คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน: วิธีการคัดลอก แก้ไข

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุดได้รับการปรับให้เหมาะสมและขัดเกลา เมื่อเผยแพร่เนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษร การแก้ไขสำเนามีบทบาทสำคัญในการทำให้ข้อความมีความสอดคล้องและถูกต้อง

ไม่ว่าคุณจะยังใหม่ต่อการคัดลอกการแก้ไขหรือรีเฟรชความรู้ของคุณ คู่มือนี้จะอธิบายพื้นฐานของการแก้ไขการคัดลอก

ค้นพบวิธีเผยแพร่ในไม่กี่วินาที ไม่ใช่ชั่วโมง

ลงชื่อสมัครใช้ตอนนี้เพื่อรับสิทธิ์ในการเข้าถึง Wordable แบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล พร้อมด้วยและค้นหาวิธีอัปโหลด จัดรูปแบบ และปรับเนื้อหาให้เหมาะสมในไม่กี่วินาที ไม่ใช่ชั่วโมง

เริ่มเผยแพร่

การแก้ไขการคัดลอกคืออะไร?

การแก้ไขการคัดลอกเป็นขั้นตอนในการแก้ไขงานเขียนเพื่อปรับปรุงความสามารถในการอ่านและให้แน่ใจว่าข้อความไม่มีข้อผิดพลาด ในกระบวนการแก้ไข โปรแกรมแก้ไขการคัดลอกจะตรวจสอบความสม่ำเสมอและความถูกต้อง

โปรแกรมแก้ไขการคัดลอกทำอะไร?

บทบาทของบรรณาธิการคัดลอกคือการระบุปัญหาทางเทคนิคภายในงานเขียน และเสนอการแก้ไขและคำแนะนำเพื่อปรับปรุงงาน ตัวแก้ไขการคัดลอกทำการเปลี่ยนแปลงระดับบรรทัดเพื่อบังคับใช้โฟลว์ โดยเน้นที่:

• การสะกดคำ
• ไวยากรณ์
• เครื่องหมายวรรคตอน
• การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่
• ไวยากรณ์
• โทนเสียง
• คู่มือสไตล์และข้อกำหนดเกี่ยวกับสไตล์ในบ้าน
• ความสม่ำเสมอ
• การจัดรูปแบบ (รวมถึงการจัดวาง เช่น การจัดวางรูปภาพภายในข้อความ)
• การตรวจสอบข้อเท็จจริง (หากไม่มีผู้แก้ไขทางเทคนิคเฉพาะทางที่ทำงานเกี่ยวกับงานชิ้นนี้)

กระบวนการแก้ไขต่างๆ สำหรับข้อความที่เขียน

การสรุปเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจเกี่ยวข้องกับการแก้ไขประเภทต่างๆ ก่อนที่จะได้รับการอนุมัติให้ตีพิมพ์ ขั้นตอนการแก้ไขสำเนาที่ใช้ขึ้นอยู่กับตัวงานและผลลัพธ์ที่ต้องการ โดยพิจารณาจากหัวข้อ สื่อ สิ่งพิมพ์ และวัตถุประสงค์โดยรวม

• การแก้ไขโครงสร้าง หรือการแก้ไขเนื้อหาสาระ เป็นที่ที่ผู้แก้ไขมุ่งเน้นไปที่การนำเสนอโดยรวมและการจัดระเบียบของเนื้อหา การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญและข้อเสนอแนะต่อโครงสร้างและโทนของงาน
• การแก้ไขบรรทัด เป็นส่วนย่อยของการแก้ไขการคัดลอก โดยเน้นที่ข้อความระดับประโยคและย่อหน้า การแก้ไขบรรทัดกล่าวถึงรูปแบบการเขียน เนื้อหาที่สร้างสรรค์ และการใช้ภาษา โดยเน้นที่น้ำเสียง กฎไวยากรณ์ จังหวะ การเปลี่ยนภาพที่กระชับ และลดความซ้ำซ้อนและความกำกวม
• การแก้ไขเนื้อหา เป็นส่วนย่อยของการแก้ไขสำเนา โดยเน้นที่ข้อความจากมุมมองของการตลาดเนื้อหา การแก้ไขเนื้อหาจะพิจารณาถึงความแข็งแกร่งและตรรกะของการสนทนา คุณภาพของแหล่งที่มาและตัวอย่าง เสียงของแบรนด์ และการเข้าถึงของชิ้นงาน
• การแก้ไขทางเทคนิค จะใช้เมื่องานเขียนต้องมีการตรวจสอบข้อเท็จจริงและการแก้ไขเฉพาะทางโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
• แนะนำให้ เขียนใหม่ เมื่อเนื้อหาที่เขียนไม่ตรงตามข้อกำหนดและจำเป็นต้องทำใหม่ทั้งหมด (ในขณะที่บรรณาธิการคัดลอกสามารถระบุได้เมื่อต้องแก้ไขงานเขียนใหม่หรือเขียนใหม่ ไม่จำเป็นต้องรับผิดชอบในการเขียนใหม่) บางครั้งผู้เขียนอาจเลือกที่จะแก้ไขสำเนาใหม่ อย่างไรก็ตาม การแก้ไขใหม่อาจใช้เวลาและความพยายามมากพอๆ กับการเขียนใหม่

