Quelle que soit la taille d'une entreprise, le service des comptes fournisseurs (AP) joue un rôle essentiel dans les opérations globales de l'organisation.

Ces membres de l'équipe s'assurent que l'entreprise achète des marchandises auprès d'un fournisseur ou d'un créancier et rembourse le solde dans un court laps de temps. Si une entreprise prend du retard avec ses obligations en matière de comptes fournisseurs et ne peut pas traiter les factures à temps, elle risque d'encourir des frais de retard.

Pire encore, une histoire de non-paiement des fournisseurs ou des créanciers pourrait nuire à la relation d'une entreprise avec les entités dont elle dépend pour fonctionner avec succès. De nombreuses entreprises explorent la possibilité de relever les défis des comptes fournisseurs grâce à l'automatisation.

Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs ?

L'automatisation des comptes fournisseurs (AP) est une catégorie de solutions logicielles technologiques de comptabilité et de finance qui se concentre sur la rationalisation de nombreuses tâches et processus qui prennent généralement du temps et sont accomplis à la main.

Ce type d'automatisation a également un potentiel important pour améliorer la visibilité sur les finances d'une entreprise. Vous pouvez imaginer les catastrophes qui pourraient survenir si un employé perd une facture, par exemple. De nombreuses solutions automatisées importent automatiquement les dossiers financiers dans un système numérique. Ensuite, les travailleurs ne sont plus confrontés à des documents faciles à perdre ou même à jeter par erreur.

Quels types de processus sont les mieux adaptés à l'automatisation des points d'accès ?

Comme vous pouvez probablement l'imaginer, il existe de nombreux processus qu'une équipe de comptes fournisseurs pourrait automatiser. Les décideurs d'entreprise devraient idéalement déterminer lesquelles de leurs tâches financières actuelles prennent le plus de temps ou sont les plus entachées d'erreurs. Voici quelques-unes des responsabilités AP les plus couramment automatisées.

Approbation des factures/bons de commande

L'automatisation facilite l'approbation automatique des factures ou des bons de commande qui correspondent aux paramètres particuliers que vous avez définis. Ou si un membre spécifique de l'équipe est le seul responsable du traitement de la facture ou du bon de commande d'une entreprise, un système automatisé peut acheminer ces documents vers la bonne personne sans délai.

Vérifications de l'état des factures

La plupart des principaux fournisseurs de l'espace d'automatisation AP permettent aux utilisateurs de voir instantanément l'état de toutes les factures impayées. Les utilisateurs peuvent également trier les factures par client, le nombre de jours impayés, le montant dû, etc.

Catégorisation des factures à l'arrivée

Les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures dans une grande variété de formats de fichiers différents tout en utilisant plusieurs polices et façons différentes d'afficher les informations dans un format numérique. Ces variations peuvent rendre difficile l'extraction des informations souhaitées d'une facture pour la catégoriser correctement. Les outils de reconnaissance optique de caractères (OCR) peuvent comprendre le texte d'une facture et le trier au besoin à mesure que le document arrive.

Vérification de la facture

L'automatisation des comptes fournisseurs peut également faire gagner du temps à vos employés en vérifiant les informations les concernant par rapport aux paramètres définis dans votre système. En cas de problème, l'outil d'automatisation peut alerter la personne responsable, l'invitant à contacter la bonne personne ou la bonne entreprise pour résoudre l'écart.

Approbations et traitement des paiements de factures

Une fois que la personne désignée a approuvé une facture pour paiement, un système automatisé peut garantir que les fonds sont versés à la bonne partie à la bonne date. Ces avantages peuvent éviter les erreurs humaines qui pourraient entraîner le paiement involontaire d'une facture en retard.

Ce ne sont là que quelques-unes des tâches que vous pourriez automatiser dans le service des comptes fournisseurs. Cependant, les examiner vous donnera une idée de la raison pour laquelle ce type d'automatisation est si attrayant et comment il pourrait vous faire gagner du temps et de l'argent.

Quels sont les avantages de l'automatisation des points d'accès ?

Maintenant que vous connaissez certaines des façons dont les entreprises automatisent leur processus de comptes fournisseurs, vous vous demandez probablement comment cette option pourrait bénéficier à votre entreprise. Pour commencer, cela pourrait réduire le nombre de factures papier que vous traitez.

Lush, l'entreprise spécialisée dans les soins de la peau et les cosmétiques faits à la main, imprimait et distribuait chacune des 120 000 factures traitées mensuellement par sa division nord-américaine. Cependant, cela a souvent conduit les employés à égarer des documents ou à laisser trop de temps s'écouler avant que les personnes concernées ne les traitent. Désormais, un système automatisé envoie 92 % des factures là où elles doivent être envoyées, ce qui réduit le temps passé.

