Cosa devi sapere sull'automazione del flusso di lavoro

Ogni attività richiede un flusso di lavoro efficiente per essere completata. Tuttavia, la maggior parte dei flussi di lavoro è realizzata con operazioni manuali costose, dispendiose in termini di tempo, ripetitive e soggette a errori. È come una torre di Jenga: una mossa sbagliata e l'intero flusso finirà nel caos.

Se tali compiti non vengono affrontati immediatamente, tutto il tuo tempo, energia e risorse andranno sprecati. La tua azienda non sarà efficiente come previsto e i clienti ti lasceranno per altri più efficienti. Quindi, cosa dovresti fare? È qui che entra in gioco l'automazione del flusso di lavoro.

L'automazione del flusso di lavoro semplifica le attività noiose e offre una forza che guida operazioni rapide, convenienti e accurate. Se sei interessato, dai un'occhiata a questa vasta gamma di automazioni .NET e chiama subito un fornitore di servizi locale.

Se vuoi saperne di più, sei nel posto giusto. In questo post imparerai tutto ciò che devi sapere sull'automazione del flusso di lavoro. Continua a scorrere per ulteriori informazioni.

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro

L'automazione del flusso di lavoro utilizza soluzioni software per semplificare le operazioni completando le attività senza intervento umano. Il suo obiettivo principale è ridurre ed eliminare le attività manuali e ripetitive. Di conseguenza, le operazioni complessive saranno più efficienti, coerenti e convenienti.

Inoltre, l'automazione dei flussi di lavoro aiuta i dipendenti a risparmiare molto tempo, che possono utilizzare per concentrarsi su attività più importanti. Ad esempio, puoi utilizzare il tempo extra risparmiato dalla composizione manuale dei contatti per coltivare i lead che generi.

Quali sono alcuni esempi di automazione del flusso di lavoro

Ora che hai capito cos'è l'automazione del flusso di lavoro, è tempo di dare un'occhiata ad alcuni esempi di come le aziende automatizzano i propri flussi di lavoro al giorno d'oggi.

Tieni presente che ogni flusso di lavoro contiene un'attività o un insieme di attività da automatizzare. Tuttavia, il grado di automazione delle attività può variare, a seconda delle esigenze e delle capacità di una particolare azienda.

Di seguito sono riportate le attività che possono essere automatizzate con l'aiuto del software di automazione del flusso di lavoro:

• Conversione di moduli ed e-mail in richieste di servizio;
• Creazione e invio di inviti ed eventi del calendario;
• Distribuzione del carico di lavoro in base a tempo, volume e altri fattori;
• Assegnazione degli elementi di lavoro al dipendente giusto;
• Invio di e-mail e avvisi ogni volta che si verifica un cambiamento nello stato degli elementi di lavoro;
• Creazione di avvisi di attivazione quando l'attività si avvicina alla scadenza o incontra errori ripetitivi;
• Invio di messaggi tramite piattaforme di messaggistica;
• Creazione e invio di contratti, accordi e documenti per le firme;
• Invio di notifiche quando è necessaria una revisione, valutazione o approvazione;
• Sincronizzazione dei dati quando viene ricevuta una nuova e-mail;
• Creazione di dashboard e report basati sui dati forniti dal flusso di lavoro; e così via.

Queste sono alcune delle operazioni comuni del flusso di lavoro che possono essere automatizzate. In generale, se un particolare processo sembra ripetitivo, semplice, frequente e prevedibile, può essere migliorato tramite l'automazione.

Se più attività di un singolo flusso di lavoro possono essere eseguite dal software, l'intero flusso di lavoro è considerato automatizzato. E se il sistema è integrato con altre soluzioni software, anche alcuni dei flussi di lavoro più complicati possono essere automatizzati.

