7 erreurs courantes de gestion du temps et comment les éviter

Quelles sont certaines des erreurs les plus courantes que les gens commettent lorsqu'ils essaient d'améliorer leur productivité et de mieux gérer leur temps ?

Voici quelques-unes des erreurs cruciales que j'ai commises maintes et maintes fois. Je pense que beaucoup d'entre eux ne s'appliquent pas seulement à moi. Ce sont des défis auxquels je pense que beaucoup d'entre nous ont été confrontés à un moment ou à un autre.

1. En prendre trop.

Vous pouvez augmenter vos capacités et votre capacité. Mais n'en faites pas trop. À un moment donné, vous en prenez peut-être trop. Cela peut causer beaucoup de stress et diminuer votre efficacité.

Vous pouvez au moins faire trois choses pour vous aider si vous sentez que vous en faites trop :

• Apprenez à dire non. Fixez des limites et des limites. Si vous ne le faites pas, il y a aussi le risque que les gens continueront à travailler plus à votre façon puisqu'ils pensent que vous avez le temps et l'énergie à perdre.
• Demander de l'aide. Tout comme apprendre à dire non, cela peut être difficile. Mais si vous êtes enterré dans le travail, cela peut être nécessaire.
• Désencombrer. Peut-être que vous n'avez pas à faire tout ce travail que vous faites. Utilisez la règle des 80/20 et découvrez quelles sont vos tâches les plus importantes. Envisagez de passer plus de temps avec eux. Et moins ou pas de temps du tout avec certaines de ces tâches qui ne sont de toute façon pas si importantes. Tout comme lorsque vous désencombrez votre garde-robe, le désencombrement de votre liste de tâches peut vous récompenser avec une quantité étonnamment grande d'espace libre.

2. Ne pas réfléchir et planifier avant de commencer.

Cela peut vous coûter beaucoup de temps et d'énergie. Sortez un morceau de papier - ou créez un document frais et propre sur votre ordinateur - et commencez à réfléchir à la façon dont vous allez faire ce que vous êtes sur le point de faire.

Faites des recherches en ligne ou dans des livres pour vous renseigner. Ou demandez à quelqu'un qui a été où vous voulez aller.

Essayez de savoir où se trouvent les éventuels obstacles. Passer une heure à planifier ou à envoyer des e-mails ou à poser des questions au téléphone avant de commencer peut vous faire économiser d'innombrables heures et beaucoup de frustration et de problèmes en cours de route.

Les choses ne se dérouleront probablement pas exactement comme vous l'aviez prévu en cours de route, mais quelques connaissances plus un plan valent certainement mieux que rien du tout.

3. Trop compliquer votre système de gestion du temps.

Vous avez peut-être un système de gestion du temps compliqué. Si cela fonctionne pour vous, alors c'est très bien. Si cela ne fonctionne pas, si vous passez beaucoup de temps à garder votre système en ordre ou à glisser en essayant de faire avancer les choses, il est peut-être temps de changer.

Essayez de désencombrer et de simplifier. Ramenez-le à l'essentiel pour ne pas avoir à passer la moitié de votre temps à gérer votre système, à essayer de l'optimiser avec de plus en plus d'outils et à vous sentir vaincu lorsque vous ne pouvez pas suivre. Simplifiez et vous vous épargnerez beaucoup d'énergie, de soucis et de désordre mental. Et vous en ferez probablement plus d'une manière plus agréable.

Des conseils simples de gestion du temps peuvent également être trouvés dans l'excellente semaine de travail de 4 heures de Tim Ferris.

4. Être occupé au lieu d'être efficace.

Comment passez-vous une journée normale? Que faites-vous réellement de vos heures ?

Rester occupé avec des activités peu prioritaires qui ne rapporteront pas grand-chose peut devenir un gros problème. Une façon de rester sur la bonne voie et de rester concentré sur ce qui est important est de vous poser des questions plusieurs fois par jour. Je me demande : est-ce utile ? Si je trouve que ce que je fais n'est pas utile, je passe à quelque chose qui l'est.

