Bagaimana Memilih Software Akuntansi yang Tepat untuk UKM?

Lewatlah sudah hari-hari ketika tugas akuntansi dan keuangan terbatas pada entri buku besar berbasis kertas. Setiap profesional akuntansi dan pemilik bisnis saat ini berfokus untuk mendapatkan lebih banyak klien, memperluas bisnis mereka, mengurangi tugas entri data kasar, mengurangi kesalahan, dan mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang data mereka. Cara terbaik untuk melakukan semua ini di era digital adalah dengan menggunakan software akuntansi. Solusi perangkat lunak akuntansi membantu meningkatkan efisiensi bisnis dan produktivitas tim Anda dengan menghasilkan perkiraan penjualan untuk kuartal berikutnya, menentukan layanan yang paling dan paling tidak menguntungkan, dan banyak lagi.

Pentingnya Software Akuntansi:

1. Mempercepat Kecepatan Kerja Anda: Menggunakan perangkat lunak akuntansi dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda secara keseluruhan karena tim Anda akan memiliki lebih sedikit dokumen yang harus dilakukan. Laporan bisnis dan faktur yang dibuat secara otomatis menghemat waktu yang dapat Anda curahkan untuk mendapatkan klien baru.
2. Menghemat Waktu: Tugas akuntansi adalah tentang perhitungan yang akurat. Memiliki perangkat lunak akuntansi yang baik dapat mempercepat proses pembukuan dengan mengotomatisasi tugas-tugas kasar. Tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi potensi kesalahan yang mungkin terjadi jika Anda menggunakan teknik pembukuan pena dan kertas gaya lama.
3. Memberikan Analisis: Memiliki perangkat lunak akuntansi yang baik memberi Anda analisis tentang bagaimana bisnis Anda akan terlihat dalam beberapa tahun dengan memberikan prakiraan triwulanan dan laporan arus kas. Perangkat lunak akuntansi dapat membantu Anda membuat keputusan keuangan yang lebih baik dengan berinvestasi di bidang yang mendorong keuntungan bagi bisnis Anda.
4. Keamanan Data: Keamanan informasi penting harus menjadi prioritas utama perusahaan. Di dunia di mana kejahatan dunia maya sedang meningkat, berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi yang tepat dapat menambahkan lapisan keamanan tambahan untuk melindungi data keuangan Anda. Perangkat lunak ini menawarkan fitur seperti otentikasi multi-faktor, akses pengguna yang terbatas ke informasi, dan perlindungan antivirus untuk menjaga keamanan informasi Anda.
5. Manajemen Terpusat: Fitur lain dari perangkat lunak akuntansi adalah ia menawarkan dasbor terpusat. Anda dapat dengan mudah melihat semua aspek proses keuangan Anda, termasuk faktur, penggajian, pajak, inventaris, pesanan penjualan, dan lainnya di satu tempat yang dapat membantu Anda menghemat waktu dan membuat keputusan dengan cepat.

Direkomendasikan untuk Anda: 10 Perangkat Lunak Pengeditan Video untuk Digunakan dari Pemula hingga Profesional.

Tips memilih software akuntansi yang tepat:

Namun, ada banyak solusi perangkat lunak akuntansi di luar sana yang menyatakan sebagai yang terbaik di pasar. Jadi, bagaimana Anda memilih perangkat lunak yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda?

Mempertimbangkan kiat-kiat ini saat memilih perangkat lunak akuntansi untuk bisnis Anda mungkin dapat membantu:

1. Pahami Bisnis Anda

Langkah terpenting sebelum memilih software akuntansi adalah memahami kebutuhan bisnis Anda. Identifikasi apakah Anda memerlukan fitur khusus industri untuk bisnis Anda dan pilih perangkat lunak yang menawarkan hal yang sama.

Juga, periksa aplikasi tambahan apa yang Anda butuhkan dan apakah mereka terintegrasi dengan solusi akuntansi Anda.

Sebagian besar usaha kecil dapat melakukannya dengan perangkat lunak akuntansi yang menawarkan fitur dasar seperti faktur, pelacakan pengeluaran, pembuatan laporan, dan banyak lagi. Namun, jika Anda memerlukan fungsionalitas lanjutan seperti pelacakan inventaris dan perkiraan penjualan, Anda harus memilih perangkat lunak yang sesuai.

2. Online atau Offline

Sementara beberapa bisnis memanfaatkan alat akuntansi berbasis cloud yang mengambil alih pasar dalam beberapa tahun terakhir, beberapa organisasi masih lebih memilih perangkat lunak desktop untuk kebutuhan keuangan mereka.

