¿Qué es el procesamiento de pagos subcontratado?

Como propietario de un negocio, busca constantemente formas de mantener el flujo de caja y mejorar las operaciones comerciales. La subcontratación de su procesamiento de pagos es una excelente manera de ahorrar costos y ahorrar tiempo y recursos para las operaciones comerciales principales. También lo ayuda a mejorar su seguridad y reducir el fraude y los errores en el procesamiento de pagos.

En este artículo, explicaremos qué es el procesamiento de pagos subcontratado y qué significa para su negocio.

¿Qué significa procesamiento de pago subcontratado?

El procesamiento de pagos subcontratado le permite a su empresa contratar a un proveedor de soluciones de pago externo que procesará los pagos en nombre de su empresa. Significa contratar servicios de terceros experimentados para acelerar las transacciones con tarjeta y transferir de forma segura los datos de los clientes con una pasarela de pago al procesador para aprobar la transacción para que el banco del cliente pueda transferir el dinero a la cuenta de la empresa. El propósito es reducir la carga de trabajo financiero y el tiempo libre para las operaciones comerciales principales.

El procesamiento de pagos subcontratado es necesario cuando las empresas no tienen el tiempo, los recursos o el software y las herramientas de automatización para realizar sus pagos como lo exige su negocio.

¿Qué es el procesamiento de pagos?

El procesamiento de pagos es la forma en que las empresas completan las transacciones de compra de sus clientes con su tarjeta de débito o crédito. También incluye el pago de facturas de proveedores y cuentas por pagar sobre deudas contraídas con proveedores por bienes comprados a crédito y otros pagos. El procesamiento de pagos va desde comunicar la información de pago de los clientes en tarjetas de crédito o débito a sus bancos para confirmar que los pagos se realizaron correctamente. Garantiza que todas las transacciones sean exitosas y que los vendedores y proveedores reciban el pago a tiempo.

El procesamiento de pagos es una parte de la subcontratación de procesos comerciales (BPO), que es una de las funciones más populares que se subcontratan. Es una parte importante pero que consume mucho tiempo de cualquier negocio. La buena noticia es que hay mucho de lo que beneficiarse al optar por subcontratar su procesamiento de pagos.

¿Cuándo debe subcontratar su procesamiento de pagos?

Es posible que no haya un momento o evento específico que impulse a su empresa a subcontratar. En cambio, elegir subcontratar es el resultado de varios eventos a lo largo del tiempo. Si administrar su procesamiento de pagos le cuesta mucho a su empresa en tiempo, mano de obra y ventas, debe considerar la subcontratación.

Si el procesamiento de pagos subcontratado tiene sentido para su negocio depende de la capacidad de su organización para administrar el procesamiento de pagos. Debe averiguar cuánto tiempo se dedica a los pagos y si ese tiempo sería valioso en otro lugar. Si puede identificar cómo convertir ese tiempo en una tarea generadora de ingresos o algo para promover el crecimiento y la continuidad del negocio, puede tomar mejores decisiones de subcontratación.

Beneficios del procesamiento de pagos subcontratado

El procesamiento de pagos subcontratado es beneficioso para su negocio de muchas maneras. ¡Miremos más de cerca!

Costos reducidos de procesamiento de pagos

La mayoría de las empresas subcontratan el procesamiento de pagos para ahorrar costos. Cambiar de la impresión de cheques y recibos mediante un sistema electrónico le ahorra dinero. Debido a que el sistema está automatizado, los empleados de su personal no necesitan imprimir y enviar cheques por correo. Como resultado, se reducen los costos de impresión, envío por correo, compra de papel y procesamiento.

Flujo de caja más rápido y responsable

El flujo de efectivo es la fuente de vida de su negocio. Conocer su flujo de efectivo existente es necesario para tomar decisiones comerciales cruciales. La subcontratación no solo garantiza que siempre tenga información confiable sobre su flujo de efectivo, sino que un proveedor de soluciones de pago también puede acelerar significativamente este proceso.

Puede pagar a los proveedores y recibir pagos más rápido mientras mantiene el nivel deseado de liquidez y obtiene descuentos por pago anticipado. Lograr esa liquidez no es una preocupación constante porque los pagos entrantes se completan más rápidamente. Su empresa puede tomar decisiones importantes rápidamente con esta estrategia. Además, tener una empresa que recupere las cuentas por cobrar te evitará conversaciones incómodas.

