วิธีการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมสำหรับ SMB
เผยแพร่แล้ว: 2020-08-18ไปเป็นวันที่งานบัญชีและการเงินถูก จำกัด เฉพาะรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ใช้กระดาษ นักบัญชีและเจ้าของธุรกิจทุกคนในทุกวันนี้ต่างมุ่งเน้นไปที่การได้ลูกค้าเพิ่มขึ้น ขยายธุรกิจ ลดงานการป้อนข้อมูลที่ไม่ซับซ้อน ลดข้อผิดพลาด และรับข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นในข้อมูลของพวกเขา วิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งนี้ในยุคดิจิทัลคือการใช้ซอฟต์แวร์บัญชี โซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจและประสิทธิผลของทีมโดยสร้างการคาดการณ์ยอดขายสำหรับไตรมาสถัดไป กำหนดบริการที่ให้ผลกำไรสูงสุดและน้อยที่สุด และอื่นๆ
- ความสำคัญของซอฟต์แวร์บัญชี:
- เคล็ดลับในการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสม:
- 1. เข้าใจธุรกิจของคุณ
- 2. ออนไลน์หรือออฟไลน์
- 3. ส่วนต่อประสานผู้ใช้
- 4. วางแผนงบประมาณของคุณ
- 5. การใช้งานซอฟต์แวร์
- 6. ปรึกษาทีมของคุณ
- 7. สำรวจตัวเลือกทั้งหมด
- 8. ทำการทดลอง
- 9. การรวมระบบเสริม
- 10. ฝ่ายบริการลูกค้า
- 11. ความคิดเห็นของลูกค้า
- ห่อ
ความสำคัญของซอฟต์แวร์บัญชี:
- เร่งความเร็วในการทำงานของคุณ: การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยรวมของคุณได้ เนื่องจากทีมของคุณจะมีงานเอกสารน้อยกว่ามาก รายงานธุรกิจและใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาที่คุณสามารถทุ่มเทเพื่อรับลูกค้าใหม่
- ประหยัดเวลา: งานบัญชีล้วนเกี่ยวกับการคำนวณที่แม่นยำ การมีซอฟต์แวร์การบัญชีที่ดีสามารถเร่งกระบวนการทำบัญชีโดยทำให้งานรองเป็นไปโดยอัตโนมัติ ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลาแต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นหากคุณใช้เทคนิคการทำบัญชีด้วยปากกาและกระดาษแบบเก่า
- ให้การวิเคราะห์: การมีซอฟต์แวร์การบัญชีที่ดีจะช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ว่าธุรกิจของคุณจะเป็นอย่างไรในอีกไม่กี่ปีโดยการให้การคาดการณ์รายไตรมาสและงบกระแสเงินสด ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจทางการเงินได้ดีขึ้นโดยการลงทุนในพื้นที่ที่ขับเคลื่อนผลกำไรให้กับธุรกิจของคุณ
- ความปลอดภัยของข้อมูล: ความปลอดภัยของข้อมูลที่สำคัญควรมีความสำคัญสูงสุดของบริษัท ในโลกที่อาชญากรรมในโลกไซเบอร์กำลังเพิ่มขึ้น การลงทุนในซอฟต์แวร์การบัญชีที่ถูกต้องสามารถเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมเพื่อปกป้องข้อมูลทางการเงินของคุณ ซอฟต์แวร์นำเสนอคุณสมบัติต่างๆ เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย จำกัดการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ และการป้องกันไวรัสเพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย
- การจัดการแบบรวมศูนย์: คุณลักษณะอื่นของซอฟต์แวร์การบัญชีคือมีแดชบอร์ดแบบรวมศูนย์ คุณสามารถดูทุกด้านของกระบวนการทางการเงินของคุณได้อย่างง่ายดาย รวมถึงใบแจ้งหนี้ การจ่ายเงินเดือน ภาษี สินค้าคงคลัง ใบสั่งขาย และอื่นๆ ได้ในที่เดียว ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
แนะนำสำหรับคุณ: 10 ซอฟต์แวร์ตัดต่อวิดีโอสำหรับใช้ตั้งแต่มือใหม่จนถึงมืออาชีพ
เคล็ดลับในการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสม:
อย่างไรก็ตาม มีโซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีมากมายที่ประกาศว่าดีที่สุดในตลาด ดังนั้นคุณจะเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณอย่างไร?
