Independentemente do tamanho da empresa, o departamento de contas a pagar (AP) cumpre um papel essencial dentro das operações gerais da organização.

Esses membros da equipe garantem que a empresa compre mercadorias de um fornecedor ou credor e pague o saldo em uma pequena janela de tempo. Se uma empresa ficar atrasada com suas obrigações de contas a pagar e não puder processar as faturas a tempo, corre o risco de incorrer em multas por atraso.

Pior ainda, um histórico de não pagamento de fornecedores ou credores pode prejudicar o relacionamento de uma empresa com as entidades das quais depende para funcionar com sucesso. Muitas empresas estão explorando a oportunidade de vencer os desafios de contas a pagar com automação.

O que é automação de contas a pagar?

A automação de contas a pagar (AP) é uma categoria de soluções tecnológicas de software de contabilidade e finanças que se concentra na simplificação de muitas das tarefas e processos que normalmente consomem tempo e são realizados manualmente.

Esse tipo de automação também tem um potencial significativo para melhorar a visibilidade das finanças de uma empresa. Você pode imaginar as catástrofes que podem ocorrer se um funcionário perder uma fatura, por exemplo. Muitas soluções automatizadas importam automaticamente registros financeiros para um sistema digital. Então, os trabalhadores não estão mais lidando com papelada que é fácil de perder ou até mesmo descartar por engano.

Que tipo de processos são mais adequados para automação de AP?

Como você provavelmente pode imaginar, existem muitos processos que uma equipe de contas a pagar pode automatizar. Os tomadores de decisão de negócios devem, idealmente, determinar quais de suas atuais obrigações financeiras levam mais tempo ou são as que mais envolvem erros. Aqui estão algumas das responsabilidades de AP mais comumente automatizadas.

Aprovações de fatura/pedido de compra

A automação facilita a aprovação automática de faturas ou pedidos de compra que se enquadram nos parâmetros específicos que você definiu. Ou se um membro específico da equipe for o único responsável por permitir o processamento da fatura ou pedido de compra de uma empresa, um sistema automatizado pode encaminhar esses documentos para a pessoa certa sem atrasos.

Verificações de status da fatura

A maioria dos provedores líderes no espaço de automação de AP permite que os usuários vejam o status de todas as faturas pendentes instantaneamente. Os usuários também podem classificar as faturas por cliente, número de dias não pagos, valor devido e muito mais.

Categorização da fatura na chegada

Os fornecedores podem enviar suas faturas em uma ampla variedade de formatos de arquivo diferentes, usando várias fontes e formas diferentes de exibir as informações em formato digital. Essas variações podem dificultar a extração das informações desejadas de uma fatura para categorizá-la adequadamente. As ferramentas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) podem entender o texto em uma fatura e classificá-lo conforme necessário à medida que o documento chega.

Verificação de fatura

A automação de contas a pagar também pode economizar tempo de seus funcionários, verificando as informações sobre eles em relação aos parâmetros configurados em seu sistema. Se surgirem problemas, a ferramenta de automação pode alertar a pessoa responsável, solicitando que entre em contato com a pessoa ou empresa certa para resolver a discrepância.

Aprovações e processamento de pagamentos de faturas

Uma vez que a pessoa designada aprove uma fatura para pagamento, um sistema automatizado pode garantir que os fundos cheguem à parte correta na data certa. Esses benefícios podem evitar erros humanos que podem resultar no atraso não intencional do pagamento de uma fatura.

Essas são apenas algumas das tarefas que você pode automatizar no departamento de contas a pagar. No entanto, olhar para eles lhe dará uma ideia de por que esse tipo de automação é tão atraente e como isso pode economizar tempo e dinheiro.

Quais são os benefícios da automação de AP?

Agora que você conhece algumas das maneiras pelas quais as empresas automatizam seus processos de contas a pagar, provavelmente está se perguntando como essa opção pode beneficiar sua empresa. Para começar, pode diminuir o número de faturas em papel que você lida.

A Lush, empresa especializada em cosméticos e cuidados com a pele feitos à mão, costumava imprimir e distribuir cada uma das 120.000 faturas processadas mensalmente por sua divisão norte-americana. No entanto, isso muitas vezes levava os funcionários a extraviar documentos ou a deixar passar muito tempo antes que os respectivos indivíduos lidassem com eles. Agora, um sistema automatizado envia 92% das faturas para onde elas deveriam ir, reduzindo o tempo total gasto.

