Indiferent de dimensiunea unei companii, departamentul de conturi de plătibile (AP) îndeplinește un rol esențial în cadrul operațiunilor generale ale organizației.

Acei membri ai echipei se asigură că afacerea cumpără bunuri de la un furnizor sau creditor și plătește soldul înapoi într-o fereastră mică de timp. Dacă o companie rămâne în urmă cu obligațiile de plată și nu poate procesa facturile la timp, riscă să suporte comisioane de întârziere.

Și mai rău, un istoric de neplată a furnizorilor sau creditorilor ar putea deteriora relația unei afaceri cu entitățile de care depinde pentru a rula cu succes. Multe companii explorează oportunitatea de a depăși provocările legate de conturile plătibile prin automatizare.

Ce este automatizarea conturilor plătibile?

Automatizarea conturilor de plătit (AP) este o categorie de soluții software tehnologice de contabilitate și finanțare care se concentrează pe eficientizarea multor sarcini și procese care, de obicei, consumă timp și sunt realizate manual.

Acest tip de automatizare are, de asemenea, un potențial semnificativ de a îmbunătăți vizibilitatea asupra finanțelor unei companii. Vă puteți imagina catastrofele care ar putea rezulta dacă un angajat pierde o factură, de exemplu. Multe soluții automate importă automat înregistrările financiare într-un sistem digital. Apoi, lucrătorii nu mai au de-a face cu documente care sunt ușor de pierdut sau chiar aruncate din greșeală.

Ce fel de procese sunt cele mai potrivite pentru automatizarea AP?

După cum probabil vă puteți imagina, există o mulțime de procese pe care o echipă de conturi de plătiți le-ar putea automatiza. Factorii de decizie de afaceri ar trebui să determine în mod ideal care dintre sarcinile lor financiare actuale necesită cel mai mult timp sau care sunt cele mai greșite. Iată câteva dintre cele mai frecvente responsabilități AP automatizate.

Aprobare facturi/comenzi de cumpărare

Automatizarea facilitează aprobarea automată a facturilor sau a comenzilor de cumpărare care se încadrează în parametrii specifici pe care îi setați. Sau dacă un anumit membru al echipei este singura parte responsabilă pentru a permite procesarea facturii sau a comenzii de cumpărare a unei companii, un sistem automat poate trimite acele documente către persoana potrivită fără întârzieri.

Verificarea stării facturii

Majoritatea furnizorilor de top din spațiul de automatizare AP permit utilizatorilor să vadă instantaneu starea tuturor facturilor restante. De asemenea, utilizatorii pot sorta facturile după client, numărul de zile neplătite, suma datorată și multe altele.

Clasificarea facturii la sosire

Furnizorii își pot trimite facturile într-o mare varietate de formate de fișiere diferite, folosind mai multe fonturi și moduri diferite de afișare a informațiilor într-un format digital. Aceste variații pot face dificilă extragerea informațiilor dorite dintr-o factură pentru a o clasifica corect. Instrumentele de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pot înțelege textul de pe o factură și îl pot sorta după cum este necesar pe măsură ce documentul ajunge.

Verificarea facturii

Automatizarea conturilor plătibile poate, de asemenea, să economisească timp angajaților dvs., verificând informațiile de pe aceștia față de parametrii configurați în sistemul dumneavoastră. Dacă apar probleme, instrumentul de automatizare poate alerta persoana responsabilă, determinând-o să contacteze persoana sau compania potrivită pentru a rezolva discrepanța.

Aprobarea și procesarea plății facturilor

Odată ce persoana desemnată aprobă o factură pentru plată, un sistem automat poate asigura că fondurile merg către partea corectă la data potrivită. Aceste beneficii pot preveni erorile umane care ar putea duce la plata cu întârziere neintenționată a unei facturi.

Acestea sunt doar câteva dintre sarcinile pe care le-ați putea automatiza în departamentul de conturi de plăți. Cu toate acestea, examinarea acestora vă va oferi o idee despre de ce acest tip de automatizare este atât de atrăgător și despre cum ar putea economisi timp și bani.

Ce beneficii vin de la automatizarea AP?

Acum că știți câteva dintre modalitățile prin care companiile își automatizează procesul de conturi de plăți, probabil vă întrebați cum ar putea beneficia această opțiune companiei dvs. Pentru început, ar putea scădea numărul de facturi pe hârtie pe care le gestionați.

Lush, compania specializată în îngrijirea pielii și cosmetice handmade, obișnuia să tipări și să distribuie fiecare dintre cele 120.000 de facturi gestionate lunar de divizia sa din America de Nord. Cu toate acestea, acest lucru a dus adesea la angajații să piardă documente sau să lase prea mult timp să treacă înainte ca persoanele respective să se ocupe de ele. Acum, un sistem automatizat trimite 92% din facturi acolo unde ar trebui să meargă, reducând timpul total petrecut.

