7 Kesalahan Umum Manajemen Waktu dan Cara Menghindarinya

Apa saja kesalahan paling umum yang dilakukan orang ketika mencoba meningkatkan produktivitas dan mengatur waktu mereka dengan lebih baik?

Berikut adalah beberapa kesalahan penting yang telah saya buat berulang kali. Saya pikir banyak dari mereka tidak hanya berlaku untuk saya. Itu adalah tantangan yang saya pikir banyak dari kita pernah hadapi pada satu waktu atau lainnya.

1. Mengambil terlalu banyak.

Anda dapat meningkatkan kemampuan dan kapasitas Anda. Tapi jangan berlebihan. Pada titik tertentu Anda mungkin mengambil terlalu banyak. Hal ini dapat menyebabkan banyak stres dan menurunkan efektivitas Anda.

Anda setidaknya dapat melakukan hal-hal pohon untuk membantu diri Anda sendiri jika Anda merasa Anda mengambil terlalu banyak:

• Belajarlah untuk mengatakan tidak. Tetapkan batasan dan batasan. Jika Anda tidak melakukannya, ada juga risiko bahwa orang akan terus mengangkat lebih banyak pekerjaan Anda karena mereka pikir Anda memiliki waktu dan energi luang.
• Meminta bantuan. Sama seperti belajar mengatakan tidak, ini bisa jadi sulit. Tetapi jika Anda terkubur dalam pekerjaan, itu mungkin perlu.
• rapikan. Mungkin Anda tidak harus melakukan semua pekerjaan yang Anda lakukan. Gunakan aturan 80/20 dan cari tahu apa tugas terpenting Anda. Pertimbangkan untuk menghabiskan lebih banyak waktu dengan mereka. Dan kurang atau tidak ada waktu sama sekali dengan beberapa tugas yang tidak terlalu penting. Sama seperti ketika merapikan lemari Anda, merapikan daftar tugas Anda dapat memberi Anda ruang kosong yang sangat besar.

2. Tidak memikirkan segalanya dan merencanakan sebelum memulai.

Ini bisa menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Keluarkan selembar kertas – atau buat dokumen segar dan bersih di komputer Anda – dan mulailah memikirkan bagaimana Anda akan melakukan apa yang akan Anda lakukan.

Lakukan riset online atau melalui buku untuk mendidik diri sendiri. Atau tanyakan pada seseorang yang pernah ke mana Anda ingin pergi.

Cobalah untuk mencari tahu di mana kemungkinan batu sandungan berada. Menghabiskan satu jam perencanaan atau beberapa waktu mengirimkan email/mengajukan pertanyaan di telepon sebelum memulai dapat menghemat banyak waktu dan banyak frustrasi dan masalah di jalan.

Hal-hal mungkin tidak akan berjalan persis seperti yang Anda rencanakan di sepanjang jalan, tetapi beberapa pengetahuan ditambah rencana tentu lebih baik daripada tidak sama sekali.

3. Sistem manajemen waktu Anda terlalu rumit.

Anda mungkin memiliki sistem manajemen waktu yang rumit. Jika itu berhasil untuk Anda, maka itu bagus. Jika tidak berhasil, jika Anda menghabiskan banyak waktu untuk menjaga sistem Anda tetap teratur atau tergelincir saat mencoba menyelesaikan sesuatu, mungkin ini saatnya untuk perubahan.

Coba decluttering dan sederhanakan. Bawa kembali ke dasar sehingga Anda tidak perlu menghabiskan separuh waktu Anda mengelola sistem Anda, mencoba mengoptimalkannya dengan lebih banyak alat dan merasa kalah ketika Anda tidak dapat mengikutinya. Sederhanakan dan Anda akan menghemat banyak energi, kekhawatiran, dan kekacauan pikiran. Dan Anda mungkin akan menyelesaikan lebih banyak dengan cara yang lebih menyenangkan.

Tip manajemen waktu yang sederhana juga dapat ditemukan di Tim Ferriss 4-Hour Workweek yang luar biasa.

4. Menjadi sibuk bukannya efektif.

Bagaimana Anda menghabiskan hari yang normal? Apa yang sebenarnya Anda lakukan dengan jam kerja Anda?

Membuat diri Anda sibuk dengan kegiatan berprioritas rendah yang tidak akan menghasilkan banyak hasil bisa menjadi masalah besar. Salah satu cara untuk menjaga diri Anda pada jalur dan perhatian Anda pada apa yang penting adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada diri sendiri beberapa kali sehari. Saya bertanya pada diri sendiri: Apakah ini berguna? Jika saya menemukan bahwa apa yang saya lakukan tidak berguna maka saya beralih ke sesuatu yang bermanfaat.

