Unabhängig von der Größe eines Unternehmens erfüllt die Kreditorenbuchhaltung (AP) eine wesentliche Rolle innerhalb der gesamten Betriebsabläufe der Organisation.

Diese Teammitglieder stellen sicher, dass das Unternehmen Waren von einem Lieferanten oder Gläubiger kauft und den Restbetrag innerhalb eines kleinen Zeitfensters zurückzahlt. Wenn ein Unternehmen mit seinen Verbindlichkeiten aus der Kreditorenbuchhaltung in Verzug gerät und Rechnungen nicht rechtzeitig bearbeiten kann, riskiert es Mahngebühren.

Schlimmer noch, eine Vorgeschichte, in der Lieferanten oder Gläubiger nicht bezahlt wurden, könnte die Beziehung eines Unternehmens zu den Unternehmen beeinträchtigen, von denen es abhängig ist, um erfolgreich zu sein. Viele Unternehmen erkunden die Möglichkeit, die Herausforderungen der Kreditorenbuchhaltung durch Automatisierung zu meistern.

Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) ist eine Kategorie technologischer Buchhaltungs- und Finanzsoftwarelösungen, die sich auf die Rationalisierung vieler Aufgaben und Prozesse konzentriert, die normalerweise zeitaufwändig sind und von Hand erledigt werden.

Diese Art der Automatisierung hat auch ein erhebliches Potenzial, um die Transparenz der Finanzen eines Unternehmens zu verbessern. Sie können sich vorstellen, welche Katastrophen entstehen könnten, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter eine Rechnung verliert. Viele automatisierte Lösungen importieren Finanzunterlagen automatisch in ein digitales System. Dann müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr mit Papierkram herumschlagen, der leicht verloren gehen oder sogar versehentlich weggeworfen werden kann.

Welche Art von Prozessen eignen sich am besten für die AP-Automatisierung?

Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, gibt es viele Prozesse, die ein Kreditorenbuchhaltungsteam automatisieren könnte. Unternehmensentscheider sollten idealerweise ermitteln, welche ihrer aktuellen Finanzaufgaben am meisten Zeit in Anspruch nehmen oder am fehleranfälligsten sind. Hier sind einige der am häufigsten automatisierten AP-Zuständigkeiten.

Rechnungs-/Bestellgenehmigungen

Die Automatisierung erleichtert die automatische Genehmigung von Rechnungen oder Bestellungen, die in die von Ihnen festgelegten Parameter fallen. Oder wenn ein bestimmtes Teammitglied die einzige verantwortliche Partei ist, die die Bearbeitung einer Rechnung oder Bestellung eines Unternehmens zulässt, kann ein automatisiertes System diese Dokumente ohne Verzögerung an die richtige Person weiterleiten.

Überprüfung des Rechnungsstatus

Die meisten führenden Anbieter im Bereich der Kreditorenautomatisierung ermöglichen Benutzern, den Status aller ausstehenden Rechnungen sofort zu sehen. Benutzer können Rechnungen auch nach Kunden, der Anzahl unbezahlter Tage, dem fälligen Betrag und mehr sortieren.

Rechnungskategorisierung bei Ankunft

Lieferanten können ihre Rechnungen in einer Vielzahl unterschiedlicher Dateiformate senden und gleichzeitig mehrere unterschiedliche Schriftarten und Möglichkeiten zur Anzeige der Informationen in einem digitalen Format verwenden. Diese Variationen können es schwierig machen, die gewünschten Informationen aus einer Rechnung zu extrahieren, um sie richtig zu kategorisieren. OCR-Tools (Optical Character Recognition) können den Text auf einer Rechnung verstehen und ihn nach Bedarf sortieren, wenn das Dokument eintrifft.

Rechnungsprüfung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Ihren Mitarbeitern auch Zeit sparen, indem sie die Informationen über sie mit den in Ihrem System eingerichteten Parametern vergleicht. Wenn Probleme auftreten, kann das Automatisierungstool die verantwortliche Person benachrichtigen und sie auffordern, sich an die richtige Person oder das richtige Unternehmen zu wenden, um die Diskrepanz zu beheben.

Genehmigung und Verarbeitung von Rechnungszahlungen

Sobald die benannte Person eine Rechnung zur Zahlung genehmigt hat, kann ein automatisiertes System sicherstellen, dass die Gelder zum richtigen Datum an die richtige Partei gehen. Diese Vorteile können menschliche Fehler verhindern, die dazu führen könnten, dass eine Rechnung unbeabsichtigt verspätet bezahlt wird.

Dies sind nur einige der Aufgaben, die Sie in der Kreditorenbuchhaltung automatisieren könnten. Wenn Sie sich diese jedoch ansehen, erhalten Sie eine Vorstellung davon, warum diese Art der Automatisierung so attraktiv ist und wie sie Zeit und Geld sparen kann.

Welche Vorteile ergeben sich aus der AP-Automatisierung?

Jetzt, da Sie einige Möglichkeiten kennen, wie Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie diese Option Ihrem Unternehmen zugute kommen könnte. Zunächst einmal könnte dies die Anzahl der von Ihnen bearbeiteten Papierrechnungen verringern.

Lush, das auf handgefertigte Hautpflege und Kosmetik spezialisierte Unternehmen, druckte und verteilte früher jede der 120.000 Rechnungen, die monatlich von seiner nordamerikanischen Niederlassung bearbeitet wurden. Dies führte jedoch häufig dazu, dass Mitarbeiter Dokumente verlegten oder zu viel Zeit verstreichen ließen, bis sich die jeweiligen Personen damit befassten. Jetzt sendet ein automatisiertes System 92 % der Rechnungen dorthin, wo sie hin sollen, wodurch der Gesamtzeitaufwand reduziert wird.

