Dış Kaynaklı Ödeme İşleme Nedir?

Bir işletme sahibi olarak, sürekli olarak nakit akışını sürdürmenin ve ticari faaliyetlerinizi iyileştirmenin yollarını arıyorsunuz. Ödeme işleminizi dışarıdan temin etmek, temel iş operasyonları için maliyetten tasarruf etmenin ve zamandan ve kaynaktan tasarruf etmenin harika bir yoludur. Ayrıca, güvenliğinizi artırmanıza ve ödeme işlemlerindeki sahtekarlığı ve hataları azaltmanıza yardımcı olur.

Bu yazıda, dış kaynaklı ödeme işlemenin ne olduğunu ve işletmeniz için ne anlama geldiğini açıklayacağız.

Dış Kaynaklı Ödeme İşleme Ne Anlama Geliyor?

Dış kaynaklı ödeme işleme, şirketinizin, şirketiniz adına ödemeleri işleme koyacak bir üçüncü taraf ödeme çözümleri sağlayıcısı ile sözleşme yapmasına olanak tanır. Bu, kart işlemlerini hızlandırmak için deneyimli üçüncü taraf hizmetleri kiralamak ve müşterinin bankasının parayı şirketin hesabına aktarabilmesi için işlemi onaylamak için bir ödeme ağ geçidiyle müşterilerin verilerini güvenli bir şekilde işlemciye aktarmak anlamına gelir. Amaç, temel iş operasyonları için finansal iş yükünü ve boş zamanı azaltmaktır.

Şirketlerin ödemelerini iş talepleri doğrultusunda gerçekleştirecek zamana, kaynağa veya otomasyon yazılımına ve araçlarına sahip olmadığı durumlarda dış kaynaklı ödeme işlemleri gereklidir.

Ödeme İşleme Nedir?

Ödeme işleme, işletmelerin müşterilerinin satın alma işlemlerini banka veya kredi kartıyla nasıl tamamladıklarıdır. Ayrıca, satıcı faturalarının ödenmesini ve krediyle satın alınan mallar ve diğer ödemeler için satıcılara borçlu olunan borçlar üzerinden ödenecek hesapları da içerir. Ödeme işleme, ödemelerin başarılı olduğunu doğrulamak için müşterilerin kredi veya banka kartlarıyla ilgili ödeme bilgilerini bankalarına iletmeye kadar uzanır. Tüm işlemlerin başarılı olmasını ve satıcılara ve tedarikçilere zamanında ödeme yapılmasını sağlar.

Ödeme işleme, dış kaynaklı en popüler işlevlerden biri olan iş süreci dış kaynak kullanımının (BPO) bir parçasıdır. Herhangi bir işin önemli ama zaman alıcı bir parçasıdır. İyi haber şu ki, ödeme işleminizi dışarıdan temin etmeyi seçmenin fayda sağlayacağı çok şey var.

Ödeme İşlemlerinizi Ne Zaman Dış Kaynak Sağlamalısınız?

Şirketinizi dış kaynak kullanmaya sevk edecek belirli bir an veya olay olmayabilir. Bunun yerine, dış kaynak kullanmayı seçmek, zaman içindeki çeşitli olayların bir sonucudur. Ödeme sürecinizi yönetmek işinize zaman, işgücü ve satış açısından çok pahalıya mal oluyorsa, dış kaynak kullanmayı düşünmelisiniz.

Dış kaynaklı ödeme işlemlerinin işletmeniz için anlamlı olup olmadığı, kuruluşunuzun ödeme işlemlerini yönetme kapasitesine bağlıdır. Ödemelere ne kadar zaman harcandığını ve bu zamanın başka bir yerde değerli olup olmayacağını bulmanız gerekir. Bu süreyi gelir getirici bir göreve veya iş büyümesini ve sürekliliğini teşvik edecek bir şeye nasıl dönüştüreceğinizi belirleyebilirseniz, daha iyi dış kaynak kullanımı kararları verebilirsiniz.

Dış Kaynaklı Ödeme İşlemenin Faydaları

Dış kaynaklı ödeme işleme, işiniz için birçok yönden faydalıdır. Hadi daha yakından bakalım!

Düşük Ödeme İşleme Maliyetleri

Çoğu işletme, maliyetlerden tasarruf etmek için ödeme işlemlerini dış kaynak kullanır. Elektronik bir sistem kullanarak çek ve makbuz yazdırmadan geçiş yapmak size paradan tasarruf etmenizi sağlar. Sistem otomatik olduğu için personel çalışanlarınızın çek yazdırıp postalamalarına gerek yoktur. Sonuç olarak, baskı, postalama, kağıt satın alma ve işleme maliyetleri azalır.

Daha Hızlı ve Hesap Verebilir Nakit Akışı

Nakit akışı işinizin yaşam kaynağıdır. Mevcut nakit akışınızı öğrenmek, önemli iş kararları almak için gereklidir. Dış kaynak kullanımı, nakit akışınız hakkında her zaman güvenilir bilgiye sahip olmanızı garanti etmekle kalmaz, aynı zamanda bir ödeme çözümleri sağlayıcısı da bu süreci önemli ölçüde hızlandırabilir.

İstediğiniz likidite seviyesini korurken ve erken ödeme indirimleri kazanırken satıcılara ödeme yapabilir ve ödemeleri daha hızlı alabilirsiniz. Gelen ödemeler daha hızlı tamamlandığı için likiditenin sağlanması sürekli bir endişe değildir. Şirketiniz bu strateji ile önemli kararları hızlı bir şekilde alabilir. Ayrıca hesap alacaklarını tahsil edecek bir firmaya sahip olmak sizi rahatsız edici konuşmalardan kurtaracaktır.

