10 ฟังก์ชัน Microsoft Excel ที่น่าสังเกตและวิธีใช้งาน

Microsoft Excel เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังและเป็นที่นิยมใช้โดยธุรกิจ ทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ในช่วงแรก Microsoft Excel ถือเป็นเทคนิคและเข้าใจยากสำหรับสูตร ฟังก์ชัน สเปรดชีต กราฟ และฮิสโตแกรมทั้งหมด แต่ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ประสบการณ์ของผู้ใช้กับ Excel ได้พัฒนาขึ้นอย่างมาก และพนักงานก็ภาคภูมิใจที่เพิ่มทักษะ Excel ให้กับประวัติย่อของพวกเขา คุณรู้หรือไม่ว่ามีผู้ใช้ Microsoft Office กว่าพันล้านรายทั่วโลก แต่ละองค์กรมีวิธีของตนเองในการใช้ Excel เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และการจัดการข้อมูล ไม่เพียงแค่มืออาชีพ แม้แต่นักเรียน และครอบครัวเท่านั้นที่ใช้สำหรับโครงการโรงเรียน การติดตามงบประมาณ และอื่นๆ

มีสูตรต่างๆ กว่า 100 สูตรใน Excel ตั้งแต่คณิตศาสตร์อย่างง่ายไปจนถึงตรรกะ สถิติไปจนถึงวิศวกรรม ดังนั้น ผู้ใช้มักจะสับสนว่าสูตรใดเหมาะสำหรับการวิเคราะห์โดยเฉพาะ ไม่ได้รับจม! ต่อไปนี้คือ 10 ฟังก์ชันเด่นของ Microsoft Excel ที่คุณควรทราบอย่างแน่นอน:

1. ฟังก์ชัน RAND

ฟังก์ชันดั้งเดิมและเรียบง่าย RAND สร้างตัวเลขสุ่มระหว่าง 0 ถึง 1 ซึ่งมักใช้ในการเข้ารหัส การวิเคราะห์ทางสถิติ ทฤษฎีความน่าจะเป็น การพนัน และการเล่นเกม ฟังก์ชันนี้จะคืนค่าจำนวนจริงที่กระจายเท่าๆ กันโดยการสุ่ม ทุกครั้งที่มีการคำนวณเวิร์กชีต ตัวเลขถูกสร้างขึ้นโดยใช้อัลกอริทึม Mersenne Twister ( wiki )

 ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน RAND: RAND ()

ไม่มีอาร์กิวเมนต์ที่จำเป็นสำหรับฟังก์ชันนี้ ดังนั้น หากต้องการสร้างตัวเลขสุ่มระหว่าง a และ b ฟังก์ชันที่จะใช้คือ –

 =RAND ()*(ba) +a

ถ้าคุณไม่ต้องการให้ตัวเลขที่สร้างขึ้นเปลี่ยนแปลงทุกครั้ง ให้เพิ่มฟังก์ชันในแถบสูตรแล้วกด F9

รูปแบบต่างๆ ของฟังก์ชัน RAND:

 =RAND ()*100 – สร้างตัวเลขสุ่มระหว่าง 0 ถึง 100 (น้อยกว่า 100 และมากกว่าหรือเท่ากับ 0)

 =INT (RAND ()*100) – สร้างจำนวนเต็มระหว่าง 0 ถึง 100 (น้อยกว่า 100 และมากกว่าหรือเท่ากับ 0)

แนะนำสำหรับคุณ: เคล็ดลับสำหรับการพัฒนาตนเองในฐานะนักพัฒนาซอฟต์แวร์ระยะไกลในสถานการณ์โควิด-19

