogramowanie oferuje możliwość dołączania dodatków. Dlatego zaleca się, aby pamiętać o tych czynnikach przed sfinalizowaniem oprogramowania.

10. Obsługa klienta

Jeśli nie masz doświadczenia w korzystaniu z oprogramowania księgowego, może być wiele funkcji, które chciałbyś poznać, aby lepiej zoptymalizować swoje procesy finansowe.

Dlatego dobre oprogramowanie księgowe musi zawsze oferować fachowe wsparcie, aby pomóc Tobie i Twoim kolegom z zespołu we wszystkich zapytaniach związanych z Twoim oprogramowaniem.

Z drugiej strony, jeśli Twoja firma się rozwinie, a Twoje dane staną się bardziej złożone, będziesz potrzebować zewnętrznych wskazówek, które pomogą Ci zachować dokładność danych. Dlatego szukaj oprogramowania, które oferuje całodobową obsługę klienta przez telefon, czat lub e-mail.

11. Opinie klientów

W świecie opartym na technologii wszelkie zalecenia dotyczące oprogramowania, które można uzyskać w Internecie, mogą pomóc w wyborze odpowiedniego oprogramowania. Tak więc, gdy już wybierzesz oprogramowanie, które Twoim zdaniem jest odpowiednie dla Twojej organizacji, poszukaj opinii klientów na różnych forach i stronach internetowych.

W zależności od różnych parametrów, w tym obsługi klienta, cen, bezpieczeństwa, funkcjonalności i innych, możesz podjąć lepszą decyzję dotyczącą swojego oprogramowania księgowego.

Możesz także chcieć: Czy powinieneś wybrać oprogramowanie antywirusowe czy VPN? Dowiedzmy Się!

Zawijanie

Brak odpowiednich narzędzi i oprogramowania zwiększa ryzyko stresu i wypalenia u pracowników. Im bardziej zestresowani są Twoi pracownicy, tym bardziej ucierpi Twoja firma.

Oprogramowanie księgowe od bardzo dawna pomaga firmom zarządzać księgami. Niektóre z nich mają na celu poprawę widoczności marki, podczas gdy inne obiecują poprawić wrażenia klientów.

Chociaż wybór oprogramowania księgowego, mając na uwadze wszystkie te czynniki, może być przytłaczający. Ale ponieważ będzie to jednorazowa inwestycja dla Twojej firmy, powinieneś oczyścić głowę i nie spiesz się, zanim podejmiesz decyzję.

Wybór odpowiedniego oprogramowania zmniejszy Twój stres, ponieważ Twoi pracownicy będą mieli większą wiedzę i poczują się bardziej docenieni. Doprowadzi to do stałego rozwoju Twojego biznesu i zwiększenia przychodów firmy.

Wybierz więc mądrze!

 Ten artykuł został napisany przez Sharada Acharyę. Sharad jest pisarzem technicznym w Ace Cloud Hosting. Uwielbia badać najnowsze technologie i pisał artykuły na temat chmury, wirtualizacji i bezpieczeństwa. Możesz go śledzić na Facebooku, Twitterze i LinkedIn.