Mais comment vous rappelez-vous de vous poser la question ci-dessus ? Écris le. Utilisez-le comme économiseur d'écran ou écrivez-le sur un morceau de papier et placez-le là où vous ne pouvez pas éviter de le voir tout au long de la journée.

Parfois, vous devez encore faire des choses ennuyeuses ou des tâches peu prioritaires. Lorsque vous le faites, essayez de les regrouper. Vous pouvez également regrouper vos tâches les plus importantes pour maintenir votre flux et obtenir de meilleures performances et en faire plus en moins de temps.

5. Multitâche et faire moins avec plus de stress.

Je suis sûr que le multitâche fonctionne très bien pour certaines personnes. Pour moi, ce n'est pas le cas. J'en fais juste moins, je me sens plus stressé et je suis plus enclin à procrastiner.

Si vous ressentez la même chose, essayez la monotâche. Concentrez-vous simplement sur une tâche à la fois. Faites-le jusqu'à ce qu'il soit terminé. Ce sera dur au début. Mais avec le temps, comme pour toute autre compétence, cela devient plus facile et vous pouvez accomplir les tâches plus rapidement.

Une chose que j'ai trouvée très utile en monotâche est de travailler dans un cône de silence. Cela signifie que vous créez une zone où il y a peu de choses pour vous distraire. Ou vous inciter à dévier de votre trajectoire et à tergiverser. Ainsi, par exemple, je nettoie mon espace de travail et mon bureau. Je ferme la porte et éteins et débranche ce qui n'est pas nécessaire. Cela peut inclure divers téléphones et le câble Internet.

Ensuite, je travaille dans le silence et la tranquillité.

Vous ne pourrez peut-être pas éliminer autant de distractions possibles quand et où vous travaillez. Mais essayez votre propre variation et voyez si cela améliore votre concentration et votre clarté de pensée.

6. Ne pas tout écrire.

Si votre mémoire ressemble à la mienne, c'est comme un seau qui fuit. Et il y a beaucoup de bonnes raisons de tout écrire.

• Vos idées seront sauvegardées en toute sécurité au lieu de les perdre quelque part dans les profondeurs de votre esprit. Si vous n'écrivez pas les choses, vous oublierez beaucoup de bonnes et quelques bonnes idées.
• Vous libérerez votre esprit pour analyser et créer en fonction de vos idées au lieu de l'occuper à essayer de tout mémoriser. Vous vous sentirez plus détendu et pourrez réfléchir à vos idées et à ce que vous avez à faire avec plus de clarté.
• Comme décrit dans l'erreur n ° 4, vous pouvez utiliser du papier ou un économiseur d'écran comme rappel efficace pour rester sur la bonne voie et loin d'être simplement occupé.

7. Ne pas prendre de pauses.

Vous ne pouvez pas continuer à travailler sans arrêt. Bien, vous pouvez. Mais si vous faites cela, il y a de fortes chances que votre efficacité diminue. Et à la fin de la journée, vous vous serez occupé la majeure partie de la journée à effectuer des tâches peu prioritaires au lieu de travailler et de terminer les plus importantes.

Si vous êtes fatigué et déprimé, cela peut simplement signifier que vous devez faire une pause. Prendre quelques minutes pour manger quelque chose, faire une promenade rapide, prendre l'air ou simplement se détendre peut faire une grande différence. Se récompenser avec une glace ou des clips YouTube amusants ou faire un peu de méditation – je préfère le type guidé – sont également de bons moyens de se remonter le moral.

Comment et quand prendre des pauses est quelque chose que tout le monde doit expérimenter par lui-même pour trouver un bon équilibre et une idée du moment où vous respirez.

Certains facteurs qui jouent un rôle important dans la quantité de travail que vous pouvez accomplir et le moment où vous avez besoin d'une pause sont votre motivation et votre capacité à vous concentrer. Mais des choses plus basiques comme combien de temps vous dormez, quoi et combien vous mangez et la forme dans laquelle vous vous trouvez peuvent faire une différence dramatique.