7个常见的时间管理错误以及如何避免它们

已发表: 2007-11-15

人们在尝试提高生产力和更好地管理时间时最常犯的错误是什么？

以下是我一遍又一遍犯的一些关键错误。我认为其中许多不仅适用于我。我认为我们中的许多人曾经或其他时候面临过这些挑战。

1.承担太多。

你可以增加你的能力和容量。但不要过度。在某些时候，你可能承担了太多。这会导致很大的压力并降低您的效率。

如果您觉得自己承担了太多责任，您至少可以做一些树上的事情来帮助自己：

学会说不。设定界限和界限。如果你不这样做，人们也有可能会继续以你的方式提升更多的工作，因为他们认为你有时间和精力。
请求帮忙。就像学会说不一样，这可能很难。但如果你埋头工作，它可能是必要的。
整理。也许你不必做所有你正在做的工作。使用 80/20 法则，找出你最重要的任务是什么。考虑花更多时间和他们在一起。而且很少或根本没有时间处理一些无论如何都不重要的任务。就像整理衣柜时一样，整理待办事项清单可以为您带来惊人的大量可用空间。

2.在开始之前没有考虑和计划。

这会花费您大量的时间和精力。拿出一张纸——或者在你的电脑上创建一个新的、干净的文档——然后开始思考你将如何去做你将要做的事情。

在网上或通过书籍做一些研究来教育自己。或者问一个去过你想去的地方的人。

试着找出可能的绊脚石在哪里。在开始之前花一个小时计划或一些时间在电话上发送电子邮件/询问问题可以为您节省无数时间和很多挫折和问题。

事情可能不会完全按照你的计划发展，但一些知识加上一个计划肯定总比没有好。

3. 让你的时间管理系统过于复杂。

您可能有一个复杂的时间管理系统。如果它对你有用，那就太好了。如果它不起作用，如果您花费大量时间来保持系统有序或在尝试完成工作时出现问题，那么可能是时候进行更改了。

尝试整理和简化。让它回归基础，这样您就不必花费一半的时间来管理您的系统，尝试使用越来越多的工具对其进行优化，并且当您跟不上时会感到失败。简化，你会为自己节省大量的精力、担忧和头脑混乱。而且您可能会以更愉快的方式完成更多工作。

简单的时间管理技巧也可以在 Tim Ferriss 优秀的 4-Hour Workweek 中找到。

4.忙而不是有效。

你是如何度过正常的一天的？你实际上用你的时间做什么？

让自己忙于不会带来太多回报的低优先级活动可能会成为一个大问题。让自己保持正轨并专注于重要事情的一种方法是每天问自己几次问题。我问自己：这有用吗？如果我发现我正在做的事情没有用，那么我会继续做一些有用的事情。

但是你怎么记得要问自己上面的问题呢？写下来。将其用作屏幕保护程序或将其写在一张纸上，并将其放在您一整天都无法避免看到的地方。

有时你仍然需要做无聊的事情或低优先级的任务。当你这样做时，试着把它们捆起来。您还可以将更重要的任务捆绑在一起，以保持流程顺畅，并在更短的时间内获得更好的性能并完成更多工作。

5. 多任务处理，压力越大，做的越少。

我确信多任务处理对某些人来说非常有用。对我来说不是。我只是做得更少，压力更大，更容易拖延。

如果你有同样的感觉，试试单任务。一次只专注于一项任务。这样做直到完成。一开始会很难。但随着时间的推移，就像任何其他技能一样，它会变得更容易，你可以更快地完成任务。

我发现在单任务处理时非常有用的一件事是在安静的锥形环境中工作。这意味着您创建了一个区域，其中很少有事情可以分散您的注意力。或者诱使您偏离方向并拖延。所以我，例如，清理我的工作区和桌面。我关上门，关上电源，拔掉不需要的东西。这可能包括各种电话和互联网电缆。

然后我在安静和安宁中工作。

您可能无法在您工作的时间和地点消除那么多可能的干扰。但是尝试你自己的变化，看看它是否能提高你的注意力和思维的清晰度。

6. 不要把所有的东西都写下来。

如果你的记忆和我的一样，它就像一个漏水的水桶。写下所有内容有很多很好的理由。

7. 不休息。

你不能不停地工作。嗯，你可以。但如果你这样做，你的效率很有可能会下降。在一天结束的时候，你会让自己在一天的大部分时间里忙于做低优先级的任务，而不是处理和完成最重要的任务。

如果你累了，情绪低落，那可能只是意味着你需要休息一下。花几分钟吃点东西，散个步，呼吸一下新鲜空气，或者只是放松一下，都会有很大的不同。用冰淇淋或一些有趣的 YouTube 视频奖励自己，或者做一些冥想——我更喜欢有指导的那种——也是让自己重新振作起来的好方法。

如何以及何时休息是每个人都必须自己尝试的事情，以找到一个良好的平衡和休息时的感觉。

影响您可以完成多少工作以及何时需要休息的一些因素是您的动力和专注的能力。但是更基本的东西，比如你有多少睡眠，你吃什么和吃多少以及你的体型可以产生巨大的变化。