Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Otomatisasi Alur Kerja

Setiap tugas membutuhkan alur kerja yang efisien untuk mencapai penyelesaian. Namun, sebagian besar alur kerja dibangun dengan operasi manual yang mahal, memakan waktu, berulang, dan rawan kesalahan. Ini seperti menara Jenga—satu langkah salah dan seluruh aliran akan berakhir dalam kekacauan.

Jika tugas tersebut tidak segera ditangani, semua waktu, energi, dan sumber daya Anda akan terbuang sia-sia. Perusahaan Anda tidak akan seefisien yang diharapkan, dan pelanggan akan meninggalkan Anda demi perusahaan lain yang lebih efektif. Jadi, apa yang harus Anda lakukan? Di sinilah otomatisasi alur kerja masuk.

Otomatisasi alur kerja menyederhanakan tugas yang membosankan dan menawarkan kekuatan yang mendorong operasi yang cepat, hemat biaya, dan akurat. Jika Anda tertarik, lihat beragam otomatisasi .NET ini dan segera hubungi penyedia layanan lokal.

Jika Anda ingin tahu lebih banyak, Anda berada di tempat yang tepat. Dalam postingan ini, Anda akan mempelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang otomatisasi alur kerja. Lanjutkan menggulir untuk informasi lebih lanjut.

Apa itu Otomasi Alur Kerja

Otomatisasi alur kerja menggunakan solusi perangkat lunak untuk merampingkan operasi dengan menyelesaikan tugas tanpa campur tangan manusia. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi dan menghilangkan tugas manual dan berulang. Akibatnya, keseluruhan operasi akan lebih efisien, konsisten, dan hemat biaya.

Selain itu, otomatisasi alur kerja membantu karyawan menghemat banyak waktu, yang dapat mereka gunakan untuk fokus pada tugas yang lebih penting. Misalnya, Anda dapat menggunakan waktu ekstra yang dihemat dari menghubungi kontak secara manual untuk memelihara prospek yang Anda hasilkan.

Apa Beberapa Contoh Otomatisasi Alur Kerja

Sekarang setelah Anda memahami apa itu otomatisasi alur kerja, saatnya untuk melihat beberapa contoh bagaimana bisnis mengotomatiskan alur kerja mereka saat ini.

Perlu diingat bahwa setiap alur kerja berisi tugas atau serangkaian tugas untuk diotomatisasi. Meskipun demikian, sejauh mana aktivitas dapat diotomatisasi dapat bervariasi, tergantung pada kebutuhan dan kemampuan bisnis tertentu.

Di bawah ini adalah tugas-tugas yang dapat diotomatisasi dengan bantuan perangkat lunak otomatisasi alur kerja:

• Mengubah formulir dan email menjadi permintaan layanan;
• Membuat dan mengirim undangan dan acara kalender;
• Mendistribusikan beban kerja menurut waktu, volume, dan faktor lainnya;
• Menugaskan item pekerjaan ke karyawan yang tepat;
• Mengirim email dan peringatan setiap kali ada perubahan status item pekerjaan;
• Membuat peringatan pemicu saat tugas mendekati tenggat waktu atau mengalami kesalahan berulang;
• Mengirim pesan melalui platform perpesanan;
• Membuat dan mengirim kontrak, perjanjian, dan dokumen untuk ditandatangani;
• Mengirimkan pemberitahuan bila diperlukan tinjauan, penilaian, atau persetujuan;
• Menyinkronkan data saat ada email baru yang diterima;
• Membuat dasbor dan laporan berdasarkan data yang disediakan oleh alur kerja; dan seterusnya.

Ini adalah beberapa operasi alur kerja umum yang dapat diotomatisasi. Secara umum, jika proses tertentu tampak berulang, sederhana, sering, dan dapat diprediksi, proses tersebut dapat diperbaiki melalui otomatisasi.

Jika beberapa tugas dari satu alur kerja dapat dilakukan oleh perangkat lunak, seluruh alur kerja dianggap otomatis. Dan jika sistem terintegrasi dengan solusi perangkat lunak lain, bahkan beberapa alur kerja yang paling rumit pun dapat diotomatisasi.