Mantenimiento y atención al cliente

La subcontratación le quita de las manos el costo del mantenimiento y las actualizaciones. La empresa de subcontratación se encargará de las actualizaciones de seguridad y de todas las tarifas operativas y de mantenimiento. Realizarán actualizaciones periódicas con el software más reciente sin costo adicional.

Acceso a software y herramientas avanzadas

Las empresas subcontratadas utilizan sus conocimientos y experiencia para desarrollar e implementar soluciones de software avanzadas para acelerar sus procesos y aumentar la visibilidad de los datos comerciales importantes. Estas tecnologías le brindan información en tiempo real sobre la salud de su empresa. Los consultores financieros pueden usar estos datos para hacer predicciones comerciales precisas y asesorarlo sobre cómo aumentar su flujo de efectivo.

Soluciones de pago flexibles

A medida que crece su negocio, sus funciones de procesamiento de pagos pueden o no aumentar. Resolver este problema puede requerir más esfuerzo y es posible que esté atrasado en algunos pagos. La subcontratación garantiza que sus procesos de pago se realicen sin problemas, incluso cuando maneja complejidades en su negocio. Puede escalar sus necesidades de subcontratación para que coincidan con sus necesidades comerciales. Si necesita menos ayuda, puede reducir la escala para reflejar esto y viceversa. También permite a los dueños de negocios monitorear su estado de pago.

Reduzca los errores y el fraude

Los proveedores de soluciones subcontratadas son profesionales que utilizan herramientas y software de automatización para detectar la duplicación de facturas. Estos duplicados pueden generar pagos dobles y mayores gastos. Este error disminuirá las ganancias y el flujo de caja, lo que afectará negativamente a la gestión. También utilizan estas herramientas para reducir los errores de pago, como facturas de proveedores perdidas o desatendidas y pagos retrasados. Subcontratar el procesamiento de pagos a profesionales lo ayudará a detectar y prevenir el fraude en los pagos.

Seguridad mejorada

La externalización de su procesamiento de pagos puede parecer un gran riesgo de seguridad. Sin embargo, en realidad puede aumentar sus funciones de seguridad y protección de datos. Intentar proteger los datos financieros internamente requiere procedimientos de seguridad estrictos y pone a su departamento financiero bajo presión y temor a una infracción. Por lo tanto, debe permitir que una empresa que priorice la seguridad electrónica establezca los procedimientos necesarios para proteger su información financiera y la de sus clientes contra el robo cibernético.

Cumplimiento de las normas y políticas federales y estatales

Además de proteger sus datos y sistemas de piratas informáticos e intrusos, su seguridad debe cumplir con los requisitos establecidos por la ley. El procesamiento de pagos implica el manejo de información personal y confidencial sobre sus clientes y proveedores. Estos pueden ser una dirección de casa, datos bancarios, nombre y otros. Existen leyes federales y estatales que establecen cómo una empresa debe proteger los datos de los clientes.

La subcontratación de su procesamiento de pagos a organizaciones profesionales lo ayudará a mantenerse en línea con los complejos requisitos normativos. Asignar estas funciones a un tercero elimina la preocupación y la presión de su empresa y le permite concentrarse en otras necesidades comerciales apremiantes.

Desventajas del procesamiento de pagos subcontratado

• Control de procesamiento de pago reducido
• Reportar errores que pasan desapercibidos puede ser difícil
• La subcontratación de su procesamiento de pagos le da a un tercero acceso a información financiera confidencial
• El uso de un equipo externo puede crear brechas en la comunicación
• Las brechas de comunicación pueden dar lugar a errores en el procesamiento o la comunicación con los proveedores.

Pensamientos finales

La subcontratación de su procesamiento de pagos puede ser de gran utilidad para su negocio, especialmente si desea reducir costos y reducir el personal. Puede facilitar el crecimiento empresarial al aumentar su margen de ganancias y flujo de efectivo, mejorar la eficiencia y otorgar acceso a herramientas avanzadas, expertos y profesionales experimentados. Si está considerando subcontratar su procesamiento de pagos, debe conocer los posibles riesgos y beneficios.