การแก้ไขการคัดลอกเหมือนกับการพิสูจน์อักษรหรือไม่

ไม่ การคัดลอกและการพิสูจน์อักษรไม่เหมือนกัน เทคนิคทั้งสองสร้างขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการแก้ไข

การพิสูจน์อักษร เป็นที่ที่บรรณาธิการตรวจสอบร่างสุดท้ายของงานเขียนเพื่อระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่พลาดไปในรอบก่อนหน้าของการแก้ไข การแก้ไขการคัดลอกมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มความสม่ำเสมอ ความถูกต้อง และการไหลของเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่จะนำเสนอร่างสุดท้ายสำหรับการพิสูจน์อักษร

ทำไมคุณควรคัดลอกแก้ไขงานของคุณ?

“ร่างแรกเผยให้เห็นศิลปะ การแก้ไขเผยให้เห็นศิลปิน” – ไมเคิล ลี ผู้เขียน

ดึงดูดผู้ชมของคุณด้วยการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่กระชับและมีประสิทธิภาพ แม้ว่าคุณอาจจะไม่ได้เขียนเรียงความที่เปลี่ยนชีวิตหรือนวนิยายที่ดึงดูดใจ แต่การแก้ไขข้อความก็มีความสำคัญต่อกระบวนการเขียน หากไม่มีสิ่งนี้ ส่วนสุดท้ายอาจขาดบริบท ความถูกต้อง ความชัดเจน ความสม่ำเสมอ การมุ่งเน้น และจุดดำเนินการ ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นหัวข้อหรือปลายทาง งานเขียนของคุณก็คู่ควรที่จะเขียนให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้

• บริบท : การทำให้งานเขียนมีความสมเหตุสมผลสำหรับผู้ฟัง และความหมายก็ชัดเจน
• ความแม่นยำ : ทบทวนคำศัพท์ ถ้อยคำ และด้านเทคนิคอื่นๆ ของการเขียนให้เป็นไปตามกฎมาตรฐานของภาษา (ในกรณีนี้คือภาษาอังกฤษ)
• ชี้แจง : อธิบายคำศัพท์หรือศัพท์แสงที่ซับซ้อน และลดและขจัดความซ้ำซ้อนและความคลุมเครือตลอดทั้งข้อความ
• โฟกัส : กระชับข้อความที่เขียนเพื่อเน้นประเด็นสำคัญและยังคงเน้นที่หัวข้อ
• ความสอดคล้อง : การนำแนวทางรูปแบบเดียวกันมาใช้สำหรับการใช้คำและการจัดรูปแบบ
• การดำเนินการ : นำผู้อ่านไปสู่ข้อสรุป ผลลัพธ์ และการดำเนินการที่เฉพาะเจาะจงตามวัตถุประสงค์ของผลงาน

ใครกำลังแก้ไขสำเนา?

คุณกำลังคัดลอกแก้ไขงานของคุณเองหรือ

คุณกำลังคัดลอกงานของคนอื่นหรือไม่?

หรือคุณกำลังใช้บริการแก้ไขการคัดลอก?

