Wie wählt man die richtige Buchhaltungssoftware für KMUs aus?

Vorbei sind die Zeiten, in denen Buchhaltungs- und Finanzaufgaben auf papierbasierte Hauptbucheinträge beschränkt waren. Jeder Buchhaltungsexperte und Geschäftsinhaber konzentriert sich heutzutage darauf, mehr Kunden zu gewinnen, sein Geschäft zu erweitern, einfache Dateneingabeaufgaben zu reduzieren, Fehler zu reduzieren und tiefere Einblicke in seine Daten zu gewinnen. Das geht im digitalen Zeitalter am besten mit einer Buchhaltungssoftware. Eine Buchhaltungssoftwarelösung hilft, die geschäftliche Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu steigern, indem sie Umsatzprognosen für das nächste Quartal erstellt, die rentabelsten und am wenigsten rentablen Dienstleistungen ermittelt und vieles mehr.

Bedeutung der Buchhaltungssoftware:

1. Beschleunigt Ihre Arbeitsgeschwindigkeit: Die Verwendung von Buchhaltungssoftware kann Ihre gesamte Unternehmensproduktivität steigern, da Ihr Team viel weniger Papierkram zu erledigen hätte. Automatisch generierte Geschäftsberichte und Rechnungen sparen Zeit, die Sie für die Gewinnung neuer Kunden aufwenden können.
2. Spart Zeit: Bei Buchhaltungsaufgaben dreht sich alles um genaue Berechnungen. Eine gute Buchhaltungssoftware kann den Buchhaltungsprozess beschleunigen, indem sie die niederen Aufgaben automatisiert. Es spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die potenziellen Fehler, die möglicherweise aufgetreten sind, wenn Sie die Buchführungstechniken im alten Stil mit Stift und Papier verwendet haben.
3. Bietet Analysen: Mit einer guten Buchhaltungssoftware können Sie analysieren, wie Ihr Unternehmen in einigen Jahren aussehen würde, indem Sie vierteljährliche Prognosen und Kapitalflussrechnungen bereitstellen. Buchhaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen, indem Sie in die Bereiche investieren, die den Gewinn Ihres Unternehmens steigern.
4. Datensicherheit: Die Sicherheit kritischer Informationen sollte für Unternehmen höchste Priorität haben. In einer Welt, in der Cyberkriminalität auf dem Vormarsch ist, kann die Investition in die richtige Buchhaltungssoftware zusätzliche Sicherheitsebenen zum Schutz Ihrer Finanzdaten hinzufügen. Die Software bietet Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, eingeschränkten Benutzerzugriff auf Informationen und Virenschutz, um Ihre Informationen zu schützen.
5. Zentralisierte Verwaltung: Ein weiteres Merkmal von Buchhaltungssoftware ist, dass sie ein zentralisiertes Dashboard bietet. Sie können alle Aspekte Ihrer Finanzprozesse, einschließlich Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Steuern, Inventar, Verkaufsaufträge und mehr, an einem Ort anzeigen, was Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und schnelle Entscheidungen zu treffen.

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Tipps zur Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware:

Es gibt jedoch viele Buchhaltungssoftwarelösungen, die behaupten, die besten auf dem Markt zu sein. Wie wählen Sie also die richtige Software für Ihre Geschäftsanforderungen aus?

Die Berücksichtigung dieser Tipps bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen kann hilfreich sein:

1. Verstehen Sie Ihr Geschäft

Der wichtigste Schritt vor der Auswahl einer Buchhaltungssoftware besteht darin, Ihre Geschäftsanforderungen zu verstehen. Identifizieren Sie, ob Sie branchenspezifische Funktionen für Ihr Unternehmen benötigen, und wählen Sie die Software aus, die dasselbe bietet.

Überprüfen Sie auch, welche Zusatzanwendungen Sie benötigen und ob sie sich in Ihre Buchhaltungslösung integrieren lassen.

Die meisten kleinen Unternehmen können mit einer Buchhaltungssoftware auskommen, die grundlegende Funktionen wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung, Berichterstellung und mehr bietet. Wenn Sie jedoch erweiterte Funktionen wie Bestandsverfolgung und Verkaufsprognosen benötigen, müssen Sie die Software entsprechend auswählen.

2. Online oder Offline

Während einige Unternehmen die Cloud-basierten Buchhaltungstools nutzen, die in den letzten Jahren den Markt erobert haben, bevorzugen einige Organisationen immer noch Desktop-Software für ihre Finanzanforderungen.