Selain itu, bisnis yang menginginkan fungsionalitas perangkat lunak desktop dan fitur cloud memilih layanan hosting cloud. Misalnya, QuickBooks Enterprise berbasis cloud dengan perangkat lunak hosting tidak hanya menawarkan fitur dan antarmuka pengguna yang sama seperti perangkat lunak desktop, tetapi juga aksesibilitas jarak jauh yang serupa dengan QuickBooks Online (QuickBooks versi SaaS).

Saat memilih model yang paling cocok untuk bisnis Anda, Anda perlu melakukan analisis yang tepat. Akan lebih baik jika Anda menjelajahi semua opsi dengan mempertimbangkan kebutuhan manajerial dan finansial bisnis Anda.

Untuk itu, Anda juga bisa meminta bantuan ahli keuangan atau akuntan Anda.

3. Antarmuka Pengguna

Karena sebagian besar pemilik bisnis tidak memiliki latar belakang akuntansi, perangkat lunak harus mudah digunakan. Antarmuka yang bersih dengan instruksi yang tepat untuk masuk dan menelusuri fitur dapat memudahkan proses akuntansi untuk tim Anda.

Karena pada akhirnya, itu semua tergantung pada seberapa nyaman antarmuka perangkat lunak untuk Anda dan rekan tim Anda kerjakan tanpa menghabiskan banyak biaya pelatihan.

Selain itu, mengelola buku Anda akan sangat mudah jika ada tutorial online gratis yang tersedia untuk mempelajari fitur-fitur canggih dari perangkat lunak akuntansi Anda.

4. Rencanakan Anggaran Anda

Solusi perangkat lunak akuntansi bervariasi tergantung pada fitur dan paket harga yang mereka tawarkan. Anda dapat membeli paket berlangganan tahunan, paket untuk beberapa tahun, menggunakan perangkat lunak versi gratis jika tersedia, atau menyewa perangkat lunak akuntansi berdasarkan anggaran perusahaan Anda.

Sering terlihat bahwa perangkat lunak akuntansi yang mahal menawarkan fungsionalitas tingkat lanjut. Ini mencakup pelaporan proyek, pelacakan pengeluaran, penggajian berbantuan, Konektor CRM, dan banyak lagi.

Saat membeli perangkat lunak akuntansi Anda, pastikan Anda tidak membayar fitur tambahan yang tidak Anda perlukan.

5. Kegunaan Perangkat Lunak

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli perangkat lunak akuntansi adalah apakah perangkat lunak itu mendukung jumlah pengguna yang Anda perlukan untuk mengerjakan aplikasi tersebut. Atau apakah itu memungkinkan Anda untuk bekerja saat bepergian, dan di perangkat apa pun?

Jika Anda memilih perangkat lunak berbasis cloud, ini akan membantu Anda bekerja secara efisien dari mana saja, kapan saja, dan di perangkat apa pun melalui Internet.

Ada banyak perangkat lunak yang tersedia di pasar katering dari pengguna tunggal hingga 40 pengguna. Untuk bisnis perusahaan, memilih perangkat lunak yang mendukung pengguna maksimum akan bermanfaat. Namun, sebuah start-up dapat memulai perjalanan akuntansinya dengan versi 1 pengguna.

Anda mungkin menyukai: Tinjauan Perangkat Lunak Keamanan Kantor Kecil Bitdefender untuk Bisnis Kecil.

6. Konsultasikan dengan Tim Anda

Setiap bisnis berbeda, dan akuntan Anda mungkin dapat menawarkan pendapat terdidik tentang perangkat lunak akuntansi sesuai kebutuhan organisasi Anda. Mereka telah mengerjakan hampir semua jenis perangkat lunak akuntansi. Mereka tahu persis jenis bisnis apa yang Anda miliki dan perangkat lunak apa yang Anda butuhkan.

Selain itu, pahami spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan oleh perangkat lunak akuntansi Anda dan konsultasikan dengan departemen TI Anda. Sangat penting untuk meninjau ruang penyimpanan, sumber daya server, dan komponen lain untuk memastikan operasi bisnis yang optimal.

7. Jelajahi semua Opsi

Dengan banyaknya perangkat lunak akuntansi yang tersedia di pasar, penting untuk menelusuri semua opsi sebelum berinvestasi dalam perangkat lunak yang paling sesuai untuk organisasi akuntansi Anda.

Di antara beberapa perangkat lunak paling populer di pasaran adalah Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed, dan Zoho Books.

