7 häufige Zeitmanagement-Fehler und wie man sie vermeidet

Was sind einige der häufigsten Fehler, die Menschen machen, wenn sie versuchen, ihre Produktivität zu steigern und ihre Zeit besser einzuteilen?

Hier sind einige der entscheidenden Fehler, die ich immer wieder gemacht habe. Ich denke, viele davon treffen nicht nur auf mich zu. Das sind Herausforderungen, denen sich viele von uns schon einmal gestellt haben.

1. Sich zu viel vornehmen.

Sie können Ihre Fähigkeiten und Kapazitäten erweitern. Aber übertreiben Sie es nicht. Irgendwann nimmt man sich vielleicht zu viel vor. Dies kann viel Stress verursachen und Ihre Effektivität verringern.

Sie können zumindest drei Dinge tun, um sich selbst zu helfen, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie sich zu viel vornehmen:

• Nein sagen lernen. Setzen Sie Grenzen und Limits. Wenn Sie dies nicht tun, besteht auch die Gefahr, dass die Leute weiterhin mehr Arbeit auf Ihre Weise heben, da sie glauben, dass Sie die Zeit und Energie übrig haben.
• Bitten Sie um Hilfe. Genauso wie das Lernen, Nein zu sagen, kann dies schwierig sein. Aber wenn Sie in Arbeit begraben sind, kann es notwendig sein.
• Entrümpeln. Vielleicht müssen Sie nicht all die Arbeit tun, die Sie tun. Nutzen Sie die 80/20-Regel und finden Sie heraus, was Ihre wichtigsten Aufgaben sind. Erwägen Sie, mehr Zeit mit ihnen zu verbringen. Und weniger oder gar keine Zeit für einige der Aufgaben, die sowieso nicht so wichtig sind. Genau wie beim Aufräumen Ihres Kleiderschranks kann Sie das Aufräumen Ihrer To-Do-Liste mit überraschend viel freiem Speicherplatz belohnen.

2. Dinge nicht durchdenken und planen, bevor man anfängt.

Dies kann Sie viel Zeit und Energie kosten. Nehmen Sie ein Blatt Papier zur Hand – oder erstellen Sie ein frisches und sauberes Dokument auf Ihrem Computer – und beginnen Sie darüber nachzudenken, wie Sie vorgehen werden, was Sie tun werden.

Recherchieren Sie online oder in Büchern, um sich weiterzubilden. Oder fragen Sie jemanden, der schon einmal dort war, wo Sie hinwollen.

Versuchen Sie herauszufinden, wo mögliche Stolpersteine ​​liegen könnten. Eine Stunde mit der Planung oder einige Zeit mit dem Versenden von E-Mails/Fragen am Telefon zu verbringen, bevor Sie beginnen, kann Ihnen unzählige Stunden und viel Frustration und spätere Probleme ersparen.

Die Dinge werden wahrscheinlich nicht genau so laufen, wie Sie es geplant haben, aber etwas Wissen und ein Plan sind sicherlich besser als gar nichts.

3. Übermäßige Verkomplizierung Ihres Zeitmanagementsystems.

Möglicherweise haben Sie ein kompliziertes Zeitmanagementsystem. Wenn es für Sie funktioniert, dann ist das großartig. Wenn es nicht funktioniert, wenn Sie viel Zeit damit verbringen, Ihr System in Ordnung zu halten oder beim Versuch, Dinge zu erledigen, ausrutschen, dann ist es möglicherweise Zeit für eine Änderung.

Versuchen Sie, aufzuräumen und zu vereinfachen. Kehren Sie zu den Grundlagen zurück, damit Sie nicht die Hälfte Ihrer Zeit damit verbringen müssen, Ihr System zu verwalten, zu versuchen, es mit immer mehr Tools zu optimieren und sich geschlagen zu fühlen, wenn Sie nicht mithalten können. Vereinfache und du sparst dir jede Menge Energie, Sorgen und Gedankensalat. Und Sie werden wahrscheinlich mehr auf angenehmere Weise erledigen.

Einfache Tipps zum Zeitmanagement finden Sie auch in Tim Ferriss exzellenter 4-Stunden-Arbeitswoche.

4. Beschäftigt statt effektiv sein.

Wie verbringst du einen normalen Tag? Was machst du eigentlich mit deinen Stunden?

Es kann zu einem großen Problem werden, sich mit Aktivitäten mit niedriger Priorität zu beschäftigen, die sich nicht besonders auszahlen. Eine Möglichkeit, sich auf dem Laufenden zu halten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, besteht darin, sich ein paar Mal am Tag Fragen zu stellen. Ich frage mich: Ist das sinnvoll? Wenn ich finde, dass das, was ich tue, nicht nützlich ist, dann gehe ich zu etwas über, das sinnvoll ist.

