KOBİ'ler İçin Doğru Muhasebe Yazılımı Nasıl Seçilir?

Muhasebe ve finansal görevlerin kağıt tabanlı defteri kebir girişleriyle sınırlı olduğu günler geride kaldı. Bugünlerde her muhasebe uzmanı ve işletme sahibi, daha fazla müşteri elde etmeye, işlerini genişletmeye, önemsiz veri girişi görevlerini azaltmaya, hataları azaltmaya ve verileriyle ilgili daha derin bilgiler elde etmeye odaklanıyor. Tüm bunları dijital çağda yapmanın en iyi yolu muhasebe yazılımlarını kullanmaktır. Bir muhasebe yazılımı çözümü, bir sonraki çeyrek için satış tahminleri oluşturarak, en çok ve en az kârlı hizmetleri belirleyerek ve daha fazlasını yaparak ekibinizin iş verimliliğini ve üretkenliğini artırmaya yardımcı olur.

Muhasebe Yazılımının Önemi:

1. Çalışma Hızınızı Hızlandırır: Muhasebe yazılımı kullanmak, ekibinizin yapacak çok daha az evrak işi olacağından, genel iş verimliliğinizi artırabilir. Otomatik olarak oluşturulan iş raporları ve faturalar, yeni müşteriler edinmek için ayırabileceğiniz zamandan tasarruf sağlar.
2. Zamandan Tasarruf Sağlar: Muhasebe görevleri tamamen doğru hesaplamalarla ilgilidir. İyi bir muhasebe yazılımına sahip olmak, önemsiz görevleri otomatikleştirerek defter tutma sürecini hızlandırabilir. Sadece zamandan tasarruf etmekle kalmaz, aynı zamanda eski tip kalem ve kağıt defter tutma tekniklerini kullandıysanız oluşabilecek olası hataları da azaltır.
3. Analiz Sağlar: İyi bir muhasebe yazılımına sahip olmak, üç aylık tahminler ve nakit akış tabloları sağlayarak işinizin birkaç yıl içinde nasıl görüneceğine dair bir analiz sağlar. Muhasebe yazılımı, işletmeniz için kâr sağlayan alanlara yatırım yaparak daha iyi finansal kararlar almanıza yardımcı olabilir.
4. Veri Güvenliği: Kritik bilgilerin güvenliği bir şirketin en büyük önceliği olmalıdır. Siber suçların arttığı dünyada, doğru muhasebe yazılımına yatırım yapmak, finansal verilerinizi korumak için ek güvenlik katmanları ekleyebilir. Yazılım, bilgilerinizi güvende tutmak için çok faktörlü kimlik doğrulama, bilgilere sınırlı kullanıcı erişimi ve antivirüs koruması gibi özellikler sunar.
5. Merkezi Yönetim: Muhasebe yazılımının bir diğer özelliği de merkezi bir gösterge panosu sunmasıdır. Faturalar, bordrolar, vergiler, envanter, satış siparişleri ve daha fazlası dahil olmak üzere finansal süreçlerinizi, zamandan tasarruf etmenize ve hızlı kararlar almanıza yardımcı olabilecek tek bir yerden kolayca görüntüleyebilirsiniz.

Sizin için önerilenler: Yeni Başlayanlardan Profesyonellere Kullanabileceğiniz 10 Video Düzenleme Yazılımı.

Doğru muhasebe yazılımını seçmek için ipuçları:

Ancak, piyasada en iyisi olduğunu iddia eden çok sayıda muhasebe yazılımı çözümü var. Peki, iş gereksinimleriniz için doğru yazılımı nasıl seçersiniz?

İşletmeniz için bir muhasebe yazılımı seçerken bu ipuçlarını göz önünde bulundurmak yardımcı olabilir:

1. İşinizi Anlayın

Muhasebe yazılımı seçmeden önce en önemli adım, iş gereksinimlerinizi anlamaktır. İşletmeniz için sektöre özel herhangi bir özelliğe ihtiyacınız olup olmayacağını belirleyin ve aynısını sunan yazılımı seçin.

Ayrıca, hangi eklenti uygulamalarına ihtiyacınız olduğunu ve bunların muhasebe çözümünüzle entegre olup olmadıklarını kontrol edin.

Çoğu küçük işletme, faturalama, gider takibi, rapor oluşturma ve daha fazlası gibi temel özellikler sunan muhasebe yazılımıyla yapabilir. Ancak, envanter takibi ve satış tahmini gibi gelişmiş işlevlere ihtiyacınız varsa, yazılımı buna göre seçmeniz gerekecektir.