Os processos de contas a pagar também podem liberar os funcionários para gastar seu tempo em tarefas mais gratificantes. A Universidade da Flórida recebeu aproximadamente 180.000 faturas anualmente de mais de 50.000 fornecedores. Ele passou quase um ano para fazer a transição para um sistema automatizado. Isso reequilibrou drasticamente o fluxo de trabalho da instituição. Alguns fornecedores enviavam anteriormente 3.000 faturas mensais, que os funcionários processavam manualmente. Automação abriu suas agendas.

O processamento automatizado de AP também pode funcionar bem em grandes volumes. A PepsiCo também queria automatizar seus processos de AP em alguns de seus escritórios internacionais. No entanto, fazer isso significava encontrar um sistema que lesse vários idiomas, além de texto cirílico. A marca conseguiu uma solução de OCR que poderia pegar informações de faturas e enviá-las para verificação. A ferramenta lidou com mais de 21.000 documentos e quase 40.000 páginas em seus primeiros três meses de uso sem problemas.

Um relatório da Business Insider Intelligence sobre automação de AP também indica que as empresas B2B que utilizam plataformas de pagamento digital notam custos de processamento 81% mais baixos e uma redução de 73% nos tempos de ciclo de processamento.

Outras evidências sugerem que a automatização de contas a pagar pode reduzir os casos de fraude interna, reduzindo o número de funcionários que podem acessar as faturas.

Introdução à automação de AP

Até agora, deve estar claro para você por que muitos tomadores de decisão nas empresas veem a automação de AP como uma opção obrigatória, principalmente à medida que suas operações aumentam. Se você estiver interessado em ver o que pode acontecer para sua empresa se você automatizar suas contas, comece investigando os processos mais demorados.

Em um exemplo, o Quickfire Restaurants dedicou várias horas por semana para gerenciar 90 faturas manualmente. Depois de automatizar as contas a pagar, essas horas foram reduzidas para apenas 30 minutos, permitindo que a equipe maximizasse seu tempo disponível no relógio. Passe algum tempo conversando com seus funcionários e obtendo sua opinião sobre quais tarefas levam mais tempo para serem executadas ou quais tarefas são mais propensas a erros.

Ouça seus fornecedores – e mais especificamente – quaisquer reclamações que eles tenham. Eles costumam entrar em contato com você e dizem que demora muito para verificar o status de uma fatura? Nesse caso, a automação pode ajudar. Depois de ter uma lista completa de problemas para resolver ou situações que você espera melhorar com a automação de contas a pagar, procure soluções que atendam a essas necessidades ou que você possa adaptar para atendê-las.

Defina um orçamento e esteja preparado para fornecer esses números quando começar a conversar com empresas que podem ajudá-lo a avançar com a automação de contas a pagar. Descubra se você pode pagar sua fatura por mês ou assinar um contrato estendido. Além disso, lembre-se de que pode haver recursos especializados disponíveis a um custo extra, portanto, seu orçamento pode precisar acomodá-los.

Por fim, escolha algumas métricas que você pode usar para descobrir se a automação de contas a pagar está funcionando tão bem quanto você esperava. Eles podem estar relacionados ao tempo gasto, tempo economizado, número de faturas processadas e outras estatísticas que fazem sentido para o seu negócio. Verifique os dados com frequência (como todos os meses) para ver como as coisas mudam e decidir se você precisa fazer ajustes para melhorar os resultados.

Como será o futuro da automação de AP

Muitas pessoas que ainda não decidiram automatizar o contas a pagar podem se perguntar se esse tipo de avanço tecnológico é uma mera moda passageira. No entanto, análises de mercado indicam que não. Por exemplo, a MarketsAndMarkets estima que o mercado de automação de contas a pagar apresente uma taxa de crescimento anual combinada de 11% de 2019 a 2024. A análise da empresa também aponta que o mercado norte-americano, assim como os setores de bens de consumo e varejo, provavelmente mostrará crescimento substancial durante o período de tempo especificado.

Ajude sua empresa a prosperar com a automação de AP

Como os exemplos acima mostram, os departamentos de contas a pagar normalmente precisam lidar com muitos processos manuais, os quais podem resultar em faturas perdidas e fornecedores insatisfeitos. Automatizar contas a pagar é uma opção prontamente disponível que pode permitir que sua empresa supere esses desafios e gaste mais tempo estimulando o crescimento dos negócios.