Che cos'è l'elaborazione dei pagamenti in outsourcing?

In qualità di imprenditore, sei costantemente alla ricerca di modi per sostenere il flusso di cassa e migliorare le operazioni aziendali. L'esternalizzazione dell'elaborazione dei pagamenti è un ottimo modo per risparmiare sui costi e risparmiare tempo e risorse per le operazioni aziendali principali. Ti aiuta anche a migliorare la tua sicurezza e ridurre le frodi e gli errori nell'elaborazione dei pagamenti.

In questo articolo, spiegheremo cos'è l'elaborazione dei pagamenti in outsourcing e cosa significa per la tua attività.

Cosa significa elaborazione dei pagamenti in outsourcing?

L'elaborazione dei pagamenti in outsourcing consente alla tua azienda di stipulare un contratto con un fornitore di soluzioni di pagamento di terze parti che elaborerà i pagamenti per conto della tua azienda. Significa assumere servizi di terze parti esperti per velocizzare le transazioni con carta e trasferire in modo sicuro i dati dei clienti con un gateway di pagamento al processore per approvare la transazione in modo che la banca del cliente possa trasferire il denaro sul conto dell'azienda. Lo scopo è ridurre il carico di lavoro finanziario e il tempo libero per le operazioni di core business.

L'elaborazione dei pagamenti in outsourcing è necessaria laddove le aziende non hanno il tempo, le risorse o il software e gli strumenti di automazione per eseguire i pagamenti come richiesto dalla loro attività.

Che cos'è l'elaborazione dei pagamenti?

L'elaborazione dei pagamenti è il modo in cui le aziende completano le transazioni di acquisto dei propri clienti con la loro carta di debito o di credito. Comprende anche il pagamento di fatture fornitori e conti da pagare su debiti verso fornitori su beni acquistati a credito e altri pagamenti. L'elaborazione dei pagamenti spazia dalla comunicazione delle informazioni di pagamento dei clienti su carte di credito o di debito alle loro banche per confermare che i pagamenti siano andati a buon fine. Garantisce che tutte le transazioni abbiano successo e che fornitori e fornitori siano pagati tempestivamente.

L'elaborazione dei pagamenti fa parte dell'outsourcing dei processi aziendali (BPO), una delle funzioni più popolari che vengono esternalizzate. È una parte importante ma dispendiosa in termini di tempo di qualsiasi attività commerciale. La buona notizia è che c'è così tanto da trarre vantaggio dalla scelta di esternalizzare l'elaborazione dei pagamenti.

Quando dovresti esternalizzare l'elaborazione dei pagamenti?

Potrebbe non esserci un momento o un evento specifico che spingerà la tua azienda a esternalizzare. Invece, la scelta di esternalizzare è il risultato di diversi eventi nel tempo. Se la gestione dell'elaborazione dei pagamenti costa molto alla tua azienda in termini di tempo, forza lavoro e vendite, dovresti prendere in considerazione l'outsourcing.

Il fatto che l'elaborazione dei pagamenti in outsourcing abbia senso per la tua azienda dipende dalla capacità della tua organizzazione di gestire l'elaborazione dei pagamenti. Devi capire quanto tempo viene speso per i pagamenti e se quel tempo sarebbe prezioso altrove. Se riesci a identificare come convertire quel tempo in un'attività generatrice di entrate o in qualcosa per promuovere la crescita e la continuità del business, puoi prendere decisioni di esternalizzazione migliori.

Vantaggi dell'elaborazione dei pagamenti in outsourcing

L'elaborazione dei pagamenti in outsourcing è vantaggiosa per la tua azienda in molti modi. Diamo un'occhiata più da vicino!

Costi ridotti di elaborazione dei pagamenti

La maggior parte delle aziende esternalizza l'elaborazione dei pagamenti per risparmiare sui costi. Il passaggio dalla stampa di assegni e ricevute tramite un sistema elettronico consente di risparmiare denaro. Poiché il sistema è automatizzato, i dipendenti del tuo personale non devono stampare e spedire assegni. Di conseguenza, i costi di stampa, spedizione, acquisto di carta ed elaborazione vengono ridotti.

Flusso di cassa più veloce e responsabile

Il flusso di cassa è la fonte di vita della tua attività. Imparare il flusso di cassa esistente è necessario per prendere decisioni aziendali cruciali. L'outsourcing non solo garantisce di avere sempre informazioni affidabili sul flusso di cassa, ma un fornitore di soluzioni di pagamento può anche accelerare notevolmente questo processo.

Puoi pagare i fornitori e ricevere pagamenti più velocemente mantenendo il livello di liquidità desiderato e guadagnando sconti sui pagamenti anticipati. Raggiungere tale liquidità non è una preoccupazione costante perché i pagamenti in entrata vengono completati più rapidamente. La tua azienda può prendere rapidamente decisioni importanti con questa strategia. Inoltre, avere una società che recupererà i crediti ti salverà da conversazioni scomode.

