Независимо от размера компании отдел кредиторской задолженности (AP) играет важную роль в общей деятельности организации.

Эти члены команды следят за тем, чтобы бизнес покупал товары у поставщика или кредитора и возвращал остаток в течение небольшого промежутка времени. Если компания не выполняет свои обязательства по кредиторской задолженности и не может вовремя обработать счета, она рискует получить пени за просрочку платежа.

Хуже того, история неплатежей поставщикам или кредиторам может повредить отношениям бизнеса с организациями, от которых зависит его успешное функционирование. Многие компании изучают возможность решения проблем с кредиторской задолженностью с помощью автоматизации.

Что такое автоматизация кредиторской задолженности?

Автоматизация счетов к оплате (AP) — это категория технологических решений для бухгалтерского и финансового учета, которые направлены на оптимизацию многих задач и процессов, которые обычно требуют много времени и выполняются вручную.

Этот вид автоматизации также обладает значительным потенциалом для улучшения прозрачности финансов компании. Вы можете себе представить, к каким катастрофам может привести, например, потеря сотрудником счета. Многие автоматизированные решения автоматически импортируют финансовые отчеты в цифровую систему. Тогда рабочие больше не будут иметь дело с документами, которые легко потерять или даже выбросить по ошибке.

Какие процессы лучше всего подходят для автоматизации AP?

Как вы, вероятно, можете себе представить, существует множество процессов, которые команда по работе с кредиторской задолженностью могла бы автоматизировать. Лица, принимающие бизнес-решения, в идеале должны определить, какие из их текущих финансовых обязанностей отнимают больше всего времени или наиболее подвержены ошибкам. Вот некоторые из наиболее часто выполняемых автоматизированных задач точки доступа.

Утверждение счета/заказа на покупку

Автоматизация облегчает автоматическое утверждение счетов-фактур или заказов на покупку, которые соответствуют заданным вами параметрам. Или, если конкретный член команды является единственной ответственной стороной за разрешение обработки счета-фактуры компании или заказа на поставку, автоматизированная система может без задержек направить эти документы нужному человеку.

Проверка статуса счета

Большинство ведущих провайдеров в области автоматизации AP позволяют пользователям мгновенно видеть статус всех неоплаченных счетов. Пользователи также могут сортировать счета по клиентам, количеству неоплаченных дней, сумме к оплате и т. д.

Классификация счета по прибытии

Поставщики могут отправлять свои счета в самых разных форматах файлов, используя несколько разных шрифтов и способов отображения информации в цифровом формате. Эти варианты могут затруднить извлечение нужной информации из счета для его правильной классификации. Инструменты оптического распознавания символов (OCR) могут распознавать текст в счете-фактуре и сортировать его по мере необходимости по мере поступления документа.

Проверка счета

Автоматизация кредиторской задолженности также может сэкономить время ваших сотрудников, сверяя информацию о них с параметрами, настроенными в вашей системе. Если возникают проблемы, инструмент автоматизации может предупредить ответственное лицо, предлагая ему связаться с нужным лицом или компанией для устранения несоответствия.

Утверждение и обработка платежей по счетам

Как только назначенное лицо утвердит счет на оплату, автоматизированная система может гарантировать, что средства поступят правильному лицу в нужную дату. Эти преимущества могут предотвратить человеческие ошибки, которые могут привести к непреднамеренной задержке оплаты счета.

Это лишь некоторые из задач, которые вы можете автоматизировать в отделе кредиторской задолженности. Тем не менее, просмотрев их, вы поймете, почему этот вид автоматизации так привлекателен и как он может сэкономить время и деньги.

Какие преимущества дает автоматизация точек доступа?

Теперь, когда вы знаете, как компании автоматизируют процесс обработки кредиторской задолженности, вы, вероятно, задаетесь вопросом, какую пользу эта опция может принести вашей компании. Во-первых, это может уменьшить количество бумажных счетов, которые вы обрабатываете.

Lush, компания, специализирующаяся на средствах по уходу за кожей и косметике ручной работы, распечатывала и распространяла каждый из 120 000 счетов, ежемесячно обрабатываемых ее североамериканским подразделением. Однако это часто приводило к тому, что сотрудники теряли документы или пропускали слишком много времени, прежде чем соответствующие лица занимались ими. Теперь автоматизированная система отправляет 92% счетов туда, куда они должны направляться, сокращая общее время.

