Niezależnie od wielkości firmy, dział rozrachunków z dostawcami (AP) pełni kluczową rolę w ogólnych operacjach organizacji.

Ci członkowie zespołu zapewniają, że firma kupuje towary od dostawcy lub wierzyciela i spłaca saldo w krótkim czasie. Jeśli firma zalega ze swoimi zobowiązaniami i nie może przetworzyć faktur na czas, ryzykuje poniesieniem opóźnionych opłat.

Co gorsza, historia niepłacenia dostawcom lub wierzycielom może zaszkodzić relacjom firmy z podmiotami, od których zależy pomyślne funkcjonowanie. Wiele firm bada możliwość sprostania wyzwaniom związanym z rozliczeniami z dostawcami dzięki automatyzacji.

Czym jest automatyzacja rozrachunków z dostawcami?

Automatyzacja rozliczeń z dostawcami (AP) to kategoria technologicznych rozwiązań oprogramowania księgowego i finansowego, która koncentruje się na usprawnieniu wielu zadań i procesów, które zazwyczaj są czasochłonne i wykonywane ręcznie.

Ten rodzaj automatyzacji ma również znaczny potencjał poprawy wglądu w finanse firmy. Możesz sobie wyobrazić katastrofy, które mogą wyniknąć, jeśli pracownik straci np. fakturę. Wiele zautomatyzowanych rozwiązań automatycznie importuje dane finansowe do systemu cyfrowego. Wtedy pracownicy nie mają już do czynienia z papierkową robotą, którą łatwo zgubić lub nawet omyłkowo wyrzucić.

Jakie procesy najlepiej nadają się do automatyzacji AP?

Jak zapewne możesz sobie wyobrazić, istnieje wiele procesów, które zespół ds. rozrachunków z dostawcami mógłby zautomatyzować. Osoby podejmujące decyzje biznesowe powinny najlepiej określić, które z ich bieżących obowiązków finansowych zajmują najwięcej czasu lub są najbardziej obarczone błędami. Oto niektóre z najczęściej zautomatyzowanych obowiązków AP.

Zatwierdzenie faktur/zamówień zakupu

Automatyzacja umożliwia automatyczne zatwierdzanie faktur lub zamówień zakupu mieszczących się w określonych przez Ciebie parametrach. Lub jeśli konkretny członek zespołu jest jedyną osobą odpowiedzialną za umożliwienie przetwarzania faktury firmy lub zamówienia zakupu, zautomatyzowany system może bez opóźnień przekierować te dokumenty do właściwej osoby.

Sprawdzanie statusu faktury

Większość wiodących dostawców w obszarze automatyzacji AP umożliwia użytkownikom natychmiastowy podgląd statusu wszystkich zaległych faktur. Użytkownicy mogą również sortować faktury według klientów, liczby dni niezapłaconych, należnej kwoty i nie tylko.

Kategoryzacja faktur po przybyciu

Dostawcy mogą wysyłać swoje faktury w wielu różnych formatach plików, korzystając z kilku różnych czcionek i sposobów wyświetlania informacji w formacie cyfrowym. Te różnice mogą utrudnić wyodrębnienie pożądanych informacji z faktury w celu jej prawidłowej kategoryzacji. Narzędzia do optycznego rozpoznawania znaków (OCR) mogą zrozumieć tekst na fakturze i posortować go zgodnie z potrzebami, gdy dokument zostanie dostarczony.

Weryfikacja faktury

Automatyzacja rozrachunków z dostawcami może również oszczędzić czas Twoich pracowników, porównując informacje na ich temat z parametrami ustawionymi w Twoim systemie. Jeśli pojawią się problemy, narzędzie automatyzacji może ostrzec osobę odpowiedzialną, zachęcając ją do skontaktowania się z odpowiednią osobą lub firmą w celu rozwiązania problemu.

Zatwierdzanie i przetwarzanie płatności faktur

Gdy wyznaczona osoba zatwierdzi fakturę do zapłaty, zautomatyzowany system może zapewnić, że środki trafią do właściwej strony we właściwym terminie. Korzyści te mogą zapobiegać błędom ludzkim, które mogą spowodować niezamierzone opóźnienie płatności za fakturę.

To tylko niektóre z zadań, które można zautomatyzować w dziale rozrachunków z dostawcami. Jednak przyjrzenie się im da ci wyobrażenie, dlaczego ten rodzaj automatyzacji jest tak atrakcyjny i jak może zaoszczędzić czas i pieniądze.

Jakie korzyści płyną z automatyzacji AP?

Teraz, gdy znasz już niektóre sposoby, w jakie firmy automatyzują proces rozliczania zobowiązań, prawdopodobnie zastanawiasz się, w jaki sposób ta opcja może przynieść korzyści Twojej firmie. Na początek może to zmniejszyć liczbę obsługiwanych faktur papierowych.

Lush, firma specjalizująca się w ręcznej pielęgnacji skóry i kosmetykach, drukowała i dystrybuowała każdą ze 120 000 faktur obsługiwanych co miesiąc przez oddział północnoamerykański. Jednak często prowadziło to do tego, że pracownicy gubili dokumenty lub pozostawiali zbyt dużo czasu, zanim poszczególne osoby się nimi zajęły. Teraz zautomatyzowany system wysyła 92% faktur tam, gdzie powinny, zmniejszając całkowity czas spędzony.