2. เลือกฟังก์ชัน

วัตถุประสงค์ของฟังก์ชัน CHOOSE คือการรับค่าจากรายการตามตำแหน่ง

ฟังก์ชันนี้ต้องการ 3 อาร์กิวเมนต์ – index_num, value1 และ value2 เป็นฟังก์ชันที่ทรงพลังและเข้าใจง่าย ฟังก์ชันนี้เป็นสูตรขั้นสูงของ Microsoft Excel ที่สามารถใช้แทนฟังก์ชัน IF ในการคำนวณที่ซับซ้อนได้ ด้วยฟังก์ชันที่เรียบง่าย คุณจะแทบไม่พบปัญหาใด ๆ ที่ผู้ใช้เผชิญขณะใช้งานฟังก์ชันนี้

 ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน CHOOSE: CHOOSE (index_num, value1, [value2], [value3])

ที่นี่ index_num คือตำแหน่งของค่าที่ต้องการส่งคืน และ Value1, Value2 และอื่นๆ เป็นค่าให้เลือก มีค่าได้สูงสุด 254 ค่า จำเป็นต้องมี Value1 ค่าที่เหลือเป็นทางเลือก

ส่วนที่ดีที่สุดของฟังก์ชัน CHOOSE คือ ค่าต่างๆ อาจเป็นตัวเลข การอ้างอิงเซลล์ ค่าข้อความ ชื่อที่กำหนด หรือแม้แต่สูตร เมื่อรวมกับฟังก์ชันอื่นๆ ของ Microsoft Excel ฟังก์ชัน CHOOSE จะมีประโยชน์มาก

3. ฟังก์ชัน VLOOKUP

VLOOKUP หนึ่งในฟังก์ชันยอดนิยมของ Microsoft Excel ช่วยค้นหาข้อมูลในตารางหรือช่วงทีละแถว แม้ว่าจะฟังดูง่าย แต่การค้นหาข้อมูลในเวิร์กชีต Excel แบบยาวที่เต็มไปด้วยตัวเลขอาจทำให้เหนื่อยและใช้เวลานาน นี่คือที่ที่ VLOOKUP เข้ามาช่วยคุณ ฟังก์ชันนี้จะค้นหาข้อมูลในตารางใดๆ ที่ได้รับการจัดระเบียบในแนวตั้ง เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่มีประโยชน์ที่สุดสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล

VLOOKUP รองรับ –

• คู่ที่เหมาะสม.
• การแข่งขันโดยประมาณ
• การแข่งขันบางส่วนสำหรับไวลด์การ์ด

 ไวยากรณ์ของ VLOOKUP คือ VLOOKUP (ค่า, ตาราง, col_index, [การค้นหาช่วง])

ในฟังก์ชันข้างต้น ค่าหมายถึงค่าที่ต้องค้นหา ตาราง หมายถึงตารางที่ต้องการดึงค่าออกมา col_index หมายถึงคอลัมน์ในตารางนั้นซึ่งต้องดึงค่าออกมา การค้นหาช่วงเป็นทางเลือก และค่าของมันคือ FALSE ในกรณีที่มีการจับคู่แบบตรงทั้งหมดและ TRUE ในกรณีที่มีการจับคู่โดยประมาณ

ค่าที่ต้องค้นหาต้องปรากฏในคอลัมน์แรกของตารางที่ส่งผ่านในฟังก์ชัน คุณสามารถหาคำอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติมของ VLOOKUP ได้ที่นี่ในบทความนี้

4. ฟังก์ชัน IFERROR

ฟังก์ชัน IFERROR ทำตามชื่อจริงๆ เป็นฟังก์ชันที่ใช้ในการตรวจจับข้อผิดพลาดและแทนที่เซลล์เหล่านั้น เซลล์ข้อผิดพลาดสามารถแทนที่ด้วยค่า เซลล์ว่าง หรือข้อความที่กำหนดเอง เป็นฟังก์ชันที่ยอดเยี่ยมในการดักจับ ค้นหา และจัดการข้อผิดพลาดในเวิร์กชีต ฟังก์ชันนี้สามารถใช้ได้กับฟังก์ชัน VLOOKUP และ INDEX

 ไวยากรณ์ของ IFERROR คือ IFFERROR (ค่า value_if_error)