Процессы кредиторской задолженности также могут освободить сотрудников, чтобы они могли тратить свое время на более полезные задачи. Университет Флориды ежегодно получает около 180 000 счетов от более чем 50 000 поставщиков. На переход на автоматизированную систему ушел почти год. Это резко сбалансировало рабочий процесс учреждения. Некоторые поставщики ранее ежемесячно отправляли 3000 счетов, которые сотрудники обрабатывали вручную. Автоматика открыла свои графики.

Автоматическая обработка AP также может хорошо работать при больших объемах. PepsiCo также хотела автоматизировать процессы AP в некоторых своих международных офисах. Однако для этого нужно было найти систему, читающую несколько языков, а также кириллицу. Бренд получил решение OCR, которое могло брать информацию из счетов и отправлять их на проверку. Инструмент обработал более 21 000 документов и почти 40 000 страниц за первые три месяца использования без проблем.

Отчет Business Insider Intelligence об автоматизации AP также показывает, что компании B2B, использующие платформы цифровых платежей, отмечают снижение затрат на обработку на 81% и сокращение времени цикла обработки на 73%.

Другие данные свидетельствуют о том, что автоматизация работы с кредиторской задолженностью может снизить количество случаев внутреннего мошенничества за счет сокращения числа сотрудников, имеющих доступ к счетам-фактурам.

Начало работы с автоматизацией точек доступа

К настоящему времени вам должно быть ясно, почему многие лица, принимающие решения в бизнесе, рассматривают автоматизацию AP как обязательный вариант, особенно по мере расширения их операций. Если вам интересно узнать, что может произойти с вашей компанией, если вы автоматизируете свои учетные записи, начните с изучения самых трудоемких процессов.

Например, компания Quickfire Restaurants посвятила несколько часов в неделю ручному управлению 90 счетами. После автоматизации работы с кредиторской задолженностью эти часы сократились до 30 минут, что позволило персоналу максимально использовать доступное время. Поговорите со своими сотрудниками и узнайте их мнение о том, какие задачи занимают у них больше всего времени или какие обязанности наиболее подвержены ошибкам.

Прислушивайтесь к своим поставщикам, а точнее к любым жалобам, которые у них есть. Часто ли они связываются с вами и говорят, что проверка статуса счета занимает слишком много времени? Если это так, автоматизация может помочь. Когда у вас будет подробный список проблем, которые нужно решить, или ситуаций, которые вы надеетесь улучшить с помощью автоматизации расчетов с поставщиками, ищите решения, которые соответствуют этим потребностям или которые вы могли бы адаптировать к ним.

Установите бюджет и будьте готовы предоставить эти цифры, когда вы начнете разговаривать с компаниями, которые могут помочь вам продвинуться вперед с автоматизацией кредиторской задолженности. Узнайте, можете ли вы оплачивать свой счет в месяц или подписаться на расширенный контракт. Кроме того, имейте в виду, что вам могут быть доступны специальные функции за дополнительную плату, поэтому ваш бюджет может потребоваться для их размещения.

Наконец, выберите некоторые показатели, которые вы можете использовать, чтобы выяснить, работает ли автоматизация кредиторской задолженности так, как вы надеялись. Они могут относиться к потраченному времени, сэкономленному времени, количеству обработанных счетов и другим статистическим данным, которые имеют смысл для вашего бизнеса. Часто проверяйте данные (например, каждый месяц), чтобы увидеть, как все меняется, и решить, нужно ли вам внести изменения для улучшения результатов.

Как выглядит будущее автоматизации точек доступа

Многие люди, которые еще не решили автоматизировать работу с кредиторской задолженностью, могут задаться вопросом, не является ли такой технологический прогресс простой прихотью. Однако анализ рынка показывает, что это не так. Например, MarketsAndMarkets оценивает рынок автоматизации кредиторской задолженности как совокупный ежегодный темп роста в 11% с 2019 по 2024 год. Анализ компании также указывает, что рынок Северной Америки, а также секторы потребительских товаров и розничной торговли, скорее всего, существенный рост в указанный период времени.

Помогите своему бизнесу процветать с помощью автоматизации AP

Как показывают приведенные выше примеры, отделам кредиторской задолженности обычно приходится иметь дело с большим количеством ручных процессов, каждый из которых может привести к потере счетов и недовольству поставщиков. Автоматизация кредиторской задолженности — это легкодоступный вариант, который может позволить вашей компании преодолеть эти проблемы и уделять больше времени стимулированию роста бизнеса.