การพิจารณาเคล็ดลับเหล่านี้ในขณะที่เลือกซอฟต์แวร์การบัญชีสำหรับธุรกิจของคุณอาจช่วยได้:
1. เข้าใจธุรกิจของคุณ
นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบว่าแอปพลิเคชันส่วนเสริมใดที่คุณต้องการ และรวมเข้ากับโซลูชันบัญชีของคุณหรือไม่
ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่สามารถทำได้ด้วยซอฟต์แวร์การบัญชีที่มีคุณสมบัติพื้นฐาน เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย การสร้างรายงาน และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการฟังก์ชันขั้นสูง เช่น การติดตามสินค้าคงคลังและการคาดการณ์การขาย คุณจะต้องเลือกซอฟต์แวร์ตามนั้น
2. ออนไลน์หรือออฟไลน์
นอกจากนี้ ธุรกิจที่ต้องการทั้งฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปและฟีเจอร์คลาวด์ก็เลือกใช้บริการโฮสติ้งบนคลาวด์ ตัวอย่างเช่น QuickBooks Enterprise ที่ทำงานบนคลาวด์พร้อมซอฟต์แวร์โฮสต์ ไม่เพียงแต่มีคุณสมบัติและอินเทอร์เฟซผู้ใช้เดียวกันกับซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปเท่านั้น แต่ยังมีการเข้าถึงระยะไกลที่คล้ายกับ QuickBooks Online (เวอร์ชัน SaaS ของ QuickBooks)
ในขณะที่เลือกรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ คุณต้องทำการวิเคราะห์ที่เหมาะสม จะเป็นการดีที่สุดหากคุณสำรวจตัวเลือกทั้งหมดโดยคำนึงถึงความต้องการด้านการจัดการและการเงินของธุรกิจของคุณ
สำหรับเรื่องนั้น คุณสามารถขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินหรือนักบัญชีของคุณได้
3. ส่วนต่อประสานผู้ใช้
เพราะในท้ายที่สุด ทุกอย่างขึ้นอยู่กับความสะดวกสบายของอินเทอร์เฟซของซอฟต์แวร์สำหรับคุณและเพื่อนร่วมทีมในการทำงานโดยไม่ต้องเสียค่าฝึกอบรมไปมาก
นอกจากนี้ การจัดการหนังสือของคุณจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากหากมีบทช่วยสอนออนไลน์ฟรีเพื่อเรียนรู้คุณสมบัติขั้นสูงของซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ
4. วางแผนงบประมาณของคุณ
มักพบว่าซอฟต์แวร์บัญชีราคาแพงมีฟังก์ชันการทำงานขั้นสูง ซึ่งรวมถึงการรายงานโครงการ การติดตามค่าใช้จ่าย การจ่ายเงินช่วยเหลือ ตัวเชื่อมต่อ CRM และอื่นๆ อีกมากมาย
ขณะซื้อซอฟต์แวร์บัญชี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้จ่ายเงินสำหรับคุณสมบัติเพิ่มเติมที่คุณไม่ต้องการ
5. การใช้งานซอฟต์แวร์
หากคุณเลือกซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ ซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่ ทุกเวลา และบนอุปกรณ์ใดๆ ผ่านทางอินเทอร์เน็ต
มีซอฟต์แวร์มากมายในตลาดที่จัดไว้ตั้งแต่ผู้ใช้รายเดียวไปจนถึงผู้ใช้สูงสุด 40 ราย สำหรับธุรกิจระดับองค์กร การเลือกซอฟต์แวร์ที่รองรับผู้ใช้สูงสุดจะเป็นประโยชน์ แต่การเริ่มต้นธุรกิจสามารถเริ่มต้นเส้นทางการบัญชีด้วยเวอร์ชันผู้ใช้ 1 คน
คุณอาจชอบ: ทบทวนซอฟต์แวร์ Bitdefender Small Office Security สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
6. ปรึกษาทีมของคุณ
นอกจากนั้น ทำความเข้าใจข้อกำหนดฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นสำหรับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณและปรึกษาแผนกไอทีของคุณ การตรวจสอบพื้นที่จัดเก็บ ทรัพยากรเซิร์ฟเวอร์ และส่วนประกอบอื่นๆ เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินธุรกิจจะมีประสิทธิภาพสูงสุด
