Was Sie über Workflow-Automatisierung wissen müssen

Jede Aufgabe erfordert einen effizienten Arbeitsablauf, um abgeschlossen zu werden. Die meisten Workflows werden jedoch mit manuellen Vorgängen erstellt, die kostspielig, zeitaufwändig, sich wiederholend und fehleranfällig sind. Es ist wie ein Turm aus Jenga – eine falsche Bewegung und der gesamte Fluss endet im Chaos.

Wenn solche Aufgaben nicht sofort angegangen werden, werden all Ihre Zeit, Energie und Ressourcen verschwendet. Ihr Unternehmen wird nicht so effizient sein wie beabsichtigt, und die Kunden verlassen Sie für andere, die effektiver sind. Also, was sollten Sie tun? Hier kommt die Workflow-Automatisierung ins Spiel.

Die Workflow-Automatisierung vereinfacht langwierige Aufgaben und bietet eine Kraft, die schnelle, kosteneffiziente und genaue Abläufe vorantreibt. Schauen Sie sich bei Interesse dieses vielfältige Angebot an .NET-Automatisierung an und rufen Sie gleich einen Dienstleister vor Ort an.

Wenn Sie mehr wissen wollen, sind Sie hier genau richtig. In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über Workflow-Automatisierung wissen müssen. Scrollen Sie weiter, um weitere Informationen zu erhalten.

Was ist Workflow-Automatisierung

Die Workflow-Automatisierung verwendet Softwarelösungen, um den Betrieb zu optimieren, indem Aufgaben ohne menschliches Eingreifen erledigt werden. Sein Hauptziel ist es, manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren und zu eliminieren. Dadurch wird der gesamte Betrieb effizienter, konsistenter und kostengünstiger.

Darüber hinaus hilft die Automatisierung von Arbeitsabläufen den Mitarbeitern, viel Zeit zu sparen, die sie nutzen können, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Sie können beispielsweise die zusätzliche Zeit, die Sie durch das manuelle Anwählen von Kontakten eingespart haben, nutzen, um die von Ihnen generierten Leads zu pflegen.

Was sind einige Beispiele für Workflow-Automatisierung?

Nachdem Sie nun verstanden haben, was Workflow-Automatisierung ist, ist es an der Zeit, sich einige Beispiele anzusehen, wie Unternehmen ihre Workflows heutzutage automatisieren.

Denken Sie daran, dass jeder Workflow eine Aufgabe oder eine Reihe von Aufgaben enthält, die automatisiert werden sollen. Dennoch kann der Grad, in dem Aktivitäten automatisiert werden können, je nach den Anforderungen und Fähigkeiten eines bestimmten Unternehmens variieren.

Nachfolgend sind die Aufgaben aufgeführt, die mit Hilfe von Workflow-Automatisierungssoftware automatisiert werden können:

• Konvertieren von Formularen und E-Mails in Serviceanfragen;
• Erstellen und Versenden von Kalendereinladungen und Ereignissen;
• Verteilung der Arbeitsbelastung nach Zeit, Volumen und anderen Faktoren;
• Workitems dem richtigen Mitarbeiter zuweisen;
• Senden von E-Mails und Benachrichtigungen, wenn sich der Status von Arbeitsaufgaben ändert;
• Erstellen von Auslösewarnungen, wenn sich die Aufgabe ihrem Termin nähert oder wiederholte Fehler auftreten;
• Versenden von Nachrichten über Messaging-Plattformen;
• Erstellen und Versenden von Verträgen, Vereinbarungen und Dokumenten zur Unterschrift;
• Senden von Benachrichtigungen, wenn eine Überprüfung, Bewertung oder Genehmigung erforderlich ist;
• Synchronisieren von Daten, wenn eine neue E-Mail empfangen wird;
• Erstellen von Dashboards und Berichten basierend auf den vom Workflow bereitgestellten Daten; usw.

Dies sind einige der gängigen Workflow-Vorgänge, die automatisiert werden können. Wenn ein bestimmter Prozess sich wiederholend, einfach, häufig und vorhersehbar erscheint, kann er im Allgemeinen durch Automatisierung verbessert werden.

Wenn mehrere Aufgaben eines einzelnen Workflows von einer Software ausgeführt werden können, gilt der gesamte Workflow als automatisiert. Und wenn das System mit anderen Softwarelösungen integriert ist, können sogar einige der kompliziertesten Arbeitsabläufe automatisiert werden.