Les processus de comptes fournisseurs peuvent également libérer les employés pour qu'ils consacrent leur temps à des tâches plus gratifiantes. L'Université de Floride a reçu environ 180 000 factures par an de plus de 50 000 fournisseurs. Il a fallu près d'un an pour passer à un système automatisé. Cela a considérablement rééquilibré le flux de travail de l'institution. Certains fournisseurs envoyaient auparavant 3 000 factures par mois, que les employés traitaient manuellement. L'automatisation a ouvert leurs horaires.

Le traitement AP automatisé peut également bien fonctionner sur de gros volumes. PepsiCo souhaitait également automatiser ses processus de comptabilité fournisseurs dans certains de ses bureaux internationaux. Cependant, cela signifiait trouver un système capable de lire plusieurs langues, ainsi que le texte cyrillique. La marque s'est dotée d'une solution OCR capable de récupérer les informations des factures et de les envoyer pour vérification. L'outil a traité sans problème plus de 21 000 documents et près de 40 000 pages au cours de ses trois premiers mois d'utilisation.

Un rapport de Business Insider Intelligence sur l'automatisation des points d'accès indique également que les entreprises B2B utilisant des plateformes de paiement numériques constatent une réduction de 81 % des coûts de traitement et une réduction de 73 % des temps de cycle de traitement.

D'autres preuves suggèrent que l'automatisation des comptes fournisseurs peut réduire les cas de fraude interne en réduisant le nombre d'employés pouvant accéder aux factures.

Premiers pas avec l'automatisation des points d'accès

À présent, vous devriez comprendre pourquoi de nombreux décideurs dans les entreprises considèrent l'automatisation des points d'accès comme une option incontournable, en particulier à mesure que leurs opérations évoluent. Si vous souhaitez savoir ce qui peut arriver à votre entreprise si vous automatisez vos comptes, commencez par étudier les processus les plus chronophages.

Dans un exemple, Quickfire Restaurants consacrait plusieurs heures par semaine à la gestion manuelle de 90 factures. Après l'automatisation des comptes fournisseurs, ces heures ont été réduites à seulement 30 minutes, permettant au personnel de maximiser leur temps disponible sur l'horloge. Passez du temps à parler à vos employés et à obtenir leur avis sur les tâches qui leur prennent le plus de temps ou sur les tâches les plus sujettes aux erreurs.

Écoutez vos fournisseurs – et plus précisément – ​​leurs plaintes éventuelles. Est-ce qu'ils vous contactent souvent et disent que cela prend trop de temps pour vérifier le statut d'une facture ? Si c'est le cas, l'automatisation pourrait aider. Une fois que vous avez une liste complète des problèmes à résoudre ou des situations que vous espérez améliorer avec l'automatisation des comptes fournisseurs, recherchez des solutions qui répondent à ces besoins ou que vous pourriez adapter pour y répondre.

Établissez un budget et soyez prêt à donner ces chiffres lorsque vous commencez à parler à des entreprises qui peuvent vous aider à aller de l'avant avec l'automatisation des comptes fournisseurs. Découvrez si vous pouvez payer votre facture par mois ou souscrire à un contrat prolongé. De plus, gardez à l'esprit qu'il peut y avoir des fonctionnalités spécialisées à votre disposition moyennant des frais supplémentaires, de sorte que votre budget devra peut-être les prendre en compte.

Enfin, choisissez des mesures que vous pouvez utiliser pour déterminer si l'automatisation des comptes fournisseurs fonctionne aussi bien que vous l'espériez. Ils peuvent concerner le temps passé, le temps gagné, le nombre de factures traitées et d'autres statistiques pertinentes pour votre entreprise. Vérifiez souvent les données (par exemple tous les mois) pour voir comment les choses changent et décidez si vous devez apporter des modifications pour améliorer les résultats.

À quoi ressemble l'avenir de l'automatisation des points d'accès

Beaucoup de gens qui n'ont pas encore décidé d'automatiser les comptes fournisseurs peuvent se demander si ce genre de progrès technologique n'est pas une simple lubie. Cependant, les analyses de marché indiquent que ce n'est pas le cas. Par exemple, MarketsAndMarkets estime que le marché de l'automatisation des comptes fournisseurs affichera un taux de croissance annuel combiné de 11 % de 2019 à 2024. L'analyse de la société souligne également que le marché nord-américain, ainsi que les secteurs des biens de consommation et de la vente au détail, devraient afficher une croissance substantielle au cours de la période spécifiée.

Aidez votre entreprise à prospérer grâce à l'automatisation des points d'accès

Comme le montrent les exemples ci-dessus, les services des comptes fournisseurs doivent généralement gérer de nombreux processus manuels, qui peuvent tous entraîner la perte de factures et le mécontentement des fournisseurs. L'automatisation des comptes fournisseurs est une option facilement disponible qui pourrait permettre à votre entreprise de surmonter ces défis et de passer plus de temps à stimuler la croissance de l'entreprise.