7. สำรวจตัวเลือกทั้งหมด
ซอฟต์แวร์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในตลาด ได้แก่ Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed และ Zoho Books
บางคนเป็นที่ต้องการเนื่องจากความแม่นยำ ความเร็ว และความสะดวก อื่นๆ ประหยัดค่าใช้จ่ายและใช้งานง่าย
8. ทำการทดลอง
นอกจากนี้ คุณสามารถติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าและล้างข้อสงสัยทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณระหว่างช่วงทดลองใช้งาน หากทุกอย่างเป็นไปตามธุรกิจของคุณ คุณสามารถซื้อซอฟต์แวร์ได้
9. การรวมระบบเสริม
ตัวอย่างเช่น แอพอย่าง TSheets และ Bill.com รวมเข้ากับซอฟต์แวร์บัญชียอดนิยม เช่น QuickBooks อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์บางตัวไม่สามารถรวมโปรแกรมเสริมได้ ดังนั้น ขอแนะนำให้คุณคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้ก่อนทำซอฟต์แวร์ให้เสร็จสิ้น
10. ฝ่ายบริการลูกค้า
ดังนั้นซอฟต์แวร์การบัญชีที่ดีจึงต้องให้การสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญเสมอเพื่อช่วยเหลือคุณและเพื่อนร่วมทีมในการสอบถามทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ของคุณ
ในทางกลับกัน หากธุรกิจของคุณขยายตัวและข้อมูลของคุณมีความซับซ้อนมากขึ้น คุณจะต้องมีคำแนะนำจากภายนอกเพื่อช่วยให้คุณรักษาบันทึกให้ถูกต้อง ดังนั้น ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่ให้การสนับสนุนลูกค้าตลอดเวลาทางโทรศัพท์ แชท หรืออีเมล
11. ความคิดเห็นของลูกค้า
ขึ้นอยู่กับพารามิเตอร์ต่างๆ รวมถึงการสนับสนุนลูกค้า ราคา ความปลอดภัย ฟังก์ชัน และอื่นๆ คุณสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ
คุณอาจชอบ: คุณควรเลือกใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสหรือ VPN หรือไม่ มาหาคำตอบกัน!
ห่อ
การไม่มีเครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะเพิ่มความเสี่ยงต่อความเครียดและความเหนื่อยหน่ายในพนักงาน ยิ่งพนักงานของคุณเครียดมากเท่าไร ธุรกิจของคุณก็จะยิ่งประสบปัญหามากขึ้นเท่านั้น
ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยธุรกิจจัดการหนังสือมาเป็นเวลานาน บางคนมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มการมองเห็นแบรนด์ในขณะที่คนอื่นสัญญาว่าจะเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า
แม้ว่าการเลือกซอฟต์แวร์การบัญชีโดยคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยากก็ตาม แต่เนื่องจากจะเป็นการลงทุนเพียงครั้งเดียวสำหรับธุรกิจของคุณ คุณควรทำความเข้าใจและใช้เวลาก่อนที่จะตัดสินใจ
การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยลดความเครียดของคุณ เนื่องจากพนักงานของคุณจะมีความรู้และรู้สึกซาบซึ้งมากขึ้น สิ่งนี้จะนำไปสู่การเติบโตอย่างต่อเนื่องของธุรกิจของคุณและเพิ่มรายได้ของบริษัท
ดังนั้นจงเลือกอย่างชาญฉลาด!
บทความนี้เขียนโดย Sharad Acharya Sharad เป็นนักเขียนด้านเทคนิคที่ Ace Cloud Hosting เขาชอบที่จะค้นคว้าเกี่ยวกับเทคโนโลยีล่าสุดและได้เขียนบทความเกี่ยวกับระบบคลาวด์ เวอร์ชวลไลเซชั่น และความปลอดภัย คุณสามารถติดตามเขาได้ทาง Facebook, Twitter และ LinkedIn