Was sind die Vorteile der Workflow-Automatisierung

Immer noch nicht von der Leistungsfähigkeit der Workflow-Automatisierung überzeugt? Wenn ja, hier sind einige der Vorteile der Automatisierung des Arbeitsablaufs Ihres Unternehmens:

• Erhöhte Produktivität: Die Workflow-Automatisierung stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter nicht mit sich wiederholenden Aufgaben beschäftigt sind. Dies gibt ihnen mehr Zeit, bessere Strategien zu formulieren, Probleme anzugehen und einen besseren Wert für Ihr Unternehmen zu schaffen.
• Spart Geld: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen führt zu einem effizienteren Betrieb. Dies hilft Ihnen, die Betriebskosten zu senken, da es weniger Ressourcen, Energie und Zeit verbraucht.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Die Workflow-Automatisierung fördert die kohärente Zusammenarbeit, indem mehrere Teams in Echtzeit an verschiedenen Aufgaben arbeiten können.
• Erhöhte Genauigkeit: Die Workflow-Automatisierung fördert die Genauigkeit durch die Automatisierung sich wiederholender manueller Aufgaben.
• Erhöhte Geschwindigkeit: Da jede Aufgabe in einem Workflow automatisiert ist, wird sie blitzschnell erledigt. Es besteht keine Notwendigkeit, auf menschliche Eingaben und Eingriffe zu warten.
• Optimierte Kommunikation: Workflow-Automatisierung füllt und minimiert die Lücken in der Kommunikation, indem Benachrichtigungen, E-Mail-Zustellung und Feedback-Anfragen automatisiert werden.
• Fördert die Verantwortlichkeit: Durch die Automatisierung Ihres Arbeitsablaufs können Sie bestimmten Benutzern automatisch einige wichtige Verantwortlichkeiten zuweisen und so die Verantwortlichkeit fördern.
• Erhöhte Sichtbarkeit: Da der Workflow automatisiert ist, können Ihre Manager und Teamleiter den Aufgabenfortschritt sowie die Leistung jedes Mitarbeiters leicht verfolgen. Dies kann bestimmen, wer beteiligt ist und ob die Fristen eingehalten werden.
• Fördern Sie eine großartige Mitarbeitererfahrung: Die Workflow-Automatisierung verhindert Burnout, indem sie sich wiederholende Aufgaben eliminiert, die sie davon abhalten, erfüllende Aufgaben zu erledigen.

Dies sind die Vorteile, die Sie und Ihr Team durch die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe genießen können. Mit Workflow-Automatisierung ist jeder ein Gewinner. Ihre Mitarbeiter können effizient und effektiv arbeiten, während das Unternehmen wächst und sich an die steigenden Kundenanforderungen anpasst.

So automatisieren Sie Ihren Workflow

Hier sind die Schritte zur Automatisierung Ihres Workflows:

• Definieren Sie Ihren Workflow: Bevor Sie den Workflow automatisieren, müssen Sie seine Start- und Endpunkte bestimmen. An welcher Stelle soll der Workflow beginnen? Was vervollständigt den Workflow?
• Bestimmen Sie alle Akteure des Workflows: Sobald Sie die Start- und Endpunkte identifiziert haben, ist es an der Zeit, alle Lücken zwischen ihnen zu schließen. Dadurch werden alle Prozessbeteiligten bestimmt, die für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich sind.
• Alle Tools, Apps und Systeme auflisten: Listen Sie als Nächstes alle Tools, Systeme und Softwareprogramme auf, die den Arbeitsablauf beeinflussen können. Einige Beispiele umfassen gemeinsam genutzte Posteingänge, Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Datenbanken und dergleichen.
• Highlight The Input Avenues: Workflows hängen oft von Daten aus unterschiedlichen Quellen ab. Dazu gehören E-Mails, Bots, Nachrichten und Systemdaten. Achten Sie darauf, sie zu notieren, da sie für die Aufgaben, die Sie automatisieren möchten, von entscheidender Bedeutung sind.
• Wunschliste erstellen: An diesem Punkt haben Sie den gesamten Entwurf Ihres Arbeitsablaufs. Jetzt ist es an der Zeit, eine Liste aller Aktivitäten und Prozesse zu erstellen, die Sie automatisieren möchten.
• Erstellen Sie eine „Soll“-Version: Sobald Sie alle Aufgaben identifiziert haben, die Sie automatisieren möchten, ist es an der Zeit, eine neue Version eines automatisierten Workflows mit der von Ihnen ausgewählten Software zu erstellen.
• Testen Sie die neue Version: Bevor Sie die neue Version Ihres Workflows einführen, sollten Sie sie am besten testen, um sicherzustellen, dass sie Ihre Ziele erfüllt und keine Probleme wie Datenlecks und Engpässe aufweist.
• Unterrichten Sie Ihre Mitarbeiter: Nach einer Reihe von Tests und nachdem alles geklärt ist, können Sie Ihrem Team den neuen Workflow vorstellen. Sie möchten sicherstellen, dass sie jeden Schritt verstehen, um Fehler und Pannen in Zukunft zu vermeiden.

Letzte Worte

Workflow-Automatisierung ist der Prozess, sich wiederholende manuelle Aufgaben zu reduzieren oder zu eliminieren, um die Arbeitseffizienz zu fördern, Ressourcen zu sparen und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu steigern. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hilft Unternehmen auch dabei, die steigenden Kundenanforderungen zu erfüllen.

Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren möchten, befolgen Sie die oben genannten einfachen Schritte. Besprechen Sie dies jedoch unbedingt mit Ihrem Team, damit es nicht von den Änderungen überrascht wird, die Sie vornehmen möchten.