Beberapa di antaranya diminati karena akurasi, kecepatan, dan kenyamanannya. Lainnya hemat biaya dan mudah digunakan.

8. Lakukan Percobaan

Sebelum membeli perangkat lunak akuntansi apa pun, lakukan uji coba aplikasi akuntansi. Anda dapat memasukkan transaksi dummy, membuat faktur, membuat laporan, dan menguji semua fungsi yang mungkin Anda perlukan.

Selain itu, Anda dapat menghubungi dukungan pelanggan dan menghapus semua pertanyaan yang terkait dengan bisnis Anda selama uji coba. Jika semuanya berjalan sesuai dengan bisnis Anda, Anda dapat melanjutkan untuk membeli perangkat lunak.

9. Integrasi Pengaya

Setiap perangkat lunak akuntansi, tidak peduli seberapa kuatnya, akan memerlukan beberapa integrasi tambahan untuk menjaga semua proses bisnis berjalan dengan lancar. Dengan demikian, perangkat lunak akuntansi harus mengintegrasikan fungsionalitas inti seperti ERP, CRM, penagihan, SDM, dan lainnya untuk bekerja dalam koordinasi dengan akuntansi.

Misalnya, aplikasi seperti TSheets dan Bill.com terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi populer seperti QuickBooks. Namun, tidak semua perangkat lunak menawarkan kemampuan untuk memasukkan add-on. Oleh karena itu, disarankan agar Anda mengingat faktor-faktor ini sebelum menyelesaikan perangkat lunak.

10. Dukungan Pelanggan

Jika Anda baru menggunakan perangkat lunak akuntansi, mungkin ada banyak fungsi yang ingin Anda pahami untuk mengoptimalkan proses keuangan Anda dengan lebih baik.

Oleh karena itu, perangkat lunak akuntansi yang baik harus selalu menawarkan dukungan ahli untuk membantu Anda dan rekan tim Anda dengan semua pertanyaan yang terkait dengan perangkat lunak Anda.

Di sisi lain, jika bisnis Anda berkembang dan data Anda menjadi lebih kompleks, Anda memerlukan panduan eksternal untuk membantu Anda menjaga agar catatan Anda tetap akurat. Oleh karena itu, carilah perangkat lunak yang menawarkan dukungan pelanggan sepanjang waktu melalui telepon, obrolan, atau email.

11. Ulasan Pelanggan

Di dunia yang didorong oleh teknologi, rekomendasi perangkat lunak apa pun yang dapat Anda peroleh secara online dapat membantu Anda memilih perangkat lunak yang tepat. Jadi, setelah Anda memilih perangkat lunak yang menurut Anda tepat untuk organisasi Anda, carilah ulasan pelanggan di berbagai forum dan situs web.

Bergantung pada berbagai parameter, termasuk dukungan pelanggan, harga, keamanan, fungsionalitas, dan banyak lagi, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang perangkat lunak akuntansi Anda.

Anda mungkin juga menyukai: Haruskah Anda Memilih Perangkat Lunak Antivirus atau VPN? Ayo Cari Tahu!

Membungkus

Tidak memiliki alat dan perangkat lunak yang tepat meningkatkan risiko stres dan kelelahan pada karyawan. Semakin stres tenaga kerja Anda, semakin bisnis Anda akan menderita.

Perangkat lunak akuntansi telah membantu bisnis mengelola pembukuan mereka untuk waktu yang sangat lama. Beberapa bertujuan untuk meningkatkan visibilitas merek sementara yang lain berjanji untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.

Meskipun mungkin sangat sulit untuk memilih perangkat lunak akuntansi dengan mempertimbangkan semua faktor ini. Namun, karena ini akan menjadi investasi satu kali untuk bisnis Anda, Anda harus menjernihkan pikiran dan meluangkan waktu sebelum mengambil keputusan.

Memilih perangkat lunak yang tepat akan mengurangi semua stres Anda karena karyawan Anda akan lebih berpengetahuan dan merasa lebih dihargai. Ini akan mengarah pada pertumbuhan bisnis Anda yang konstan dan meningkatkan pendapatan perusahaan.

Jadi, pilihlah dengan bijak!

 Artikel ini ditulis oleh Sharad Acharya. Sharad adalah penulis teknis di Ace Cloud Hosting. Dia suka meneliti teknologi terbaru dan telah menulis artikel tentang cloud, virtualisasi, dan keamanan. Anda dapat mengikutinya di Facebook, Twitter, dan LinkedIn.