Procesele pentru conturile plătibile pot, de asemenea, elibera angajații să își petreacă timpul pe sarcini mai pline de satisfacții. Universitatea din Florida a primit aproximativ 180.000 de facturi anual de la peste 50.000 de furnizori. A petrecut aproape un an pentru a trece la un sistem automatizat. Acest lucru a reechilibrat dramatic fluxul de lucru al instituției. Unii furnizori trimiteau anterior 3.000 de facturi lunar, pe care angajații le gestionau manual. Automatizarea și-a deschis programul.

Procesarea automată a AP poate funcționa bine și la volume mari. PepsiCo a dorit, de asemenea, să-și automatizeze procesele AP la unele dintre birourile sale internaționale. Cu toate acestea, a face acest lucru însemna găsirea unui sistem care să citească mai multe limbi, precum și text chirilic. Brandul a primit o soluție OCR care putea prelua informații din facturi și le trimite spre verificare. Instrumentul a gestionat fără probleme peste 21.000 de documente și aproape 40.000 de pagini în primele trei luni de utilizare.

Un raport Business Insider Intelligence despre automatizarea AP indică, de asemenea, că companiile B2B care utilizează platforme de plată digitale observă costuri de procesare cu 81% mai mici și o reducere cu 73% a timpilor ciclului de procesare.

Alte dovezi sugerează că automatizarea conturilor de plătit poate reduce cazurile de fraudă internă prin reducerea numărului de angajați care pot accesa facturile.

Noțiuni introductive cu automatizarea AP

Până acum, ar trebui să vă fie clar de ce mulți factori de decizie din afaceri consideră automatizarea AP ca o opțiune obligatorie, mai ales pe măsură ce operațiunile lor se extind. Dacă sunteți interesat să vedeți ce se poate întâmpla pentru compania dvs. dacă vă automatizați conturile, începeți prin a investiga procesele care necesită cel mai mult timp.

Într-un exemplu, Quickfire Restaurants a dedicat câteva ore pe săptămână pentru a gestiona manual 90 de facturi. După automatizarea conturilor de plăți, acele ore s-au redus la doar 30 de minute, permițând personalului să își maximizeze timpul disponibil la ceas. Petreceți timp vorbind cu angajații dvs. și primindu-le părerea asupra sarcinilor care le durează cel mai mult sau care sunt cele mai predispuse la erori.

Ascultă-ți furnizorii – și mai precis – orice plângeri pe care le au. Vă contactează des și vă spun că durează prea mult pentru a verifica starea unei facturi? Dacă da, automatizarea ar putea ajuta. Odată ce aveți o listă completă de probleme de rezolvat sau de situații pe care sperați să le îmbunătățiți cu automatizarea conturilor de plăți, căutați soluții care se potrivesc acestor nevoi sau pe care le puteți adapta pentru a le potrivi.

Stabiliți un buget și pregătiți-vă să oferiți acele cifre atunci când începeți să discutați cu companii care vă pot ajuta să mergeți mai departe cu automatizarea conturilor de plăți. Aflați dacă vă puteți plăti factura pe lună sau vă puteți înscrie pentru un contract prelungit. De asemenea, rețineți că este posibil să aveți la dispoziție funcții specializate la un cost suplimentar, așa că este posibil ca bugetul dvs. să fie nevoit să le acomodeze.

În cele din urmă, alegeți câteva valori pe care le puteți utiliza pentru a afla dacă automatizarea conturilor plătibile funcționează așa cum ați sperat. Acestea ar putea avea legătură cu timpul petrecut, timpul economisit, numărul de facturi procesate și alte statistici care au sens pentru afacerea dvs. Verificați frecvent datele (cum ar fi în fiecare lună) pentru a vedea cum se schimbă lucrurile și pentru a decide dacă trebuie să faceți ajustări pentru a îmbunătăți rezultatele.

Cum arată viitorul automatizării AP

Mulți oameni care nu s-au hotărât încă să automatizeze conturile de plătit se pot întreba dacă acest tip de progres tehnologic este un simplu moft. Cu toate acestea, analizele de piață arată că nu este. De exemplu, MarketsAndMarkets estimează că piața de automatizare a conturilor de plătit va arăta o rată de creștere anuală combinată de 11% din 2019 până în 2024. Analiza companiei subliniază, de asemenea, că piața din America de Nord, precum și sectoarele de bunuri de larg consum și de vânzare cu amănuntul, sunt probabil să arate creștere substanțială în intervalul de timp specificat.

Ajutați-vă afacerea să prospere cu automatizarea AP

După cum arată exemplele de mai sus, departamentele de conturi plătibile trebuie de obicei să se ocupe de o mulțime de procese manuale, toate acestea putând duce la pierderea facturilor și la nemulțumirea furnizorilor. Automatizarea conturilor de plătit este o opțiune ușor disponibilă care ar putea permite companiei dvs. să depășească aceste provocări și să petreacă mai mult timp stimulând creșterea afacerii.