Bakım ve Müşteri Desteği

Dış kaynak kullanımı, bakım ve güncelleme maliyetlerini elinizden alır. Dış kaynak kullanımı şirketi, güvenlik güncellemelerini ve tüm bakım ve işletim ücretlerini üstlenecektir. Ek ücret ödemeden en son yazılımla düzenli güncellemeler yapacaklardır.

Gelişmiş Yazılım ve Araçlara Erişim

Dış kaynaklı firmalar, süreçlerinizi hızlandırmak ve önemli iş verilerine görünürlüğü artırmak için gelişmiş yazılım çözümleri geliştirmek ve dağıtmak için uzmanlıklarını ve deneyimlerini kullanır. Bu teknolojiler size şirketinizin sağlığı hakkında gerçek zamanlı bilgi verir. Mali danışmanlar, bu verileri doğru iş tahminleri yapmak ve nakit akışınızı nasıl artıracağınız konusunda size tavsiyelerde bulunmak için kullanabilir.

Esnek Ödeme Çözümleri

İşletmeniz büyüdükçe, ödeme işleme işlevleriniz artabilir veya artmayabilir. Bu sorunu çözmek daha fazla çaba gerektirebilir ve bazı ödemelerde geride kalabilirsiniz. Dış kaynak kullanımı, işletmenizdeki karmaşıklıklarla uğraşırken bile ödeme süreçlerinizin sorunsuz ilerlemesini sağlar. Dış kaynak ihtiyaçlarınızı iş gereksinimlerinize uyacak şekilde ölçeklendirebilirsiniz. Daha az yardıma ihtiyacınız varsa, bunu yansıtmak için ölçeği küçültebilir veya tam tersini yapabilirsiniz. Ayrıca işletme sahiplerinin ödeme durumlarını izlemelerine olanak tanır.

Hataları ve Sahtekarlığı Azaltın

Dış kaynaklı çözüm sağlayıcılar, fatura tekrarını tespit etmek için otomasyon yazılımı ve araçları kullanan profesyonellerdir. Bu kopyalar, çifte ödemelere ve artan masraflara yol açabilir. Bu hata, karı ve nakit akışını azaltarak yönetimi olumsuz etkiler. Ayrıca bu araçları, kayıp veya ihmal edilmiş satıcı faturaları ve gecikmiş ödemeler gibi ödeme hatalarını azaltmak için de kullanırlar. Ödeme işlemlerini profesyonellere dış kaynak sağlamak, ödeme sahtekarlığını tespit etmenize ve önlemenize yardımcı olacaktır.

Arttırılmış güvenlik

Ödeme işleminizi dışarıdan temin etmek büyük bir güvenlik riski gibi görünebilir. Ancak, aslında güvenlik ve veri koruma özelliklerinizi artırabilir. Finansal verileri dahili olarak korumaya çalışmak, sıkı güvenlik prosedürleri gerektirir ve finans departmanınızı baskı ve ihlal korkusu altına sokar. Bu nedenle, elektronik güvenliğe öncelik veren bir işletmenin, sizi ve müşterinizin finansal bilgilerini siber hırsızlıktan korumak için gerekli prosedürleri oluşturmasına izin vermelisiniz.

Federal ve Eyalet Düzenlemelerine ve Politikalarına Uyum

Verilerinizi ve sistemlerinizi bilgisayar korsanlarından ve davetsiz misafirlerden korumanın yanı sıra, güvenliğiniz yasaların belirlediği gereksinimleri karşılamalıdır. Ödemelerin işlenmesi, müşterileriniz ve satıcılarınız hakkındaki kişisel ve gizli bilgilerin işlenmesini içerir. Bunlar bir ev adresi, banka bilgileri, ad ve diğerleri olabilir. Bir şirketin müşterilerinin verilerini nasıl koruması gerektiğini belirten federal ve eyalet yasaları vardır.

Ödeme sürecinizi profesyonel kuruluşlara dış kaynak sağlamak, karmaşık yasal gerekliliklerle uyumlu kalmanıza yardımcı olacaktır. Bu işlevleri üçüncü bir tarafa atamak, şirketinizin endişe ve baskısını ortadan kaldırır ve diğer acil iş gereksinimlerine odaklanmanıza olanak tanır.

Dış Kaynaklı Ödeme İşlemenin Dezavantajları

• Azaltılmış ödeme işleme kontrolü
• Fark edilmeyen hataları bildirmek zor olabilir
• Ödeme işleminizi dışarıdan temin etmek, üçüncü bir tarafın hassas finansal bilgilere erişmesini sağlar
• Harici bir ekip kullanmak iletişimde boşluklar yaratabilir
• İletişim boşlukları, satıcılarla işleme veya iletişimde hatalara neden olabilir

Son düşünceler

Özellikle maliyetleri azaltmak ve personeli azaltmak istiyorsanız, ödeme işleminizi dış kaynak kullanımı işinize büyük ölçüde hizmet edebilir. Kar marjınızı ve nakit akışınızı artırarak, verimliliği artırarak ve gelişmiş araçlara, uzmanlara ve deneyimli profesyonellere erişim sağlayarak işinizin büyümesini kolaylaştırabilir. Ödeme işleminizi dışarıdan temin etmeyi düşünüyorsanız, olası riskleri ve faydaları bilmelisiniz.