7 greșeli frecvente de gestionare a timpului și cum să le evitați

Care sunt unele dintre cele mai frecvente greșeli pe care oamenii le fac atunci când încearcă să-și îmbunătățească productivitatea și să își gestioneze mai bine timpul?

Iată câteva dintre greșelile cruciale pe care le-am făcut iar și iar. Cred că multe dintre ele nu se aplică doar la mine. Sunt provocări, cred că mulți dintre noi ne-am confruntat la un moment dat.

1. Asumând prea multe.

Vă puteți crește capacitățile și capacitatea. Dar nu exagera. La un moment dat s-ar putea să asumi prea multe. Acest lucru poate provoca mult stres și vă poate scădea eficacitatea.

Puteți măcar să faceți lucruri în arbore pentru a vă ajuta dacă simțiți că vă asumați prea multe:

• Învață să spui nu. Stabiliți limite și limite. Dacă nu o faci, există și riscul ca oamenii să continue să ridice mai multă muncă, deoarece cred că ai timp și energie de pierdut.
• Întreabă pentru ajutor. La fel cum să înveți să spui nu, acest lucru poate fi greu. Dar dacă ești îngropat în muncă, poate fi necesar.
• Dezordinea. Poate că nu trebuie să faci toată munca pe care o faci. Folosește regula 80/20 și află care sunt sarcinile tale cele mai importante. Luați în considerare să petreceți mai mult timp cu ei. Și mai puțin sau deloc timp cu unele dintre acele sarcini care oricum nu sunt atât de importante. La fel ca atunci când vă dezordinea dulapul, dezordinea listei de lucruri de făcut vă poate recompensa cu o cantitate surprinzător de mare de spațiu liber.

2. Nu gândiți bine lucrurile și nu planificați înainte de a începe.

Acest lucru vă poate costa mult timp și energie. Scoateți o bucată de hârtie – sau creați un document proaspăt și curat pe computerul dvs. – și începeți să vă gândiți cum veți face ceea ce urmează să faceți.

Faceți niște cercetări online sau prin cărți pentru a vă educa. Sau întreabă pe cineva care a fost unde vrei să mergi.

Încercați să aflați unde se pot afla posibile pietre de poticnire. Petrecerea unei ore de planificare sau ceva timp trimițând e-mailuri/punând întrebări la telefon înainte de a începe, vă poate economisi nenumărate ore și multă frustrare și probleme pe drum.

Probabil că lucrurile nu vor deveni exact așa cum ați planificat pe parcurs, dar unele cunoștințe plus un plan sunt cu siguranță mai bune decât nimic.

3. Supracomplicarea sistemului de management al timpului.

Este posibil să aveți un sistem complicat de gestionare a timpului. Dacă funcționează pentru tine, atunci este grozav. Dacă nu funcționează, dacă petreci mult timp pentru a-ți menține sistemul în ordine sau a aluneca în timp ce încerci să faci lucrurile, atunci ar putea fi timpul pentru o schimbare.

Încercați să dezordonați și să simplificați. Readuceți-l la elementele de bază, astfel încât să nu vă petreceți jumătate din timp gestionând sistemul, încercând să îl optimizați cu tot mai multe instrumente și să vă simțiți învins când nu puteți ține pasul. Simplificați și vă veți economisi o mulțime de energie, griji și dezordine. Și probabil vei face mai multe într-un mod mai plăcut.

Sfaturi simple de gestionare a timpului pot fi găsite și în Tim Ferriss excelent 4-Hour Workweek.

4. A fi ocupat în loc să fii eficient.

Cum petreci o zi normală? Ce faci de fapt cu orele tale?

A te ține ocupat cu activități cu prioritate scăzută care nu vor avea prea multe profituri poate deveni o mare problemă. O modalitate de a vă menține pe drumul cel bun și de a vă concentra atenția asupra a ceea ce este important este să vă puneți întrebări de câteva ori pe zi. Mă întreb: este util? Dacă constat că ceea ce fac nu este util, trec la ceva care este.