Tapi bagaimana Anda ingat untuk benar-benar bertanya pada diri sendiri pertanyaan di atas? Tuliskan. Gunakan itu sebagai screensaver atau tulis di selembar kertas dan letakkan di tempat yang tidak dapat Anda hindari untuk melihatnya sepanjang hari.

Terkadang Anda masih perlu melakukan hal-hal yang membosankan atau tugas dengan prioritas rendah. Ketika Anda melakukannya, cobalah untuk mengelompokkannya. Anda juga dapat mengelompokkan tugas-tugas Anda yang lebih penting untuk menjaga aliran Anda tetap berjalan dan mendapatkan kinerja yang lebih baik dan lebih banyak selesai dalam waktu yang lebih singkat.

5. Multitasking dan menyelesaikan lebih sedikit dengan lebih banyak stres.

Saya yakin multitasking bekerja dengan baik untuk beberapa orang. Bagi saya tidak. Saya hanya menyelesaikan lebih sedikit, merasa lebih stres dan saya lebih cenderung menunda-nunda.

Jika Anda merasakan hal yang sama, cobalah singletasking. Fokus saja pada satu tugas pada satu waktu. Lakukan sampai selesai. Ini akan sulit pada awalnya. Namun seiring waktu, seperti halnya keterampilan lainnya, itu menjadi lebih mudah dan Anda dapat menyelesaikan tugas lebih cepat.

Satu hal yang menurut saya cukup membantu saat melakukan tugas tunggal adalah bekerja dalam kesunyian. Artinya, Anda membuat zona di mana hanya ada sedikit hal yang dapat mengalihkan perhatian Anda. Atau menggoda Anda untuk menyimpang dari jalur dan menunda-nunda. Jadi saya, misalnya, membersihkan ruang kerja dan desktop saya. Saya menutup pintu dan mematikan dan mencabut apa yang tidak diperlukan. Itu mungkin termasuk berbagai telepon dan kabel internet.

Kemudian saya bekerja dalam keheningan dan ketenangan.

Anda mungkin tidak dapat menghilangkan banyak gangguan yang mungkin terjadi kapan dan di mana Anda bekerja. Tetapi cobalah variasi Anda sendiri dan lihat apakah itu meningkatkan fokus dan kejernihan pikiran Anda.

6. Tidak menuliskan semuanya.

Jika ingatanmu seperti milikku, itu seperti ember bocor. Dan ada banyak alasan bagus untuk menuliskan semuanya.

• Anda akan menyimpan ide-ide Anda dengan aman alih-alih kehilangannya di suatu tempat di lubuk pikiran Anda. Jika Anda tidak menuliskannya, Anda akan melupakan banyak ide bagus dan hebat.
• Anda akan membebaskan pikiran Anda untuk menganalisis dan mencipta berdasarkan ide-ide Anda alih-alih menyibukkannya dengan mencoba mengingat semuanya. Anda akan merasa lebih santai dan dapat memikirkan ide-ide Anda dan apa yang harus Anda lakukan dengan lebih jelas.
• Seperti yang dijelaskan dalam kesalahan # 4, Anda dapat menggunakan kertas atau screensaver sebagai pengingat yang efektif untuk menjaga diri Anda tetap di jalur dan jauh dari kesibukan.

7. Tidak istirahat.

Anda tidak bisa terus bekerja tanpa henti. Anda bisa. Tetapi jika Anda melakukannya, kemungkinan besar efektivitas Anda akan turun. Dan pada akhirnya Anda akan membuat diri Anda sibuk sepanjang hari melakukan tugas-tugas dengan prioritas rendah alih-alih mengerjakan dan menyelesaikan yang paling penting.

Jika Anda lelah dan merasa sedih, itu mungkin berarti Anda perlu istirahat. Meluangkan waktu beberapa menit untuk makan sesuatu, berjalan-jalan sebentar, menghirup udara segar, atau sekadar bersantai dapat membuat perbedaan besar. Menghargai diri sendiri dengan es krim atau beberapa klip YouTube lucu atau melakukan sedikit meditasi – saya lebih suka jenis yang dipandu – juga merupakan cara yang baik untuk mengangkat diri Anda lagi.

Bagaimana dan kapan istirahat adalah sesuatu yang setiap orang harus bereksperimen dengan diri mereka sendiri untuk menemukan keseimbangan yang baik dan perasaan ketika Anda bernafas.

Beberapa faktor yang berperan penting dalam seberapa banyak pekerjaan yang dapat Anda selesaikan dan kapan Anda perlu istirahat adalah motivasi dan kemampuan Anda untuk fokus. Tetapi hal-hal yang lebih mendasar seperti berapa banyak tidur yang Anda dapatkan, apa dan seberapa banyak Anda makan dan bentuk tubuh Anda dapat membuat perbedaan yang dramatis.