Darüber hinaus entscheiden sich die Unternehmen, die sowohl die Funktionalitäten der Desktop-Software als auch die Cloud-Funktionen wünschen, für Cloud-Hosting-Dienste. Beispielsweise bietet das Cloud-basierte QuickBooks Enterprise mit Hosting-Software nicht nur die gleichen Funktionen und die gleiche Benutzeroberfläche wie Desktop-Software, sondern auch Remotezugriff ähnlich wie QuickBooks Online (SaaS-Version von QuickBooks).

Bei der Auswahl des für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Modells müssen Sie eine gründliche Analyse durchführen. Es wäre am besten, wenn Sie alle Optionen ausloten und dabei sowohl die Management- als auch die finanziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens im Auge behalten.

In diesem Zusammenhang können Sie auch Hilfe von einem Finanzexperten oder Ihrem Buchhalter in Anspruch nehmen.

3. Benutzeroberfläche

Da die meisten Geschäftsinhaber keinen Buchhaltungshintergrund haben, sollte die Software einfach zu bedienen sein. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit korrekten Anweisungen zum Anmelden und Durchsuchen der Funktionen kann die Buchhaltungsprozesse für Ihr Team vereinfachen.

Denn am Ende hängt alles davon ab, wie komfortabel die Oberfläche der Software für Sie und Ihre Teamkollegen ist, ohne viel für die Schulungskosten auszugeben.

Darüber hinaus wird die Verwaltung Ihrer Bücher zum Kinderspiel, wenn kostenlose Online-Tutorials verfügbar sind, um die erweiterten Funktionen Ihrer Buchhaltungssoftware kennenzulernen.

4. Planen Sie Ihr Budget

Buchhaltungssoftwarelösungen variieren je nach den Funktionen und den angebotenen Preisplänen. Sie können entweder Jahresabonnements oder ein Paket für mehrere Jahre kaufen, eine kostenlose Version der Software verwenden, falls verfügbar, oder die Buchhaltungssoftware basierend auf dem Budget Ihres Unternehmens leasen.

Es wird oft gesehen, dass teure Buchhaltungssoftware erweiterte Funktionen bietet. Es umfasst Projektberichte, Ausgabenverfolgung, unterstützte Gehaltsabrechnung, CRM Connector und vieles mehr.

Stellen Sie beim Kauf Ihrer Buchhaltungssoftware sicher, dass Sie nicht für zusätzliche Funktionen bezahlen, die Sie nicht benötigen würden.

5. Nutzbarkeit der Software

Ein weiterer Faktor, den Sie vor dem Kauf der Buchhaltungssoftware berücksichtigen sollten, ist, ob sie die Anzahl der Benutzer unterstützt, die Sie für die Arbeit an der Anwendung benötigen. Oder ob es Ihnen erlaubt, unterwegs und auf jedem Gerät zu arbeiten?

Wenn Sie sich für eine Cloud-basierte Software entscheiden, hilft Ihnen diese, von überall, zu jeder Zeit und auf jedem Gerät über das Internet effizient zu arbeiten.

Es gibt zahlreiche Software in der Marktgastronomie vom Einzelbenutzer bis zu 40 Benutzern. Für Unternehmen wäre es von Vorteil, eine Software zu wählen, die eine maximale Benutzerzahl unterstützt. Ein Start-up kann seine Buchhaltungsreise jedoch mit einer 1-Benutzer-Version beginnen.

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6. Wenden Sie sich an Ihr Team

Jedes Unternehmen ist anders, und Ihr Buchhalter kann Ihnen möglicherweise die fundierteste Meinung zur Buchhaltungssoftware gemäß Ihren organisatorischen Anforderungen geben. Sie haben an fast allen Arten von Buchhaltungssoftware gearbeitet. Sie wissen genau, welche Art von Geschäft Sie haben und welche Software Sie benötigen.

Machen Sie sich ansonsten mit den für Ihre Buchhaltungssoftware erforderlichen Hardwarespezifikationen vertraut und wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung. Es ist wichtig, den Speicherplatz, die Serverressourcen und andere Komponenten zu überprüfen, um einen optimalen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.

7. Erkunden Sie alle Optionen

Angesichts der zahlreichen auf dem Markt erhältlichen Buchhaltungssoftware ist es wichtig, alle Optionen zu durchsuchen, bevor Sie in die Software investieren, die am besten zu Ihrer Buchhaltungsorganisation passt.