ใครก็ตามที่กำลังแก้ไขสำเนา ให้พิจารณาวัตถุประสงค์และรูปแบบของเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนดำดิ่งลงไป วัตถุประสงค์ หมายถึงจุดประสงค์ของงานชิ้นนั้น และ รูปแบบนั้น เกี่ยวข้องกับแนวทางการเขียนมาตรฐานและการจัดรูปแบบ ผู้เขียนพยายามจะพูดอะไร และต้องการจะพูดอย่างไร

เมื่อแก้ไขสำเนาของคุณเอง

เมื่อต้องแก้ไขงานของคุณเอง คุณจำเป็นต้องถอยหนึ่งก้าวหลังจากเขียนเสร็จ สักครู่หนึ่ง ไม่ต้องสนใจว่าคุณเขียนสำเนาและแต่งตั้ง Editor Mindset อย่างมีสติ ในฐานะบรรณาธิการ คุณไม่ควรมีปัญหาในการประเมินและกำจัดข้อความเพื่อให้งานโดยรวมมีความสอดคล้องและสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

เมื่อแก้ไขสำเนาของผู้อื่น

ก่อนที่คุณจะติดอยู่กับการคัดลอกงานของคนอื่น ให้แน่ใจว่าคุณชี้แจงว่าบทบาทของคุณจะเกี่ยวข้องกับอะไร คุณจะต้องแยกแยะความแตกต่างว่าคุณจะแก้ไขการคัดลอกในระดับใด และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์

หากคุณต้องการเน้นเฉพาะการสะกดและไวยากรณ์ คุณอาจไม่ต้องการทรัพยากรเพิ่มเติม อาจจำเป็นต้องใช้แหล่งข้อมูลเฉพาะทางและคำแนะนำเกี่ยวกับรูปแบบที่แตกต่างออกไป หากคุณถูกขอให้จัดเตรียมการแก้ไขสำเนาอย่างละเอียดยิ่งขึ้น

การใช้บริการแก้ไขสำเนาหรือฟรีแลนซ์

หากคุณตัดสินใจที่จะจ้างผู้รับจ้างแก้ไขการคัดลอก คุณจำเป็นต้องมีวัตถุประสงค์และรูปแบบที่ชัดเจนสำหรับผู้แก้ไข ชี้แจงให้ชัดเจนถึงสิ่งที่ต้องการของบรรณาธิการคัดลอกและให้ข้อมูลสั้น ๆ แก่พวกเขา รวมถึงน้ำเสียง ผู้ฟัง แหล่งข้อมูลที่จำเป็น และคำแนะนำเกี่ยวกับสไตล์ ตัวอย่างเช่น Chicago Manual of Style ใช้ในสำนักพิมพ์และโต๊ะคัดลอกหลายแห่ง

คัดลอกหลักการแก้ไข

การเขียนคำโฆษณาของ Four U มีความเฉพาะเจาะจง ไม่ซ้ำใคร มีประโยชน์ และเร่งด่วน ข้อความสุดท้ายควรกระชับและตรงไปตรงมา แนวคิดดั้งเดิมและประเด็นสำคัญควรแตกต่างจากงานที่ผ่านมาด้วยแนวคิดที่ยกระดับและข้อมูลใหม่ หากไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่สามารถดำเนินการได้ สำเนาก็ขาดอำนาจและวัตถุประสงค์ สิ่งสำคัญคือต้องมีความตั้งใจหรือแม้แต่ขั้นตอนต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับความรู้สึกเร่งด่วน

Fifth U อย่างไม่เป็นทางการเกี่ยวข้องกับสำเนาที่ไม่ผิดเพี้ยน คุณต้องการให้ผู้ชมของคุณรู้ว่าคุณกำลังพยายามจะพูดอะไร พวกเขาไม่ควรต้องเดาหรือคิดว่า “ฉันไม่เข้าใจ ผู้เขียนพยายามจะพูดว่า ___ หรือเปล่า”

หลักการเบื้องต้นของการแก้ไขสำเนา

ในการอ่านอย่างละเอียด ให้ไตร่ตรองหลักการแก้ไขสำเนาหลักก่อนที่คุณจะเริ่มแก้ไข ถามคำถามต่อไปนี้เกี่ยวกับข้อความ

วัตถุประสงค์และบริบท

• ผู้เขียนต้องการแสดงให้เห็นประเด็นสำคัญอะไร?
• อะไรคือความตั้งใจโดยรวมของงานชิ้นนี้?
• บริบทของเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรคืออะไร?

ผู้ชม

• ผู้เขียนตั้งใจให้ผู้ชมรับข้อความอย่างไร
• ใครคือผู้อ่านข้อความที่ตั้งใจไว้?
• ชิ้นงานจะถูกแบ่งปันกับพวกเขาอย่างไร?
• คำกระตุ้นการตัดสินใจของงานนี้คืออะไร?

บทนำ

• บทนำดึงดูดผู้อ่านหรือไม่?
• มันให้บริบทและจุดสนใจหลักสำหรับส่วนที่เหลือของงานหรือไม่?
• บทนำสามารถดึงดูดผู้อ่านในระดับที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นได้อย่างไร?