Kreditorenprozesse können den Mitarbeitern auch Zeit für lohnendere Aufgaben geben. Die University of Florida erhält jährlich etwa 180.000 Rechnungen von mehr als 50.000 Anbietern. Es dauerte fast ein Jahr, um auf ein automatisiertes System umzustellen. Dadurch wurde der Arbeitsablauf der Institution dramatisch neu ausbalanciert. Einige Lieferanten verschickten zuvor monatlich 3.000 Rechnungen, die von Mitarbeitern manuell bearbeitet wurden. Die Automatisierung öffnete ihre Zeitpläne.

Die automatisierte AP-Verarbeitung kann auch bei großen Volumina gut funktionieren. PepsiCo wollte auch seine Kreditorenbuchhaltungsprozesse in einigen seiner internationalen Niederlassungen automatisieren. Dazu musste jedoch ein System gefunden werden, das mehrere Sprachen sowie kyrillischen Text lesen kann. Die Marke erhielt eine OCR-Lösung, die Informationen aus Rechnungen entnehmen und zur Überprüfung senden konnte. Das Tool hat in den ersten drei Monaten der Nutzung mehr als 21.000 Dokumente und fast 40.000 Seiten ohne Probleme verarbeitet.

Ein Business Insider Intelligence-Bericht über die AP-Automatisierung zeigt auch, dass B2B-Unternehmen, die digitale Zahlungsplattformen nutzen, 81 % niedrigere Verarbeitungskosten und eine 73 % kürzere Verarbeitungszykluszeit feststellen.

Andere Beweise deuten darauf hin, dass die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Fälle von internem Betrug reduzieren kann, indem die Anzahl der Mitarbeiter reduziert wird, die auf Rechnungen zugreifen können.

Erste Schritte mit der AP-Automatisierung

Inzwischen sollte Ihnen klar sein, warum viele Entscheidungsträger in Unternehmen die AP-Automatisierung als eine unverzichtbare Option ansehen, insbesondere wenn ihre Betriebe skalieren. Wenn Sie sehen möchten, was für Ihr Unternehmen passieren kann, wenn Sie Ihre Konten automatisieren, beginnen Sie damit, die zeitaufwändigsten Prozesse zu untersuchen.

In einem Beispiel verbrachte Quickfire Restaurants mehrere Stunden pro Woche damit, 90 Rechnungen manuell zu verwalten. Nach der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung reduzierten sich diese Stunden auf nur 30 Minuten, sodass die Mitarbeiter ihre verfügbare Zeit auf der Uhr maximieren konnten. Verbringen Sie Zeit damit, mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen und ihre Meinung dazu einzuholen, für welche Aufgaben sie am längsten brauchen oder welche Aufgaben am fehleranfälligsten sind.

Hören Sie Ihren Lieferanten zu – und genauer gesagt – allen Beschwerden, die sie haben. Werden Sie oft kontaktiert und sagen, dass es zu lange dauert, den Status einer Rechnung zu prüfen? Dann könnte Automatisierung helfen. Sobald Sie eine gründliche Liste der zu lösenden Probleme oder Situationen haben, die Sie mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verbessern möchten, suchen Sie nach Lösungen, die diesen Anforderungen entsprechen oder die Sie an sie anpassen können.

Legen Sie ein Budget fest und seien Sie darauf vorbereitet, diese Zahlen anzugeben, wenn Sie mit Unternehmen sprechen, die Ihnen helfen können, die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung voranzutreiben. Finden Sie heraus, ob Sie Ihre Rechnung pro Monat bezahlen oder einen verlängerten Vertrag abschließen können. Denken Sie auch daran, dass Ihnen möglicherweise spezielle Funktionen gegen Aufpreis zur Verfügung stehen, sodass Ihr Budget diese möglicherweise berücksichtigen muss.

Wählen Sie schließlich einige Metriken aus, mit denen Sie herausfinden können, ob die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung so gut funktioniert, wie Sie es sich erhofft haben. Sie können sich auf die aufgewendete Zeit, die eingesparte Zeit, die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen und andere Statistiken beziehen, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Überprüfen Sie die Daten häufig (z. B. jeden Monat), um zu sehen, wie sich die Dinge ändern, und entscheiden Sie, ob Sie Anpassungen vornehmen müssen, um die Ergebnisse zu verbessern.

Wie die Zukunft der AP-Automatisierung aussieht

Viele Menschen, die sich noch nicht für eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung entschieden haben, fragen sich vielleicht, ob dieser technologische Fortschritt nur eine Modeerscheinung ist. Marktanalysen zeigen jedoch, dass dies nicht der Fall ist. Beispielsweise schätzt MarketsAndMarkets, dass der Markt für Kreditorenautomatisierung von 2019 bis 2024 eine kombinierte jährliche Wachstumsrate von 11 % aufweisen wird. Die Analyse des Unternehmens weist auch darauf hin, dass der nordamerikanische Markt sowie die Konsumgüter- und Einzelhandelssektoren dies wahrscheinlich zeigen werden erhebliches Wachstum während des angegebenen Zeitraums.

Helfen Sie Ihrem Unternehmen mit AP-Automatisierung zu florieren

Wie die obigen Beispiele zeigen, müssen sich Kreditorenbuchhaltungen in der Regel mit vielen manuellen Prozessen befassen, die alle zu verlorenen Rechnungen und verärgerten Lieferanten führen können. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist eine leicht verfügbare Option, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen könnte, diese Herausforderungen zu meistern und mehr Zeit für die Stimulierung des Geschäftswachstums aufzuwenden.