ค่าในที่นี้หมายถึงข้อผิดพลาดที่ต้องตรวจสอบ อาจเป็นค่า สูตร การอ้างอิงเซลล์ หรือนิพจน์ก็ได้ Value_if_error หมายถึงค่าที่ต้องส่งคืนในกรณีที่พบข้อผิดพลาด อาจเป็นเซลล์ว่าง ค่าตัวเลข ข้อความ หรือสูตรอื่น เป็นไปได้ที่จะใช้ IFERROR ในฟังก์ชันที่ซ้อนกันและแม้กระทั่งในอาร์เรย์ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดมากมายในเวิร์กชีตของคุณและให้วิธีจัดการกับข้อผิดพลาดในแบบที่คุณต้องการ

5. ฟังก์ชัน INDEX-MATCH

INDEX-MATCH ถือได้ว่าเป็นฟังก์ชันขั้นสูงของ VLOOKUP ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลเมื่อไม่สามารถใช้ VLOOKUP ที่จริงแล้ว VLOOKUP สามารถใช้เพื่อค้นหาค่าจากซ้ายไปขวาเท่านั้น โดยกำหนดให้ค่าที่ต้องจับคู่อยู่ในคอลัมน์แรกทางด้านซ้าย INDEX และ MATCH เป็น 2 ฟังก์ชันที่แยกจากกัน แต่ทำงานได้ดีมากเมื่อรวมกัน เมื่อรวมเข้าด้วยกัน ฟังก์ชันนี้จะเป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล สามารถใช้เพื่อดึงข้อมูลจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างแม่นยำ

 ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน INDEX คือ INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num])

ในที่นี้อาร์เรย์หมายถึงอาร์เรย์หรือช่วงของเซลล์คงที่ row_num หมายถึงหมายเลขแถวที่ต้องการดึงข้อมูล col_num หมายถึงหมายเลขคอลัมน์ที่ต้องการดึงข้อมูลและ Area_num เป็นทางเลือก

 ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน MATCH คือ MATCH (lookup_value, lookup_array, [match_type])

ที่นี่ lookup_value หมายถึงค่าที่คุณกำลังมองหา lookup_array หมายถึงช่วงหรืออาร์เรย์ของเซลล์ที่ต้องการค้นหาค่าและประเภทการจับคู่เป็นตัวเลือก สามารถมีค่าใดก็ได้ในสามค่า -1, 0, และ 1

คุณอาจชอบ: 25 คุณสมบัติที่น่าทึ่งของ Windows 10 ที่รู้จักกันน้อยกว่าที่คุณต้องรู้

6. เชื่อมต่อฟังก์ชัน

เมื่อทำงานกับแผ่นงาน Excel จะมีข้อมูลอยู่ในคอลัมน์ต่างๆ Excel มีชุดเครื่องมือทั้งชุดในการแก้ไขและจัดระเบียบข้อมูลนี้ บางครั้ง ผู้ใช้อาจต้องรวมข้อมูลจากสองคอลัมน์แยกกัน ฟังก์ชัน CONCATENATE มีประโยชน์ที่นี่ เป็นหนึ่งในฟังก์ชันข้อความที่อนุญาตให้รวมเซลล์ข้อความต่างๆ เข้าด้วยกันเป็นสตรีมเดียว นอกจากนี้ยังสามารถสร้างทั้งประโยคโดยเชื่อมคำต่างๆ เข้าด้วยกัน

 ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน CONCATENATE คือ CONCATENATE (text1, [text2], [text 3] ...)