องค์กรและการไหล

• ข้อความมีโครงสร้างที่ดีและไหลอย่างมีเหตุมีผลหรือไม่?
• การเขียนเปลี่ยนจากส่วนหนึ่งไปยังส่วนถัดไปอย่างราบรื่นหรือไม่?
• สำเนามีการจัดระเบียบและแนะนำผู้อ่านผ่านข้อความอย่างสังหรณ์ใจหรือไม่?

ความกระชับ

• สำเนาอ่านได้ชัดเจนและตรงประเด็นหรือไม่?
• เนื้อหาต้องคมชัดขึ้นเพื่อเสริมสร้างความเข้าใจหรือไม่?
• บรรณาธิการสามารถครอบครองและตัดทอนข้อความที่ไม่เกะกะ ปุย ภาษาที่ซับซ้อน และศัพท์แสงที่ไม่จำเป็นได้หรือไม่

โฟกัสและความคมชัด

• ผู้อ่านมีความเข้าใจอย่างแน่วแน่ในประเด็นสำคัญทั้งหมดหรือไม่?
• ข้อความหลักที่ได้รับในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือ?
• ชิ้นงานมีความชัดเจนและเน้นเท่าที่ควรหรือไม่?

โทนและสไตล์

• มุมมองและมุมมองสอดคล้องกันตลอดหรือไม่?
• งานเขียนรู้สึกเหมือนมาจากมุมมองเดียวหรือว่าเขียนโดยผู้เขียนหลายคน?
• อดีต ปัจจุบัน และอนาคต ไหลอย่างถูกต้องตลอดทั้งชิ้นหรือไม่?
• ข้อความมีความสอดคล้องกันในแนวทาง โทนเสียง การจัดรูปแบบ และสไตล์ตลอดทั้งงานหรือไม่?
• เครื่องหมายวรรคตอนและไวยากรณ์มีความสอดคล้องกันตลอดทั้งสำเนา ซึ่งรวมถึงเครื่องหมายจุลภาค ตัวย่อ และตัวพิมพ์ใหญ่หรือไม่

ความยาว

• ความยาวของสำเนาเหมาะสมกับวัตถุประสงค์และสิ่งพิมพ์หรือไม่?
• ประโยคและย่อหน้าแต่ละรายการมีความยาวที่เหมาะสมและเหมาะสมกับจุดประสงค์หรือไม่

บทสรุป

• ข้อความจบลงด้วยบันทึกที่น่าจดจำและกระตุ้นความคิดหรือไม่?
• งานรู้สึกสมบูรณ์และสมบูรณ์หรือไม่?

คำแนะนำทีละขั้นตอนในการแก้ไขการคัดลอกสำหรับผู้เริ่มต้น

1. กำหนดข้อกำหนดในการแก้ไขสำเนาและขอบเขตของงานที่ต้องทำให้เสร็จ

1. แก้ไขข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิด – การพิสูจน์อักษร การสะกดคำ และไวยากรณ์
2. ปรับปรุงความสม่ำเสมอและโฟลว์ – มาตรฐานการจัดรูปแบบและแนวทางสไตล์
3. รับรองความถูกต้อง – ตรวจสอบแหล่งที่มาและตรวจสอบข้อเท็จจริง

2. อ่านข้อความในครั้งแรกอย่างครบถ้วนและไม่มีการแก้ไข

สิ่งนี้จะช่วยคุณ:

1. เข้าใจเจตนาของผู้แต่ง
2. รับรู้ตำแหน่ง บริบท และประเด็นสำคัญสำหรับผู้ฟังเป้าหมาย
3. ถามคำถามเพื่อชี้แจงความหมายและเจตนาของงานในกรณีที่จำเป็น ได้แก่ :
   1. วัตถุประสงค์ของเอกสาร
   2. กลุ่มเป้าหมาย
   3. ข้อกำหนดสไตล์ภายใน
   4. สื่อสิ่งพิมพ์

3. จัดทำแผนและเก็บรายการบันทึกที่ต้องระบุ อ่านข้อความนี้อีกครั้งและถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

1. งานเขียนสื่อถึงเจตนาของผู้เขียนได้ถูกต้องหรือไม่?
2. ประโยคเรียงลำดับอย่างมีเหตุผลหรือไม่?
3. การเขียนรักษาเสียงและรูปแบบที่สอดคล้องกันตลอดหรือไม่?
4. มีความไม่สอดคล้องกัน ข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดหรือไม่?
5. ความคิดดำเนินไปอย่างราบรื่นระหว่างย่อหน้าหนึ่งไปอีกย่อหน้าหรือไม่

