สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ทุกงานต้องการเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ อย่างไรก็ตาม เวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่สร้างขึ้นด้วยการดำเนินการด้วยตนเองซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง ใช้เวลานาน ซ้ำซาก และมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด มันเหมือนกับหอคอยของ Jenga— ก้าวผิดเพียงครั้งเดียวและการเคลื่อนไหวทั้งหมดจะจบลงด้วยความโกลาหล

หากงานดังกล่าวไม่ได้รับการแก้ไขในทันที เวลา พลังงาน และทรัพยากรทั้งหมดของคุณจะสูญเปล่า บริษัทของคุณจะไม่มีประสิทธิภาพตามที่ตั้งใจไว้ และลูกค้าจะทิ้งคุณไปหาบริษัทอื่นที่มีประสิทธิภาพมากกว่า ดังนั้นคุณควรทำอย่างไร? นี่คือที่มาของระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยลดความซับซ้อนของงานที่น่าเบื่อและมอบพลังที่ขับเคลื่อนการดำเนินการที่รวดเร็ว ประหยัดต้นทุน และแม่นยำ หากคุณสนใจ ลองดูการทำงานอัตโนมัติของ .NET ที่หลากหลายและโทรหาผู้ให้บริการในพื้นที่ทันที

หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม คุณมาถูกที่แล้ว ในโพสต์นี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ เลื่อนดูข้อมูลเพิ่มเติม

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติใช้โซลูชันซอฟต์แวร์เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการปฏิบัติงานโดยทำงานให้เสร็จโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ เป้าหมายหลักคือการลดและขจัดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและซ้ำซาก ส่งผลให้การดำเนินงานโดยรวมมีประสิทธิภาพ สอดคล้อง และคุ้มค่ายิ่งขึ้น

นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติยังช่วยให้พนักงานประหยัดเวลาได้มาก ซึ่งพวกเขาสามารถใช้เพื่อโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่าได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เวลาพิเศษที่บันทึกไว้จากการโทรหาผู้ติดต่อด้วยตนเองเพื่อรักษาลูกค้าเป้าหมายที่คุณสร้างขึ้น

ตัวอย่างของการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์มีอะไรบ้าง

ตอนนี้คุณเข้าใจแล้วว่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร ถึงเวลาดูตัวอย่างว่าธุรกิจต่างๆ ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติในปัจจุบันอย่างไร

โปรดทราบว่าทุกเวิร์กโฟลว์มีงานหรือชุดของงานที่ต้องทำให้เป็นอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ระดับของกิจกรรมที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้อาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับความต้องการและความสามารถของธุรกิจเฉพาะ

ด้านล่างนี้คืองานที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ:

• การแปลงแบบฟอร์มและอีเมลเป็นคำขอบริการ
• การสร้างและส่งคำเชิญและกิจกรรมในปฏิทิน
• กระจายภาระงานตามเวลา ปริมาณ และปัจจัยอื่นๆ
• การกำหนดรายการงานให้กับพนักงานที่เหมาะสม
• การส่งอีเมลและการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงสถานะของรายการงาน
• สร้างการแจ้งเตือนทริกเกอร์เมื่องานใกล้ถึงกำหนดส่งหรือพบข้อผิดพลาดซ้ำๆ
• การส่งข้อความผ่านแพลตฟอร์มการส่งข้อความ
• การสร้างและส่งสัญญา ข้อตกลง และเอกสารสำหรับลงนาม
• การส่งการแจ้งเตือนเมื่อจำเป็นต้องมีการทบทวน การประเมิน หรือการอนุมัติ
• ซิงค์ข้อมูลเมื่อได้รับอีเมลใหม่
• การสร้างแดชบอร์ดและรายงานตามข้อมูลที่ได้รับจากเวิร์กโฟลว์ และอื่น ๆ

นี่คือการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ทั่วไปบางส่วนที่สามารถทำงานอัตโนมัติได้ โดยทั่วไป หากกระบวนการใดดูเหมือนซ้ำซาก เรียบง่าย บ่อยครั้ง และคาดเดาได้ ก็สามารถปรับปรุงได้ผ่านระบบอัตโนมัติ

หากซอฟต์แวร์สามารถทำงานหลายอย่างในเวิร์กโฟลว์เดียวได้ เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดจะถือว่าเป็นการทำงานอัตโนมัติ และหากรวมระบบเข้ากับโซลูชันซอฟต์แวร์อื่น ๆ แม้แต่เวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนที่สุดบางส่วนก็สามารถทำงานอัตโนมัติได้

ข้อดีของระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร

ยังไม่มั่นใจในพลังของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติใช่ไหม หากเป็นเช่นนั้น ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของการทำให้เวิร์กโฟลว์ของธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ:

• ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น: ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยให้พนักงานของคุณไม่ติดอยู่กับงานซ้ำซาก สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีเวลามากขึ้นในการกำหนดกลยุทธ์ที่ดีขึ้น แก้ไขปัญหา และให้คุณค่าที่ดีขึ้นสำหรับธุรกิจของคุณ
• ประหยัดเงิน: เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติส่งผลให้การดำเนินการมีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งนี้ช่วยให้คุณลดต้นทุนการดำเนินงานได้เนื่องจากใช้ทรัพยากร พลังงาน และเวลาน้อยลง
• การทำงานร่วมกันที่เพิ่มขึ้น: การ ทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่เหนียวแน่นโดยทำให้หลายทีมสามารถทำงานที่แตกต่างกันได้แบบเรียลไทม์
• ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น: การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ส่งเสริมความแม่นยำโดยการทำงานแบบแมนนวลซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ
• ความเร็วที่เพิ่มขึ้น: เนื่องจากทุกงานในเวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติ การทำให้เสร็จจะเร็วราวกับสายฟ้าแลบ ไม่จำเป็นต้องรอการป้อนข้อมูลและการแทรกแซงจากมนุษย์
• การสื่อสารที่คล่องตัว: ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยเติมเต็มและลดช่องว่างในการสื่อสารด้วยการแจ้งเตือน การส่งอีเมล และคำขอคำติชมโดยอัตโนมัติ
• ส่งเสริมความรับผิดชอบ: ด้วยการทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติ คุณจะสามารถมอบหมายความรับผิดชอบหลักบางอย่างให้กับผู้ใช้เฉพาะได้โดยอัตโนมัติ ส่งเสริมความรับผิดชอบ
• ทัศนวิสัยที่เพิ่มขึ้น: เนื่องจากเวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติ ผู้จัดการและหัวหน้าทีมของคุณจะติดตามความคืบหน้าของงานและประสิทธิภาพของพนักงานทุกคนได้ง่าย สิ่งนี้สามารถระบุได้ว่าใครเกี่ยวข้องและอยู่เหนือกำหนดเวลาของพวกเขา
• ส่งเสริมประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมของพนักงาน: ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยป้องกันความเหนื่อยหน่ายโดยการกำจัดงานซ้ำๆ ที่ขัดขวางไม่ให้พวกเขาทำงานให้สำเร็จ

สิ่งเหล่านี้คือประโยชน์ที่คุณและทีมของคุณจะได้รับจากการทำเวิร์กโฟลว์ของคุณให้เป็นอัตโนมัติ ด้วยระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ทุกคนคือผู้ชนะ พนักงานของคุณจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขณะที่ธุรกิจเติบโตและปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น

วิธีทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติ

ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่เกี่ยวข้องเมื่อทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติ:

• กำหนดเวิร์กโฟลว์ของคุณ: ก่อนที่จะทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ คุณจะต้องกำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ขั้นตอนการทำงานควรเริ่มต้นที่จุดใด อะไรที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สมบูรณ์
• กำหนดตัวแสดงทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์: เมื่อคุณระบุจุดเริ่มต้นและจุดหยุดได้แล้ว ก็ถึงเวลาเชื่อมต่อช่องว่างทั้งหมดระหว่างจุดเหล่านั้น สิ่งนี้จะกำหนดทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ—ผู้ที่รับผิดชอบงานเฉพาะ
• แสดงรายการเครื่องมือ แอป และระบบทั้งหมด: ถัดไป ระบุรายการเครื่องมือ ระบบ และโปรแกรมซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่อาจส่งผลต่อเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ ฐานข้อมูล และอื่น ๆ
• เน้นช่องทางอินพุต: เวิร์กโฟลว์มักขึ้นอยู่กับข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ซึ่งรวมถึงอีเมล บอท ข้อความ และข้อมูลระบบ อย่าลืมจดบันทึกไว้เพราะมีความสำคัญต่องานที่คุณวางแผนจะทำให้เป็นอัตโนมัติ
• สร้าง Wishlist: ณ จุดนี้ คุณมีพิมพ์เขียวทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์ของคุณ ถึงเวลาสร้างรายการกิจกรรมและกระบวนการทั้งหมดที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ
• สร้างเวอร์ชัน 'To-Be': เมื่อคุณระบุงานทั้งหมดที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเวอร์ชันใหม่โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่คุณเลือก
• ทดสอบเวอร์ชันใหม่: ก่อนแนะนำเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันใหม่ วิธีที่ดีที่สุดคือทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามเป้าหมายและไม่มีปัญหา เช่น ข้อมูลรั่วไหลและคอขวด
• สอนพนักงานของคุณ: หลังจากชุดการทดสอบและเมื่อทุกอย่างเรียบร้อย คุณอาจแนะนำเวิร์กโฟลว์ใหม่ให้กับทีมของคุณ คุณต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจทุกขั้นตอนเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดและเหตุร้ายในอนาคต

คำสุดท้าย

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคือกระบวนการลดหรือขจัดงานที่ต้องทำด้วยตนเองซ้ำๆ เพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพในการทำงาน ประหยัดทรัพยากร และเพิ่มกำลังใจในการทำงานของพนักงาน เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้นเช่นกัน

หากคุณวางแผนที่จะทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติ ให้ทำตามขั้นตอนง่าย ๆ ที่กล่าวถึงข้างต้น แต่อย่าลืมปรึกษาเรื่องนี้กับทีมของคุณ พวกเขาจะได้ไม่แปลกใจกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณวางแผนจะทำ