Ce este procesarea plăților externalizate?

În calitate de proprietar de afaceri, căutați în mod constant modalități de a susține fluxul de numerar și de a vă îmbunătăți operațiunile. Externalizarea procesării plăților este o modalitate excelentă de a economisi costuri și de a economisi timp și resurse pentru operațiunile de bază ale afacerii. De asemenea, vă ajută să vă îmbunătățiți securitatea și să reduceți frauda și erorile în procesarea plăților.

În acest articol, vă vom explica ce este procesarea plăților externalizate și ce înseamnă aceasta pentru afacerea dvs.

Ce înseamnă procesarea plăților externalizate?

Procesarea plăților externalizate permite companiei dvs. să încheie un contract cu un furnizor terț de soluții de plată care va procesa plățile în numele companiei dvs. Înseamnă angajarea unor servicii terțe cu experiență pentru a accelera tranzacțiile cu cardul și a transfera în siguranță datele clienților cu o poartă de plată către procesator pentru a aproba tranzacția, astfel încât banca clientului să poată transfera banii în contul companiei. Scopul este de a reduce volumul de muncă financiar și timpul liber pentru operațiunile de bază ale afacerii.

Procesarea plăților externalizate este necesară acolo unde companiile nu au timpul, resursele sau software-ul și instrumentele de automatizare pentru a-și efectua plățile așa cum le cere afacerea.

Ce este Procesarea plăților?

Procesarea plăților este modul în care companiile finalizează tranzacțiile de cumpărare ale clienților lor cu cardul de debit sau de credit. Include, de asemenea, plata facturilor vânzătorilor și a conturilor de plătit pentru datorii datorate vânzătorilor pentru bunuri achiziționate pe credit și alte plăți. Procesarea plăților variază de la comunicarea informațiilor de plată ale clienților pe cardurile de credit sau de debit către băncile lor, pentru a confirma că plățile au avut succes. Se asigură că toate tranzacțiile au succes și că furnizorii și furnizorii sunt plătiți la timp.

Procesarea plăților este o parte a externalizării proceselor de afaceri (BPO), care este una dintre cele mai populare funcții care sunt externalizate. Este o parte importantă, dar consumatoare de timp a oricărei afaceri. Vestea bună este că există atât de multe de beneficiat dacă alegeți să externalizați procesarea plăților.

Când ar trebui să externalizați procesarea plăților?

Este posibil să nu existe un moment sau un eveniment anume care să determine compania dumneavoastră să externalizeze. În schimb, alegerea de a externaliza este rezultatul mai multor evenimente de-a lungul timpului. Dacă gestionarea procesării plăților vă costă mult afacerea în timp, forță de muncă și vânzări, ar trebui să luați în considerare externalizarea.

Dacă procesarea plăților externalizate are sens pentru afacerea dvs. depinde de capacitatea organizației dvs. de a gestiona procesarea plăților. Trebuie să vă dați seama cât timp este alocat plăților și dacă acest timp ar fi valoros în altă parte. Dacă puteți identifica cum să convertiți timpul într-o sarcină generatoare de venituri sau ceva care să promoveze creșterea și continuitatea afacerii, puteți lua decizii mai bune de externalizare.

Beneficiile procesării plăților externalizate

Procesarea plăților externalizate este benefică pentru afacerea dvs. în multe feluri. Să aruncăm o privire mai atentă!

Costuri reduse de procesare a plăților

Majoritatea companiilor externalizează procesarea plăților pentru a economisi costuri. Trecerea de la tipărirea cecurilor și chitanțelor folosind un sistem electronic vă economisește bani. Deoarece sistemul este automatizat, angajații dvs. nu trebuie să imprime și să trimită cecuri. Ca urmare, costurile de tipărire, expediere prin poștă, cumpărare de hârtie și procesare sunt reduse.

Flux de numerar mai rapid și responsabil

Fluxul de numerar este sursa de viață a afacerii tale. Învățarea fluxului de numerar existent este necesară pentru a lua decizii de afaceri cruciale. Outsourcing nu numai că garantează că aveți întotdeauna informații fiabile despre fluxul dvs. de numerar, dar un furnizor de soluții de plată poate accelera semnificativ acest proces.

Puteți plăti furnizorii și puteți primi plăți mai rapid, menținând în același timp nivelul dorit de lichiditate și câștigând reduceri de plată anticipată. Atingerea acelei lichidități nu este o îngrijorare constantă, deoarece plățile primite sunt finalizate mai rapid. Compania dumneavoastră poate lua rapid decizii importante cu această strategie. De asemenea, a avea o companie care va recupera creanțele de cont te va scuti de conversații incomode.

Întreținere și asistență clienți

Externalizarea îți ia costurile de întreținere și actualizări din mâinile tale. Compania de outsourcing se va ocupa de actualizările de securitate și de toate taxele de întreținere și operaționale. Ei vor efectua actualizări regulate cu cel mai recent software fără costuri suplimentare.

Acces la software și instrumente avansate

Firmele externalizate își folosesc expertiza și experiența pentru a dezvolta și implementa soluții software avansate pentru a vă accelera procesele și a crește vizibilitatea asupra datelor importante de afaceri. Aceste tehnologii vă oferă o perspectivă în timp real asupra stării de sănătate a companiei dumneavoastră. Consultanții financiari pot folosi aceste date pentru a face previziuni precise de afaceri și pentru a vă sfătui cum să vă creșteți fluxul de numerar.

Soluții flexibile de plată

Pe măsură ce afacerea dvs. crește, funcțiile dvs. de procesare a plăților pot crește sau nu. Rezolvarea acestei probleme poate necesita mai mult efort și este posibil să fiți în urmă cu unele plăți. Externalizarea vă asigură că procesele dumneavoastră de plată decurg fără probleme chiar și atunci când gestionați complexitățile din afacerea dumneavoastră. Vă puteți extinde nevoile de externalizare pentru a se potrivi nevoilor afacerii dvs. Dacă aveți nevoie de mai puțină asistență, puteți reduce scala pentru a reflecta acest lucru și invers. De asemenea, permite proprietarilor de afaceri să-și monitorizeze starea plăților.

Reduceți erorile și fraudele

Furnizorii de soluții externalizate sunt profesioniști care utilizează software și instrumente de automatizare pentru a identifica duplicarea facturilor. Aceste duplicate pot duce la plăți duble și la creșterea cheltuielilor. Această eroare va scădea profitul și fluxul de numerar, afectând negativ managementul. De asemenea, folosesc aceste instrumente pentru a reduce erorile de plată, cum ar fi facturile de la furnizori pierdute sau neglijate și plățile întârziate. Externalizarea procesării plăților către profesioniști vă va ajuta să detectați și să preveniți frauda de plată.

Securitate sporită

Externalizarea procesării plăților poate părea un risc uriaș de securitate. Cu toate acestea, vă poate crește de fapt funcțiile de securitate și de protecție a datelor. Încercarea de a proteja datele financiare la nivel intern necesită proceduri stricte de securitate și pune departamentul financiar sub presiune și teamă de o încălcare. Prin urmare, ar trebui să permiteți unei companii care prioritizează securitatea electronică să stabilească procedurile necesare pentru a vă proteja informațiile financiare ale dvs. și ale clienților dvs. de furtul cibernetic.

Respectarea reglementărilor și politicilor federale și de stat

Pe lângă securizarea datelor și sistemelor dvs. de hackeri și intruși, securitatea dvs. trebuie să îndeplinească cerințele prevăzute de lege. Procesarea plăților implică gestionarea informațiilor personale și confidențiale despre clienții și furnizorii dvs. Acestea pot fi o adresă de domiciliu, detalii bancare, nume și altele. Există legi federale și de stat care stabilesc modul în care o companie trebuie să protejeze datele clienților.

Externalizarea procesării plăților către organizații profesionale vă va ajuta să rămâneți în conformitate cu cerințele de reglementare complexe. Atribuirea acestor funcții unei terțe părți elimină îngrijorarea și presiunea de pe compania dvs. și vă permite să vă concentrați asupra altor nevoi urgente de afaceri.

Dezavantajele procesării plăților externalizate

• Control redus de procesare a plăților
• Raportarea erorilor care trec neobservate poate fi dificilă
• Externalizarea procesării plăților oferă unei terțe părți acces la informații financiare sensibile
• Utilizarea unei echipe externe poate crea lacune în comunicare
• Lacunele de comunicare pot duce la erori în procesare sau comunicare cu furnizorii

Gânduri finale

Externalizarea procesării plăților vă poate servi foarte mult afacerii, mai ales dacă doriți să reduceți costurile și să reduceți personalul. Poate facilita creșterea afacerii prin creșterea marjei de profit și a fluxului de numerar, sporind eficiența și acordând acces la instrumente avansate, experți și profesioniști experimentați. Dacă vă gândiți să externalizați procesarea plăților, trebuie să cunoașteți posibilele riscuri și beneficii.