Co musisz wiedzieć o automatyzacji przepływu pracy

Każde zadanie wymaga wydajnego przepływu pracy, aby zostało ukończone. Jednak większość przepływów pracy opiera się na operacjach ręcznych, które są kosztowne, czasochłonne, powtarzalne i podatne na błędy. To jak wieża Jengi – jeden zły ruch i cały przepływ zakończy się chaosem.

Jeśli takie zadania nie zostaną natychmiast rozwiązane, cały Twój czas, energia i zasoby zostaną zmarnowane. Twoja firma nie będzie tak wydajna, jak zakładano, a klienci opuszczą Cię dla innych, którzy są bardziej efektywni. Więc, co powinieneś zrobić? W tym miejscu pojawia się automatyzacja przepływu pracy.

Automatyzacja przepływu pracy upraszcza żmudne zadania i oferuje siłę, która napędza szybkie, ekonomiczne i dokładne operacje. Jeśli jesteś zainteresowany, sprawdź tę różnorodną gamę automatyzacji platformy .NET i od razu zadzwoń do lokalnego usługodawcy.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej, jesteś we właściwym miejscu. W tym poście dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o automatyzacji przepływu pracy. Kontynuuj przewijanie, aby uzyskać więcej informacji.

Czym jest automatyzacja przepływu pracy

Automatyzacja przepływu pracy wykorzystuje rozwiązania programowe w celu usprawnienia operacji poprzez wykonywanie zadań bez interwencji człowieka. Jego głównym celem jest ograniczenie i wyeliminowanie czynności manualnych i powtarzalnych. W rezultacie ogólne operacje będą bardziej wydajne, spójne i opłacalne.

Ponadto automatyzacja przepływów pracy pomaga pracownikom zaoszczędzić mnóstwo czasu, który mogą wykorzystać na skupienie się na ważniejszych zadaniach. Na przykład możesz wykorzystać dodatkowy czas zaoszczędzony na ręcznym wybieraniu kontaktów, aby pielęgnować generowanych przez siebie potencjalnych klientów.

Jakie są przykłady automatyzacji przepływu pracy

Teraz, gdy już rozumiesz, czym jest automatyzacja przepływu pracy, nadszedł czas, aby przyjrzeć się kilku przykładom tego, jak firmy automatyzują swoje przepływy pracy w dzisiejszych czasach.

Pamiętaj, że każdy przepływ pracy zawiera zadanie lub zestaw zadań do zautomatyzowania. Niemniej jednak stopień automatyzacji działań może się różnić w zależności od potrzeb i możliwości konkretnego biznesu.

Poniżej znajdują się zadania, które można zautomatyzować za pomocą oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy:

• Konwertowanie formularzy i wiadomości e-mail na zgłoszenia serwisowe;
• Tworzenie i wysyłanie zaproszeń i wydarzeń z kalendarza;
• Dystrybucja obciążenia pracą według czasu, objętości i innych czynników;
• Przypisywanie elementów pracy do właściwego pracownika;
• Wysyłanie wiadomości e-mail i alertów w przypadku zmiany statusu elementów pracy;
• Tworzenie alertów wyzwalających, gdy zadanie zbliża się do terminu lub napotyka powtarzające się błędy;
• Wysyłanie wiadomości za pośrednictwem platform komunikacyjnych;
• Tworzenie i przesyłanie umów, porozumień i dokumentów do podpisu;
• Wysyłanie powiadomień, gdy konieczna jest recenzja, ocena lub zatwierdzenie;
• Synchronizacja danych po otrzymaniu nowej wiadomości e-mail;
• Tworzenie dashboardów i raportów na podstawie danych dostarczonych przez workflow; i tak dalej.

Oto niektóre z typowych operacji przepływu pracy, które można zautomatyzować. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli dany proces wydaje się powtarzalny, prosty, częsty i przewidywalny, można go ulepszyć poprzez automatyzację.

Jeśli oprogramowanie może wykonać wiele zadań jednego przepływu pracy, cały przepływ pracy jest uważany za zautomatyzowany. A jeśli system jest zintegrowany z innymi rozwiązaniami programowymi, nawet niektóre z najbardziej skomplikowanych przepływów pracy można zautomatyzować.