Dar cum îți amintești să-ți pui întrebarea de mai sus? Scrie pe hartie. Folosește-l ca screensaver sau notează-l pe o bucată de hârtie și pune-l acolo unde nu poți evita să-l vezi pe tot parcursul zilei.

Uneori mai trebuie să faci lucruri plictisitoare sau sarcini cu prioritate redusă. Când o faci, încearcă să le strângi. De asemenea, puteți să vă grupați sarcinile mai importante pentru a vă menține fluxul și pentru a obține o performanță mai bună și mai multe realizate în mai puțin timp.

5. Multitasking și a face mai puțin cu mai mult stres.

Sunt sigur că multitasking-ul funcționează grozav pentru unii oameni. Pentru mine nu. Doar că fac mai puțin, mă simt mai stresat și sunt mai predispus să amân.

Dacă simțiți același lucru, încercați single-tasking. Concentrați-vă doar pe o singură sarcină la un moment dat. Fă-o până se termină. Va fi greu la început. Dar în timp, la fel ca în cazul oricărei alte abilități, devine mai ușor și poți finaliza sarcinile mai repede.

Un lucru pe care l-am găsit că este destul de util în timpul sarcinii individuale este să lucrez într-un con de tăcere. Ceea ce înseamnă asta este că creezi o zonă în care există puține lucruri care să-ți distragă atenția. Sau te tentează să devii de la curs și să amâni. Așa că, de exemplu, îmi curăț spațiul de lucru și desktopul. Închid ușa și închid și scot din priză ceea ce nu este necesar. Acestea pot include diverse telefoane și cablul de internet.

Apoi lucrez în tăcere și liniște.

Este posibil să nu puteți elimina atât de multe posibile distrageri când și unde lucrați. Dar încercați propria dvs. variație și vedeți dacă vă îmbunătățește concentrarea și claritatea gândirii.

6. Nu scrie totul.

Dacă memoria ta se aseamănă cu a mea, este ca o găleată care curge. Și există multe motive grozave pentru a scrie totul.

• Vei avea ideile tale salvate în siguranță, în loc să le pierzi undeva în adâncul minții tale. Dacă nu notezi lucrurile, vei uita multe idei bune și câteva idei grozave.
• Îți vei elibera mintea pentru a analiza și a crea pe baza ideilor tale, în loc să o ocupi încercând să-ți amintești totul. Te vei simți mai relaxat și te vei putea gândi la ideile tale și la ceea ce ai de făcut cu mai multă claritate.
• După cum este descris în greșeala nr. 4, puteți folosi hârtie sau un screensaver ca un memento eficient pentru a vă menține pe drumul cel bun și departe de a fi doar ocupat.

7. Nu luați pauze.

Nu poți continua să lucrezi non-stop. Ei bine, poți. Dar dacă faci asta, există șanse mari ca eficacitatea ta să scadă. Și la sfârșitul zilei, te vei fi ocupat cea mai mare parte a zilei făcând sarcini cu prioritate scăzută în loc să lucrezi și să le duci la bun sfârșit pe cele mai importante.

Dacă ești obosit și te simți dezamăgit, asta poate însemna doar că trebuie să iei o pauză. A lua câteva minute pentru a mânca ceva, pentru a merge la o plimbare rapidă, pentru a lua un aer curat sau doar pentru a vă relaxa poate face o mare diferență. Să te răsplătești cu o înghețată sau cu niște clipuri amuzante de pe YouTube sau să faci puțină meditație – eu prefer tipul ghidat – sunt, de asemenea, modalități bune de a te ridica din nou.

Cum și când să ia pauze este ceva cu care toată lumea trebuie să experimenteze pentru a găsi un echilibru bun și o senzație pentru atunci când îți relaxezi.

Unii factori care joacă un rol important în cât de multă muncă poți face și când ai nevoie de o pauză sunt motivația și capacitatea ta de concentrare. Dar lucruri mai de bază, cum ar fi cât de mult dormiți, ce și cât mâncați și forma în care vă aflați pot face o diferență dramatică.