2. Çevrimiçi veya Çevrimdışı

Bazı işletmeler son yıllarda pazarı ele geçiren bulut tabanlı muhasebe araçlarından faydalanırken, bazı kuruluşlar finansal gereksinimleri için hala masaüstü yazılımlarını tercih ediyor.

Ayrıca hem masaüstü yazılımının işlevselliklerini hem de bulut özelliklerini isteyen işletmeler, bulut barındırma hizmetlerini tercih etmektedir. Örneğin, barındırma yazılımına sahip bulut tabanlı QuickBooks Enterprise, yalnızca masaüstü yazılımıyla aynı özellikleri ve kullanıcı arabirimini sunmakla kalmaz, aynı zamanda QuickBooks Online'a (QuickBooks'un SaaS sürümü) benzer uzaktan erişilebilirlik sunar.

İşletmenize en uygun modeli seçerken doğru bir analiz yapmanız gerekir. İşletmenizin hem yönetsel hem de finansal ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak tüm seçenekleri araştırmanız en iyisi olacaktır.

Bu konuda bir finans uzmanından veya muhasebecinizden de yardım alabilirsiniz.

3. Kullanıcı Arayüzü

Çoğu işletme sahibinin muhasebe geçmişi olmadığı için yazılımın kullanımı kolay olmalıdır. Giriş yapmak ve özelliklere göz atmak için uygun talimatları içeren temiz bir arayüz, ekibiniz için muhasebe işlemlerini kolaylaştırabilir.

Çünkü sonuçta, her şey yazılımın arayüzünün sizin ve ekip arkadaşlarınızın eğitim maliyetlerine fazla harcamadan üzerinde çalışması için ne kadar rahat olduğuna bağlıdır.

Ayrıca, muhasebe yazılımınızın gelişmiş özelliklerini öğrenmek için ücretsiz çevrimiçi eğitimler varsa, kitaplarınızı yönetmek çocuk oyuncağı olacaktır.

4. Bütçenizi Planlayın

Muhasebe yazılım çözümleri, sundukları özelliklere ve fiyatlandırma planlarına göre değişiklik gösterir. İster yıllık abonelik planları, ister birkaç yıllık paket satın alabilir, varsa yazılımın ücretsiz sürümünü kullanabilir veya muhasebe yazılımını firmanızın bütçesine göre kiralayabilirsiniz.

Pahalı muhasebe yazılımlarının gelişmiş işlevsellik sunduğu sıklıkla görülür. Proje raporlama, gider takibi, destekli bordro, CRM Bağlayıcı ve çok daha fazlasını içerir.

Muhasebe yazılımınızı satın alırken, ihtiyacınız olmayan ek özellikler için ödeme yapmadığınızdan emin olun.

5. Yazılımın Kullanılabilirliği

Muhasebe yazılımını satın almadan önce göz önünde bulundurulması gereken bir diğer faktör, uygulama üzerinde çalışmak için ihtiyaç duyduğunuz kullanıcı sayısını destekleyip desteklemediğidir. Veya hareket halindeyken ve herhangi bir cihazda çalışmanıza izin verip vermediği?

Bulut tabanlı bir yazılım seçerseniz, İnternet üzerinden herhangi bir yerden, herhangi bir zamanda ve herhangi bir cihazda verimli bir şekilde çalışmanıza yardımcı olacaktır.

Piyasada tek kullanıcıdan 40 kullanıcıya kadar hizmet veren çok sayıda yazılım bulunmaktadır. Kurumsal işletmeler için, maksimum kullanıcıyı destekleyen yazılımların seçilmesi faydalı olacaktır. Ancak bir start-up, muhasebe yolculuğuna 1 kullanıcılı bir sürümle başlayabilir.

İlginizi çekebilir: Küçük İşletmeler için Bitdefender Küçük Ofis Güvenlik Yazılımı İncelemesi.

6. Ekibinize danışın

Her işletme farklıdır ve muhasebeciniz, kurumsal ihtiyaçlarınıza göre size muhasebe yazılımı hakkında en eğitimli görüşü sunabilir. Neredeyse her türlü muhasebe yazılımı üzerinde çalıştılar. Ne tür bir işletmeniz olduğunu ve hangi yazılıma ihtiyacınız olduğunu tam olarak bilirler.

Bunun dışında muhasebe yazılımınızın gerektirdiği donanım özelliklerini anlayın ve BT departmanınıza danışın. Optimum iş operasyonlarını sağlamak için depolama alanını, sunucu kaynaklarını ve diğer bileşenleri gözden geçirmek önemlidir.

7. Tüm Seçenekleri Keşfedin

Piyasada bulunan sayısız muhasebe yazılımı ile, muhasebe organizasyonunuz için en uygun yazılıma yatırım yapmadan önce tüm seçeneklere göz atmak önemlidir.

