7 распространенных ошибок тайм-менеджмента и как их избежать

Какие наиболее распространенные ошибки совершают люди, пытаясь повысить свою продуктивность и лучше управлять своим временем?

Вот некоторые из важнейших ошибок, которые я совершал снова и снова. Думаю, многие из них относятся не только ко мне. Это проблемы, с которыми, я думаю, многие из нас сталкивались в то или иное время.

1. Взяв на себя слишком много.

Вы можете увеличить свои возможности и возможности. Но не переусердствуйте. В какой-то момент вы можете взять на себя слишком много. Это может вызвать сильный стресс и снизить вашу эффективность.

Вы можете, по крайней мере, делать три вещи, чтобы помочь себе, если чувствуете, что берете на себя слишком много:

• Научитесь говорить нет. Установите границы и ограничения. Если вы этого не сделаете, есть также риск, что люди будут продолжать поднимать больше работы по-вашему, поскольку они думают, что у вас есть свободное время и энергия.
• Попросить помощи. Так же, как научиться говорить нет, это может быть трудно. Но если вы погрязли в работе, это может быть необходимо.
• Расхламление. Возможно, вам не нужно делать всю ту работу, которую вы делаете. Используйте правило 80/20 и выясните, какие ваши самые важные задачи. Подумайте о том, чтобы проводить с ними больше времени. И меньше или вообще нет времени на некоторые из тех задач, которые в любом случае не так важны. Как и при расхламлении шкафа, расхламление списка дел может вознаградить вас удивительно большим количеством свободного места.

2. Не все обдумывать и планировать перед тем, как начать.

Это может стоить вам много времени и энергии. Возьмите лист бумаги или создайте свежий и чистый документ на своем компьютере и начните думать о том, как вы будете делать то, что собираетесь сделать.

Проведите небольшое исследование в Интернете или по книгам, чтобы получить образование. Или спросите кого-нибудь, кто был там, куда вы хотите пойти.

Постарайтесь выяснить, где могут лежать возможные камни преткновения. Потратив час на планирование или отправив электронное письмо или задав вопросы по телефону, прежде чем приступить к работе, вы сэкономите бесчисленное количество часов и избавитесь от многих разочарований и проблем в будущем.

Возможно, все пойдет не так, как вы планировали, но некоторые знания плюс план, безусловно, лучше, чем ничего.

3. Чрезмерное усложнение вашей системы тайм-менеджмента.

Возможно, у вас сложная система тайм-менеджмента. Если это работает для вас, то это здорово. Если это не сработает, если вы тратите много времени на поддержание своей системы в порядке или сбиваетесь, пытаясь что-то сделать, возможно, пришло время для перемен.

Попробуйте расхламить и упростить. Вернитесь к основам, чтобы вам не приходилось тратить половину своего времени на управление системой, пытаясь оптимизировать ее с помощью все большего количества инструментов и чувствуя себя побежденным, когда вы не можете идти в ногу со временем. Упростите, и вы сэкономите себе много энергии, забот и беспорядка в голове. И вы, вероятно, сделаете больше более приятным способом.

Простые советы по тайм-менеджменту также можно найти в превосходной книге Тима Ферриса «4-часовая рабочая неделя».

4. Быть занятым, а не эффективным.

Как вы проводите обычный день? Что вы на самом деле делаете со своими часами?

Если вы будете заняты малоприоритетными делами, которые не принесут большой отдачи, это может стать большой проблемой. Один из способов не сбиться с пути и сосредоточиться на том, что важно, — задавать себе вопросы несколько раз в день. Я спрашиваю себя: полезно ли это? Если я нахожу, что то, что я делаю, бесполезно, я перехожу к чему-то полезному.

Но как не забыть задать себе вопрос выше? Запиши это. Используйте его в качестве заставки или запишите на листе бумаги и положите туда, где вы не сможете не видеть его в течение дня.

Иногда вам все еще нужно делать скучные вещи или задачи с низким приоритетом. Когда вы это сделаете, попробуйте сгруппировать их. Вы также можете сгруппировать свои более важные задачи, чтобы сохранить поток, повысить производительность и сделать больше за меньшее время.

5. Многозадачность и меньше работы при большем стрессе.

Я уверен, что многозадачность отлично работает для некоторых людей. Для меня это не так. Я просто меньше успеваю, чувствую больше стресса и больше склонен откладывать дела на потом.

Если вы чувствуете то же самое, попробуйте однозадачность. Просто сосредоточьтесь на одной задаче в данный момент. Делайте это до тех пор, пока оно не будет завершено. Сначала будет тяжело. Но со временем, как и с любым другим навыком, он становится проще, и вы можете выполнять задания быстрее.

Одна вещь, которую я считаю весьма полезной при выполнении однозадачных задач, — это работать в конусе тишины. Это означает, что вы создаете зону, в которой вас ничто не отвлекает. Или соблазнить вас отклониться от курса и прокрастинировать. Так я, например, убираю свое рабочее место и рабочий стол. Я закрываю дверь и закрываю и отключаю то, что не нужно. Это могут быть различные телефоны и интернет-кабель.

Затем я работаю в тишине и спокойствии.

Возможно, вы не сможете устранить столько возможных отвлекающих факторов, когда и где вы работаете. Но попробуйте свой собственный вариант и посмотрите, улучшит ли он вашу концентрацию и ясность мысли.

6. Не все записывать.

Если твоя память хоть немного похожа на мою, это похоже на протекающее ведро. И есть много веских причин, чтобы все записать.

• Ваши идеи будут надежно сохранены, а не потеряны где-то в глубинах вашего разума. Если вы ничего не записываете, вы забудете много хороших и замечательных идей.
• Вы освободите свой разум, чтобы анализировать и творить на основе своих идей, вместо того, чтобы занимать его попытками запомнить все. Вы почувствуете себя более расслабленным и сможете думать о своих идеях и о том, что вам нужно делать, с большей ясностью.
• Как описано в ошибке № 4, вы можете использовать бумагу или заставку в качестве эффективного напоминания, чтобы держать себя в курсе и не просто быть занятым.

7. Не делать перерывов.

Вы не можете продолжать работать без перерыва. Ну, ты можешь. Но если вы сделаете это, есть большая вероятность, что ваша эффективность упадет. И в конце дня вы будете заняты большую часть дня выполнением низкоприоритетных задач вместо того, чтобы работать и завершать самые важные.

Если вы устали и чувствуете себя подавленным, это может означать, что вам нужно сделать перерыв. Несколько минут, чтобы поесть, прогуляться, подышать свежим воздухом или просто расслабиться, могут иметь большое значение. Вознаградить себя мороженым или забавными клипами на YouTube или немного помедитировать — я предпочитаю управляемую медитацию — также хорошие способы снова поднять себя.

Как и когда делать перерывы — это то, с чем каждый должен поэкспериментировать для себя, чтобы найти хороший баланс и почувствовать, когда вы делаете передышку.

Некоторые факторы, которые играют важную роль в том, сколько работы вы можете сделать и когда вам нужен перерыв, — это ваша мотивация и ваша способность сосредоточиться. Но более простые вещи, такие как, сколько вы спите, что и сколько вы едите и в какой форме вы находитесь, могут иметь огромное значение.