ข้อความที่ 1 เป็นเซลล์แรกที่จำเป็นต้องเชื่อมต่อ Text2, text3 และอื่นๆ เป็นข้อความเพิ่มเติมที่ต้องรวมเข้าด้วยกัน สามารถรวมข้อความได้สูงสุด 255 ข้อความ Text1 สามารถเป็นค่าตัวเลข ข้อความ หรือหมายเลขเซลล์

7. ฟังก์ชัน TRANSPOSE

คุณมักจะเจอสถานการณ์ที่คุณต้องพลิกค่าในเวิร์กชีต Excel หรือไม่? อาจเป็นงานที่น่าเบื่อและเหนื่อยมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีปริมาณข้อมูลสูง ไม่ต้องกังวล! ลองใช้ฟังก์ชัน TRANSPOSE ช่วยให้คุณสามารถสลับหรือหมุนเซลล์และพลิกการวางแนวของอาร์เรย์หรือช่วงของเซลล์ที่กำหนดได้

 ไวยากรณ์ของ TRANSPOSE เหมือนกับ TRANSPOSE (อาร์เรย์/ ช่วงเซลล์ที่ต้องพลิก)

เมื่ออาร์เรย์ของเซลล์อยู่ในแนวนอน ฟังก์ชัน TRANSPOSE จะแปลงเป็นแนวตั้งและในทางกลับกัน

8. ฟังก์ชัน XNPV

ฟังก์ชัน XNPV ได้รับความนิยมอย่างสูงในหมู่นักวาณิชธนกิจและการบัญชี นอกจากนี้ยังใช้สำหรับนักศึกษาบัญชีและการเงิน หรือบุคคลใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระแสเงินสด การเงินองค์กร การวิจัยตราสารทุน และอื่นๆ ใช้สำหรับลดกระแสเงินสดสำหรับวันที่ระบุ

 ไวยากรณ์ของ XNPV () คือ XNPV (อัตรา กระแสเงินสด วันที่ของกระแสเงินสด)

อัตรานี้หมายถึงอัตราคิดลดที่จำเป็นต้องใช้ กระแสเงินสดแสดงถึงรายได้และการชำระเงิน และวันที่คืออาร์เรย์วันที่สำหรับรอบระยะเวลา

9. ฟังก์ชัน SUMIF

เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่ใช้บ่อยที่สุดที่ผู้ใช้ Microsoft Excel ทุกคนต้องทราบ โดยทั่วไปจะใช้ในการดำเนินการขึ้นอยู่กับว่าคำสั่งนั้นเป็นเท็จหรือจริง ใช้ในการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไขและสรุปเซลล์ที่เกี่ยวข้อง

 ไวยากรณ์ของ SUMIF คือ SUMIF (ช่วง, เกณฑ์, ช่วงผลรวม)

ช่วงคือกลุ่มเซลล์ที่ต้องตรวจสอบเงื่อนไข เกณฑ์คือเซลล์ที่คุณกำลังค้นหา และช่วงผลรวมคือเซลล์จริงที่จะรวม

10. ฟังก์ชันแปลง

ตามชื่อที่แนะนำ ฟังก์ชัน CONVERT จะแปลงตัวเลขระหว่างหน่วยการวัดต่างๆ นิยมใช้ในอุตสาหกรรมวิศวกรรม จึงจัดอยู่ในประเภท Engineering Function ใน Microsoft Excel

 ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน CONVERT คือ CONVERT (ตัวเลข, from_units, to_units)

ค่าที่จะแปลงในที่นี้คือตัวเลขในขณะที่จากและไปเป็นหน่วย

คุณอาจชอบ: เคล็ดลับ 10 อันดับแรกในการตรวจจับและลบซอฟต์แวร์ Spy โทรศัพท์ (สปายแวร์)

บรรทัดล่าง

ฟังก์ชัน Microsoft Excel ข้างต้นทั้งหมดช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรได้มาก ช่วยให้ข้อมูลเกิดผลและง่ายต่อการตีความ ตั้งแต่การวางแผนงบประมาณไปจนถึงการติดตามค่าใช้จ่าย Microsoft Excel ค่อนข้างมีประโยชน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ การอัปเดตฟังก์ชันและเครื่องมือใหม่ๆ ของ Microsoft Excel เพื่อใช้เครื่องมือนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดถือเป็นวิธีอันชาญฉลาดเสมอ