Manutenzione e Assistenza Clienti

L'outsourcing toglie il costo della manutenzione e degli aggiornamenti dalle tue mani. La società di outsourcing si occuperà degli aggiornamenti di sicurezza e di tutti i costi operativi e di manutenzione. Eseguiranno aggiornamenti regolari con il software più recente senza costi aggiuntivi.

Accesso a software e strumenti avanzati

Le aziende in outsourcing utilizzano la loro competenza ed esperienza per sviluppare e distribuire soluzioni software avanzate per accelerare i processi e aumentare la visibilità di importanti dati aziendali. Queste tecnologie ti offrono informazioni in tempo reale sullo stato di salute della tua azienda. I consulenti finanziari possono utilizzare questi dati per fare previsioni aziendali accurate e consigliarti su come aumentare il flusso di cassa.

Soluzioni di pagamento flessibili

Man mano che la tua attività cresce, le tue funzioni di elaborazione dei pagamenti possono aumentare o meno. Risolvere questo problema potrebbe richiedere uno sforzo maggiore e potresti essere in ritardo con alcuni pagamenti. L'outsourcing garantisce che i tuoi processi di pagamento procedano senza intoppi anche quando gestisci le complessità della tua attività. Puoi ridimensionare le tue esigenze di outsourcing per soddisfare le tue esigenze aziendali. Se hai bisogno di meno assistenza, puoi ridimensionare per riflettere questo e viceversa. Consente inoltre agli imprenditori di monitorare lo stato dei pagamenti.

Riduci gli errori e le frodi

I fornitori di soluzioni in outsourcing sono professionisti che utilizzano software e strumenti di automazione per individuare la duplicazione delle fatture. Questi duplicati possono portare a pagamenti doppi e maggiori spese. Questo errore ridurrà il profitto e il flusso di cassa, influenzando negativamente la gestione. Usano anche questi strumenti per ridurre gli errori di pagamento come fatture fornitore perse o trascurate e pagamenti ritardati. L'esternalizzazione dell'elaborazione dei pagamenti a professionisti ti aiuterà a rilevare e prevenire le frodi di pagamento.

Sicurezza avanzata

L'esternalizzazione dell'elaborazione dei pagamenti può sembrare un enorme rischio per la sicurezza. Tuttavia, può effettivamente aumentare le funzionalità di sicurezza e protezione dei dati. Cercare di proteggere i dati finanziari internamente richiede procedure di sicurezza rigorose e mette sotto pressione il tuo dipartimento finanziario e teme una violazione. Pertanto, dovresti consentire a un'azienda che dà priorità alla sicurezza elettronica di stabilire le procedure necessarie per salvaguardare te e le informazioni finanziarie dei tuoi clienti dal furto informatico.

Rispettare le normative e le politiche federali e statali

Oltre a proteggere i tuoi dati e i tuoi sistemi da hacker e intrusi, la tua sicurezza deve soddisfare i requisiti stabiliti dalla legge. L'elaborazione dei pagamenti implica la gestione di informazioni personali e riservate su clienti e fornitori. Questi possono essere un indirizzo di casa, dettagli bancari, nome e altri. Esistono leggi federali e statali che stabiliscono come un'azienda deve proteggere i dati dei clienti.

L'esternalizzazione dell'elaborazione dei pagamenti a organizzazioni professionali ti aiuterà a rimanere in linea con i complessi requisiti normativi. L'assegnazione di queste funzioni a una terza parte allevia la preoccupazione e la pressione della tua azienda e ti consente di concentrarti su altre urgenti esigenze aziendali.

Svantaggi dell'elaborazione dei pagamenti in outsourcing

• Controllo dell'elaborazione dei pagamenti ridotto
• Segnalare errori che passano inosservati può essere difficile
• L'esternalizzazione dell'elaborazione dei pagamenti consente a terzi di accedere a informazioni finanziarie sensibili
• L'utilizzo di un team esterno può creare lacune nella comunicazione
• Le lacune nella comunicazione possono portare a errori nell'elaborazione o nella comunicazione con i fornitori

Pensieri finali

L'esternalizzazione dell'elaborazione dei pagamenti può essere di grande aiuto per la tua attività, soprattutto se desideri ridurre i costi e ridurre il personale. Può facilitare la crescita aziendale aumentando il margine di profitto e il flusso di cassa, migliorando l'efficienza e garantendo l'accesso a strumenti avanzati, esperti e professionisti esperti. Se stai pensando di esternalizzare l'elaborazione dei pagamenti, devi conoscere i possibili rischi e benefici.