4. ตอนนี้คุณมีแผนตัดไขมันแล้ว

1. คราวนี้ พยายามทำความเข้าใจแต่ละประโยคทีละบรรทัด โดยสังเกตว่ามีการแก้ไขหรือแนะนำบรรทัดใด ๆ ตลอด คุณสามารถใช้เครื่องตรวจตัวสะกดในขั้นตอนนี้เพื่อขอความช่วยเหลือ
2. ตรวจสอบโครงสร้างประโยค ทำให้ง่าย นำคำที่ซับซ้อนออกมา และย่อประโยคให้สั้นลงเมื่อจำเป็น
3. หลีกเลี่ยงการพูดซ้ำ เนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้อง และเสียงโต้ตอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหามีความกระชับ
4. ทำ 'แล้วไง' ทดสอบทุกประโยค: ตัดประโยคหากไม่สื่อสารข้อมูลที่จำเป็นหรือกระตุ้นปฏิกิริยาที่ตั้งใจไว้

5. เมื่อคุณแก้ไขบรรทัดเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาจัดรูปแบบ ใช้คำแนะนำลักษณะเฉพาะสำหรับสิ่งพิมพ์ ทำความสะอาดงานเขียน และจัดรูปแบบตามนั้น

6. ปรับแต่งการเขียนด้วยการแก้ไขโครงสร้างและเนื้อหา

1. ย้อนกลับไปจากการแก้ไขบรรทัด ให้ดูเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยรวม
2. ประเมินการนำเสนอโดยรวมและการจัดระเบียบของเนื้อหา หากจำเป็น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างและปรับปรุงโทนสีของชิ้นงาน
3. ประเมินความแข็งแกร่งของการโต้แย้งและตรรกะของการอภิปรายเกี่ยวกับคุณค่าที่เสนอ เสียงของแบรนด์ ความตั้งใจ การเข้าถึงเนื้อหา และแหล่งที่มาคุณภาพสูง

7. พิสูจน์อักษรเพื่อระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดใด ๆ ที่พลาดการแก้ไขรอบก่อนหน้า

ในขั้นตอนนี้ ผู้ตรวจทานสามารถทำตามนิสัยที่ไม่ดีได้ เช่น อ่านหนังสืออย่างรวดเร็วและอ่านง่ายเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับแรงกระตุ้นในการอ่านเนื้อหาแบบคร่าวๆ

8. อ่านให้จบก่อนส่ง

1. อย่ารีบร้อน อยากรู้อยากเห็น ตรวจสอบการเขียนอย่างละเอียดถี่ถ้วนและให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด
2. อ่านออกเสียงเพื่อทดสอบความลื่นไหลและความสะดวกในการอ่าน คุณยังสามารถทดสอบความสามารถในการอ่านได้ด้วยเครื่องมือ เช่น คะแนน Flesch-Kincaid
3. หยุดพักและอ่านซ้ำในภายหลังด้วยสายตาที่สดใส คุณอาจหยิบสิ่งที่คุณพลาดไปก่อนหน้านี้
4. หากเป็นส่วนที่สั้นกว่านี้ ให้ลองอ่านสำเนาย้อนหลังทีละประโยค

สรุปแล้ว

การแก้ไขการคัดลอกอาจดูค่อนข้างกว้างขวาง แต่จะกลายเป็นธรรมชาติที่สองเมื่อคุณปลูกฝังหลักการและขั้นตอนพื้นฐานเหล่านี้ คุณสามารถทำให้กระบวนการแก้ไขการคัดลอกง่ายขึ้นเล็กน้อยโดยใช้แหล่งข้อมูลต่อไปนี้:

• แอปพลิเคชันประมวลผลและเขียนคำ เช่น Microsoft Word และ Google Docs (แพลตฟอร์มประเภทนี้อนุญาตให้ผู้ใช้ติดตามการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขแบบเรียลไทม์)
• คู่มือสไตล์ที่โดดเด่นเช่น Chicago Manual of Style, Associated Press Stylebook และ New York Times Manual of Style and Usage
• เครื่องมืออ่านง่าย เช่น คะแนน Flesch-Kincaid
• ผู้ช่วยแก้ไขและเขียนคำโฆษณา AI เช่น Grammarly และ Jarvis