Apa Keuntungan Otomatisasi Alur Kerja

Masih belum yakin dengan kekuatan otomatisasi alur kerja? Jika demikian, berikut beberapa keuntungan mengotomatiskan alur kerja bisnis Anda:

• Peningkatan Produktivitas: Otomatisasi alur kerja memastikan karyawan Anda tidak akan terjebak dengan tugas yang berulang. Ini memberi mereka lebih banyak waktu untuk merumuskan strategi yang lebih baik, mengatasi masalah, dan memberikan nilai yang lebih baik untuk bisnis Anda.
• Menghemat Uang: Mengotomatiskan alur kerja menghasilkan operasi yang lebih efisien. Ini membantu Anda mengurangi biaya operasional karena menghabiskan lebih sedikit sumber daya, energi, dan waktu.
• Peningkatan Kolaborasi: Otomatisasi alur kerja mendorong kolaborasi yang kohesif dengan memungkinkan banyak tim untuk mengerjakan tugas yang berbeda secara real time.
• Peningkatan Akurasi: Otomatisasi alur kerja meningkatkan akurasi dengan mengotomatiskan tugas manual yang berulang.
• Peningkatan Kecepatan: Karena setiap tugas dalam alur kerja diotomatisasi, menyelesaikannya akan secepat kilat. Tidak perlu menunggu input dan intervensi manusia.
• Komunikasi yang Efisien: Otomatisasi alur kerja mengisi dan meminimalkan kesenjangan dalam komunikasi dengan mengotomatiskan pemberitahuan, pengiriman email, dan permintaan umpan balik.
• Mempromosikan Akuntabilitas: Dengan mengotomatiskan alur kerja Anda, Anda akan dapat secara otomatis menetapkan beberapa tanggung jawab utama kepada pengguna tertentu, mempromosikan akuntabilitas.
• Peningkatan Visibilitas: Karena alur kerja otomatis, akan mudah bagi manajer dan pemimpin tim Anda untuk melacak kemajuan tugas serta kinerja setiap karyawan. Ini dapat menentukan siapa yang terlibat dan di atas tenggat waktu mereka.
• Mempromosikan Pengalaman Karyawan yang Hebat: Otomatisasi alur kerja mencegah kelelahan dengan menghilangkan tugas berulang yang membuat mereka tidak melakukan tugas yang memuaskan.

Ini adalah manfaat yang dapat Anda dan tim Anda nikmati dengan mengotomatiskan alur kerja Anda. Dengan otomatisasi alur kerja, semua orang adalah pemenang. Karyawan Anda akan dapat bekerja secara efisien dan efektif sementara bisnis tumbuh dan beradaptasi dengan permintaan pelanggan yang terus meningkat.

Cara Mengotomatiskan Alur Kerja Anda

Berikut adalah langkah-langkah yang terlibat saat mengotomatiskan alur kerja Anda:

• Tentukan Alur Kerja Anda: Sebelum mengotomatiskan alur kerja, Anda harus menentukan titik awal dan akhirnya. Pada titik mana alur kerja harus dimulai? Apa yang melengkapi alur kerja?
• Tentukan Semua Aktor Dari Alur Kerja: Setelah Anda mengidentifikasi titik awal dan titik akhir, saatnya untuk menghubungkan semua celah di antara mereka. Ini menentukan setiap orang yang terlibat dalam proses—mereka yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.
• Daftar Semua Alat, Aplikasi, dan Sistem: Selanjutnya, daftarkan semua alat, sistem, dan program perangkat lunak yang dapat memengaruhi alur kerja. Beberapa contoh termasuk kotak masuk bersama, perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan, basis data, dan sejenisnya.
• Sorot Jalur Input: Alur kerja seringkali bergantung pada data dari sumber yang berbeda. Ini termasuk email, bot, pesan, dan data sistem. Pastikan untuk mencatatnya karena sangat penting untuk tugas yang Anda rencanakan untuk diotomatisasi.
• Buat Daftar Keinginan: Pada titik ini, Anda memiliki seluruh cetak biru alur kerja Anda. Sekarang, saatnya membuat daftar semua aktivitas dan proses yang ingin Anda otomatisasi.
• Buat Versi 'Calon': Setelah Anda mengidentifikasi semua tugas yang ingin diotomatiskan, saatnya membuat versi baru alur kerja otomatis menggunakan perangkat lunak yang Anda pilih.
• Uji Versi Baru: Sebelum memperkenalkan versi baru alur kerja Anda, sebaiknya uji versi tersebut untuk memastikannya memenuhi target Anda dan tidak mengalami masalah, seperti kebocoran data dan hambatan.
• Ajari Staf Anda: Setelah serangkaian pengujian dan setelah semuanya diselesaikan, Anda dapat memperkenalkan alur kerja baru ke tim Anda. Anda ingin memastikan bahwa mereka memahami setiap langkah untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecelakaan di masa mendatang.

Kata Akhir

Otomatisasi alur kerja adalah proses mengurangi atau menghilangkan tugas manual berulang untuk meningkatkan efisiensi kerja, menghemat sumber daya, dan meningkatkan moral karyawan. Mengotomatiskan alur kerja juga membantu bisnis memenuhi permintaan pelanggan yang meningkat.

Jika Anda berencana mengotomatiskan alur kerja Anda, ikuti langkah-langkah sederhana yang disebutkan di atas. Namun pastikan untuk mendiskusikan hal ini dengan tim Anda agar mereka tidak terkejut dengan perubahan yang Anda rencanakan.