Zu den beliebtesten Softwareprodukten auf dem Markt gehören Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed und Zoho Books.

Einige von ihnen sind wegen ihrer Genauigkeit, Geschwindigkeit und Bequemlichkeit gefragt. Andere sind kostengünstig und einfach zu bedienen.

8. Machen Sie eine Testversion

Machen Sie vor dem Kauf einer Buchhaltungssoftware eine Testversion der Buchhaltungsanwendung. Sie können Dummy-Transaktionen eingeben, Rechnungen erstellen, Berichte erstellen und alle Funktionen testen, die Sie möglicherweise benötigen.

Außerdem können Sie sich während der Testphase an den Kundensupport wenden und alle Fragen zu Ihrem Unternehmen klären. Wenn alles in Übereinstimmung mit Ihrem Geschäft läuft, können Sie mit dem Kauf der Software fortfahren.

9. Add-On-Integrationen

Jede Buchhaltungssoftware, egal wie leistungsfähig sie ist, benötigt einige Add-On-Integrationen, damit alle Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen. Daher muss die Buchhaltungssoftware Kernfunktionalitäten wie ERP, CRM, Abrechnung, HR und mehr integrieren, um mit der Buchhaltung koordiniert zu arbeiten.

Beispielsweise lassen sich Apps wie TSheets und Bill.com in beliebte Buchhaltungssoftware wie QuickBooks integrieren. Allerdings bietet nicht jede Software die Möglichkeit, Add-Ons zu integrieren. Daher wird empfohlen, dass Sie diese Faktoren berücksichtigen, bevor Sie die Software fertigstellen.

10. Kundensupport

Wenn Sie neu in der Verwendung von Buchhaltungssoftware sind, gibt es möglicherweise viele Funktionen, die Sie verstehen möchten, um Ihre Finanzprozesse besser zu optimieren.

Daher muss eine gute Buchhaltungssoftware immer kompetente Unterstützung bieten, um Ihnen und Ihren Teamkollegen bei allen Fragen rund um Ihre Software zu helfen.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch expandiert und Ihre Daten komplexer werden, benötigen Sie externe Anleitung, um Ihre Aufzeichnungen korrekt zu halten. Suchen Sie daher nach Software, die rund um die Uhr Kundensupport per Telefon, Chat oder E-Mail bietet.

11. Kundenrezensionen

In der technologiegetriebenen Welt können Ihnen alle Softwareempfehlungen, die Sie online erhalten können, bei der Auswahl der richtigen Software helfen. Wenn Sie also die Software in die engere Wahl gezogen haben, die Ihrer Meinung nach für Ihr Unternehmen geeignet ist, suchen Sie in verschiedenen Foren und Websites nach Kundenbewertungen.

Abhängig von den verschiedenen Parametern, einschließlich Kundensupport, Preisgestaltung, Sicherheit, Funktionalitäten und mehr, können Sie eine bessere Entscheidung über Ihre Buchhaltungssoftware treffen.

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Einpacken

Das Fehlen der richtigen Tools und Software erhöht das Stress- und Burnout-Risiko bei Mitarbeitern. Je gestresster Ihre Belegschaft ist, desto mehr wird Ihr Unternehmen darunter leiden.

Buchhaltungssoftware hilft Unternehmen seit langem bei der Verwaltung ihrer Bücher. Einige zielen darauf ab, die Sichtbarkeit der Marke zu verbessern, während andere versprechen, das Kundenerlebnis zu verbessern.

Es kann jedoch überwältigend sein, die Buchhaltungssoftware unter Berücksichtigung all dieser Faktoren auszuwählen. Da es sich jedoch um eine einmalige Investition für Ihr Unternehmen handelt, sollten Sie Ihren Kopf frei bekommen und sich Zeit nehmen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Die Auswahl der richtigen Software wird all Ihren Stress reduzieren, da Ihre Mitarbeiter besser informiert sind und sich mehr geschätzt fühlen. Dies wird zu einem konstanten Wachstum Ihres Unternehmens führen und den Unternehmensumsatz steigern.

Wählen Sie also mit Bedacht!

 Dieser Artikel wurde von Sharad Acharya geschrieben. Sharad ist technischer Redakteur bei Ace Cloud Hosting. Er erforscht gerne die neuesten Technologien und hat Artikel über die Cloud, Virtualisierung und Sicherheit geschrieben. Sie können ihm auf Facebook, Twitter und LinkedIn folgen.