Bir şirketin büyüklüğünden bağımsız olarak, borç hesapları (AP) departmanı, kuruluşun genel operasyonları içinde önemli bir rol üstlenir.

Bu ekip üyeleri, işletmenin bir tedarikçiden veya alacaklıdan mal satın almasını ve bakiyeyi küçük bir zaman dilimi içinde geri ödemesini sağlar. Bir şirket, borç hesapları yükümlülüklerinde geride kalırsa ve faturaları zamanında işleyemezse, gecikme ücretlerine maruz kalma riski vardır.

Daha da kötüsü, tedarikçilere veya alacaklılara ödeme yapmama geçmişi, bir işletmenin başarılı bir şekilde çalışmasına bağlı olduğu kuruluşlarla olan ilişkisine zarar verebilir. Birçok şirket, otomasyonla hesap ödenebilir zorluklarını aşma fırsatını araştırıyor.

Borç hesapları otomasyonu nedir?

Borç hesapları (AP) otomasyonu, tipik olarak zaman alan ve elle gerçekleştirilen birçok görev ve işlemi kolaylaştırmaya odaklanan bir teknolojik muhasebe ve finans yazılımı çözümleri kategorisidir.

Bu tür bir otomasyon aynı zamanda bir şirketin finansmanına ilişkin görünürlüğü artırmak için önemli bir potansiyele sahiptir. Örneğin, bir çalışanın faturasını kaybetmesi durumunda ortaya çıkabilecek felaketleri hayal edebilirsiniz. Birçok otomatik çözüm, finansal kayıtları otomatik olarak dijital bir sisteme aktarır. O zaman, işçiler artık kaybetmesi veya yanlışlıkla atılması kolay evrak işleriyle uğraşmıyorlar.

AP otomasyonu için en uygun süreçler nelerdir?

Tahmin edebileceğiniz gibi, borç hesapları ekibinin otomatikleştirebileceği birçok süreç vardır. İş karar vericileri, ideal olarak, mevcut mali görevlerinden hangisinin en fazla zaman aldığını veya en fazla hataya neden olduğunu belirlemelidir. İşte en yaygın olarak otomatikleştirilmiş AP sorumluluklarından bazıları.

Fatura/satın alma siparişi onayları

Otomasyon, belirlediğiniz belirli parametreler dahilindeki faturaların veya satınalma siparişlerinin otomatik olarak onaylanmasını kolaylaştırır. Veya belirli bir ekip üyesi, bir şirketin faturasının veya satın alma siparişinin işlenmesine izin vermekten tek sorumlu tarafsa, otomatik bir sistem bu belgeleri gecikmeden doğru kişiye yönlendirebilir.

Fatura durumu kontrolleri

AP otomasyon alanındaki önde gelen sağlayıcıların çoğu, kullanıcıların tüm bekleyen faturaların durumunu anında görmelerini sağlar. Kullanıcılar ayrıca faturaları müşteriye, ödenmeyen gün sayısına, ödenmesi gereken tutara ve daha fazlasına göre sıralayabilir.

Varışta fatura sınıflandırması

Tedarikçiler, faturalarını çok çeşitli farklı dosya formatlarında gönderirken, birkaç farklı yazı tipini ve bilgileri dijital formatta göstermenin yollarını kullanabilirler. Bu varyasyonlar, bir faturayı doğru bir şekilde kategorize etmek için istenen bilgileri çıkarmayı zorlaştırabilir. Optik karakter tanıma (OCR) araçları, faturadaki metni anlayabilir ve belge geldiğinde gerektiği gibi sıralayabilir.

Fatura doğrulama

Borç hesapları otomasyonu, sisteminizde ayarlanmış parametrelerle ilgili bilgileri kontrol ederek çalışanlarınıza zaman kazandırabilir. Herhangi bir sorun ortaya çıkarsa, otomasyon aracı sorumlu kişiyi uyarabilir ve bu kişiden tutarsızlığı gidermek için doğru kişi veya şirketle iletişime geçmesini isteyebilir.

Fatura ödeme onayları ve işleme

Belirlenen kişi ödeme için bir faturayı onayladıktan sonra, otomatik bir sistem fonların doğru tarihte doğru tarafa gitmesini sağlayabilir. Bu avantajlar, bir faturanın istemeden geç ödenmesine neden olabilecek insan hatalarını önleyebilir.

Bunlar, borç hesapları bölümünde otomatikleştirebileceğiniz görevlerden yalnızca birkaçı. Ancak bunlara göz atmak, bu tür bir otomasyonun neden bu kadar çekici olduğu ve zamandan ve paradan nasıl tasarruf edebileceği konusunda size bir fikir verecektir.

AP otomasyonundan ne gibi faydalar sağlanır?

Artık şirketlerin borç hesaplarını otomatikleştirme yollarından bazılarını bildiğinize göre, muhtemelen bu seçeneğin şirketinize nasıl fayda sağlayabileceğini merak ediyorsunuzdur. Yeni başlayanlar için, ele aldığınız kağıt faturaların sayısını azaltabilir.

El yapımı cilt bakımı ve kozmetik ürünlerinde uzman olan Lush, Kuzey Amerika bölümü tarafından aylık olarak işlenen 120.000 faturanın her birinin çıktısını alıp dağıtıyordu. Bununla birlikte, bu genellikle çalışanların belgeleri yanlış yerleştirmesine veya ilgili kişilerin bunlarla ilgilenmeden önce çok fazla zaman geçmesine neden oldu. Artık otomatik bir sistem, faturaların %92'sini gitmesi gereken yere göndererek toplam harcanan zamanı azaltıyor.