Jakie są zalety automatyzacji przepływu pracy

Nadal nie jesteś przekonany o sile automatyzacji przepływu pracy? Jeśli tak, oto niektóre zalety automatyzacji przepływu pracy w Twojej firmie:

• Zwiększona produktywność: automatyzacja przepływu pracy gwarantuje, że Twoi pracownicy nie będą musieli wykonywać powtarzalnych zadań. Daje im to więcej czasu na sformułowanie lepszych strategii, rozwiązanie problemów i zapewnienie lepszej wartości dla Twojej firmy.
• Oszczędność pieniędzy: automatyzacja przepływów pracy zapewnia bardziej wydajną pracę. Pomaga to obniżyć koszty operacyjne, ponieważ zużywa mniej zasobów, energii i czasu.
• Zwiększona współpraca: automatyzacja przepływu pracy promuje spójną współpracę, umożliwiając wielu zespołom pracę nad różnymi zadaniami w czasie rzeczywistym.
• Zwiększona dokładność: automatyzacja przepływu pracy zwiększa dokładność poprzez automatyzację powtarzalnych zadań ręcznych.
• Zwiększona prędkość: Ponieważ każde zadanie w przepływie pracy jest zautomatyzowane, ich ukończenie będzie błyskawiczne. Nie ma potrzeby czekać na wkład i interwencję człowieka.
• Usprawniona komunikacja: automatyzacja przepływu pracy wypełnia i minimalizuje luki w komunikacji poprzez automatyzację powiadomień, dostarczanie wiadomości e-mail i prośby o opinie.
• Promuje odpowiedzialność: automatyzując przepływ pracy, będziesz mógł automatycznie przypisywać niektóre kluczowe obowiązki określonym użytkownikom, promując odpowiedzialność.
• Lepsza widoczność: ponieważ przepływ pracy jest zautomatyzowany, menedżerowie i liderzy zespołów będą mogli łatwo śledzić postęp zadań, a także wydajność każdego pracownika. Może to określić, kto jest zaangażowany i dotrzymać terminów.
• Promuj doskonałe wrażenia pracowników: automatyzacja przepływu pracy zapobiega wypaleniu, eliminując powtarzalne zadania, które uniemożliwiają im wykonywanie tych, które są satysfakcjonujące.

Oto korzyści, jakie Ty i Twój zespół możecie czerpać dzięki automatyzacji przepływów pracy. Dzięki automatyzacji przepływu pracy każdy jest zwycięzcą. Twoi pracownicy będą mogli pracować wydajnie i efektywnie, podczas gdy firma będzie się rozwijać i dostosowywać do rosnących wymagań klientów.

Jak zautomatyzować przepływ pracy

Oto kroki związane z automatyzacją przepływu pracy:

• Zdefiniuj swój przepływ pracy: Przed zautomatyzowaniem przepływu pracy musisz określić jego punkt początkowy i końcowy. W którym momencie powinien rozpocząć się przepływ pracy? Co uzupełnia przepływ pracy?
• Określ wszystkich aktorów przepływu pracy: Po zidentyfikowaniu punktów początkowych i końcowych nadszedł czas, aby połączyć wszystkie luki między nimi. To determinuje wszystkich zaangażowanych w proces – tych, którzy są odpowiedzialni za określone zadanie.
• Lista wszystkich narzędzi, aplikacji i systemów: Następnie wymień wszystkie narzędzia, systemy i programy, które mogą mieć wpływ na przepływ pracy. Niektóre przykłady obejmują wspólne skrzynki odbiorcze, oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami, bazy danych i tym podobne.
• Wyróżnij ścieżki wejściowe: Przepływy pracy często zależą od danych z różnych źródeł. Należą do nich wiadomości e-mail, boty, wiadomości i dane systemowe. Pamiętaj o ich zanotowaniu, ponieważ są one kluczowe dla zadań, które planujesz zautomatyzować.
• Utwórz listę życzeń: W tym momencie masz cały plan swojego przepływu pracy. Teraz czas na stworzenie listy wszystkich czynności i procesów, które chcesz zautomatyzować.
• Utwórz „przyszłą” wersję: Po zidentyfikowaniu wszystkich zadań, które chcesz zautomatyzować, nadszedł czas, aby zbudować nową wersję zautomatyzowanego przepływu pracy przy użyciu wybranego oprogramowania.
• Przetestuj nową wersję: przed wprowadzeniem nowej wersji przepływu pracy najlepiej ją przetestować, aby upewnić się, że spełnia ona cele i nie ma problemów, takich jak wycieki danych i wąskie gardła.
• Naucz swój personel: Po serii testów i gdy wszystko zostanie wyczyszczone, możesz wprowadzić nowy przepływ pracy do swojego zespołu. Chcesz mieć pewność, że rozumieją każdy krok, aby uniknąć błędów i wpadek w przyszłości.

Ostatnie słowa

Automatyzacja przepływu pracy to proces zmniejszania lub eliminowania powtarzalnych zadań ręcznych w celu promowania wydajności pracy, oszczędzania zasobów i podnoszenia morale pracowników. Automatyzacja przepływów pracy pomaga również firmom sprostać rosnącym wymaganiom klientów.

Jeśli planujesz zautomatyzować swoje przepływy pracy, wykonaj proste kroki wymienione powyżej. Pamiętaj jednak, aby przedyskutować to ze swoim zespołem, aby nie byli zaskoczeni zmianami, które planujesz wprowadzić.