Piyasadaki en popüler yazılımlardan bazıları arasında Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Defter Tutma, Accounting Seed ve Zoho Books bulunmaktadır.

Bazıları doğrulukları, hızları ve kolaylıkları nedeniyle talep görmektedir. Diğerleri uygun maliyetli ve kullanımı kolaydır.

8. Bir Deneme Yapın

Herhangi bir muhasebe yazılımı satın almadan önce muhasebe uygulamasını deneyin. Sahte işlemler girebilir, faturalar oluşturabilir, raporlar oluşturabilir ve ihtiyaç duyabileceğiniz tüm işlevleri test edebilirsiniz.

Ayrıca, deneme süresi boyunca müşteri desteği ile iletişime geçebilir ve işletmenizle ilgili tüm soruları giderebilirsiniz. Her şey işinize uygunsa, yazılımı satın almaya devam edebilirsiniz.

9. Eklenti Entegrasyonları

Her muhasebe yazılımı, ne kadar güçlü olursa olsun, tüm iş süreçlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak için bazı eklenti entegrasyonlarına ihtiyaç duyacaktır. Bu nedenle, muhasebe yazılımı, muhasebe ile koordinasyon içinde çalışmak için ERP, CRM, faturalandırma, İK ve daha fazlası gibi temel işlevleri entegre etmelidir.

Örneğin, TSheets ve Bill.com gibi uygulamalar QuickBooks gibi popüler muhasebe yazılımlarıyla entegre olur. Ancak, tüm yazılımlar eklentileri dahil etme yeteneği sunmaz. Bu nedenle, yazılımı sonlandırmadan önce bu faktörleri aklınızda tutmanız önerilir.

10. Müşteri Desteği

Muhasebe yazılımını kullanmakta yeniyseniz, finansal süreçlerinizi daha iyi optimize etmek için anlamak isteyeceğiniz birçok işlev olabilir.

Bu nedenle, iyi bir muhasebe yazılımı, yazılımınızla ilgili tüm sorularınızda size ve ekip arkadaşlarınıza yardımcı olmak için her zaman uzman desteği sunmalıdır.

Öte yandan, işiniz büyür ve verileriniz daha karmaşık hale gelirse, kayıtlarınızı doğru tutmanıza yardımcı olacak harici rehberliğe ihtiyacınız olacaktır. Bu nedenle, telefon, sohbet veya e-posta yoluyla günün her saati müşteri desteği sunan yazılımları arayın.

11. Müşteri Yorumları

Teknoloji odaklı dünyada, çevrimiçi olarak alabileceğiniz herhangi bir yazılım önerisi, doğru yazılımı seçmenize yardımcı olabilir. Bu nedenle, kuruluşunuz için doğru olduğunu düşündüğünüz yazılımı kısa listeye aldıktan sonra, çeşitli forumlarda ve web sitelerinde müşteri incelemelerine bakın.

Müşteri desteği, fiyatlandırma, güvenlik, işlevler ve daha fazlasını içeren çeşitli parametrelere bağlı olarak muhasebe yazılımınız hakkında daha iyi bir karar verebilirsiniz.

Şunlar da hoşunuza gidebilir: Antivirüs Yazılımını mı yoksa VPN'i mi Tercih Etmelisiniz? Hadi bulalım!

Toplama

Doğru araç ve yazılımlara sahip olamamak, çalışanlarda stres ve tükenmişlik riskini artırmaktadır. İş gücünüz ne kadar stresli olursa, işiniz o kadar zarar görür.

Muhasebe yazılımı, işletmelerin defterlerini çok uzun süredir yönetmelerine yardımcı oluyor. Bazıları marka görünürlüğünü artırmayı amaçlarken, diğerleri müşteri deneyimini artırmayı vaat ediyor.

Tüm bu faktörleri göz önünde bulundurarak muhasebe yazılımını seçmek çok zor olabilir. Ancak, işiniz için tek seferlik bir yatırım olacağından, karar vermeden önce kafanızı boşaltmalı ve acele etmelisiniz.

Doğru yazılımı seçmek, çalışanlarınız daha bilgili ve daha değerli hissedecekleri için tüm stresinizi azaltacaktır. Bu, işinizin sürekli büyümesine ve şirket gelirinin artmasına yol açacaktır.

Öyleyse, akıllıca seçin!

 Bu makale Sharad Acharya tarafından yazılmıştır. Sharad, Ace Cloud Hosting'de teknik bir yazardır. En son teknolojileri araştırmayı sever ve bulut, sanallaştırma ve güvenlik üzerine makaleler yazmıştır. Onu Facebook, Twitter ve LinkedIn'de takip edebilirsiniz.