Borç hesapları süreçleri, çalışanların zamanlarını daha ödüllendirici görevlere harcamasını da sağlayabilir. Florida Üniversitesi, 50.000'den fazla satıcıdan yılda yaklaşık 180.000 fatura aldı. Otomatik bir sisteme geçmek için yaklaşık bir yıl harcadı. Bunu yapmak, kurumun iş akışını önemli ölçüde yeniden dengeledi. Bazı satıcılar daha önce, çalışanların manuel olarak ele aldığı aylık 3.000 fatura gönderiyordu. Otomasyon programlarını açtı.

Otomatik AP işleme, büyük hacimlerde de iyi çalışabilir. PepsiCo ayrıca bazı uluslararası ofislerinde AP süreçlerini otomatikleştirmek istedi. Ancak bunu yapmak, Kiril metninin yanı sıra birden fazla dili de okuyan bir sistem bulmak anlamına geliyordu. Marka, faturalardan bilgi alıp doğrulama için gönderebilen bir OCR çözümüne sahip oldu. Araç, kullanımının ilk üç ayında 21.000'den fazla belgeyi ve yaklaşık 40.000 sayfayı sorunsuz bir şekilde işledi.

AP otomasyonu hakkında bir Business Insider Intelligence raporu ayrıca, dijital ödeme platformlarını kullanan B2B şirketlerinin işlem maliyetlerini %81 ve işlem döngü sürelerinde %73 azalma fark ettiğini gösteriyor.

Diğer kanıtlar, ödenecek hesapların otomatikleştirilmesinin, faturalara erişebilen çalışan sayısını azaltarak dahili dolandırıcılık olaylarını azaltabileceğini göstermektedir.

AP otomasyonunu kullanmaya başlama

Şimdiye kadar, iş dünyasındaki birçok karar vericinin, özellikle operasyonları büyüdükçe neden AP otomasyonunu olmazsa olmaz bir seçenek olarak gördüğünü anlamış olmalısınız. Hesaplarınızı otomatikleştirirseniz şirketiniz için neler olabileceğini görmek istiyorsanız, en çok zaman alan süreçleri araştırarak başlayın.

Bir örnekte, Quickfire Restoranları, 90 faturayı manuel olarak yönetmek için haftada birkaç saat ayırdı. Ödenecek hesapları otomatikleştirdikten sonra, bu saatler yalnızca 30 dakikaya düşürüldü ve personelin mevcut zamanlarını saat başında en üst düzeye çıkarmasına izin verdi. Çalışanlarınızla konuşarak ve hangi görevlerin onları en uzun süreceği veya hangi görevlerin hataya daha açık olduğu konusunda onların görüşlerini almak için zaman ayırın.

Tedarikçilerinizi ve daha spesifik olarak, sahip oldukları şikayetleri dinleyin. Sık sık sizinle iletişim kuruyorlar ve bir faturanın durumunu kontrol etmenin çok uzun sürdüğünü söylüyorlar mı? Eğer öyleyse, otomasyon yardımcı olabilir. Çözülmesi gereken sorunların veya borç hesapları otomasyonuyla iyileştirmeyi umduğunuz durumların kapsamlı bir listesine sahip olduğunuzda, bu ihtiyaçlara uyan veya bunlara uyacak şekilde uyarlayabileceğiniz çözümler arayın.

Bir bütçe belirleyin ve borç hesapları otomasyonu ile ilerlemenize yardımcı olabilecek işletmelerle konuşmaya başladığınızda bu rakamları vermeye hazır olun. Aylık faturanızı ödeyip ödeyemeyeceğinizi veya uzatılmış bir sözleşmeye kaydolup kaydolamayacağınızı öğrenin. Ayrıca, ek ücret karşılığında size özel özellikler sunulabileceğini, dolayısıyla bütçenizin bunları karşılaması gerekebileceğini unutmayın.

Son olarak, borç hesapları otomasyonunun umduğunuz gibi çalışıp çalışmadığını anlamak için kullanabileceğiniz bazı metrikler seçin. Harcanan zamanla, kazanılan zamanla, işlenen faturaların sayısıyla ve işiniz için anlamlı olan diğer istatistiklerle ilgili olabilirler. İşlerin nasıl değiştiğini görmek ve sonuçları iyileştirmek için ince ayar yapmanız gerekip gerekmediğine karar vermek için verileri sık sık (örneğin her ay) kontrol edin.

AP otomasyonunun geleceği nasıl görünüyor?

Henüz ödenecek hesapları otomatikleştirmeye karar vermemiş birçok kişi, bu tür teknolojik ilerlemenin sadece bir heves olup olmadığını merak edebilir. Ancak piyasa analizleri öyle olmadığını gösteriyor. Örneğin, MarketsAndMarkets, borç hesapları otomasyon pazarının 2019'dan 2024'e kadar yıllık %11'lik bir birleşik yıllık büyüme oranı göstereceğini tahmin ediyor. Şirketin analizi ayrıca, Kuzey Amerika pazarının yanı sıra tüketim malları ve perakende sektörlerinin de büyük olasılıkla göstereceğine işaret ediyor. Belirtilen zaman diliminde önemli bir büyüme.

AP otomasyonu ile işletmenizin gelişmesine yardımcı olun

Yukarıdaki örneklerin gösterdiği gibi, borç hesapları departmanları tipik olarak, tümü faturaların kaybolmasına ve tedarikçilerin hoşnutsuz olmasına neden olabilecek birçok manuel işlemle uğraşmak zorundadır. Ödenecek hesapları otomatikleştirmek, şirketinizin bu zorlukların üstesinden gelmesini ve ticari büyümeyi teşvik etmek için daha fazla zaman harcamasını sağlayabilecek hazır bir seçenektir.