Procesy rozliczeń z dostawcami mogą również zwolnić pracowników, aby mogli poświęcać swój czas na bardziej satysfakcjonujące zadania. University of Florida otrzymywał około 180 000 faktur rocznie od ponad 50 000 dostawców. Przejście na zautomatyzowany system zajęło prawie rok. W ten sposób radykalnie zrównoważono przepływ pracy instytucji. Niektórzy dostawcy wysyłali wcześniej 3000 faktur miesięcznie, które pracownicy obsługiwali ręcznie. Automatyzacja otworzyła ich harmonogramy.

Zautomatyzowane przetwarzanie AP może również działać dobrze przy dużych wolumenach. PepsiCo chciało również zautomatyzować swoje procesy AP w niektórych swoich międzynarodowych biurach. Oznaczało to jednak znalezienie systemu, który odczytuje wiele języków, a także tekst cyrylicą. Marka otrzymała rozwiązanie OCR, które może pobierać informacje z faktur i wysyłać je do weryfikacji. Narzędzie obsłużyło ponad 21 000 dokumentów i prawie 40 000 stron w ciągu pierwszych trzech miesięcy użytkowania bez problemów.

Raport Business Insider Intelligence na temat automatyzacji AP wskazuje również, że firmy B2B korzystające z cyfrowych platform płatniczych odnotowują o 81% niższe koszty przetwarzania i 73% skrócenie czasu cyklu przetwarzania.

Inne dowody sugerują, że automatyzacja rozrachunków z dostawcami może ograniczyć przypadki oszustw wewnętrznych poprzez zmniejszenie liczby pracowników, którzy mają dostęp do faktur.

Pierwsze kroki z automatyzacją AP

Do tej pory powinno być dla Ciebie jasne, dlaczego wielu decydentów w biznesie postrzega automatyzację AP jako niezbędną opcję, zwłaszcza gdy ich operacje są skalowane. Jeśli chcesz zobaczyć, co może się stać dla Twojej firmy, jeśli zautomatyzujesz swoje konta, zacznij od zbadania najbardziej czasochłonnych procesów.

W jednym z przykładów, Quickfire Restaurants poświęcało kilka godzin tygodniowo na ręczne zarządzanie 90 fakturami. Po zautomatyzowaniu rozliczeń, godziny te skróciły się do zaledwie 30 minut, co pozwoliło pracownikom zmaksymalizować dostępny czas na dobę. Poświęć czas na rozmowę z pracownikami i uzyskanie ich opinii na temat tego, które zadania zajmują im najdłużej lub które obowiązki są najbardziej podatne na błędy.

Wysłuchaj swoich dostawców – a dokładniej – wszelkich skarg, jakie mają. Czy często kontaktują się z Tobą i mówią, że sprawdzanie statusu faktury trwa zbyt długo? Jeśli tak, automatyzacja może pomóc. Gdy masz już dokładną listę problemów do rozwiązania lub sytuacji, które masz nadzieję poprawić dzięki automatyzacji rozliczeń z dostawcami, poszukaj rozwiązań, które pasują do tych potrzeb lub które możesz dostosować do nich.

Ustal budżet i przygotuj się na podanie tych liczb, gdy zaczniesz rozmawiać z firmami, które mogą pomóc Ci przejść do przodu z automatyzacją rozliczeń z dostawcami. Dowiedz się, czy możesz płacić rachunek miesięcznie lub podpisać przedłużoną umowę. Należy również pamiętać, że za dodatkową opłatą mogą być dostępne specjalne funkcje, więc może być konieczne ich dostosowanie do budżetu.

Na koniec wybierz kilka wskaźników, których możesz użyć, aby sprawdzić, czy automatyzacja rozliczeń z dostawcami działa tak, jak oczekiwałeś. Mogą odnosić się do poświęconego czasu, zaoszczędzonego czasu, liczby przetworzonych faktur i innych statystyk, które mają sens dla Twojej firmy. Często sprawdzaj dane (na przykład co miesiąc), aby zobaczyć, jak się zmieniają i zdecyduj, czy musisz wprowadzić poprawki, aby poprawić wyniki.

Jak wygląda przyszłość automatyzacji AP

Wiele osób, które nie zdecydowały się jeszcze na automatyzację rozliczeń z dostawcami, może się zastanawiać, czy taki postęp technologiczny nie jest tylko fanaberią. Analizy rynkowe wskazują jednak, że tak nie jest. Na przykład MarketsAndMarkets szacuje, że rynek automatyzacji rozliczeń z dostawcami wykaże 11% łączną roczną stopę wzrostu w latach 2019-2024. Analiza firmy wskazuje również, że rynek północnoamerykański, a także sektory dóbr konsumpcyjnych i handlu detalicznego znaczny wzrost w określonym czasie.

Pomóż swojej firmie rozwijać się dzięki automatyzacji AP

Jak pokazują powyższe przykłady, działy rozrachunków z dostawcami zazwyczaj mają do czynienia z wieloma ręcznymi procesami, z których wszystkie mogą skutkować utratą faktur i niezadowoleniem dostawców. Automatyzacja rozliczeń z dostawcami to łatwo dostępna opcja, która pozwoli Twojej firmie przezwyciężyć te wyzwania i poświęcić więcej czasu na stymulowanie rozwoju firmy.