Quali sono i vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro

Non sei ancora convinto della potenza dell'automazione del flusso di lavoro? In tal caso, ecco alcuni dei vantaggi dell'automatizzazione del flusso di lavoro della tua azienda:

• Maggiore produttività: l'automazione del flusso di lavoro assicura che i tuoi dipendenti non siano bloccati da attività ripetitive. Questo dà loro più tempo per formulare strategie migliori, affrontare i problemi e fornire un valore migliore per la tua attività.
• Risparmio di denaro: l'automazione dei flussi di lavoro si traduce in un'operazione più efficiente. Questo ti aiuta a ridurre i costi operativi perché consuma meno risorse, energia e tempo.
• Maggiore collaborazione: l'automazione del flusso di lavoro promuove una collaborazione coesa consentendo a più team di lavorare su attività diverse in tempo reale.
• Maggiore precisione: l'automazione del flusso di lavoro promuove la precisione automatizzando le attività manuali ripetitive.
• Maggiore velocità: poiché ogni attività in un flusso di lavoro è automatizzata, completarle sarà velocissimo. Non è necessario attendere l'input e l'intervento umano.
• Comunicazione semplificata: l'automazione del flusso di lavoro colma e riduce al minimo le lacune nella comunicazione automatizzando le notifiche, la consegna delle e-mail e le richieste di feedback.
• Promuove la responsabilità: automatizzando il tuo flusso di lavoro, sarai in grado di assegnare automaticamente alcune responsabilità chiave a utenti specifici, promuovendo la responsabilità.
• Maggiore visibilità: poiché il flusso di lavoro è automatizzato, sarà facile per i tuoi manager e team leader monitorare l'avanzamento delle attività e le prestazioni di ogni dipendente. Questo può determinare chi è coinvolto e oltre le scadenze.
• Promuovi un'ottima esperienza dei dipendenti: l'automazione del flusso di lavoro previene il burnout eliminando le attività ripetitive che impediscono loro di svolgerne di soddisfacenti.

Questi sono i vantaggi che tu e il tuo team potete godere automatizzando i vostri flussi di lavoro. Con l'automazione del flusso di lavoro, tutti sono vincitori. I tuoi dipendenti saranno in grado di lavorare in modo efficiente ed efficace mentre l'azienda cresce e si adatta alle crescenti richieste dei clienti.

Come automatizzare il flusso di lavoro

Ecco i passaggi coinvolti nell'automazione del flusso di lavoro:

• Definisci il tuo flusso di lavoro: prima di automatizzare il flusso di lavoro, dovrai determinarne i punti di inizio e di fine. A che punto dovrebbe iniziare il flusso di lavoro? Cosa completa il flusso di lavoro?
• Determina tutti gli attori del flusso di lavoro: una volta identificati i punti di partenza e di arresto, è il momento di collegare tutti gli spazi tra loro. Questo determina tutte le persone coinvolte nel processo, coloro che sono responsabili di un particolare compito.
• Elenca tutti gli strumenti, le app e i sistemi: Successivamente, elenca tutti gli strumenti, i sistemi e i programmi software che possono influire sul flusso di lavoro. Alcuni esempi includono caselle di posta condivise, software di gestione delle relazioni con i clienti, database e simili.
• Evidenzia le vie di input: i flussi di lavoro spesso dipendono da dati provenienti da fonti diverse. Questi includono e-mail, bot, messaggi e dati di sistema. Assicurati di annotarli perché sono cruciali per le attività che prevedi di automatizzare.
• Crea una lista dei desideri: a questo punto, hai l'intero progetto del tuo flusso di lavoro. Ora è il momento di creare un elenco di tutte le attività e i processi che desideri automatizzare.
• Crea una versione "futura": una volta identificate tutte le attività che desideri automatizzare, è il momento di creare una nuova versione di un flusso di lavoro automatizzato utilizzando il software che hai scelto.
• Testare la nuova versione: prima di introdurre la nuova versione del tuo flusso di lavoro, è meglio testarla per assicurarti che soddisfi i tuoi obiettivi e non abbia problemi, come fughe di dati e colli di bottiglia.
• Insegna al tuo staff: dopo una serie di test e una volta che tutto è stato chiarito, puoi presentare il nuovo flusso di lavoro al tuo team. Vuoi assicurarti che comprendano ogni passaggio per evitare di causare errori e contrattempi in futuro.

Parole finali

L'automazione del flusso di lavoro è il processo di riduzione o eliminazione delle attività manuali ripetitive per promuovere l'efficienza del lavoro, risparmiare risorse e aumentare il morale dei dipendenti. L'automazione dei flussi di lavoro aiuta anche le aziende a soddisfare le crescenti richieste dei clienti.

Se hai intenzione di automatizzare i tuoi flussi di lavoro, segui i semplici passaggi sopra menzionati. Ma assicurati di discuterne con il tuo team in modo che non siano sorpresi dai cambiamenti che stai pianificando di apportare.