Aber wie erinnern Sie sich daran, sich die obige Frage tatsächlich zu stellen? Schreib es auf. Verwenden Sie es als Bildschirmschoner oder schreiben Sie es auf ein Blatt Papier und legen Sie es dort auf, wo Sie es den ganzen Tag über nicht vermeiden können.

Manchmal müssen Sie noch langweilige Dinge oder Aufgaben mit niedriger Priorität erledigen. Wenn Sie dies tun, versuchen Sie, sie zu bündeln. Sie können auch Ihre wichtigeren Aufgaben bündeln, um Ihren Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten und eine bessere Leistung zu erzielen und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.

5. Multitasking und mit mehr Stress weniger erledigen.

Ich bin sicher, dass Multitasking für einige Leute großartig funktioniert. Für mich nicht. Ich schaffe einfach weniger, fühle mich gestresster und zögere eher.

Wenn Sie das gleiche Gefühl haben, versuchen Sie es mit Singletasking. Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe. Tun Sie es, bis es fertig ist. Am Anfang wird es schwer. Aber mit der Zeit wird es, wie bei jeder anderen Fähigkeit, einfacher und Sie können Aufgaben schneller erledigen.

Eine Sache, die ich beim Singletasking als sehr hilfreich empfunden habe, ist, in einem Kegel der Stille zu arbeiten. Das bedeutet, dass Sie eine Zone schaffen, in der Sie nur wenige Dinge ablenken. Oder Sie dazu verleiten, vom Kurs abzuweichen und zu zögern. So räume ich zum Beispiel meinen Arbeitsplatz und Schreibtisch auf. Ich schließe die Tür und schalte ab und ziehe den Stecker heraus, was nicht benötigt wird. Dazu können verschiedene Telefone und das Internetkabel gehören.

Dann arbeite ich in Stille und Ruhe.

Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, so viele mögliche Ablenkungen zu beseitigen, wenn und wo Sie arbeiten. Aber probieren Sie Ihre eigene Variante aus und sehen Sie, ob sie Ihren Fokus und Ihre Gedankenklarheit verbessert.

6. Nicht alles aufschreiben.

Wenn deine Erinnerung meiner ähnlich ist, ist sie wie ein tropfender Eimer. Und es gibt viele gute Gründe, alles aufzuschreiben.

• Sie haben Ihre Ideen sicher gespeichert, anstatt sie irgendwo in den Tiefen Ihres Geistes zu verlieren. Wenn Sie die Dinge nicht aufschreiben, werden Sie viele gute und einige großartige Ideen vergessen.
• Sie werden Ihren Geist frei haben, um basierend auf Ihren Ideen zu analysieren und zu erstellen, anstatt ihn damit zu beschäftigen, sich an alles zu erinnern. Sie fühlen sich entspannter und können mit mehr Klarheit über Ihre Ideen und Ihre Aufgaben nachdenken.
• Wie in Fehler Nr. 4 beschrieben, können Sie Papier oder einen Bildschirmschoner als effektive Erinnerung verwenden, um auf Kurs zu bleiben und nicht nur beschäftigt zu sein.

7. Keine Pausen machen.

Sie können nicht pausenlos weiterarbeiten. Ja, du kannst. Aber wenn Sie das tun, besteht eine gute Chance, dass Ihre Effektivität sinkt. Und am Ende des Tages haben Sie sich den größten Teil des Tages damit beschäftigt, Aufgaben mit niedriger Priorität zu erledigen, anstatt die wichtigsten zu bearbeiten und zu erledigen.

Wenn du müde bist und dich niedergeschlagen fühlst, kann das bedeuten, dass du eine Pause machen musst. Sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um etwas zu essen, einen kurzen Spaziergang zu machen, frische Luft zu schnappen oder einfach nur zu entspannen, kann einen großen Unterschied machen. Sich mit einem Eis oder ein paar lustigen YouTube-Clips zu belohnen oder ein bisschen zu meditieren – ich bevorzuge die angeleitete Art – sind ebenfalls gute Möglichkeiten, sich wieder aufzurichten.

Wie und wann man Pausen einlegt, muss jeder für sich selbst ausprobieren, um eine gute Balance und ein Gefühl dafür zu finden, wann man durchatmet.

Einige Faktoren, die eine wichtige Rolle dabei spielen, wie viel Arbeit Sie erledigen können und wann Sie eine Pause brauchen, sind Ihre Motivation und Ihre Fähigkeit, sich zu konzentrieren. Aber grundlegendere Dinge wie wie viel Schlaf du bekommst, was und wie viel du isst und die Form, in der du dich befindest, können einen dramatischen Unterschied machen.